Elektronische bankafschriften inrichten

Met het inlezen van bankafschriften bespaar je tijd en voorkom je fouten. Je downloadt de afschriften van je bank in de vorm van bestanden. Door een bestand in te lezen, hevel je de afschriftregels over naar het bankboek in je administratie. Heb je meerdere administraties, dan kun je de afschriftregels in één keer inlezen voor alle administraties.

Profit lettert openstaande posten van debiteuren en crediteuren tijdens het inlezen automatisch af als de betreffende betalingen herkend worden.

Elektronische bankafschriften autoriseren

Richt de autorisatie van dit onderdeel in, zodat de juiste gebruikers toegang hebben tot de benodigde functies en gegevens.

Let op:

Als de omgeving meerdere administraties heeft, bevat de functie Bankafschrift alle bankafschriften van alle administraties. Je kunt voor deze functie filterautorisatie toepassen en daarmee per administratie autoriseren, zodat gebruikers alleen bankafschriften zien van de administraties waarop zij recht hebben. Je gebruikt hiertoe het filtertype Financieel - Dagboeken in de Autorisatie tool.

Autorisatie inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Selecteer juiste groep of gebruiker.
3. Ga naar het tabblad: Menu
4. Ga naar: Alle menu-items / Financieel / Boeken.

   

5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
   • Bankafschrift
6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
7. Ga naar: Financieel / Boeken / Bankafschrift / Acties.

   

8. Selecteer daarbinnen de desbetreffende actie(s) die je wilt autoriseren voor Bankafschrift.
9. Ga naar: Financieel / Boeken / Bankafschrift / Tabbladen.
10. Autoriseer de tabbladen:
    • Algemeen
    • Ingelezen bankbestand
    • Mutaties
11. Sluit de Autorisatie tool.
12. Klik op Ja bij de melding..

    De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen.

Zie ook

• Autorisatie inrichten
• Gebruikersgroep autoriseren op acties

Instellingen bankafschriften inrichten

Je bepaalt per administratie de instellingen voor het inlezen van bankafschriften. Met deze instellingen beperk je het aantal criteria waarop Profit controleert tijdens het verwerken. Hoe verder je deze mogelijkheden begrenst, hoe sneller de verwerking zal gaan.

Deze instellingen moet je doen zowel voor 'handmatig' als automatisch inlezen van bankafschriften via de bankkoppeling.

Administratie instellingen bankafschriften inrichten:

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen administratie.
2. Ga naar het tabblad: Bankafschriften inlezen.
3. Deb.incasso afboeken op rek. 'Betalingen onderweg' wanneer je gebruik maakt van het automatisch incasseren van debiteuren:
   • vink dit veld aan als de bank incasso’s post-voor-post in het bankafschriftbestand aanlevert.
   • vink dit veld uit als de bank incasso’s als één bedrag in het bankafschriftbestand aanlevert.

   Dit is afhankelijk van de afspraak die je met de bank (of meerdere banken) hebt over hoe zij incasso’s aanleveren.

   Je maakt bij het samenstellen van het betaalbestand gebruik van een tussenrekening, de grootboekrekening Betalingen onderweg. Deze grootboekrekening is in de eigenschappen van je bankrekening (degene waarmee je de incasso-opdracht genereert) gekoppeld. Als je het betaalbestand genereert, boek je de openstaande posten meteen af bij de debiteuren en debiteer je deze tussenrekening. Als je het bankafschrift met de incasso verwerkt, boek je het geïncasseerde bedrag ook op de tussenrekening Betalingen onderweg (maar nu credit) zodat de tussenrekening weer glad loopt. Als je het bankafschrift automatisch verwerkt, boekt Profit het geïncasseerde bedrag automatisch op de tussenrekening Betalingen onderweg.

4. Crediteurbetaling afboeken op rekening 'Betalingen onderweg' wanneer je gebruik maakt van het automatisch betalen van crediteuren of automatisch terugbetalen van debiteuren :
   • vink dit veld aan als de bank crediteurbetalingen of debiteurbetalingen post-voor-post in het bankafschriftbestand aanlevert.
   • vink dit veld uit als de bank crediteurbetalingen of debiteurbetalingen als één bedrag in het bankafschriftbestand aanlevert.

