Rekening-courant inrichten

Een omgeving bevat altijd één hoofdadministratie en eventueel meerdere subadministraties. Template-omgevingen bevatten standaard tien administraties. Voor deze administraties zijn onder meer dagboeken, integratiesoorten en rekening-courantverhoudingen al ingericht. Pas daarom eerst een meegeleverde rekening-courantverhouding aan. Gebruik je meer dan tien administraties, dan richt je extra rekening-courantverhoudingen zelf in.

Dit ga je inrichten

Je controleert eerst de bestaande inrichting. Daarna voeg je een dagboek en een grootboekrekening voor rekening-courant toe. Tot slot richt je de rekening-courantverhouding in.

Gebruik je intercompany, dan kun je met een rekening-courantkoppeling intercompanyboekingen automatisch afletteren. Zo voorkom je openstaande posten en handmatig afletteren na het journaliseren.

Stap 1: Bestaande inrichting controleren

Controleer eerst de bestaande inrichting voor rekening-courant. Werk je in een template-omgeving of ben je een bestaande klant, dan kunnen rekening-courantverhoudingen al aanwezig zijn. Controleer deze verhoudingen daarom eerst en wijzig ze waar nodig.

Bestaande rekening-courantverhoudingen controleren:

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Inrichting rekening-courant.

   In de weergave zie je welke rekening-courantverhoudingen in de omgeving zijn ingericht.

2. Open de eigenschappen van de rekening-courantverhouding.
3. Controleer de gekoppelde grootboekrekeningen.

   De grootboekrekening van de bronadministratie staat onder Bronadministratie. De grootboekrekening van de doeladministratie staat onder Doeladministratie.

4. Selecteer zo nodig andere grootboekrekeningen.

   Wil je een gekoppelde grootboekrekening hernoemen, ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.

5. Selecteer zo nodig een ander dagboek.

   Wil je een gekoppeld dagboek hernoemen of instellingen bekijken, ga naar: Financieel / Grootboek / Dagboek.

6. Klik op: Opslaan en sluiten.
7. Herhaal deze stappen voor de andere rekening-courantverhoudingen.

Zijn alle rekening-courantverhoudingen correct ingericht, dan ben je klaar met dit onderwerp. Ontbreken er nog rekening-courantverhoudingen, ga dan door naar de volgende stap.

Stap 2: Dagboek toevoegen

Je voegt een nieuw dagboek toe aan de ontvangende administratie voor het boeken van inkoopfacturen. Bij een inkoopfactuur boek je de btw in de hoofdomgeving en de inkoop(kosten) in de subomgeving. Voor een juiste rekening-courantverhouding moet je Btw-bedrag automatisch berekenen aanvinken.

Rekening-courantverhouding dagboek voor inkoopfacturen toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / Administratie / Openen.
2. Open de ontvangende, andere administratie.
3. Ga naar: Financieel / Grootboek / Dagboek.
4. Klik op: Nieuw.
5. Vul een waarde in bij Code dagboek.
6. Vul de omschrijving in.
7. Selecteer bij Soort dagboek altijd Variabel memoriaal.
8. Vink Btw-bedrag automatisch berekenen aan voor een correcte rekening-courantverhouding.
9. Vul de overige velden in.
10. Klik op: Volgende.
11. Selecteer de boekingslay-outs.
12. Klik op: Voltooien.

Stap 3: Grootboekrekening toevoegen

Je voegt een nieuwe grootboekrekening toe voor de rekeningcourantverhouding. Deze rekening is een balansrekening waarop geen btw-boekingen zijn toegestaan. Je kunt kiezen uit één grootboekrekening (die bij consolidatie het saldo 0,00 aangeeft) of twee grootboekrekeningen (die bij consolidatie samen 0,00 aangeven).

Je kunt voor iedere administratie een aparte grootboekrekening gebruiken, maar je kunt ook volstaan met één grootboekrekening om de rekening-courant te onderhouden. Het grootboek geldt immers voor alle administraties in de omgeving. Bij consolidatie van de twee administraties zal het saldo van deze grootboekrekening dan nul zijn.

Rekening-courantverhouding grootboekrekening toevoegen:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul een waarde in bij Rekeningnummer.

   Het nummer moet liggen tussen de grenzen die je in de Administratie instellingen hebt vastgelegd.

