Algemene inrichting AFAS Pocket

Dit onderwerp heeft betrekking op aanvullende algemene onderdelen, zoals zoekweergaven, huisstijl en de agenda. Zorg dat je eerst de basisinrichting gedaan hebt.

Profit ondersteunt nu ook TomTom (ANWB) voor automatische afstandsberekeningen. Je bepaalt in de werkgeversinstellingen of Pocket TomTom (ANWB) of Google Maps gebruikt voor de afstandsberekeningen.

Let op:

Wijzigingen in de instellingen of profielen (in Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen) zijn niet direct zichtbaar in actieve AFAS Pocket-sessies. Een Pocket-gebruiker kan direct beschikken over de nieuwe instellingen in AFAS Pocket via Instellingen / Ververs configuratie. Als beheerder kun je dit 'pushen' via Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers, tabblad Toegang, actie Ververs configuratie.

Als een gebruiker een AFAS Pocket-sessie start nadat een wijziging in Profit is doorgevoerd, is deze wel direct zichtbaar in AFAS Pocket.

Beheerder autoriseren

Je autoriseert de beheerder voor de functies en tabbladen die op deze pagina genoemd worden.

Beheerder autoriseren:

De standaard gebruikersgroep Functioneel applicatiebeheer heeft toegang tot alle functies en tabbladen voor het beheer van AFAS Pocket. Gebruik je een andere gebruikersgroep, volg dan de stappen hieronder.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
3. Selecteer de gebruikersgroep met de applicatie- of procesbeheerders van de Pocket app.
4. Ga naar het tabblad: Menu.
5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
   • Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen
6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
7. Autoriseer de tabbladen:

   

8. Sluit de Autorisatie tool. Je hoeft de omgeving niet opnieuw te openen.

Eigen huisstijl in Pocket

Gebruik je eigen logo, lettertype en kleuren in Pocket, zodat de Pocket app perfect aansluit bij je eigen organisatie. Je kunt eventueel ook een eigen logo en kleuren vastleggen per werkgever.

De huisstijlen worden ook gebruik in de nieuwe RapportGenerator.

• Je onderhoudt de huisstijlen nu via één centrale functie, namelijk Algemeen / Inrichting / Huisstijl. Je legt een eventuele afwijkende huisstijl in de eigenschappen van een werkgever vast. Hierdoor is het tabblad Huisstijl in de eigenschappen van Pocket vervallen. Lees verder in het onderwerp Huisstijl aanmaken en beheren.
• De standaardhuisstijl geldt voor de nieuwe RapportGenerator EN voor AFAS Pocket. Hiermee heb je dus één standaardhuisstijl die overal geldt.

Huisstijl inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
2. Ga naar het tabblad: Huisstijl.

   Vergeet niet dit tabblad te autoriseren.

3. Maak de gewenste huisstijl aan voor Pocket. Ook de afwijkende huisstijlen voor specifieke werkgevers in Pocket maak je hier aan.
4. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
5. Ga naar het tabblad: Huisstijl.
6. Je hebt verschillende manieren om de huisstijl vast te leggen.
   • Geen huisstijl gebruiken

     Selecteer AFAS Software bij Huisstijl.

   • Eigen 'algemene' huisstijl gebruiken

     Selecteer de huisstijl die je eerder hebt aangemaakt in de omgevingsinstellingen. Je ziet het effect van de huisstijl direct in de voorbeelden.

   • Afwijken per werkgever

     Klik op Onderhouden bij Onderhouden per werkgever.

     Je selecteert per werkgever een eigen huisstijl vast. Dit biedt een medewerker die Pocket gebruikt, nog meer herkenning. Als bij een bepaalde werkgever geen afwijkende eigen stijl is vastgelegd, dan valt Pocket terug op het 'algemene' logo en de kleuren.

Eigen menu in Pocket

Je kunt een eigen menu in Pocket opnemen. Dit kan per omgeving, maar ook per werkgever (niet voor Payroll Cloud-werkgevers). Hierdoor kun je aan de Pocket-gebruiker een eigen menu aanbieden met alle documenten van een bepaald documentsjabloon, losse documenten en links naar belangrijke websites.

Het menu bestaat uit een hoofdingang en submenu's tot drie niveaus diep.

Menustructuur inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Mijn Pocket.
   • Vul een omschrijving in voor het menu-item zoals je dit in het hoofdmenu wilt zien.
   • Selecteer een icon bij Afbeelding menu. Deze icon zie je bij het menu-tem in Pocket.

     Het is niet mogelijk een eigen icon te gebruiken.

3. Via de knop Onderhouden kun je per werkgever afwijken. Hierdoor ziet een medewerker de afwijkende omschrijving voor het menu-item en het afwijkende icon. Hierbij gelden de volgende regels:
   • Een Pocket-gebruiker die niet in dienst is bij een werkgever, ziet altijd het 'algemene' menu.
   • Een Pocket-gebruiker die in dienst is bij een werkgever waarvoor je geen afwijkend menu hebt ingericht, ziet altijd het 'algemene' menu.

