Ingrijpen workflow als workflowtaakmanager

Je kunt instellen dat een (groep) gebruikers rechten heeft om een workflow over te nemen van medewerkers die langdurig ziek of uit dienst zijn. Dit zijn de workflowtaakmanagers. Alleen in InSite kunnen workflowtaakmanagers ingrijpen op een workflow.

Voordelen:

• De workflowtaakmanager kan taken afhandelen waar hij niet verantwoordelijk voor is. Er blijft nooit meer een workflow 'hangen' in een taak zodat elke workflow echt wordt afgehandeld.
• De workflowtaakmanager kan het dossieritem openen in het overzicht van de dossieritems in InSite en daarna afhandelen.
• De workflowtaakmanager houdt als 'normale gebruiker' de rechten als hij naast workflowtaakmanager ook een normale gebruiker is.
• De workflowtaakmanager kan overgedragen taken alsnog afhandelen.

  Let op:

  Je kunt bij een dossieritem kijken wie de gebruikers en workflowmanagers van het dossieritem zijn.

Beschrijving

Je kunt op verschillende niveaus groepen en/of gebruikers vastleggen die kunnen ingrijpen in de workflow:

• omgevingsniveau
• workflowniveau
• per taak

Als je dit instelt kun je de pagina Alle taken toevoegen aan InSite. Op deze pagina worden alle taken getoond waar je recht op hebt.

Meer informatie:

• Mijn taken vs Alle taken

Schematisch overzicht vastleggen Workflowtaakmanager:

Omgevingsniveau:

Workflowmanagers op dit niveau kunnen alle taken van alle workflows afhandelen.

Workflowniveau:

Als je een groep vastlegt bij de workflow krijgt deze groep de mogelijkheid om alle taken af te handelen, deze groep komt in de plaats van de groep op omgevingsniveau.

Voorbeeld: 

Op omgevingsniveau heb je de groep ‘Applicatiebeheerders’ vastgelegd om in te kunnen grijpen in de workflow.

Echter, één workflow bevat vertrouwelijke informatie die alleen directieleden mogen zien. Bij deze workflow leg je de groep ‘Directie’ vast om in te grijpen op deze workflow. Dit betekent dat de groep ‘Applicatiebeheerders’ niet meer kunnen ingrijpen op deze workflow.

Taakniveau:

Bij de bestemming in een taak kun je groepen, gebruikers of rollen selecteren die de taak altijd mogen afhandelen. Deze instellingen zijn een aanvulling op de instellingen van omgevings- of workflowniveau. Het is niet mogelijk om bij een Ter info-taak een bestemming de mogelijkheid te geven om in te grijpen in de workflow.

Voorbeeld: 

Op omgevingsniveau heb je de groep ‘Applicatiebeheerders’ vastgelegd om in te kunnen grijpen in de workflow. Bij de taak ‘Realiseren’ heb je twee bestemmingen toegevoegd, de rol ‘Verantwoordelijke’ en de groep ‘Team realisatie’. De groep ‘Team realisatie’ mag ingrijpen op deze taak in de workflow (als de verantwoordelijke andere prioriteiten heeft, dan kan iemand van zijn team de taak overnemen mocht het nodig zijn).

Overzicht alle niveaus

Ingrijpen workflow per omgeving

Je kunt het ingrijpen in de workflow instellen in de eigenschappen van de omgeving. De gebruikers die lid zijn van de groep die je selecteert kunnen alle taken van alle workflows afhandelen.

Je kunt afwijken per workflow en (eventueel) per workflowtaak.

In de autorisatie tool kun je controleren welke gebruikers gekoppeld zijn aan de groep die je wilt instellen.

Ingrijpen workflow per omgeving instellen:

1. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
2. Ga naar het tabblad: Workflow.
3. Selecteer een groep (of gebruiker) bij Workflowtaakmanager.
4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Ingrijpen workflow per workflow

Als je bij een workflow een groep vastlegt als workflowtaakmanagers dan kan deze groep alle taken in de workflow afhandelen. Deze groep komt in de plaats van de groep op omgevingsniveau.

