Kopersbegeleiding voor de bouw inrichten

Als je koperbegeleiding wilt gebruiken moet je dit eerst inrichten. Hieronder zie je de stappen.

Hier vind je uitleg over het proces en gebruik van de kopersbegeleiding.

Autorisatie

Autoriseer voor kopersbegeleiding:

• Menukeuze: tabblad Menu / Alle menu-items / Projecten / Kopersbegeleiding, de menukeuzes Optielijst en Optiekeuzelijst
• Acties: tabblad Autorisatie / Project / Kopersbegeleiding,
  • de acties bij Optielijst / Acties / Eigenschappen project, Nieuw, Verwijderen
  • de acties bij Optiekeuzelijst / Acties / Nieuw, Definitief maken, Genereren optiekeuzelijsten, Aanmaken voorcalculatie, etc.
• Tabbladen: tabblad Autorisatie / Project / Project / Tabbladen: Bouw, Bouwtype, Optiekeuzelijstregels, Sluitingsdata, (Kopersinformatie staat al aan).

OutSite inrichten

De kopersbegeleiding wordt gedaan in Profit en in de kopersportaal in OutSite.

Voeg in OutSite o.a. de volgende pagina's toe:

• Voeg ook pagina-onderdeel Dossier toe. Mocht het digitaal ondertekenen niet lukken, dan kan de verkooprelatie via de dossieritem(s) daar alsnog ondertekenen.

In InSite is alleen de workflow ‘bevestiging optiekeuzelijst’ beschikbaar. Daarnaast kun je een overzichtspagina met optiekeuzelijst per project toevoegen.

Bouwfasen aanvullen

Je kunt de bouwfasen die je kunt selecteren bij de sluitingsdata, zelf aanvullen. Dit doe je in de vrije tabel Bouwfase.

Zie ook:

• Vrije tabellen aanvullen

  Vrije tabel aanvullen:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.
  2. Open de eigenschappen van de vrije tabel.
  3. Vink Onderhouden in zoekvenster aan, als je nieuwe waarden wilt toevoegen tijdens het zoeken op de waarden uit de tabel. Dit is alleen mogelijk in Profit, niet in InSite.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Vul per taal een code en een omschrijving in. Je kunt ook een kleur opgeven, deze wordt gebruikt in workflows (voor de workflowstatus) en in weergaven.

  Zie ook:

  • Vrije tabel aanvullen

Prijzen op OutSite inclusief btw

Je kunt in de optielijst voorcalculaties laten aanmaken met verkoopprijzen inclusief btw. Als je vervolgens de optiekeuzelijsten voor de koper maakt, komen daarin ook de prijzen inclusief btw.

1. Als je de prijzen in OutSite inclusief btw wilt tonen, moet je eerst de functie Prijzen inclusief btw activeren.
2. Vervolgens voeg je het veld Verkoopprijs incl. btw toe in de kop van de boekingslay-out voor de voorcalculatie, optielijst en de optiekeuzelijst.
3. Bij alle verkooprelaties/kopers waar je prijzen inclusief btw wilt tonen, vink je het veld Prijs incl. btw aan op het tabblad Prijs/korting.

   Je stelt per debiteur/verkooprelatie in of je wilt werken met prijzen inclusief btw.

   Verkooprelatie instellen:

   1. Ga naar: Projecten / Project / Verkooprelatie.
   2. Open de eigenschappen van de verkooprelatie.
   3. Ga naar het tabblad: Prijs/korting.
   4. Bij Prijzen van staat standaard de verkooprelatie zelf geselecteerd.

      Je selecteert een andere verkooprelatie, als de prijzen voor de geselecteerde debiteur ook gelden voor deze debiteur. Dit is handig als je meerdere debiteuren heeft waarvoor dezelfde prijzen gelden. Je hoeft deze prijzen dan maar voor één debiteur te onderhouden. Nadeel is wel dat als je de prijzen bij de 'hoofd'-debiteur wijzigt, je niet ziet welke andere debiteuren met deze prijzen te maken krijgen. Als je een prijslijst aanlegt, heb je dat overzicht wel.

   5. Selecteer een Voorkeur prijslijst inclusief btw.
   6. Vink het veld Prijs incl. btw aan, als je voor deze debiteur alle prijzen inclusief btw wilt hanteren.
   7. Vink Nettoprijs aan om alle kortingen die gelden voor deze debiteur te verrekenen met de prijs per eenheid in de ordermanagement mutaties. Er wordt voor deze debiteur dan een netto prijs gehanteerd (prijs per eenheid - korting), terwijl het percentage korting niet op de orderregel zichtbaar wordt.
   8. Klik op: Opslaan en sluiten. 

