Sollicitanten en sollicitaties verwijderen

Tijdens of na de sollicitatieprocedure kun je gegevens verwijderen, bijvoorbeeld vanwege de privacywetgeving (AVG) of op verzoek van een sollicitant.

Je hebt hiervoor twee mogelijkheden:

• Sollicitaties verwijderen: je verwijdert één of meerdere sollicitaties, zonder de sollicitant of persoon te verwijderen.
• Sollicitanten verwijderen: je verwijdert een sollicitant, inclusief alle bijbehorende sollicitaties.

Let op:

Het verwijderen van grote aantallen sollicitanten of sollicitaties kan invloed hebben op de performance. Voer grote verwijderacties daarom bij voorkeur uit aan het einde van de werkdag of in het weekend.

Sollicitaties verwijderen

Je kunt afzonderlijke sollicitaties verwijderen zonder de sollicitant of bijbehorende persoon te verwijderen. Dit kan ook als je de laatste sollicitatie van een sollicitant verwijdert.

Sollicitaties verwijderen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Persoonsgegevens / Verwijderen sollicitaties.
2. Selecteer de sollicitaties die je wilt verwijderen.
3. Klik op: Voltooien.

Profit plaatst de verwijdertaak in de wachtrij. Je hoeft geen vervangende medewerker te selecteren.

Bij het verwijderen van een sollicitatie verwijdert Profit ook de bijbehorende matches en dossieritems die uitsluitend aan deze sollicitatie zijn gekoppeld. Als een dossieritem ook aan andere bestemmingen is gekoppeld, verwijdert Profit alleen de koppeling met de sollicitatie.

De sollicitant, persoon en eventuele medewerker blijven bestaan. Er vindt geen anonimisering plaats.

Let op:

Sollicitaties met een lopende onboarden-workflow worden niet getoond. Je kunt deze pas verwijderen nadat de workflow is afgerond.

Sollicitanten verwijderen

Als je een sollicitant verwijdert, verwijdert Profit ook alle bijbehorende sollicitaties. Heeft de sollicitant op meerdere vacatures gesolliciteerd? Dan worden dus alle sollicitaties van deze sollicitant verwijderd.

Sollicitanten verwijderen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Persoonsgegevens / Verwijderen sollicitanten.
2. Selecteer de vervangende medewerker voor het overnemen van eventuele verwijzingen.
3. Klik op: Volgende.
4. Selecteer de sollicitanten die je wilt verwijderen.
5. Klik op: Voltooien.

Profit plaatst de verwijdertaak in de wachtrij.

Sollicitanten met een lopende onboarden-workflow worden niet getoond. Sollicitaties waarvoor nog geen sollicitant of persoon is aangemaakt, verwijder je via de aparte wizard Verwijderen sollicitaties.

Let op:

Bij het verwijderen van een sollicitant worden ook gekoppelde documenten, zoals het cv en de motivatiebrief, verwijderd. Controleer daarom goed welke sollicitanten je selecteert.

Als je een sollicitant verwijdert die in dienst is gekomen, dan verwijder je alle aanvullende gegevens (dossieritems zoals ID-bewijs). Deze dossieritems verwijder je dan ook bij de gekoppelde persoon/medewerker, omdat die dossieritems in basis gekoppeld zijn aan de bijbehorende sollicitant.

Persoonsdocumenten die via de onboarden workflow zijn ingestuurd door de sollicitant blijven wel bewaard bij de medewerker als deze dossieritems ook de bestemming 'Medewerker' optioneel of verplicht hebben. Hierdoor blijven ze bewaard bij de medewerker na verwijdering van de sollicitant. Dossieritems zonder bestemming 'Medewerker' worden niet overgezet en alsnog verwijderd.

Vanaf Profit 6 kun je vrije dossieritems in het draaiboek voor aanvullende gegevens koppelen aan medewerkers, alleen als de bestemming is ingesteld op 'Medewerker'. Deze wijziging zorgt ervoor dat belangrijke documenten niet verloren gaan tijdens het proces.

Vacature verwijderen

1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Vacature.
2. Selecteer de vacature.
3. Klik op: Acties / Verwijderen.

   Je kunt een vacature niet verwijderen als deze nog openstaande sollicitaties heeft. Verwijder eerst de betreffende sollicitaties.

Datum voor verwijderen

Met het veld Geplande datum verwijdering doet Profit een voorstel welke sollicitanten in aanmerking kunnen komen voor verwijdering. De datum wordt in eerste instantie ingesteld op één jaar na de sollicitatiedatum.

Let op:

Profit verwijdert sollicitanten niet automatisch op deze datum. Je bepaalt zelf welke sollicitanten je daadwerkelijk verwijdert.

Zolang niet alle sollicitaties zijn afgewezen, blijft de geplande datum staan. Zodra alle sollicitaties de status 'Afgewezen' hebben, berekent Profit de datum opnieuw op basis van het veld Mijn gegevens mogen 1 jaar bewaard worden:

• Ja: één jaar na de datum waarop de laatste sollicitatie is afgewezen.
• Nee: vier weken na de datum waarop de laatste sollicitatie is afgewezen.

Het is daarom van groot belang om sollicitanten af te wijzen via de workflow. Wanneer een sollicitant opnieuw solliciteert, wordt het veld Geplande datum verwijdering opnieuw aangepast naar één jaar na de sollicitatiedatum. Voor een sollicitant zonder sollicitatie wordt het veld Geplande datum verwijdering altijd ingevuld met één jaar na de aanmaakdatum van de sollicitant.

Datum voor verwijderen vanuit onboarden

Bij het onboarden wordt een sollicitant aangemaakt. Na het afronden van de onboarden-workflow kan deze sollicitant worden verwijderd.

Profit bepaalt de Geplande datum verwijdering op basis van het veld Mijn gegevens mogen 1 jaar bewaard worden:

• Ja: begindatum contract + 1 jaar.
• Nee: begindatum contract + 6 weken.

Verwijder je de onboarden-workflow terwijl er nog geen geplande verwijderdatum is vastgelegd? Dan geldt:

• Ja: huidige datum + 1 jaar.
• Nee: huidige datum + 6 weken.

Taakinformatie en foutafhandeling

Profit verwerkt het verwijderen van sollicitanten en sollicitaties via de wachtrij. Iedere geselecteerde sollicitant of sollicitatie wordt afzonderlijk verwerkt.

Kan Profit een sollicitant of sollicitatie niet verwijderen? Dan gaat de verwerking van de overige geselecteerde regels gewoon door.

Via de wachtrij kun je controleren welke sollicitanten of sollicitaties niet zijn verwijderd en waarom. Als een verwijdertaak niet volledig is uitgevoerd, kun je vanuit de taak de foutinformatie openen. Hier zie je per mislukte regel de status en de reden waarom het verwijderen niet is gelukt.

Bij een gedeeltelijke verwijdering kan de foutmelding De tabel Dossieritemkoppeling heeft nog verwijzingen naar deze waarde verschijnen. In dit artikel lees je hoe je deze melding oplost.

Let op:

Profit probeert mislukte verwijderingen niet automatisch opnieuw uit te voeren. De geselecteerde regels worden eenmalig verwerkt. Vanuit de wachtrij kun je de foutinformatie raadplegen, maar geen regels aanpassen of opnieuw uitvoeren.

Controleer bij een mislukte verwijdering welke koppelingen of gegevens het verwijderen verhinderen. Los de oorzaak op voordat je de betreffende gegevens opnieuw probeert te verwijderen.