   Dit is afhankelijk van de afspraak die je met de bank (of meerdere banken) hebt over hoe zij crediteurbetalingen aanleveren.

   Als je zowel een bank hebt die ze per crediteur (post-voor-post) aanlevert en een bank hebt die ze als één bedrag aanlevert, vink dan het veld aan.

   Je maakt bij het samenstellen van het betaalbestand gebruik van een tussenrekening, de grootboekrekening Betalingen onderweg. Deze grootboekrekening is in de eigenschappen van je bankrekening (degene waarmee je de betaalopdracht genereert) gekoppeld. Als je het betaalbestand genereert, boek je de openstaande posten meteen af bij de crediteuren en crediteer je deze tussenrekening. Als je het bankafschrift met de betaling verwerkt boek je het betaalde bedrag ook op de tussenrekening Betalingen onderweg (maar nu debet) zodat de tussenrekening weer glad loopt. Als je het bankafschrift automatisch verwerkt, boekt Profit het betaalde bedrag automatisch op de tussenrekening Betalingen onderweg.

5. Vul, als je factureert met Profit, de waarde 1 in bij Startpositie factuurnummer.

   Positie 1 is de startpositie van het factuurnummer uit het factureringsproces in het betalingskenmerk. Werk je met software van derden voor de facturering? Raadpleeg dan de leverancier voor de juiste positie van het factuurnummer in het betaalbestand.

6. Vul een waarde in bij Lengte factuurnummer..

   Je vindt de juiste waarde op de volgende manier:

   1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Nummerinstellingen / Tellers.
   2. Open de eigenschappen van de teller Verkoopfactuur van de huidige administratie.

   De gevraagde waarde staat in het veld Totale lengte.

7. Vul bij Factuurnummerreeks t.b.v. matching de start- en eindwaarde in van de factuurreeks waarin Profit moet zoeken in alle openstaande posten in de omgeving. Is er (met behulp van het IBAN) geen debiteur/crediteur gevonden? Dan gaat Profit verder met het zoeken van de factuur in alle openstaande posten in de omgeving. Profit probeert dan via het factuurnummer de juiste debiteur/crediteur te vinden.

   Let op:

   Bij implementaties wordt meestal de reeks INK1 t/m INK9999999 toegepast, deze is geschikt als de klant oplopende factuurnummers gebruikt.

   Er zijn echter organisaties die geen oplopende factuurnummers gebruiken, maar bijvoorbeeld 'willekeurig' gegenereerde factuurnummers met cijfers en letter door elkaar. In deze situatie gebruik je bijvoorbeeld de eindwaarde 'INKzzzzzzzz' in de factuurnumerreeks. Nu gebruikt Profit alles ónder de 'Z' plús de cijfers.

8. Vul de gegevens in het vak Matchen debiteur op BSN alleen in als je hierop wilt afletteren.
9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Grootboekrekening bank inrichten

Je voegt een grootboekrekening toe voor de bank als deze nog niet bestaat of controleert de eigenschappen van de grootboekrekening voor de bank.

Als je werkt met meerdere administraties, houdt er dan rekening mee dat je grootboekrekeningen onderhoudt op omgevingsniveau. Het grootboekrekeningschema geldt dus voor alle administraties van de omgeving. Bijvoorbeeld de grootboekrekening 'Rabobank 30.00.00.100' kan slechts in één administratie worden gebruikt, de grootboekrekening 'Rabobank' in meerdere administraties.

Je kunt een bankrekening toevoegen aan een grootboekrekening op het tabblad Bankrekening, maar dat is niet voor de grootboekrekening Bank bedoeld.

