Uren boeken per week Matrix

Je kunt in InSite snel via een matrix uren per week boeken. Dit is vooral makkelijk voor medewerkers die langere tijd op dezelfde projecten boeken. Via deze manier verwerk je de week niet.

Dit is ook mogelijk voor meerdere medewerkers tegelijk bij de MSS-variant en bij de Flex-activering. Hieronder vind je eerst de algemene beschrijving. Daaronder volgt een opsomming van de specifieke kenmerken van matrix boeken bij de MSS-variant en vervolgens de specifieke kenmerken bij boeken in de Flex.

Ook is het mogelijk zowel voor ESS als voor MSS uren te boeken in de matrix die direct ontrafeld worden.

Dit moet je eerst inrichten.

Inhoud

Matrix uren boeken (algemeen)

Open InSite.
Ga naar: Projecten / Matrix boeken.
InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.

Je ziet een lay-out met rechts de kalender en in het midden de Vaste lijst met projecten en de dagen van de week. Via de Vaste lijst kun je snel uren boeken op projecten. Als je klikt op een cel van een dag, toont Profit rechts de Details boeking. In dit geval van een kosten boeking. De beschikbare acties zie je bovenin.

Verlof en Verzuim zijn overigens nooit onderdeel van de vaste lijst. Lees hier meer over hoe verlof en verzuim getoond worden bij de integratie met HRM.

De eerste dag van de week (zondag, maandag) wordt bepaald door de periodetabel week uit de projectinstellingen.

Al eerder (via een andere methode) geboekte uren, zie je hier ook.

Wat zie je in de Uren weergave?
Wat zie je in de Uren weergave?
- Geel euroteken = gefactureerd
- Groen vinkje = geaccordeerd
- Geel uitroepteken = er is geboekt op afwijkende urensoorten; dit is mogelijk als Urensoort tonen aan staat.
  = bij de Flex-activering: er zijn meerdere declaraties geboekt.
- Rood uitroepteken = afgekeurde uren
- Helemaal rood = er is een foutmelding, controleer dit in de cel
- Klik op de details van de boeking.
- Dikgedrukte urenboeking = deze boeking bestaat uit een of meer andere boekingen. Mogelijkerwijs afkomstig uit een ander boekingsmethode. Hiervan kun je de details zien in een pop-up.
Wat zie je in de Kalender?
Wat zie je in de Kalender?
- Groen balkje onder het aantal uren betekent dat je op deze dag het maximale aantal uren hebt geboekt.
- Grijs gearceerd betekent dat deze dag is afgesloten.
- Rode punt bij dag betekent dat de uren zijn afgekeurd, de week is daarbij gelijk ook weer opengezet
  
  In de Uren weergave zie je bij de afgekeurde boeking een rood uitroepteken.
- Je kunt ook eenvoudig uitzoomen, en een maand selecteren, zodat je snel naar een andere datum kunt.
Zie ook: Snel navigeren in de datumselectie-tool.
In de boekingslay-outs voor de boekingslay-outs voor het kalender- en stapelboeken en matrix uren boeken per week in InSite kun je snel navigeren in de datumselectie-tool.

Deze heb je dus tot je beschikking in:
- Uren boeken per week InSite voor kalender- of stapelboeken.
- Voor matrix boeken in InSite: Uren boeken per week InSite (Matrix).
Navigeer snel naar een datum in een ander jaar:
1. Klik in de kalender op de kop. Bijvoorbeeld op 'Oktober 2021'.
  De kop gaat naar een hoger niveau: jaren.
2. Selecteer een ander jaar.
  Je ziet vervolgens de maanden in dat jaar.
3. Selecteer een maand.
  Je ziet de dagen in die maand.
4. Selecteer een dag.
5. Vervolgens kun je links je uren boeken op die dag.
Klik eventueel op: Nieuwe regel om een project met werksoort toe te voegen aan de Vaste lijst. Afhankelijk wat er is ingesteld, krijg je te vullen velden. Project en Type item zijn verplicht.
Als je als manager boekt voor je medewerkers (MSS) moet je hen, voor je kunt beginnen, als vaste lijst toevoegen. Het veld Medewerker komt daarbij beschikbaar en is verplicht. Dit moet eerst ingericht zijn.

Bij de Flex-activering zijn Plaatsing en Werksoort verplicht.

