Terugverlonen en indexatie - loondoorbetaling bij ziekte (Zorg)

Een medewerker heeft bij verlof of ziekte recht op doorbetaling van het loon. Volgens de wet moet een medewerker gelijk beloond worden alsof de medewerker niet ziek is geweest. In zorg cao’s worden hierover al jarenlang aanvullende afspraken gemaakt.

Indexatie van loon en vergoedingen

Recent zijn er afspraken gemaakt over indexatie. Indexatie betekent dat wanneer het salaris stijgt, ook de vergoedingen automatisch meestijgen.

Voorbeeld van indexatie: Een medewerker ontvangt €300 onregelmatigheidstoeslag (ORT) bij een salaris van €3.000. Per 1 januari stijgt het salaris naar €3.300. Omdat de ORT 10% van het salaris bedraagt, namelijk 10% (€300 / €3000) stijgt de vergoeding automatisch mee naar €330.

Optimalisatie loonberekening

Vanaf 2026 wordt de loonberekening geoptimaliseerd. Daarnaast worden nieuwe looncomponenten geïntroduceerd om het proces van terugverlonen eenvoudiger te maken voor nieuwe klanten en bij fusies/overnames.

Indexatie

Bestaande klanten kunnen per 1 januari 2026 gebruik maken van de indexatie van ziekengeld. Deze nieuwe methode gaat automatisch in per 1 januari 2026.

Inhoud

Terugverlonen

Nieuwe klanten kunnen gebruikmaken van de nieuwe methode van terugverlonen door stappen uit dit artikel te volgen.

Uitlevering

Fases van uitlevering terugverlonen

  • Fase 1

    Zoals ook genoemd in de releasenote van PFZW algemeen wordt de terugverloningsregeling uitgeleverd in 9 cao’s. In fase 1 is hiervoor de voorbereiding gedaan. De verschillende grondslagen en rekencomponenten moeten eerst gevuld en berekend worden voordat de volledige uitlevering kan worden gedaan. Deze fase is afgerond.

  • Fase 2

    De volledige uitlevering wordt stapsgewijs gedaan, vanwege verschillen in regels en looninrichting per cao. De volgorde is bepaald op basis van de vraag vanuit de markt en de mate waarin terugverloning wordt toegepast.

Cao's

Op dit moment wordt de regeling verwerkt in de volgende zorg cao’s:

  • Ziekenhuizen
  • VVT
  • Gehandicaptenzorg
  • GGZ
  • ZKN
  • Kraamzorg
  • Sociaal werk
  • Huisartsenzorg

Volgende lichting CAO's

  • Kinderopvang

Let op:

Staat jouw cao hier niet tussen, maar wordt er wel regelmatig terugverloning toegepast? Via de openbare wensenlijst kun je een wens insturen om de regeling toe te laten voegen aan een specifieke cao. Deze regeling wordt op dit moment alleen ondersteund en toegepast binnen de zorg-branche.

Doel

Via de looncomponenten voor terugverlonen kan Profit automatisch het juiste gemiddelde bepalen voor de aanvulling op het loon bij ziekte in het jaar van livegang. Dit gemiddelde is gebaseerd op variabele beloningen zoals meeruren, bereikbaarheidsdiensten, oproepuren en onregelmatigheidstoeslag (ORT) van het jaar vóór livegang. Met de instellingen voor terugverlonen richt je Profit zo in dat deze berekeningen correct worden uitgevoerd — ook in situaties waarbij medewerkers langdurig ziek zijn óf waarbij de referteperiode afwijkt van de standaard.

Werking

De instellingen voor terugverlonen zorgen ervoor dat Profit bij ziekte het juiste gemiddelde berekent op basis van de opgegeven referteperiode. Zodra de boekingscomponenten zijn gevuld, worden de bedragen automatisch meegenomen in de loonberekening. Profit bepaalt per medewerker het cumulatief, berekent daaruit een gemiddeld percentage of aantal uren en fixeert dit gemiddelde op het moment van ziekmelding. Door te rekenen met percentages en/of uren in plaats van vaste bedragen, vindt automatische indexatie plaats wanneer het salaris of uurloon wijzigt.

