Geheimhoudingsverklaring (Profit)

De workflow Geheimhoudingsverklaring geeft de sollicitant de mogelijkheid om zelf deze verklaring te genereren en digitaal te ondertekenen via OutSite. Deze taak genereer je middels de draaiboektaak ‘Aanvullende gegevens sollicitant’.

Personeelszaken krijgt de workflow ter beoordeling en legt hiermee de geheimhoudingsverklaring vast in het dossier van de medewerker.

Schema van de workflow

Inrichting

Er worden verschillende statussen gebruikt binnen deze workflow: Status geheimhoudingsverklaring. Denk aan in behandeling, ter ondertekening, ondertekend en goedgekeurd. Zo ziet de behandelaar direct waar in de flow de taak zich bevindt.

Condities

Deze workflow heeft geen condities.

Speciale acties

Er zijn 5 speciale acties:

Afkeuren geheimhoudingsverklaring, Bijlage(n) ondertekenen, Ondertekende bijlage(n) verwijderen, Opnieuw insturen geheimhoudingsverklaring, Registreren geheimhoudingsverklaring.

Waarom welke stappen?

Geheimhoudingsverklaring genereren

Deze taak wordt conditioneel afgehandeld. De geheimhoudingsverklaring wordt ter ondertekening aangeboden aan de tekenbevoegde.

• De actie ‘Genereer de geheimhoudingsverklaring ‘ genereert conditioneel de geheimhoudingsverklaring. Het document ‘Geheimhoudingsverklaring Workflowmutatie (Profit)’ is hier gekoppeld in de Bijlage en wordt direct geconverteerd naar PDF.

Ter ondertekening sollicitant

Onderteken de geheimhoudingsverklaring. Klik op de knop 'Akkoord en ondertekenen' om jouw digitale handtekening te zetten. Houd je mobiele telefoon bij de hand om de sms-verificatiecode in te kunnen geven. Ben je het niet eens met de geheimhoudingsverklaring, keur deze dan af inclusief een goede onderbouwing. De personeelsadministratie krijgt de taak terug ter beoordeling.

• De sollicitant kan hier met de speciale actie ‘Akkoord & ondertekenen’ de net gegenereerde geheimhoudingsverklaring digitaal ondertekenen. Vervolgens kan de Personeelsadministratie deze registreren. Is de sollicitant niet akkoord, dan gaat de flow ook door naar de personeelsadministratie, die op hun beurt de bijlage kan verwijderen of ervoor kiest deze terug te zetten naar de sollicitant wanneer deze toch akkoord blijkt te zijn.

Registreren geheimhoudingsverklaring

De geheimhoudingsverklaring is getekend door de tekenbevoegde en wordt na het registreren vastgelegd in het dossier.

• Je klikt hier op de speciale actie ‘Registreren geheimhoudingsverklaring’.

Aanpassen

De geheimhoudingsverklaring is niet akkoord. In de reactie(s) is terug te lezen waarom. Verwijder de geheimhoudingsverklaring door op Aanpassen te klikken. Na het verwijderen hiervan, wordt de geheimhoudingsverklaring opnieuw gegenereerd op basis van de aanpassing(en). Blijkt na overleg de geheimhoudingsverklaring wel akkoord, klik dan op 'Wel akkoord voor ondertekening'.

• Je kiest hier of voor de speciale actie ‘Opnieuw genereren. De workflow gaat weer terug naar de taak ‘Geheimhoudingsverklaring genereren’. Blijkt de verklaring toch goed te zijn, kan de taak teruggezet worden bij de sollicitant ter ondertekening door op de actie ‘Wel akkoord voor ondertekening’ te klikken.