Bij Bouw kun je boeken op de bewakingscode.

Wil je het uren boeken op de verschillende werksoorten vereenvoudigen? Gebruik dan de Urenontrafelaar!

ventueel op de pijltjes voor het 'Zoeken'-veld om de rijen in of uit te klappen voor een beter overzicht. Profit onthoudt deze instelling.
Voeg kosten toe aan de Vaste lijst via de actie Nieuwe regel. Het veld Project is niet verplicht.
Behalve uren kun je ook kosten boeken. Kosten boek je zonder tijden. Het kan dus zowel bij:
- stapelboeken als bij kalenderboeken
- het matrix boeken (nieuw)
Dat je kosten kunt boeken moet zijn ingericht in de boekingslay-out. Daarbij kan ook ingesteld worden dat je bepaalde velden bij het boeken van een werksoort of bij kosten ziet of juist niet ziet, Kostprijs toon je bij Kosten wel, bijvoorbeeld.

Kosten boeken:
1. Klik op '+' bij de datum.
2. Selecteer bij Itemcode de kostencode. Bijvoorbeeld Studiekosten.
3. Vul de overige velden.
4. Klik op: OK.
  
  Je ziet vervolgens de boeking(en) van de kosten onder de datum staan, onder het totale aantal geboekte uren.
1. Selecteer Kosten bij Type item.
2. Selecteer de kostensoort bij Item.
3. Klik op: Aanmaken.
Profit houdt rekening met geldigheidscombinaties, net zoals bij werksoorten. Bij Flex houdt Profit rekening met loonafspraakregels, net zoals bij werksoorten. Bij de urenontrafelaar houdt Profit rekening met invoeritems op ontrafelprofiel, net zoals bij werksoorten.

Boek je uren door die per dag in te vullen achter het project in de Vaste lijst.

Bekijk hier een voorbeeld van de eenheden die je kunt boeken (minuten en dan minimaal in eenheden van 3).

Negatieve uren boeken is ook mogelijk, als dit is ingericht.

Profit controleert of je per project per dag mag boeken en toont dat door middel van de kleuren wit (mag), lichtgrijs (eigenlijk niet, maar boeken kan) en donkergrijs (niet te boeken). Bij Flex heb je een extra donkergrijze controle (er is geen actuele loonafspraak op deze datum). Raadpleeg hier de controles die Profit uitvoert.

Je ziet onderaan de dagen en rechts de totalen per dag en per project. Rechtsonder zie je het totaal aantal uren geboekt in de week.

Wil je op een andere urensoort boeken? Klik op de zichtbare werksoort. Je ziet dan een lijst van afwijkende urensoorten. Dit moet ingericht zijn (Urensoort tonen). (Dit is niet mogelijk bij de Flex-activering).
Klik eventueel op de actie Vorige week kopiëren om snel uren te boeken. Niet alles wordt gekopieerd. Dit moet eerst ingericht zijn. Klik op Ja bij de vraag.
Je kunt sneller uren boeken in InSite door de uren van de voorafgaande week te kopiëren via de actie Kopiëren vorige week . Dit kan je veel tijd besparen als je vaak dezelfde boekingen maakt.

Dit geldt voor de boekingslay-outs voor het kalender- en stapelboeken en matrix uren boeken per week in InSite.

Er worden alleen werksoorten gekopieerd. Niet gekopieerd worden:
- Kosten.
- Verlof of Ziekte (die een medewerker geboekt heeft via ESS bijvoorbeeld).
- Voortgangsregels.
- Regels op projecten, fases en geldigheidscombinaties die inmiddels afgesloten/niet meer geldig zijn.
Het kan ook zijn dat in de huidige week boekingen van de vorige week niet overgenomen worden. Redenen daarvoor kunnen zijn: bepaalde projectinstellingen, de periode is geblokkeerd of afgesloten, het is een feestdag of er is geen contract.

Bij de gekopieerde uren bepaalt Profit opnieuw alle tarieven. Maak je gebruik van de Flex-activering, dan bepaalt Profit bij samengestelde toeslaguren het normale uren-deel opnieuw. Bij automatische dagvergoedingen bepaalt Profit de dagvergoedingen opnieuw.

