Persoonsdocumenten

Je legt persoonsdocumenten, zoals een identiteitsbewijs, loonbelastingverklaring en verklaring omtrent het gedrag (VOG) direct vast bij het onboarden van een medewerker in InSite. Door het vullen van een vervaldatum laat je via een signaal de medewerker eenvoudig weten dat de einddatum nadert of is verstreken.

Type persoonsdocument

Identiteitsbewijs

Verblijfsdocument

Tewerkstellingsvergunning

Paspoort

Verblijfsdocument voor VK-onderdanen en familieleden

Tewerkstellingsvergunning

Identiteitskaart

Verblijfsvergunning regulier bepaalde tijd

 

Vreemdelingen identiteitsbewijs

Verblijfsvergunning regulier onbepaalde tijd

 

Geprivilegieerdendocument

Verblijfsvergunning asiel bepaalde tijd

 

Ontheemden Oekraïne document

Verblijfsvergunning asiel onbepaalde tijd

 

 

Verblijfsvergunning EU langdurig ingezetene

 

 

Verblijfsdocument EU/EER

 

 

Verblijfsdocument familielid EU/EER

 

 

Verblijfsaantekening regulier

 

 

Verblijfsaantekening regeling ontheemden Oekraïne

 

 

Overige verblijfsdocumenten

 

 

 

 

Overige documenten

 

 

VOG

 

 

BIG

 

 

Rijbewijs

 

 

Diensttijdoverzicht

 

 

Zorgregistraties

 

 

Eigen documenten

 

 

Profielen inrichten

Je richt de profielen voor het toevoegen van de persoonsdocumenten in. Voor de verblijfsvergunning, identiteitsbewijs en tewerkstellingsvergunning is een aparte context beschikbaar in het profiel die je kunt inrichten. Het veld voor de loonbelastingverklaring vind je onder de context Medewerker.

Vink in de eigenschappen van het profiel de velden Identiteitsbewijs verplichten en Verklaring omtrent gedrag verplichten aan, om de velden verplicht te maken bij het onboarden. Als deze velden zijn aangevinkt, dan is ook automatisch een controle op land van herkomst. Op basis van land van herkomst wordt na het toevoegen van het identiteitsbewijs ook het toevoegen van verblijfsvergunning of tewerkstellingsvergunning verplicht.

Meer informatie over het veld Identiteitsbewijs verplichten.

Als je het veld Identiteitsbewijs verplichten. hebt aangevinkt, dan geldt het volgende:

Deze instelling zorgt er niet alleen voor dat een identiteitsbewijs moet worden vastgelegd, maar ook dat als de nieuwe medewerker een nationaliteit heeft van één van de landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) aanvullend aan het identiteitsbewijs ook een verblijfsvergunning of een tewerkstellingsvergunning vastgelegd moet worden. Op deze manier kan door werkgevers binnen de EER worden afgedwongen dat voldaan wordt aan de verplichtingen ten aanzien van de dentiteitscontrole bij het terwerkstellen van buitenlandse medewerkers. Zie verder de lijst van EER-nationaliteiten op de site van de Rijksoverheid.

  • Als de nieuwe medewerker geen EER-nationaliteit heeft en geen verblijfsvergunning of een tewerkstellingsvergunning is vastgelegd wordt de onderstaande foutmelding gegeven:

    Bij de nationaliteit [nationaliteit buiten EER] is een verblijfsvergunning of een tewerkstellingsvergunning verplicht. Vul één van deze twee documenten in.

Tip: Je kunt afdwingen dat altijd een identiteitsbewijs moet worden vastgelegd zonder aanvullende controle op de verblijfsvergunning of tewerkstellingvergunning. Vink dan het veld Identiteitsbewijs verplichten uit. Op het tabblad Context bij het veld Identiteitsbewijs koppel je een context waarbij de velden nummer, afgiftedatum en vervaldatum van het identiteitsbewijs verplicht zijn.

Draaiboek

Voor het uitvragen van aanvullende gegevens van een sollicitant (denk aan VOG, zorgregistraties etc) maak je gebruik van de workflow -167 Registraties. Vervolgens koppel je de registraties in het draaiboek Aanvullende gegevens sollicitant vanuit functie.

Dossier raadplegen

In de eigenschappen van de medewerker vind je de documenten terug op verschillende tabbladen:

  • Identiteitsbewijs, verblijfsvergunning, zorgregistraties, tewerkstellingsvergunning en eigen documenten.

    Je ziet deze op het tabblad Persoonsdocument.

  • Loonbelastingverklaring

    Je ziet deze op het tabblad Dossier.

  • Verklaring omtrent het gedrag (VOG)

    Je ziet deze op het tabblad Dossier en op het tabbladen Verklaring omtrent het gedrag.

Signaal

Medewerker Verblijfsdocument vervallen (Profit)

Medewerker Verklaring omtrent het gedrag vernieuwen (Profit)

Pagina's InSite

Voor het los toevoegen van de persoonsdocumenten zijn aparte pagina's beschikbaar. Je voegt een persoonsdocument los toe voor de situatie om een document in het dossier na vervaldatum te vernieuwen.

Autoriseer de pagina's van het type Medewerker verklaring omtrent gedrag en Medewerker identiteitsbewijs. Voeg deze toe aan de juiste functionaliteiten of gebruik de meegeleverde functionaliteiten.

InSite pagina's activeren:

  1. Ga naar:Algemeen / In & OutSite / Site.
  2. Open de eigenschappen van InSite.
  3. Ga naar het tabblad: Typen pagina.
  4. Vink Geactiveerd aan achter Medewerker persoonsdocumenten.
  5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Typen persoonsdocumenten en registraties inrichten

Je kunt eigen typen persoonsdocumenten toevoegen. Je gebruikt deze bijvoorbeeld voor registraties, rijbewijzen, diensttijdoverzichten of andere document.

Je kunt eigen typen toevoegen binnen de categorieën Rijbewijs, Registratie, Diensttijdoverzicht en Overig.

Type persoonsdocument toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Beheer / Inrichting / Persoonsdocument.
  2. Open de categorie waarin je een type wilt toevoegen.
  3. Klik op: Nieuw.
  4. Vul Code in.
  5. Vul Omschrijving in.
  6. Klik op: Voltooien.

Vrije velden

Je kunt vrije velden toevoegen aan de persoonsdocumenten. Lees hier meer over vrije velden toevoegen.

Direct naar

  1. Nieuwe medewerker toevoegen
  2. Autonummering
  3. Werkgevercode als prefix voor de medewerkercode
  4. Formatiebeheer
  5. Onboarden
  6. Draaiboek aanvullende gegevens
  7. Medewerker in dienst melden (België)
  8. Anonieme medewerker
  9. ID-Check en RTW-check
  10. Medewerkers importeren
  11. Draaiboek indienst/uitdienst
  12. Persoonsdocumenten