Tijdelijke functie-en roosterwijziging

Met een tijdelijke functie- of roosterwijziging wijzig je de functie of het rooster van een medewerker voor een bepaalde periode. Je vult een ingangsdatum en einddatum in. Na deze periode keert de medewerker automatisch terug naar de oorspronkelijke functie of het oorspronkelijke rooster.

Je gebruikt een tijdelijke wijziging bijvoorbeeld als een medewerker:

• tijdelijk meer of minder uren werkt;
• tijdelijk een andere functie vervult;
• tijdelijk op een andere afdeling werkt;
• tijdelijk iemand vervangt;
• tijdelijk een ander rooster heeft.

Hoe werkt een tijdelijke wijziging?

Bij een tijdelijke functie- of roosterwijziging leg je vast dat een wijziging alleen voor een bepaalde periode geldt. Je vult hiervoor een Ingangsdatum mutatie en Einddatum mutatie in.

Profit maakt automatisch een toekomstige functie- of roosterregel aan. Vanaf de einddatum van de tijdelijke wijziging keert de medewerker terug naar de situatie die vóór de tijdelijke wijziging gold.

De toekomstige situatie is direct bekend

Doordat Profit de toekomstige situatie direct vastlegt, wordt hiermee al rekening gehouden in processen die afhankelijk zijn van de functie of het rooster van de medewerker.

Dit heeft onder andere de volgende voordelen:

• Het bezettingsoverzicht houdt rekening met de tijdelijke en toekomstige situatie.
• De verlofrechten kunnen op basis van het juiste rooster worden berekend.
• De gemaakte afspraak over de tijdelijke wijziging en de terugkeer naar de oorspronkelijke situatie ligt direct vast.
• Bij een tijdelijke functiewijziging kan de toekomstige leidinggevende al inzicht krijgen in de medewerker.

Je hoeft na afloop van de tijdelijke periode dus niet opnieuw een wijziging vast te leggen om de medewerker terug te zetten naar de oorspronkelijke situatie.

Voorbeeld: tijdelijke roosterwijziging

Een medewerker werkt normaal 32 uur per week en gaat tijdelijk 40 uur per week werken.

Je legt voor deze periode een tijdelijke roosterwijziging van 40 uur vast. Profit maakt ook de toekomstige roosterregel aan. Na afloop van de tijdelijke wijziging geldt daardoor automatisch weer het rooster van 32 uur.

Voorbeeld: tijdelijke functiewijziging

Een medewerker werkt normaal als consultant en neemt tijdelijk de functie van teamleider waar.

Je legt de functie van teamleider vast als tijdelijke functiewijziging. Profit maakt ook de toekomstige functieregel aan. Na afloop van de tijdelijke wijziging geldt daardoor automatisch weer de functie van consultant.

Als bij de tijdelijke functie een andere leidinggevende hoort, kan Profit gedurende de tijdelijke periode ook met deze leidinggevende rekening houden.

Voorbeeld: ouderschapsverlof

Een medewerker werkt normaal 40 uur per week en neemt gedurende een bepaalde periode ouderschapsverlof op. Tijdens deze periode werkt de medewerker bijvoorbeeld 32 uur per week.

Je legt hiervoor een tijdelijke roosterwijziging vast. Profit maakt naast het tijdelijke rooster ook de toekomstige roosterregel aan. Na afloop van het ouderschapsverlof geldt daardoor automatisch weer het oorspronkelijke rooster van 40 uur.

Doordat de toekomstige situatie direct bekend is, kan Profit bij de berekening van verlofrechten en andere processen rekening houden met het rooster dat in de betreffende periode geldt.

Voor ouderschapsverlof gelden aanvullende aandachtspunten bij het vastleggen van de roosterwijziging. Zie Roosterwijziging met ouderschapsverlof.

Bestaande functie- en roosterregels

Een tijdelijke wijziging moet binnen één bestaande functie- of roosterregel vallen. De tijdelijke wijziging mag niet meerdere bestaande regels overlappen.