De koppeling van de bankrekening voor verwerken van bankmutaties van elektronische bankafschriften, incasso- en betaalopdrachten verloopt namelijk via:

• het dagboek voor de betreffende bankrekening en
• de bankrekening (via Algemeen / Inrichting / Instellingen betalingen / Bankrekening)

Grootboekrekening bank inrichten:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
2. Open de eigenschappen of voeg een nieuwe grootboekrekening toe.
3. Vul de volgende kenmerken in als je een nieuwe grootboekrekening toevoegt:
   • Rekeningnummer: moet vallen tussen de grenzen die je in de Administratie instellingen hebt vastgelegd
   • Type rekening: Activa
   • Soort rekening: Overige
   • Voorkeur (debet/credit): Geen voorkeur
   • Eventueel Rapportagecockpit: Liquide middelen
4. Klik enkele malen op Volgende en dan op Voltooien om de wizard af te ronden.

Zie ook:

• Grootboekrekening toevoegen

Dagboek bank inrichten

Als je een bankafschrift wilt inlezen, moet het bankrekeningnummer van dit bankafschrift gekoppeld zijn aan een bankboek.

Inrichten dagboek bank:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Dagboek.
2. Klik op: Nieuw.
3. Voeg een dagboek toe met de volgende kenmerken:
   • Soort dagboek: Financieel.
   • Tegenrekening: Grootboekrekening Bank. Als je deze grootboekrekening niet kunt vinden, dan kan het zijn dat deze nog niet bestaat. Annuleer dan de wizard en voeg eerst de grootboekrekening voor de bank toe.
   • Teller laatste boekstuk: teller Bank.
   • Bankrekening: rekeningnummer van de bank.
   • Valuta bankrekening: Euro.
   • Controle negatief kassaldo: .n.v.t..

Zie ook:

• Dagboeken inrichten

Teller boekstuknummer bankboek inrichten

De bank levert bij het bankafschriftbestand het bankafschriftnummer aan. Sommige banken leveren ook het boekstuknummer aan, waarbij het boekstuknummer gelijk is aan het afschriftnummer. Als de bank dit niet aanlevert, dan kun je de teller voor het boekstuknummer instellen, zodat deze gelijk is aan het bankafschriftnummer bij het verwerken van een bankafschrift.

Teller boekstuknummer bank inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Nummerinstellingen / Tellers.
2. Filter in de kolom Tellerset op soort teller Boekstuknummer.
3. Open de eigenschappen van de betreffende bankteller.

   Je ziet de laatst gebruikte waarde bij Huidige waarde.

4. Wijzig de waarde bij Huidige waarde.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook:

• Tellers inrichten

Bankrekening automatisch toevoegen inrichten

Als je een elektronisch bankafschrift verwerkt kan het gebeuren dat Profit onbekende bankrekeningnummers in het afschrift tegenkomt.

Je stelt in het boekingslay-out voor het verwerken van bankafschriften in of Profit de ontbrekende rekeningnummers wél of niet automatisch moet toevoegen in de eigenschappen van de debiteur/crediteur. Zodra je de instelling in het boekingslay-out aanzet voegt Profit tijdens het verwerkingsproces van bankafschriften de onbekende bankrekeningnummers automatisch toe bij de debiteur of crediteur.

Nieuwe bankrekeningen moeten worden beoordeeld via de workflow, als dit is ingericht. Een nieuwe bankrekening die nog niet is goedgekeurd, heeft de status Ter beoordeling. Een nog te beoordelen bankrekening kan niet worden gebruikt voor betalingen.

Boekingslay-out instellen voor Bankrekening automatisch toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
2. Open de eigenschappen van het boekingslay-out dat je gebruikt voor het verwerken van bankafschriften.

   Gebruik het snelfilter om het juiste boekingslay-out gemakkelijk te vinden.

3. Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
4. Vink Bankrekening automatisch toevoegen aan als je wilt dat Profit tijdens het verwerken van bankafschriften de ontbrekende rekeningnummers automatisch toevoegt bij de debiteur of crediteur.

   Je zet de instelling uit als je niet wilt dat Profit de onbekende rekeningnummers automatisch toevoegt in de eigenschappen van de debiteur/crediteur. In sommige situaties is het automatisch toevoegen van het rekeningnummer niet wenselijk. Bijvoorbeeld als een openstaande post bij een debiteur door een derde partij betaald wordt. Om te voorkomen dat rekeningnummers van derden automatisch worden toegevoegd in de eigenschappen van de debiteur zet je de instelling Bankrekening automatisch toevoegen uit.