   Aangezien Pocket op basis van deze regels soms terugvalt op het 'algemene' menu, is het aan te raden dit altijd in te richten. Hieronder zie je een voorbeeld van het hoofdmenu in Pocket.

   

4. Ga naar het tabblad: Vrije inrichting.
5. Dubbelklik op: Mijn Pocket-menu.
6. Je maakt hier de menustructuur aan die valt onder het menu-item in het hoofdmenu van Pocket. De menustructuur is maximaal drie lagen diep. Je kunt de eerste en tweede laag gebruiken voor submenu-items of voor het openen van een document, documentsjabloon of URL (zie hieronder). De derde laag kun je alleen gebruiken voor documenten, documentsjablonen of URLs.
   • Klik op Nieuw om de eerste laag toe te voegen.
   • Als je een laag van het type menu hebt toegevoegd, dan kun je deze laag openklikken en een onderliggende laag toevoegen (via het tabblad Submenu).
   • Gebruik de actie Toon menu om de structuur te controleren.

   

7. Gebruik de volgende menu-items om toegang te geven tot documenten of URL's:
   • Document

     Een specifiek document dat op InSite of op InSite en OutSite gepubliceerd wordt.

     De Pocket-gebruiker moet rechten hebben op het document. Je kunt in Pocket geen acties uitvoeren ten aanzien van documenten via deze ingang, je kunt de documenten alleen raadplegen.

   • Documentsjabloon

     Alle documenten van een specifiek documentsjabloon die op InSite of op InSite en OutSite gepubliceerd worden.

     De Pocket-gebruiker moet rechten hebben op het document. In Pocket zie je alle documenten waar je rechten op hebt, ook gelezen documenten. Je kunt in Pocket geen acties uitvoeren ten aanzien van documenten via deze ingang, je kunt de documenten alleen raadplegen.

   • URL

     Link naar een externe website. Neem de volledige URL op, bijvoorbeeld https://www.afas.nl.

8. Klik op de actie Toon menu om een voorbeeldmenu te zien.
9. Klik op de actie Volgorde wijzigen om menu-items te verplaatsen.

Functionaliteit activeren:

Gebruikers zien het menu-item pas als ze geautoriseerd zijn en als Ververs configuratie is uitgevoerd.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Selecteer de gebruikersgroep.
3. Ga naar het tabblad Pocket en autoriseer het onderdeel Mijn Pocket.

Eigen snelmenu in Pocket

Je kunt een eigen snelmenu in Pocket inrichten. Het snelmenu geldt voor alle gebruikers in de omgeving. Als beheerder koppel je in het snelmenu een profiel voor:

• Een nieuwe verlofboeking
• Een nieuwe declaratie
• Een nieuw dossieritem
• Een nieuwe urenboeking
• Een nieuwe agenda-afspraak

  De Pocket-gebruiker kan het menu met één druk op de knop openen. In het menu staan menu-items met de namen die je hiervoor zelf hebt vastgelegd in de Pocket-instellingen, je bent dus niet afhankelijk van de namen van de profielen.

  

Menustructuur inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Vrije inrichting.
3. Open de rubriek Snelmenu.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer het type en selecteer een profiel.

   Let op:

   Je kunt alleen een profiel kiezen dat al in Profit gekoppeld is. Als je bijvoorbeeld een menu-item wilt maken voor het dossierprofiel Vraag personeelszaken, dan moet dit profiel al gekoppeld zijn op het tabblad Dossier.

6. Vul de omschrijving in. Dit is de omschrijving van het snelmenu-item in Pocket.

   

Functionaliteit activeren:

Gebruikers zien het menu-item pas als ze geautoriseerd zijn en als Ververs configuratie is uitgevoerd.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Selecteer de gebruikersgroep.
3. Ga naar het tabblad Pocket en autoriseer het onderdeel Mijn Pocket.

Menu gebruiken in Pocket:

Je bereikt het menu in Profit via de + knop.

Zoekweergaven instellen

Een gebruiker kan in AFAS Pocket gegevens opzoeken in een zoekweergave. Bij een aantal zoekweergaven kun je de indeling van de weergave zelf bepalen.

Let op:

Dit geldt alleen voor zoekweergaven op basis van een profiel, bijvoorbeeld bij declaraties op basis van declaratieprofielen.

Je maakt de weergave voor Pocket eerst in de functie waarin je de weergave normaal gesproken onderhoud. Vervolgens koppel je de weergave in de instellingen van AFAS Pocket.

Weergaven onderhouden:

1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
2. Alle zoekweergaven staan op het tabblad Zoekweergaven. Alleen 'Mijn dossier' vind je op het tabblad Mijn dossier.
3. Klik op Toon en voeg eventueel een nieuwe weergave toe. Houdt er rekening mee dat Pocket de velden onder elkaar zet, gebruik dus niet teveel velden.