De voorbeelden hieronder zijn gebaseerd op functieregels. Voor roosterregels geldt dezelfde werking.

Voorbeeld 1: Tijdelijke wijziging binnen reguliere functie of roosterregel

Voorbeeld 2: Tijdelijke wijziging overlapt met tijdelijke regel

Voorbeeld 3: Tijdelijke wijziging sluit aan met tijdelijke regel

Voorbeeld 4: Tijdelijke wijziging invoegen op tijdelijke regel

Let op:

De einddatum rooster/functie kan niet worden gewijzigd. Wanneer de toekomstige regel eerder eindigt of later start dan kan de begindatum van de toekomstige regel worden verschoven. Dit kan met het proces Aanpassen rooster of Aanpassen functie.

Tijdelijke roosterwijziging vastleggen

Je kunt een tijdelijke rosoterwijziging als medewerker (ESS) of als leidinggevende (MSS) vastleggen.

Tijdelijke roosterwijziging aanmaken (ESS):

1. Open InSite en ga naar: Mijn InSite.
2. Ga naar het tabblad: Arbeidsverhouding / Rooster.
3. Klik op: Nieuw.

   

4. Vul de Ingangsdatum mutatie in.
5. Vink Tijdelijk aan.
6. Vul de Einddatum mutatie.
7. Leg het tijdelijke rooster vast.
8. Leg eventueel de thuiswerkdagen vast.
9. Klik op: Aanmaken.

Na afloop van de tijdelijke wijziging geldt automatisch weer het oorspronkelijke rooster.

Tijdelijke roosterwijziging aanmaken (MSS):

1. Open InSite en klik op: HRM.
2. Open de medewerkerstamkaart van de betreffende medewerker.
3. Klik onder Acties op: Rooster wijzigen.

   

4. Vul de Ingangsdatum mutatie in.
5. Vink Tijdelijk aan.
6. Vul de Einddatum mutatie in.
7. Leg het tijdelijke rooster vast.
8. Leg eventueel de thuiswerkdagen vast.
9. Klik op: Aanmaken.

   Let op:

   Krijg je de melding Niet geautoriseerd? Controleer dan of de medewerker een roosterregel heeft met een begindatum van vandaag of een datum in de toekomst.

Tijdelijke functiewijziging vastleggen

Met een tijdelijke functiewijziging plaats je een medewerker voor een bepaalde periode in een andere functie. Na afloop van de tijdelijke wijziging geldt automatisch weer de oorspronkelijke functie.

Tijdelijke functiewijziging vastleggen (MSS):

1. Open InSite en klik op: HRM.
2. Open de medewerkerstamkaart van de betreffende medewerker.
3. Klik onder Acties op: Functie wijzigen.

   

4. Vul de Ingangsdatum mutatie in.
5. Vink Tijdelijk aan.
6. Vul de Einddatum mutatie in.
7. Selecteer de tijdelijke functie.
8. Wijzig eventueel het salaris.
9. Vul eventueel de overige gegevens in.
10. Klik op: Aanmaken.

    Let op:

    Door een tijdelijke functiewijziging kan de medewerker te maken krijgen met meerdere leidinggevenden. Het is daarom van belang dat de medewerker autorisatie goed is ingericht! Lees hier meer.

Tip:

Autoriseer leidinggevende één maand voor de ingangsdatum van de tijdelijke functie om workflowtaken af te kunnen handelen. Dit kan handig zijn als een medewerker bijvoorbeeld verlof aanvraagt in de periode dat hij/zij in de tijdelijke functie werkzaam is. Op deze manier krijgt de tijdelijke leidinggevende de verlofaanvraag te zien en de mogelijkheid om dit te beoordelen. Lees hier meer over Leidinggevende op begindatum.

