Loonheffingsverklaring (Profit)

De workflow Loonheffingsverklaring geeft de sollicitant de mogelijkheid om zelf de loonheffingsverklaring te genereren en digitaal te ondertekenen via OutSite. Deze taak genereer je middels de draaiboektaak ‘Aanvullende gegevens sollicitant’.

Personeelszaken krijgt de workflow ter beoordeling en legt hiermee de verklaring vast in het dossier van de medewerker.

Schema van de workflow

Inrichting

Er worden verschillende statussen gebruikt binnen deze workflow: Status loonheffingsverklaring. Denk aan in behandeling, ter ondertekening, ondertekend en goedgekeurd. Zo ziet de behandelaar direct waar in de flow de taak zich bevindt.

Condities

Deze workflow heeft geen condities.

Speciale acties

Er zijn 5 speciale acties:

Afkeuren loonheffingsverklaring, Bijlage(n) ondertekenen, Ondertekende bijlage(n) verwijderen, Opnieuw insturen loonheffingsverklaring, Registreren loonheffingsverklaring.

Waarom welke stappen?

Loonheffingsverklaring genereren

Deze taak wordt conditioneel afgehandeld. De ingevoerde gegevens worden overgenomen in de loonheffingsverklaring die ter ondertekening zal worden aangeboden aan de tekenbevoegde.

• De actie ‘Genereer de loonheffingsverklaring’ genereert conditioneel de loonheffingsverklaring. Het document ‘Opgaaf loonheffingen workflowmutatie (Profit)’ is hier gekoppeld in de Bijlage.

Ter ondertekening sollicitant

Onderteken je loonheffingsverklaring. Klik op de knop 'Akkoord en ondertekenen' om jouw digitale handtekening te zetten. Houd je mobiele telefoon bij de hand om de sms-verificatiecode in te kunnen geven.

• De sollicitant kan hier met de speciale actie ‘Akkoord & ondertekenen’ de net gegenereerde loonheffingsverklaring digitaal ondertekenen. De personeelsadministratie krijgt de taak om deze loonheffingsverklaring te controleren en te registreren.

Registreren loonheffingsverklaring

De loonheffingsverklaring is getekend door de tekenbevoegde. Registreer de loonheffingsverklaring om de loonheffing correct te verwerken en vast te leggen in het dossier. Ben je het niet eens met de loonheffingsverklaring, keur deze dan af inclusief een goede onderbouwing.

• Je kunt kiezen uit de speciale actie ‘Registreren loonheffingsverklaring’ of je kiest voor de speciale actie ‘Afkeuren. Wanneer je niet akkoord bent, kan de Personeelsadministratie de getekende bijlage verwijderen of terug zetten wanneer deze toch wel goed blijkt te zijn.
  
  Verwijderen ondertekende bijlage(n)

Na het verwijderen van de getekende bijlage, kun je de workflowmutatie aanpassen. Na aanpassing gaat de mutatie opnieuw het beoordeelproces in en wordt het document opnieuw gegenereerd op basis van de aanpassing(en). Blijkt na overleg de loonheffingsverklaring wel akkoord, klik dan op 'Wel akkoord voor ondertekening'.

• Je kiest hier voor of voor de speciale actie ‘Ondertekende bijlage(n) verwijderen ‘ of voor de actie ‘Wel akkoord voor registratie’. Geef een duidelijke toelichting waarom het document toch wel akkoord is. De Loonheffingsverklaring wordt dan alsnog geregistreerd. Kies je voor ‘ondertekende bijlage(n) verwijderen’ dan heb je daarna de mogelijkheid om de mutatie in de workflow aan te passen.

Aanpassen mutatie

Pas na overleg de loonheffingsverklaring aan. Na deze aanpassing gaat de mutatie opnieuw naar de instuurder ter ondertekening.

• Je kiest hier vervolgens voor de speciale actie ‘Aangepast, opnieuw genereren’. De workflow gaat weer terug naar de taak ‘Loonheffingsverklaring genereren’.