   Je kunt de zoekweergave op projecten in Pocket alleen gebruiken als je geen gebruik maakt van geldigheidscombinaties. Deze zoekweergave gebruik je bij vastleggen van een dossieritem of een declaratie waarbij het veld Project is opgenomen.

   

Agenda

Gebruikers kunnen afspraken in de agenda in InSite raadplegen via Pocket. Een gebruiker kan ook een afspraak toevoegen, maar een repeterende afspraak toevoegen is niet mogelijk. Dit kan wel in InSite.

Profit Agenda autoriseren:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Selecteer de gebruikersgroep waarvan de leden toegang mogen hebben tot de agenda.
3. Ga naar het tabblad: Pocket.
4. Autoriseer het onderdeel Agenda.

Profit Agenda gebruiken:

Let op de instellingen in de agenda voor het tonen van InSite-afspraken en andere afspraken. Ook instellingen op je smartphone kunnen van invloed zijn op het tonen van privé-afspraken.

Kalender

Met de Pocket Kalender beschikt de gebruiker over één centrale plek voor het vastleggen en raadplegen van afwijkingen op het werklocatiepatroon, verlof, gewerkte uren en agenda-afspraken. De agenda is in Pocket bereikbaar via een handige knop onder het menu.

Voorbereiding:

Profit Kalender biedt functionaliteit die je eerst moet hebben ingericht voor Pocket en op andere plekken in Profit. Loop de volgende onderdelen na:

• Inrichting Profit Agenda
• Inrichting uren boeken in Pocket
• Inrichting werklocatiepatroon
• Inrichting verlof

Profit Kalender autoriseren:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Selecteer de gebruikersgroep waarvan de leden toegang mogen hebben tot de agenda.
3. Ga naar het tabblad Pocket en autoriseer het onderdeel Kalender.

Profit Kalender gebruiken:

Op basis van de keuze bovenaan zie je extra informatie.

Bij werklocatiepatroon zie je een stip voor werkdagen en een huisje voor thuiswerkdagen. Bij werklocaties kun je ook multiselect werken.

Nieuwsberichten filteren en weergavenaam aanpassen

e kunt nieuwsberichten in InSite tonen. Dit kan op de volgende manieren:

• Menu Nieuws.

  Dit menu heeft twee weergaven, namelijk Persoonlijk (ongelezen nieuwsberichten) en Alle (documenten waar je als gebruiker rechten op hebt).

• Nieuwsberichten via je eigen menu 'Mijn Pocket'

  Toegankelijk maken van alle documenten van een bepaald documentsjabloon of losse documenten (zoals een veiligheidsinstructie, personeelshandboek, etc). Lees hier meer over de inrichting van Mijn menu.

Voorbereiding:

Richt de autorisatie van nieuwsberichten per documentsjabloon in. Autoriseer per documentsjabloon de juiste lezers. Deze autorisatie geldt ook voor Pocket.

Nieuwsberichten autoriseren:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Selecteer de gebruikersgroep waarvan de leden toegang mogen hebben tot nieuwsberichten.
3. Ga naar het tabblad Pocket en autoriseer het onderdeel Nieuws.
4. Sluit de autorisatie tool.

   Link naar item in Pocket

   Je kunt een link naar een Pocket-gebruiker sturen, bijvoorbeeld per mail. Als de Pocket-gebruiker hierop klikt, wordt Pocket geopend met het betreffende onderdeel of gegeven.

   Algemeen

   Onderdeel	Link
   Loonstroken	www.afaspocket.nl/payslips
   Berichten	www.afaspocket.nl/messages

   Gegeven openen

   Onderdeel	Link
   Dossieritem	www.afaspocket.nl/subject/2382833
   Document	www.afaspocket.nl/document/3232346323232
   Contact	www.afaspocket.nl/contact/12345
   Project	www.afaspocket.nl/project/X10000
   Declaratie	www.afaspocket.nl/declaration/1223453
   Flexdeclaratie	www.afaspocket.nl/flexdeclaration/1223433

   Aanmaken

   Onderdeel	Link
   Nieuw dossieritem op basis van profiel.	www.afaspocket.nl/newsubject/123	Insturen van dossieritem op basis van profiel 123.
   Nieuw dossieritem met bestemming Medewerker	www.afaspocket.nl/newsubject/employee	insturen van alle dossieritem types met bestemming medewerker. De ingelogde medewerker wordt ingevuld.
   Nieuw dossieritem met bestemming Project	www.afaspocket.nl/newsubject/fieldData?PjId=12345	Insturen van alle dossieritem types met bestemming project. Het project wordt gevuld op basis van de ingevulde code.
   Nieuw dossieritem o.b.v. profiel met met bestemming Project	www.afaspocket.nl/newsubject/123/fieldData?PjId=12345	Insturen van dossieritem op basis van profiel 123 met als bestemming project 12345.