Budgetaanvraag workflow

Met deze workflow vraagt een medewerker een wijziging op het budget aan. De aanvraag loopt via beoordelaars en budgethouders. Na akkoord wordt de wijziging automatisch verwerkt in het budget in Profit.

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Inrichting

Er worden drie statussen gebruikt: Beoordelen Goedgekeurd en Afgekeurd. Er worden geen kenmerken gebruikt. Zodra de workflow is gestart krijgt deze de status In behandeling.

Condities

De belangrijkste condities in deze workflow zijn:

• Procuratie afgerond (Profit) – alle vereiste procuratiebeoordelingen zijn gedaan.
• Geen budgethouder – er is geen budgethouder bepaald voor de aanvraag.
• Bevat minstens één beoordelaar – er is ten minste één beoordelaar gevonden.
• Bevat niet minstens één beoordelaar – er is geen beoordelaar gevonden.

Speciale acties

Er zijn 4 speciale acties:

1. Aanmaken budget

Doel: de goedgekeurde aanvraag automatisch verwerken in de budgettabel. Na uitvoeren wordt de status van de aanvraag Goedgekeurd en worden budgetregels aangemaakt.

Verdeling over periodes:

• Periode niet gevuld → verdeling volgens periodeverdeeltabel (op volgorde: toewijzing, verbijzonderingscode, grootboekrekening, admin-instelling). Is er geen tabel, dan evenredig.
• Periode van/tm gevuld → altijd evenredig over de opgegeven periodes.

Wat wordt vastgelegd in budget (samengevat):

• Boekjaar, Periode en (eventueel) verbijzonderingscodes 1..5 vanuit de aanvraagregel.
• Oorspronkelijk bedrag/aantal = berekend bedrag uit de verdeling; gewijzigde velden blijven 0/leeg.
• Koppeling Dossieritem budgetaanvraag zodat herkomst zichtbaar blijft.

2. Afkeuren budgetaanvraag

Doel: de aanvraag stoppen wanneer de beoordeling negatief is. De workflowstatus wordt ‘Afgekeurd’. De instuurder kan daarna aanpassen en opnieuw insturen of laten vervallen.

3. Goedkeuren budgetaanvraag via procutatieschema

Doel: automatisch vastleggen welke gebruiker(s) moeten beoordelen op basis van het procuratieschema. Bij uitvoeren worden de procuratieregels per dossieritem gevuld voor de betreffende gebruiker(s)/groep(en).

• Werkt met beoordelaars en groepen uit het procuratieschema.
• Neemt alleen beoordelaars mee die binnen de grens vallen van het totaalbedrag.
• Dubbele registraties worden voorkomen.

4. Opnieuw insturen budgetaanvraag

Doel: na afkeuring of aanpassing de aanvraag opnieuw laten beoordelen. Deze actie leegt de bestaande procuratieregels zodat iedereen opnieuw moet beoordelen.

• Handig bij wijzigingen na vragen of afkeuring.
• Beoordelingshistorie blijft zichtbaar in het dossier.

Waarom welke stappen?

De workflow start met het bepalen van beoordelaars. Zijn die er niet, dan gaat de aanvraag terug naar de instuurder. Zijn ze er wel, dan doorloopt de aanvraag de procuratie. Daarna keurt de budgethouder goed. Als er geen budgethouder is, wordt de aanvraag direct afgehandeld. Na akkoord verwerkt Aanmaken budget de bedragen automatisch in de juiste perioden. Zo blijft het proces gecontroleerd, transparant en sluit het aan op Profit.

Starten workflow

De workflow start bij het insturen van een budgetaanvraag (InSite of Profit). Er wordt een dossieritem Budgetaanvraag aangemaakt en de standaardworkflow wordt gestart.