Salaris bij tijdelijke functie

Veelal worden afwijkende loonafspraken gemaakt bij een tijdelijke functie, maar keert de medewerker na afloop terug naar het oorspronkelijke salaris. Bij het vastleggen van een tijdelijke functie wordt altijd een bijbehorende salarisregel aangemaakt. Op de salarisregel wordt het oorspronkelijke salaris apart gezet op het gelijknamige veld Oorspronkelijk salaris. Daarnaast worden alle salarisregels die binnen de begin- en einddatum van de tijdelijke functie vallen bijgewerkt. Dit gedrag is ook van toepassing op het veld Periodiek toekennen op salaris van tijdelijke functie, omdat deze indicatie bedoeld is om aan te geven of ergens tijdens de tijdelijke functie periodiek toegekend moet worden.

De velden voor 'oorspronkelijk salaris' maak je zichtbaar in de context van je profiel:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open de eigenschappen van het profiel: Functiewijziging.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Vink Mdw./oorspronkelijk salaris aan onder Aanvullende gegevens muteren.
5. Klik op: Onderhouden achter de context Mdw./ salaris.
6. Maak het veld Oorspronkelijk salaris zichtbaar in de context.
7. Klik op: Opslaan en sluiten.

Periodieke verhoging tijdens de tijdelijke functie

Valt tijdens de tijdelijke functie een periodieke verhoging? Dan wordt de periodiek toegepast op het oorspronkelijke salaris.Na afloop van de tijdelijke functie valt de medewerker terug naar het oude salaris verhoogt met de periodiek.

Wil je de periodieke verhoging ook toepassen op het salaris van de tijdelijke functie? Gebruik dan Periodiek toekennen op salaris van tijdelijke functie bij het vastleggen van de functiewijziging.

Let op:

Het vastleggen van een tijdelijk salaris heeft invloed op het beschikbare saldo van keuzebudget en keuzemodel. Beide maken een prognose gebaseerd op het salaris in de periode waarin de keuze wordt vastgelegd. Geldt in die periode een tijdelijk salaris, dan wordt de prognose gebaseerd op het tijdelijke salaris. De saldoberekening houdt geen rekening met toekomstige wijzigingen in het salaris en rooster.

Signaal 'Tijdelijk salaris lager dan oorspronkelijk salaris'.

Het signaal Tijdelijk salaris lager dan oorspronkelijk salaris signaleert dat het tijdelijke salaris van de medewerker lager is dan het oorspronkelijke salaris. Wijzig het salaris zodat deze minimaal gelijk is aan het oorspronkelijke salaris.

Ouderschapsverlof & Schorsingen

Ouderschapsverlof

Ouderschapsverlof leg je in InSite vast door middel van een tijdelijk rooster. Door het gebruik van het signaal 'Beoordelen opvolging tijdelijk rooster' in combinatie met OSV heb je een beoordeling en een eventuele vervolgactie altijd geborgd middels een workflow. Voor elk tijdelijk rooster waarvan 'Einddatum rooster' en/of 'Geplande einddatum' nadert gaat het signaal af.

Voorbeeld 1: Ouderschapsverlof (ESS roosterwijziging), na afloop terug naar oude rooster.

Een medewerker heeft een rooster van 24 uur en maakt een ouderschapsovereenkomst aan voor 4 uur per week met een geplande einddatum. Na de geplande einddatum krijgt de medewerker zijn oude rooster (24 uur) weer terug.

Voorbeeld 2: Ouderschapsverlof (ESS roosterwijziging). na afloop minder werken.

Een medewerker heeft een rooster van 40 uur en maakt een ouderschapsovereenkomst aan voor 8 uur per week met een looptijd van 6 maanden. Op moment van vastlegging is het toekomstig rooster nog niet bekend. Na 6 maanden besluit de medewerker structureel 32 uur te gaan werken.

Schorsingen (België)

In België vormen schorsingen een belangrijk onderdeel van de arbeidsovereenkomst. Schorsingen hebben in veel gevallen een vaste einddatum, daarom is het gebruik van tijdelijke roosters sterk aan te raden.

In InSite kan je schorsingen vastleggen en onderhouden voor de aanlevering aan de Sociaal Secretariaten.

Voor ouderschapsverlofschorsing wordt 'Tijdelijk' automatisch aangezet en zal 'Einddatum mutatie' worden gevuld met de berekende 'geplande einddatum'.