   

5. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Let op:

   Wanneer je constateert dat een bankrekeningnummer bij een debiteur of crediteur automatisch is toegevoegd zonder dat je dit zelf hebt gedaan, controleer dan de instellingen van de boekingslay-out die je gebruikt bij het verwerken van bankafschriften.

Bankafschrift direct automatisch verwerken na inlezen

In de boekingslay-out van het bankafschrift kun je aangeven of Profit het bankafschrift direct automatisch moet verwerken.

Zodra er bankafschriften worden ingelezen via de bankkoppeling, verwerkt Profit op deze manier bankafschriften (voor zover mogelijk) direct automatisch. Zo kun je bankafschriften iedere dag automatisch laten verwerken, zonder dat je op automatisch verwerken hoeft te klikken.

Instellingen boekingslay-out

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
2. Open de boekingslay-out. (Bankafschrift)
3. Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
4. Vink Direct automatisch verwerken na inlezen aan.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Boekingslay-out koppelen in de eigenschappen van het dagboek

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Dagboek.
2. Open het dagboek Bank.
3. Ga naar het tabblad: Lay-out.
4. Selecteer bij Bankafschrift verwerken de boekingslay-out Bankafschrift automatisch verwerken.

Transactiecode bank toevoegen

Je gebruikt transactiecodes om bepaalde transacties tijdens het inlezen van bankafschriften automatisch op een bepaalde grootboekrekening te boeken en eventueel te verbijzonderen. Hiermee kun je bijvoorbeeld ontvangsten vanuit een PIN-automaat automatisch op een opbrengstrekening boeken, of het ingehouden commissiebedrag van een creditcardbetaling automatisch afboeken op een tegenrekening.

Je kunt voor één bank meerdere identieke transactiecodes toevoegen, mits je een afwijkende Zoekwaarde invult. Met Zoekwaarde verfijn je de matching bij het automatisch verwerken van bankafschriften.

De transactiecode en -omschrijving vind je terug in de afschriftregel van het bankafschrift (of kun je navragen bij de bank).

Je kunt tijdens het verwerken van een bankafschrift ook direct een nieuwe transactiecode aanmaken via de actie Nieuwe transactiecode bank. De wizard haalt hierbij de benodigde gegevens op uit de boeking.

De 8 -cijferige verrichtingscodes van Belgische bankafschriften (CODA-bestand) kun je ook koppelen aan transactiecode bank. De werking is gelijk aan de werking van de transactiecodes in Nederland.

Je kunt de transactiecodes ook importeren via Financieel / Beheer / Import grootboek / Transactiecode of toevoegen via de UpdateConnector KnBankTransaction.

Transactiecode bank toevoegen:

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Transactiecode bank.
2. Klik op: Nieuw.
3. Je kunt ook tijdens het verwerken van een bankafschrift een transactiecode toevoegen met de actie Nieuwe transactiecode bank.
4. Selecteer de gewenste bankorganisatie bij Bank.

   Als je de bankorganisatie niet kunt vinden, dan kan het zijn dat deze nog niet bestaat. Annuleer dan de wizard en voeg eerst de bankorganisatie toe.

   

5. Vul de transactiecode van de afschriftregel van de bank in bij Transactiecode.

   Let op: 

   De controle op de transactiecode is hoofdlettergevoelig bij aanwezigheid van een letter. De voorbeeldwaarde N121 zoals in bovenstaand schermafdruk verschilt van n121.

6. Vul een waarde in bij Omschrijving.
7. Vul eventueel een waarde in bij Zoekwaarde.

   Als je Zoekwaarde invult verfijn je de matching. Zeker bij het boeken van creditcardcommissie is dit van belang om de juiste creditcardmaatschappij te vinden. Bijvoorbeeld ‘EUR MERCHANT SERV VISA’ of ‘AMERICAN EXP SERVICE’ om Visa c.q. American Express te vinden.