Instellingen

De instellingen voor terugverlonen leg je vast in onderstaande looncomponenten:

Looncomponenten:

  • 135.000.798 'Instellingen terugverloning: Oproep'
  • 135.000.797 'Instellingen terugverloning: Meeruren'
  • 135.000.796 'Instellingen terugverloning: Bereikbaarheid'
  • 135.000.795 'Instellingen terugverloning: ORT'

Deze looncomponenten worden pas berekend in de salarisverwerking zodra de boekingscomponenten zijn gevuld. Je kunt ze uiteraard ook in de cao opzoeken.

Inrichten

Stap 1. Jaar van livegang invullen

Looncomponent: 135.000.770 'Stap 1: Ziekte boekjaar t.b.v. aanvulling bij ziekte'

Vul in de looncomponent Ziekte boekjaar t.b.v. aanvulling bij ziekte (135.000.770) het jaar van livegang in. Profit heeft deze waarde nodig om in alle gevallen met het juiste ziektejaar te rekenen. Wanneer een medewerker langdurig ziek is en Profit normaal geen referteperiode kan bepalen, zorgt het ingevulde jaar van livegang ervoor dat de berekening alsnog juist kan worden gedaan.

Stap 2. Kies de juiste referteperiode

Per type variabele beloning kun je een aparte referteperiode instellen. Gebruik hiervoor de volgende looncomponenten:

Looncomponent:

  • 135.000.774 'Stap 2: Referteperiode oproepuren'
  • 135.000.769 'Stap 2: Referteperiode meeruren'
  • 135.000.773 'Stap 2: Referteperiode ORT en bereikbaarheid'

In de praktijk (cao/wetgeving) gelden vaak de volgende instellingen:

  • 3 maanden voor meeruren
  • 6 maanden voor oproepuren, bereikbaarheidsdiensten en ORT

Profit ondersteunt een maximale referteperiode van 12 maanden.

Let op

Momenteel wordt alleen maandverloning ondersteund.

Stap 3. Vul de boekingscomponenten

De relevante boekingscomponenten zijn:

  • 135.009.700 'Stap 3: Boekingscomponent ORT terugverloningsjaar'
  • 135.009.715 'Stap 3: Boekingscomponent salaris terugverloningsjaar'
  • 135.009.730 'Stap 3: Boekingscomponent bereikbaarheid terugverloningsjaar'
  • 135.009.745 'Stap 3: Boekingscomponent meeruren terugverloningsjaar'
  • 135.009.760 'Stap 3: Boekingscomponent oproepuren terugverloningsjaar'

Deze componenten bevatten de bedragen uit de terugverloning en kunnen op drie manieren worden gevuld:

  1. Via een migratie
  2. Via een import van salarisparameters
  3. Of handmatig via een vaste loonmutatie

Gebruik als begindatum het begin van het jaar van livegang, en als einddatum het einde van datzelfde jaar. In de formules bepaalt Profit automatisch of bedragen binnen de gekozen referteperiode vallen.

Let op:

Activeer ook de berekenen parameter, deze staat standaard op nee vanwege de performance.

Je kunt de berekening van de boekingscomponenten volgen in het drie-vakkenscherm via de volgende grondslagen:

Grondslag:

  • 135.000.550 ORT (referte)
  • 135.000.551 Salaris (referte)
  • 135.000.552 Bereikbaarheidsdienst (referte)
  • 135.000.553 Meeruren (referte)
  • 135.000.554 Oproepuren (referte)

Stap 4. Cumulatief bepalen

De volgende looncomponenten berekenen het cumulatief van:

  • De bedragen uit de terugverloning, en
  • De bedragen die in het jaar van livegang zijn verdiend (via de reguliere verloning in Profit).

Dit cumulatief vormt de basis voor de bepaling van het gemiddelde.