Voor de overige schorsingen (bijvoorbeeld tijdskrediet) is tijdelijkheid optioneel.

• Heeft de schorsing een einddatum? Zet dan 'Tijdelijk' aan en vul 'Einddatum mutatie'.
• Heeft de schorsing geen einddatum? Laat dan 'Tijdelijk' uit. Bij het opslaan van de schorsing wordt 'Tijdelijk' alsnog aangezet, maar zonder einddatum.

Voor schorsingen kan je ook gebruik maken van het signaal 'Beoordelen opvolging tijdelijk rooster', waarmee een beoordeling en eventueel een vervolgactie geborgd is middels een workflow. Voor ieder tijdelijk rooster waarvan de 'Einddatum rooster' of 'Geplande einddatum' nadert gaat het signaal af. Vanuit de workflow kunnen vervolgacties gestart worden naar 'Nieuwe roosterwijziging' en 'Aanpassen rooster'.

Inrichting

Profielen inrichten:

Voor het vastleggen van een tijdelijke functie- en roosterwijziging in InSite zijn meegeleverde profielen beschikbaar. Voeg de velden 'Einddatum mutatie en 'Tijdelijke functie/ Tijdelijk rooster' toe aan de context van de profielen Functiewijziging, Roosterwijziging en Overplaatsing:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open de eigenschappen van het profiel Functiewijziging en ga naar het tabblad: Context.
3. Klik op: Onderhouden (achter de context die je wilt wijzigen).
4. Maak de velden Einddatum mutatie en Tijdelijke functie zichtbaar.
5. Herhaal bovenstaande stappen voor het profiel Roosterwijziging en Overplaatsing.

   Let op:

   Het veld 'Einddatum' wordt door Profit onderwater gevuld. De waarde wordt opgehaald uit het veld 'Einddatum mutatie' en wordt gevuld omdat de mutatie van tijdelijke aard is.

Workflows o.b.v. signalen

Via een signaal ontvangt de leidinggevende voor de einddatum van de tijdelijke mutatie (einddatum rooster of einddatum functie) een taak om te beoordelen of de toekomstige regel juist is. De volgende signalen met gekoppelde workflow zijn beschikbaar:

• Signaal Medewerker/functie: opvolging tijdelijke functie met workflow (Profit) gekoppeld aan de workflow Beoordelen opvolging tijdelijke functie.
• Signaal Medewerker/rooster: opvolging tijdelijk rooster met workflow (Profit) gekoppeld aan de workflow Beoordelen opvolging tijdelijk rooster.

Met deze signalen wordt een workflow gestart om de toekomstige functie- en/of roosterwijziging te controleren. Het signaal signaleert op de naderende einddatum van je tijdelijke functie of rooster.Welke actie kan je uitvoeren?

• Akkoord & afhandelen

  Niets wijzigen. Bij het bereiken van de einddatum van de tijdelijke mutatie keert de medewerker weer terug naar de oude situatie.

• Aanpassen

  Kies voor aanpassen als je de begindatum van de toekomstige regel wilt wijzigen.

• Nieuwe functiewijziging / nieuwe roosterwijziging

  Kies voor nieuw als je een nieuwe mutatie wilt aanmaken.

Wanneer het om een tijdelijk rooster i.v.m. ouderschapsverlof gaat wordt de workflow naar de medewerker zelf gestuurd i.p.v. de leidinggevende.