Ingrijpen workflow per workflow inrichten:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
3. Ga naar het tabblad: Workflows.
4. Open de eigenschappen van de workflow of voeg een workflow toe.
5. Klik op het eerste element van de workflow, de zogenaamde starttaak.
6. Selecteer een gebruikersgroep bij Workflowtaakmanager. Daarnaast kun je kiezen uit twee vaste waarden:
   • Controleer, als je kiest voor <Van omgeving gebruiken>, of er op omgevingsniveau een groep is vastgelegd. Als dit niet zo is zijn er geen gebruikers die kunnen ingrijpen in de workflow.
   • Als je kiest voor <Leeg> zijn er ook geen gebruikers die kunnen ingrijpen, ook niet als je wel een groep hebt ingericht op omgevingsniveau. De instelling op workflowniveau is leidend.

   

Ingrijpen workflow per taak

Je kunt per workflowtaak groepen, gebruikers of rollen selecteren die kunnen ingrijpen in de workflow, dit houdt in dat ze de betreffende taak altijd mogen afhandelen. Deze taakbestemming overschrijft de eventuele workflowtaskmanager van de workflow of de omgeving.

Per workflowtaak kun je een andere groep instellen. Als je geen groep selecteert geldt de groep die je hebt vastgelegd bij de workflow. Als je daar ook geen groep hebt ingesteld geldt de inrichting op omgevingsniveau.

Ingrijpen workflow per taak inrichten:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
3. Ga naar het tabblad: Workflows.
4. Open de eigenschappen van de workflow of voeg een workflow toe.
5. Klik op de taak: waarbij je een bestemming de rechten wilt geven om in te grijpen in de workflow.
6. Klik op:  achter Taak bestemd voor.
7. Voeg een bestemming toe.

   

8. Standaard staat Tonen in takenlijst aan bij de bestemming.

   Als je niet wilt dat de gebruiker(s) van de bestemming de taak in zijn takenlijst ziet staan vink je dit uit.

Weergave Taken workflowmanager

Je maakt een aparte weergave met de taken waarop de workflowmanager kan ingrijpen.

Autorisatie workflowmanager:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Voeg eventueel een gebruikersgroep toe voor workflowbeheerders.
3. Controleer of de juiste gebruikers in de groep zitten.
4. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
5. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker (MSS) / Filters / HRM-medewerkers.
6. Selecteer het filter Alle medewerkers en zet dit op Actief.
7. Sluit de Autorisatie tool.

   De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen.

Workflowbeheerder instellen:

1. Ga naar:  Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen, tabblad Workflow.
2. Selecteer de groep Workflowbeheerder bij Workflowtaakmanager.
3. Klik op:  OK.

Functionaliteit toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
2. Voeg een functionaliteit toe gebaseerd op een lege functionaliteit.
3. Het autorisatieniveau is Toegang op basis van rollen.
4. Open de functionaliteit, tabblad Pagina's.
5. Koppel de volgende pagina's:

   

6. Ga naar het tabblad: Pagina-onderdeel.
7. Autoriseer de pagina's zodat je ook in de inhoud van de dossieritems kunt zien. Als je dit niet wilt sla je deze stap over!

   Een voorbeeld van een te autoriseren pagina is 'Medewerker mutatie - gewijzigde gegevens'.

8. Klik op: OK.

Autorisatierol toevoegen:

Maak een autorisatierol aan, zodat de gebruiker rechten krijgt op de betreffende pagina’s

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Autorisatierol.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de omschrijving Workflowmanager in.
4. Klik op: Voltooien.
5. De rol opent direct. Koppel de functionaliteit Workflowmanager.
6. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
7. Selecteer de gebruikersgroep Workflowbeheerder.
8. Ga naar het tabblad InSite.
9. Vink de rol Workflowmanager aan.
10. Sluit de autorisatie tool.

InSite aanpassen:

1. Log in en start Sitebeheer.
   1. Open de site.
   2. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
   3. Klik op: Opslaan en sluiten.
   4. Klik rechtsboven op de gebruikersnaam.

      

   5. Klik op: Sitebeheer.

2. Voeg een menu-item toe die verwijst naar de pagina Alle taken.
3. Publiceer de site.

Voorbeeld weergave workflowmanager:

Een gebruiker uit de groep Workflowbeheer kan altijd de dossieritems benaderen, openen en afhandelen.