Looncomponent:

  • 135.000.764 'Stap 4: Cumulatief salaris t.b.v. aanvulling bij ziekte'
  • 135.000.765 'Stap 4: Cumulatieve ORT t.b.v. aanvulling bij ziekte'
  • 135.000.766 'Stap 4: Cumulatieve bereikbaarheid t.b.v. aanvulling bij ziekte'
  • 135.000.767 'Stap 4: Cumulatieve meeruren t.b.v. aanvulling bij ziekte'
  • 135.000.768 'Stap 4: Cumulatieve oproepuren t.b.v. aanvulling bij ziekte'

Stap 5. Gemiddelde bepalen

Profit berekent het gemiddelde via de volgende looncomponenten. Het gemiddelde wordt elke maand opnieuw bepaald, zodat het op het juiste moment kan worden gefixeerd bij ziekte.

In plaats van een vast bedrag berekent Profit een gemiddeld percentage of aantal uren. Hierdoor wordt automatisch rekening gehouden met salarisverhogingen of een hoger uurloon (indexatie).

Looncomponent:

  • 135.000.775 'Stap 5: Gemiddelde ORT percentage'
  • 135.000.776 'Stap 5: Gemiddelde bereikbaarheid percentage'
  • 135.000.777 'Stap 5: Gemiddelde meeruren'
  • 135.000.778 'Stap 5: Gemiddelde oproepuren'

Stap 6. Fixeren van het gemiddelde bij ziekte

Op het moment dat een medewerker ziek wordt, fixeert Profit het gemiddelde via de volgende looncomponenten. De fixatie vindt plaats op basis van het ziekteboekjaar en de ziekteperiode, zodat gedurende het hele ziektegeval met hetzelfde gemiddelde wordt gerekend.

Looncomponent:

  • 135.000.780 'Stap 6: Gemiddelde ORT percentage (gefixeerd bij ziekte)'
  • 135.000.781 'Stap 6: Gemiddelde bereikbaarheid percentage (gefixeerd bij ziekte)'
  • 135.000.782 'Stap 6: Gemiddelde meeruren (gefixeerd bij ziekte)'
  • 135.000.783 'Stap 6: Gemiddelde oproepuren (gefixeerd bij ziekte)'

Stap 7. Tussenstap fixeren gemiddelde

In de meeste gevallen wordt het gemiddelde direct in stap 6 gefixeerd. In uitzonderingssituaties is echter een tussenstap nodig — bijvoorbeeld bij uurloon vorige periode, aansluitende ziekmelding en zonder doorlopend verzuim. Bij uurloon vorige periode worden de uren van januari pas in februari verloond. Bij een nieuw ziektegeval moet in de eerste periode nog gerekend worden met het gemiddelde van de vorige ziekmelding.

Looncomponent:

  • 135.000.791 'Stap 7: Tussenstap fixeren gemiddelde ORT'
  • 135.000.792 'Stap 7: Tussenstap fixeren gemiddelde bereikbaarheid'
  • 135.000.793 'Stap 7: Tussenstap fixeren gemiddelde meeruren'
  • 135.000.794 'Stap 7: Tussenstap fixeren gemiddelde oproepuren'

Stap 8. Aanvulling in verband met ziekte (uitbetaling op de loonstrook)

De looncomponenten voor de aanvulling bij ziekte halen het gefixeerde gemiddelde op uit de volgende grondslagen.

  • 135.000.560 Gemiddelde ORT (percentage) (gefixeerd)
  • 135.000.561 Gemiddelde Bereikbaarheid (percentage) (gefixeerd)
  • 135.000.562 Gemiddelde meeruren (gefixeerd)
  • 135.000.563 Gemiddelde oproepuren (gefixeerd)

De uitbetaling wordt vervolgens berekend op basis van:

  • Het salaris of uurloon, en/of
  • De verhouding tussen ziekte-uren en contracturen.

In deze looncomponenten is de formule vereenvoudigd. Er wordt niet meer gerekend met vaste bedragen, maar met gemiddelde percentages en/of uren. Hierdoor wordt automatisch geïndexeerd en wordt ook rekening gehouden met terugverloningsbedragen.

Voorbeelden van deze looncomponenten zijn:

  • Aanvulling ORT i.v.m. ziekte
  • Aanvulling bereikbaarheid i.v.m. ziekte
  • Aanvulling meeruren i.v.m. ziekte
  • Aanvulling ziekte oproepkracht