   Je kunt voor de pinbetalingen/maestrobetalingen dezelfde transactiecode aanmaken, maar met een afwijkende zoekwaarde. Je vult bij Zoekwaarde een waarde in die uniek is en altijd bij dit type betaling aanwezig is in de bankafschriftregel.

8. Selecteer de tussenrekening voor de ingelezen bedragen bij Rekening.

   Dit is de grootboekrekening waarop Profit de bedragen boekt van deze transactiecode bij het inlezen van elektronische bankafschriften.

   Selecteer bijvoorbeeld de grootboekrekening Tussenrekening PIN (activarekening) of Tussenrekening Creditcard (activarekening) als je bij het inlezen van bankafschriften ook direct op deze grootboekrekening wilt boeken. Als je de grootboekrekening niet kunt vinden, dan kan het zijn dat deze nog niet bestaat. Annuleer dan de wizard en voeg eerst de grootboekrekening toe.

9. Vink Commissie automatisch boeken op kostenrekening aan als je deze kosten automatisch wilt boeken op een rekening.
10. Vul de grootboekrekening in van de kostenrekening bij Rekening waarop je de commissie wilt boeken. Je vult dit veld alleen in als je Commissie automatisch boeken op kostenrekening hebt aangevinkt.

    Als je de grootboekrekening niet kunt vinden, dan kan het zijn dat deze nog niet bestaat. Annuleer dan de wizard en voeg eerst de grootboekrekening toe.

11. Klik op: Voltooien.

Zie ook

• Automatische verwerking bankafschrift

Transactiecode bank met verbijzondering toevoegen

Je kunt transactiecodes gebruiken om bij het inlezen van bankafschriften automatisch het geboekte bedrag te verbijzonderen.

Let op:

De onderstaande uitleg geldt voor Swift-transacties. Er zijn banken die geen gebruik maken van Swift, zoals de Rabobank. Voor deze banken geldt de uitleg niet.

Transactiecode bank met verbijzondering toevoegen:

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Transactiecode bank.
2. Open de gewenste transactiecode.
3. Ga naar het tabblad: Verbijzonderingen.
4. Klik op: Nieuw.

   Deze knop is actief als je bij de gekoppelde grootboekrekening verbijzonderingsassen hebt gekoppeld.

5. Vul een waarde in bij Zoekwaarde.

   Het matchingsproces vergelijkt de ingevulde waarde met de derde regel van record ':86:' van een transactie in het bankafschriftbestand. Na het inlezen van het bestand kun je deze waarde in Profit terugvinden.

   1. Ga naar: Financieel / Boeken / Bankafschrift.
   2. Open de eigenschappen van het bankafschrift.
   3. Ga naar het tabblad: Ingelezen bankbestand.

      Hier staan de originele afschriftregels met de omschrijving.

   Wanneer sprake is van een match tussen de zoekwaarde en de waarde in het bestand, dan verbijzondert Profit het geboekte bedrag op de grootboekrekening die is opgegeven op het tabblad Transactie-instellingen, volgens de ingestelde verbijzondering.

   Let op: 

   Indien je de grootboekrekening uit kader Algemeen wel verbijzondert en de grootboekrekening uit kader Afhandeling commissie creditcard niet, dan werkt de eerste verbijzondering door. In andere gevallen kun je verbijzonderingscodes invoeren tijdens het verwerken van het afschrift.

6. Vul in een of meer velden de verbijzonderingstoewijzingen in: de combinatie van verbijzonderingsas en -code bij de gegeven grootboekrekening.
7. Klik op: Voltooien.
8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Voorbeeld: 

Swifttransactie:

• :61:040219C000000000393,91N121NONREF
• :86:LIN-O-LUX
• :86:AFREKENING PIN-TRANSACTIES
• :86:Verk.punt PT5101       periode 049

  Transactie-instelling:

• Transactie: N121
• Omschrijving: Pin-ontvangsten
• Grootboekrekening: 1010

  Verbijzondering:

• Zoekwaarden: Verk.punt PT5001, Verk.punt PT5101, etc.
• Code as1:  100, 110, etc.  
• Code as2:  1000, 1001, etc.

