Inrichting

Autorisatie

Autorisatie

Je autoriseert het adviesdossier door middel van functionaliteiten en autorisatierollen.

De functionaliteit Adviesdossier wordt standaard meegeleverd. Alle bij het adviesdossier horende insite-pagina's zijn gekoppeld aan deze functionaliteit. Deze functionaliteit is standaard aan de volgende autorisatierollen gekoppeld:

• Functioneel applicatiebeheerder (Profit)
• Medewerker (Profit)
• Sitebeheer (Profit).

De functionaliteit Adviesdossier OutSite is ook standaard meegeleverd.

Alle bij het adviesdossier horende OutSite-pagina's zijn gekoppeld aan deze functionaliteit. Deze functionaliteit is standaard aan de volgende autorisatierollen gekoppeld:

• Beheerder accountancyportal
• Medewerker accountancyportal

Zie voor meer informatie over hoe je de autorisatie inricht:

• Autorisatie in InSite
• Autorisatie in OutSite

Workflows

Binnen de twee meegeleverde type dossieritems zijn standaard workflows meegeleverd:

Gebruikers

Binnen de workflow kun je kiezen voor wie een taak is bestemd. Standaard zal de taak naar de Verantwoordelijke gaan. Er worden ook andere bestemmingen meegeleverd:

• Adviseur adviesdossier 1
• Adviseur adviesdossier 1 en vervangers
• Adviseur adviesdossier 2
• Adviseur adviesdossier 2 en vervangers

Wanneer je deze in je workflow toevoegt, kun je op InSite twee adviseurs kiezen in het dossieritem.

Jonas-automatisering Adviesdossier

In de meegeleverde workflow is een AI-opdracht opgenomen: Jonas automatisering Adviesdossier. In deze stap doet Jonas een analyse van de aanvraag. Deze volledige analyse lees je in het veld Klantbeeld. Uit de analyse volgen ook Taken, Feiten en Overwegingen. Deze regels worden automatisch toegevoegd aan het dossieritem in InSite.

De prompt waarmee Jonas deze regels genereert, wordt door AFAS onderhouden. Bij het genereren leest Jonas de inhoud van de dossieritem inclusief bijlagen, de Profitdata in je omgeving en eventueel de content van Lefebvre Sdu GenIA-L. Het raadplegen van GenIA-L moet in Profit zijn geactiveerd. Hiervoor heb je een lopend Rechtsorde-abonnement via Lefebvre Sdu nodig.

Ook is het mogelijk om Jonas velden te laten vullen of Jonas-assistent toe te voegen in het zijpaneel van de dossierpagina. Hoe je dit en andere zaken in de workflow instelt, lees je in Workflow inrichten in vogelvlucht.

Profielen

Met het instellen van profielen bepaal je hoe de adviesflow wordt doorlopen. Standaard worden twee profielen meegeleverd:

• Adviesdossier (Profit): aanmaakprofiel voor In & OutSite

  In de eigenschappen van dit profiel koppel je twee workflows: bij Workflow koppel je de algemene workflow van het adviesdossier. Onder Workflow taak adviesdossier koppel je de workflow die binnen de taak van het adviesdossier wordt doorlopen. Beide workflows zijn standaard al gekoppeld.

• Beoordelen adviesdossier (Profit): beoordeelprofiel voor In & OutSite

  Dit beoordelingsprofiel is standaard gekoppeld binnen het aanmaakprofiel.

Profiel aanpassen

1. Ga naar Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Zoek op Adviesdossier (Profit).
3. Open de eigenschappen en pas het profiel aan.

   Binnen het profiel kun je bijvoorbeeld bepalen welke velden je toont, welke verplicht zijn en welke standaardwaarde hebben. Lees hier meer over profielen inrichten.

Adviesthema's

Bij het aanmaken van een adviesdossier vul je verschillende velden, waaronder het Adviesthema. Hier selecteer je het thema waar het advies betrekking op heeft. De thema's worden standaard meegeleverd en zijn niet uit de lijst te verwijderen. Wel kun je adviesthema's toevoegen. Dit doe je door het onderhouden van de vrije tabel waar ze in staan.

Nieuw adviesthema toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.
2. Zoek op Thema's adviesdossier.
3. Open de eigenschappen.
4. Klik op Nieuw en voeg het nieuwe thema toe.

Taken, Feiten, Overwegingen en Beslissingen

Nadat het adviesdossier is aangemaakt, kun je Taken, Feiten, Overwegingen en Beslissingen toevoegen aan het dossier.

Hier kun je ook een Type feit, Type overweging en Type beslissing vullen. Deze worden niet door AFAS meegeleverd. Je kunt hier zelf categorieën voor maken om feiten, overwegingen en beslissingen overzichtelijk in te delen. Je onderhoudt deze typen via de vrije tabel.

Nieuw type feit, type overweging of type beslissing toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.
2. Zoek op Type feit / Type overweging / Type beslissing.
3. Open de eigenschappen.
4. Klik op Nieuw en voeg een nieuw type toe.

Adviestaken voeg je ook toe in het dossieritem. Deze doorlopen de workflow zoals je die hebt ingesteld in het aanmaakprofiel.

InSite gereed maken

Wanneer je gebruik wilt maken van het adviesdossier in InSite, activeer je eerst het type pagina Adviesdossiers in Profit. Wanneer je dit hebt gedaan, zijn er verschillende pagina's op InSite beschikbaar om het adviestraject te doorlopen. De portalpagina is al ingericht om direct mee aan de slag te kunnen.

Je hebt in InSite beschikking over de volgende overzichten: Mijn adviesdossiers, Openstaande adviesdossiers en Alle adviesdossiers.

Vanaf Profit 8 zie je in de overzichten welk adviesdossier bij welke cliënt of verkooprelatie hoort.

De verschillende dossierpagina's (aanmaken-, aanpassen- en tonenpagina's) zijn geactiveerd als Standaarddossierpagina's. Deze zijn niet hierdoor vrij in te delen via sitebeheer. Wil je een toelichtende tekst bovenaan de pagina toevoegen? Dit kan in de instellingen van het profiel. Je plaats de nieuwe pagina('s) zelf op je InSite, zodat de pagina's bereikbaar worden voor gebruikers. Dit doe je in sitebeheer. Voeg een pagina bijvoorbeeld toe als menu-item.

Documenten

Er worden twee documenten meegeleverd:

• Adviesdossier opdrachtbevestiging workflowmutatie (Profit)

  Via de workflow op InSite kun je een opdrachtbevestiging genereren via de actieknop Genereer de opdrachtbevestiging.

• Adviesdossier workflowmutatie (Profit)

  Wanneer de analyse is uitgevoerd en het veld Inhoud adviesrapport is gevuld, kun je een al opgemaakt document genereren met daarin het advies: Adviesdossier workflowmutatie (Profit).

Zelf kun je de lay-out van de documenten wijzigen door het meegeleverde document te kopiëren en deze vervolgens naar wens aan te passen in Profit via Algemeen / Uitvoer / Beheer / Document. Wanneer je het al gegenereerde document bij een specifieke klant nog wilt aanpassen, kan dit ook via InSite door in het dossieritem op het document te klikken en vervolgens op Bewerken.