Uren vorige week kopiëren:
1. Open InSite.
2. Ga naar de lege week in de weergave.
3. Klik op de actie: Kopiëren vorige week .
4. Controleer de gekopieerde uren en wijzig/verwijder ze waar nodig.
De actie Kopiëren vorige week kun je verbergen of juist zichtbaar maken via de boekingslay-out.
Klik op het uur om de details toe te voegen/te zien. Dan zie je het Detailscherm rechts.

Wat je ziet aan kolommen is op grond van tabblad Regel in de boekingslay-out inrichting.
Klik eventueel op een actie. Dit moet eerst ingericht zijn. Bijvoorbeeld Kopiëren vorige week.
Verwijder een regel door achter de werksoort op de -knop te klikken. Als alle werksoorten weg zijn, verdwijnt ook de regel.

Boeken voor medewerkers (MSS)

Met MSS Matrix uren boeken in InSite leg je als leidinggevende uren en kosten vast voor meerdere medewerkers tegelijk.

Bij het boeken van uren via de matrix in InSite heb je een aantal uitbreidingen bij de MSS-variant ten opzichte van de algemene werking.

Bij MSS moet je de medewerkers waarvoor je uren wilt zien en waarvoor je gaat boeken, zelf eerst toevoegen aan de vaste lijst. Pas daarna kun je voor hen boeken. Welke medewerkers je kunt selecteren wordt via (gegevens)autorisatie bepaald. Voor jezelf kun je niet boeken via de MSS-variant.

Boeken voor medewerkers:

Open InSite.
Ga naar: Matrix boeken voor MSS.
Dit is ingericht met de pagina Selecteren boekingslay-out uren boeken per week (Matrix).

Profit opent dan de pagina Aanpassen uren per week (Matrix) in MSS-variant. Dit wil zeggen dat daarbij het veld Medewerker beschikbaar komt.
Klik op: Nieuwe regel om de vaste lijst toe te voegen met medewerkers, projecten, type item en items.
In de vaste lijst selecteer je bij de Flex-activering de medewerker én stel je de plaatsing in.

Bij HRM zonder projecten selecteer je voor de vaste lijst alleen de medewerker. De urensoort is standaard al ingesteld.
Boek kosten door eerst de regel aan de Vaste lijst toe te voegen met de actie: Nieuwe regel.

In het veld Medewerker selecteer je de medewerker voor wie het geldt. (Dit veld moet in de boekingslay-out, op tabblad Regel, voorkomen).
Boek de uren en de kosten.
Klik op een actie. De werking van de acties bij MSS komt overeen met het normale gebruik, maar geldt daarbij voor alle medewerkers in het boekingsvenster. Bovendien geldt:
- Week afsluiten - Medewerkers sluiten mogelijk zelf hun week af. De actie blijft beschikbaar tot voor alle medewerkers de week is afgesloten.
  Als je de roostercontrole hebt ingesteld, kun je een melding krijgen van medewerkers waarvoor je nog uren moet boeken. Bij de medewerkers waarbij het aantal uren wel klopt, wordt de week wel afgesloten.
  
  Rechts, onder de kalender, zie je per medewerker hoeveel uur van het rooster al geboekt is.
- Week vrijgeven - De actie is beschikbaar zodra bij één medewerker in de vaste lijst de week is afgesloten (daarbij is de regel grijs).
  De actie geeft de week vrij voor alle medewerkers die in die week in de vaste lijst zitten. Dus ook voor medewerkers die zelf hun week hebben afgesloten.
- Week kopiëren - Hier kopieert Profit alle uren, ook als ze niet overeenkomen met de vaste lijst.
- Afsluiten en indienen - Hiermee sluit je bij de Flex-activering de week af bij medewerkers die de week nog open hebben (ze kunnen hem ook zelf al afgesloten hebben) én je dient declaraties in voor alle medewerkers in de vaste lijst.
De actie Verlofsaldo is niet beschikbaar bij MSS.

Controles gebeuren per medewerker in de vaste lijst.
In de kalender zie je bij MSS links hoeveel van de totaal verwachte uren per medewerker geboekt is.

Matrix boeken bij Flex

Bij het boeken van uren via de matrix in InSite heb je de volgende uitbreidingen bij de Flex-activering ten opzichte van de algemene werking.