  De transactiecode in record :61: matcht met grootboekrekening 1010. Deze rekening heeft twee verbijzonderingsassen.

  Bij de transactiecode staat zoekwaarde Verk.punt PT5101 ingesteld. De derde regel van record :86: geeft een match. Op basis hiervan verdeelt Profit het bedrag € 393,91 over verbijzonderingscode 100 op verbijzonderingsas 1 en verbijzonderingscode 1000 op verbijzonderingsas 2.

Equens-betalingen inrichten

Je richt dit onderdeel in als je Equens-betalingen automatisch wilt verwerken.

• Grootboekrekening toevoegen
• Dagboek inrichten

Bankafschriften afletteren op BSN-nummer inrichten

Je richt dit onderdeel in als je bij het verwerken van bankafschriften wilt afletteren op basis van het BSN van de debiteur/persoon.

Deze functionaliteit is bijvoorbeeld voor de kinderopvangbranche van belang. Een bedrag afkomstig van de Belastingdienst dat bestemd is voor een debiteur/persoon kan Profit automatisch verwerken via het BSN van de persoon.

Let op:

Voor het afletteren op BSN moet de Belastingdienst als debiteur in Profit aanwezig zijn met het bankrekeningnummer dat je invult bij Bankrekeningnummer Belastingdienst in de administratie-instellingen. Controleer of de Belastingdienst als debiteur met het juiste bankrekeningnummer in Profit aanwezig is, anders moet je deze debiteur toevoegen.

Bankafschriften afletteren op BSN inrichten:

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen administratie.
2. Ga naar het tabblad: Bankafschriften inlezen.

   

   Op dit tabblad vul je de gegevens in het vak Matchen debiteur op BSN in. Voor meer informatie over de andere velden, zie beschrijving bij Instellingen bankafschriften inrichten.

3. Vul het bankrekeningnummer van de Belastingdienst in bij Bankrekeningnummer Belastingdienst.
4. Vul een waarde in bij Zoekwaarde die in de omschrijving van het bankafschrift moet staan.

   In dit voorbeeld kinderopvang.

5. Vink Match openstaande factuur aan als de openstaande post opgezocht moet worden als Profit een verkooprelatie/debiteur bij het BSN heeft gevonden.

   Bij het verwerken van de bankafschriften moet het rekeningnummer gelijk zijn aan het Bankrekeningnummer Belastingdienst en Zoekwaarde moet voorkomen in de omschrijving van het bankafschrift. In de omschrijving moet ook het woord 'nr.' en daarna het BSN voorkomen. Profit zoekt achter het woord 'nr.' naar maximaal 9 cijfers, totdat er een ander teken in de omschrijving gevonden wordt. Profit maakt het gevonden nummer op en controleert of dit nummer een geldig Nederlands BSN is. Daarna zoekt Profit of er precies één niet-geblokkeerde debiteur in de omgeving bestaat met dit BSN. Je vult het BSN in de eigenschappen van de persoon op het tabblad Persoonsgegevens bij het veld Burgerservicenummer. Een BSN mag slechts bij één persoon voorkomen.

   Als Match openstaande factuur is aangevinkt, dan worden de openstaande posten van deze debiteur erbij gezocht mits:

   • bij de gevonden debiteur slechts één openstaande factuur voorkomt;
   • het bedrag van de bijschrijving gelijk is aan het bedrag van de openstaande post;
   • het bedrag van de bijschrijving kleiner is aan het bedrag van de opstaande post.

   Heeft Profit (op basis van bovenstaande methode) géén debiteur gevonden? Dan start Profit de normale matching procedure. Profit gaat dan op zoek naar de bijbehorende openstaande post door te zoeken via het betalingskenmerk, via het IBAN en door te zoeken naar factuurnummers in de omschrijving.

   Als het matchen op BSN is ingericht heeft het zoeken via BSN dus de allerhoogste prioriteit in deze procedure.

Aan het eind wordt de normale matching procedure afgemaakt op de eventueel gevonden openstaande posten.

Zie ook

• Elektronische bankafschriften