Signaal deblokkeren:

1. Ga naar:Algemeen / Beheer / Signaal / Definitie.
2. Selecteer het signaal.
3. Klik op de actie: Definitie.
4. Vink Geblokkeerd uit.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

In de profielen Beoordelen opvolging tijdelijke functie en Beoordelen opvolging tijdelijk rooster is het ook mogelijk om je eigen profiel voor 'Aanpassen functie/rooster' en 'Nieuwe functiewijziging/roosterwijziging' te koppelen. Het voordeel hiervan is dat je zelf kunt bepalen welke velden er getoond worden in de profielen. Doorloop de volgende stappen om je eigen profielen te koppelen:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open het profiel Beoordelen opvolging tijdelijk rooster of Beoordelen opvolging tijdelijke functie.
3. Koppel op tabblad Algemeen onder Profielkeuze voor pagina acties de juiste profielen voor Aanpassen rooster en Nieuwe roosterwijziging.
4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Aanpassen functie/rooster

Als de tijdelijke mutatie ingekort of verlengd moet worden kan je via InSite gebruik maken van het profiel Aanpassen functie en/of Aanpassen rooster. Met deze profielen kan je een functie- of roosterregel kiezen waarvan de begindatum opgeschoven kan worden. Deze profielen deblokkeer en richt je in via:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open het profiel Aanpassen functie.
3. Vink Geblokkeerd uit.
4. Ga naar tabblad: Context en koppel de juiste context.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.
6. Herhaal bovenstaande stappen voor het profiel Aanpassen rooster.

Bij een rooster met ouderschapsverlof wordt de geplande einddatum niet in het veld Einddatum mutatie overgenomen. Het veld Einddatum mutatie is nooit beschikbaar om zelf te vullen.

Het is ook mogelijk om via de actieknop Aanpassen in de workflow Beoordelen opvolging tijdelijke mutatie de wijziging door te voeren.

Webparts 'Waarschuwing' en 'Tijdelijke mutatie' toevoegen

Op de beoordeelpagina's 'Functiewijziging' en 'Roosterwijziging' zijn de webparts Waarschuwing en Tijdelijke mutatie beschikbaar.

Door middel van webpart 'Waarschuwing' krijgt de instuurder en beoordelaar eventueel een waarschuwing te zien die is ontstaan bij het aanmaken. Deze waarschuwing wordt getoond om de gebruiker te helpen bij een correcte invoer, maar is ook relevant voor de beoordelaar. Het veld 'Waarschuwing' wordt op de aanmaak- en beoordeelpagina's getoond.

Door middel van webpart 'Tijdelijke mutatie' wordt de beoordelaar geattendeerd dat het gaat om een tijdelijke mutatie door onderstaande tekst te tonen.

Webpart toevoegen:

1. Ga naar: InSite en open Sitebeheer.
2. Open de beoordeelpagina Functiewijziging en klik op: Bewerken.
3. Klik op: Indeling en vervolgens op: Pagina-onderdeel toevoegen.
4. Klik op: Standaard onderdeel.
5. Selecteer Waarschuwing bij Standaard onderdeel en klik op: Aanmaken.
6. Plaatst het veld op de juiste plek.
7. Klik wederom op: Pagina-onderdeel toevoegen en vervolgens op: Standaard onderdeel.
8. Selecteer Tijdelijke mutatie bij Standaard onderdeel en klik op: Aanmaken.
9. Klik op: Concept publiceren.
10. Herhaal bovenstaande stappen voor beoordeelpagina Roosterwijziging.
11. Ga in Profit naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
12. Open de functionaliteit: MSS/Functie wijzigen.
13. Ga naar het tabblad: Pagina-onderdelen.
14. Open: Medewerker Functie / Beoordelen functiewijziging / Pagina-onderdelen.
15. Autoriseer de webparts.
16. Herhaal bovenstaande stappen ook voor: MSS/ Rooster wijzigen, ESS/ Rooster wijzigen en ESS/Functie wijzigen.

    Let op:

    De velden 'Einddatum mutatie' en 'Waarschuwing' zijn naast de functie- en roosterwijziging profielen ook beschikbaar in alle salaris en contract profielen. Dit geeft meer inzicht als er al een toekomstige mutatie staat. Wanneer je bijvoorbeeld een salariswijziging tussenvoegt, dan geeft het veld 'Einddatum mutatie' inzicht tot wanneer de nieuwe salarisregel loopt. Het veld 'Waarschuwing' wordt alleen weergegeven als er waarschuwingen zijn. Je kan de velden zichtbaar maken in de context van je profiel.