4. Vul een zoeknaam in, deze kun je later gebruiken om het boeken op deze rekening te vergemakkelijken.
5. Vul de omschrijving in.
6. Selecteer Activa bij Type rekening.
7. Selecteer Overige bij Soort rekening. De andere types hebben betrekking op btw/icp-rekeningen.
8. Vink Handmatig boeken blokkeren eventueel aan bij grootboekrekeningen die je alleen gebruikt voor mutaties die gegenereerd worden vanuit andere onderdelen van Profit
9. Vul de overige velden in.
10. Klik op: Volgende.
11. Vink Btw toestaan uit als bij het boeken van een mutatie op deze rekening geen btw-mutatie toegevoegd mag worden.

    Je vinkt het veld uit als er sprake is van een fiscale eenheid voor de RC-verhouding. Als er onderling geboekt wordt tussen administraties die geen fiscale eenheid vormen dan moet de btw ten laste komen van de administratie waarin de factuur geboekt wordt.

12. Klik op: Volgende.
13. Klik enkele malen op Volgende en dan op Voltooien om de wizard af te ronden.

Stap 4: Rekening-courantverhouding inrichten

Je richt de rekening-courantverhouding in, waarbij je een rekening-courantkoppeling vastlegt tussen de ene administratie en de andere administratie. Dit kun je het beste doen in de eerste (hoofd)administratie.

Je kunt met deze koppeling boekingen maken van de eerste administratie naar de andere administratie. Als je omgekeerd wilt boeken, dus van de andere administratie naar de eerste administratie, maak je daarvoor in de andere administratie een gelijksoortige koppeling aan.

Rekening-courant inrichten:

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Inrichting rekening-courant.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer de bronadministratie en de grootboekrekening.
4. Selecteer de doeladministratie en de grootboekrekening. Dit zijn de gegevens van de andere administratie waarmee je de rekening-courantverhouding onderhoudt.
5. Selecteer het speciaal aangemaakte dagboek in de andere administratie bij Dagboek.
6. Klik op: Voltooien.

In dit voorbeeld leggen we de inrichting van meerdere administraties met rekening-courantverhoudingen uit.

Inrichtingsvoorbeeld:

Je hebt bijvoorbeeld drie administraties.

1. Voeg de rekeningen toe in het centrale rekeningschema van de omgeving, bijvoorbeeld:
   • 1531 Rek.crt Werkmij  X
   • 1532 Rek.crt Werkmij  Y
   • 1533 Rek.crt Holding
2. Voeg in elke administratie een variabel memoriaal dagboek rekening courant toe. Bijvoorbeeld dagboek 98.
3. Ga naar: Financieel / Beheer / Inrichting rekening-courant.
4. Voeg de volgende inrichtingen toe:
    

   Adm.nr. van:	R-c van:	Adm.nr. naar:	R-c naar:	Dagboek
   1 Werkmij X	1532 Rek.crt Werkmij  Y	2 Werkmij  Y	1531 Rek.crt Werkmij  X	98
   1 Werkmij X	1533 Rek.crt Holding	3 Holding	1531 Rek.crt Werkmij  X	98
   2 Werkmij  Y	1531 Rek.crt Werkmij  X	1 Werkmij X	1532 Rek.crt Werkmij  Y	98
   2 Werkmij  Y	1533 Rek.crt Holding	3 Holding	1532 Rek.crt Werkmij  Y	98
   3 Holding	1531 Rek.crt Werkmij  X	1 Werkmij X	1533 Rek.crt Holding	98
   3 Holding	1532 Rek.crt Werkmij  Y	2 Werkmij  Y	1533 Rek.crt Holding	98

Toelichting schema: Iedere regel vertegenwoordigt een enkelvoudige koppeling, dus bijvoorbeeld van administratie 1 naar administratie 2 maar niet van 2 naar 1, deze maak je apart aan. Je interpreteert een regel als volgt, bijvoorbeeld de eerste regel: vanuit administratie 1 (Werkmij X) vindt een overboeking plaats van rekening 1532 (Rek.crt Werkmij  Y), naar administratie 2 (Werkmij Y) naar rekening 1531 (Rek.crt Werkmij  X).

Zo kun je bijvoorbeeld vanuit administratie 1 en 2 naar administratie 3 boeken, door vanuit deze administraties op rekening 1533 (Rek.crt Holding) te boeken.

Optionele inrichting

Je kunt de inrichting van rekening-courant verder verrijken met optionele inrichting. Deze inrichting is niet verplicht voor de werking.

Je kunt dit uitbreiden met:

• Rekening-courant intercompanyfacturering inrichten

  Gebruik je intercompany, dan kun je met een rekening-courantkoppeling intercompanyboekingen automatisch afletteren. Zo voorkom je openstaande posten en handmatig afletteren na het journaliseren.