Uitbreidingen qua gebruik:

Je boekt de uren op een plaatsing.
Als je klaar bent met boeken, dien je de declaratie in via een van de acties bovenin (mits ingericht): Indienen declaratie of Afsluiten en indienen. Als de declaratie is ingediend, kun je op die regel geen uren meer boeken, voor eventueel andere dagen. Dit doe je weer in de bovenste regel.
Het nummer van de declaratie is te zien in de regel. Aan het groene vinkje herken je dat de uren zijn ingediend als declaratie. Zo zie je snel welke geboekte uren al zijn ingediend en welke niet.
Via de Details in het uren-blokje zie je typische Flex-kolommen en kun je eventueel extra velden invullen per regel, mits ingericht.
Kosten:
- Kosten zoals de automatisch geboekte dagvergoedingen en inhoudingen zie je in de regels.
- Als bij de werksoort het veld Geeft recht op vergoeding/inhouding' aan staat, dan worden er kosten op de volgende manier automatisch bijgeboekt, afhankelijk van het componenttype:
  - Dagvergoeding of Daginhouding: maximaal 1 keer per dag en in de week niet hoger dan het veld Max aantal per week in loonafspraakregel van die kosten.
  
  - Uurvergoeding of Uurinhouding: maximaal 1 keer per boeking en afhankelijk van het veld Thuiswerken in de nacalculatieregel. De instelling ‘Toevoegen bij nacalculatie’ bepaalt of de uurvergoeding of -inhouding altijd of alleen bij thuiswerken of alleen bij niet-thuiswerken wordt toegevoegd.
Samengesteld toeslag uur: als er wordt geboekt op een werksoort waarbij componenttype ‘Samengesteld toeslaguur' is, komen uren van de werksoort gekozen in ‘Onderdeel toeslag’ op de eigenschappen van de werksoort waarop je boekt.

Uitbreidingen qua inrichting:

Op de regel in de boekingslay-out kun je ook de functie tonen.

Boeken door inlener in OutSite bij Flex (Profit 9)

In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 9.

We werken momenteel hard aan de documentatie van dit onderdeel.

Je kunt de inlener via OutSite de uren van de Flex-medewerkers laten boeken in de matrix.

Een inlener kan in OutSite een boekingslay-out kiezen en de Matrix voor nacalculatie of te ontrafelen uren openen.

Profit toont alleen geldige plaatsingen waarvoor de ingelogde gebruiker via de plaatsing of de kostenplaats van de verkooprelatie als contactpersoon bekend is. Binnen deze selectie haalt Profit de regels op van de medewerkers en plaatsingen uit de vaste lijst.

Dit moet je eerst inrichten.

Ga naar: Outsite.
Ga naar de Matrix met MSS of de Matrix voor te ontrafelen uren met MSS.
Voeg, als je geen medewerkers ziet, regels aan de vaste lijst toe via de actie Nieuwe regel.
Boek de uren.
Klik op de actie: Indienen declaratie.
Of klik op de actie Afsluiten en indienen als je direct ook de week wilt afsluiten.
Klik op Ja bij de vraag.


Project:
Is het project afgemeld of niet?	Project X is reeds afgemeld.
Mag de gebruiker alleen als teamlid boeken?	Nacalculatie voor project X is alleen toegestaan voor teamleden.
Kan op de datum op het project geboekt worden?	Op [datum] kan niet op project X geboekt worden.
Welke status heeft het project en is het mogelijk te boeken bij die status?	Boeken van Status Y op project X is niet toegestaan met projectstatus Z (omschrijving).
Projectfase
Is de projectfase al afgemeld?	Projectfase A van project X is reeds afgemeld.
Kan op de datum op het project dan wel projectfase geboekt worden?	Op [datum] kan niet op project X, projectfase Y geboekt worden.
Item
Is het item geblokkeerd?	Item A is geblokkeerd.
Plaatsingsovereenkomst (Flex)
Is de plaatsing geblokkeerd?	Plaatsing [nummer] is geblokkeerd. Kies een andere plaatsing.
Is de combinatie van plaatsingscontract en medewerker toegestaan op de datum?	Plaatsingscontract [nummer] voor medewerker A is niet geldig op [datum].
Is de combinatie van plaatsingscontract en medewerker toegestaan?	Plaatsing [nummer] is niet geldig voor medewerker [naam medewerker.