   Je stelt daarna nog bij de volgende gegevens instellingen in in verband met prijzen inclusief btw:

   • Artikelprijzen
   • Werksoorten
   • Tarieven

     In verband met prijzen incl. btw is ook een veld toegevoegd in de stamgegevens van de tarieven: Verkoopprijs inclusief btw. In dit veld kun je de verkoopprijs incl. btw vastleggen.

   Zie ook

   • Prijzen/kortingen bij verkooprelatie instellen

Als dit is ingericht kijkt Profit bij het aanmaken van de voorcalculatie (veld: Verkoopprijs incl. btw) of het vinkje Prijzen incl. btw aan staat bij de verkooprelatie.

Bij het aanmaken van de optie(keuze)lijst neemt Profit de waarde over van de verkooprelatie.

De gebruiker kan in de boekingslay-out het veld aanvinken of uitvinken, zolang er nog geen voorcalculaties zijn aangemaakt op de betreffende optielijst.

Zie ook:

• Voorcalculatie incl. btw (algemeen)
• Aparte optielijst 'incl btw'
• Optiekeuzelijst alleen incl btw
• Velden inclusief en exclusief btw

  Onderstaande velden rond inclusief en exclusief btw zijn beschikbaar. Hiermee kun je de waarde van o.a. de aanneemsom bij termijnen verduidelijken als het gaat om inclusief of exclusief btw. Deze velden houden rekening met de instelling Prijs incl. btw bij de verkooprelatie (tabblad Prijs/korting). Zodra er termijnen zijn bij een project, vult Profit de velden. Dit werkt door in het project en de projectprognose.

  Als je bijvoorbeeld de aanneemsom bij een project met particulieren inclusief btw invult, is het lastig in de werkbegroting en de projectprognose de verschillen te herleiden, omdat die exclusief btw zijn. Voeg dan de velden in de weergaven daar toe.

  Factuurtermijn	Berekening
  Termijnbedrag exclusief btw basisvaluta	Volgens de geldende bedrijfsregels qua terugrekenen van vreemde valuta.
  Termijnbedrag exclusief btw vreemde valuta.	Als veld Prijs incl. btw = J, dan opgegeven termijnbedrag / (100%+ btw% van termijn) *100%) Als veld Prijs incl. btw = N, dan opgegeven termijnbedrag

  De velden zijn niet wijzigbaar.

  Project	Berekening
  Totale aanneemsom exclusief btw basisvaluta	Totaal van het veld 'Termijnbedrag exclusief btw basisvaluta' van alle termijnen per project.
  Totale aanneemsom exclusief btw vreemde valuta	Totaal van het veld 'Termijnbedrag exclusief btw vreemde valuta' van alle termijnen per project.
  Totale aanneemsom inclusief btw basisvaluta	Totaal van het veld 'Termijnbedrag inclusief btw basisvaluta' van alle termijnen per project.
  Meerwerk inclusief btw basisvaluta	Totaal van het veld 'Termijnbedrag inclusief btw basisvaluta' van alle termijnen per project waar het veld 'Meerwerk' is J.
  Meerwerk inclusief btw vreemde valuta	Totaal van het veld 'Termijnbedrag inclusief btw vreemde valuta' van alle termijnen per project waar het veld 'Meerwerk' is J
  Meerwerk exclusief btw basisvaluta	Totaal van het veld 'Termijnbedrag exclusief btw basisvaluta' van alle termijnen per project waar het veld 'Meerwerk' is J.
  Meerwerk exclusief btw vreemde valuta	Totaal van het veld 'Termijnbedrag exclusief btw vreemde valuta' van alle termijnen per project waar het veld 'Meerwerk' is J.
  Aanneemsom excl. meerwerk inclusief btw basisvaluta	Totaal van het veld 'Termijnbedrag inclusief btw basisvaluta' van alle termijnen per project waar het veld 'Meerwerk' is N. Of Totale aanneemsom inclusief btw basisvaluta -/- Meerwerk inclusief btw basisvaluta
  Aanneemsom excl. meerwerk inclusief btw vreemde valuta	Totaal van het veld 'Termijnbedrag inclusief btw vreemde valuta' van alle termijnen per project waar het veld 'Meerwerk' is N. Of Totale aanneemsom inclusief btw vreemde valuta -/- Meerwerk inclusief btw vreemde valuta.
  Aanneemsom excl. meerwerk exclusief btw basisvaluta	Totaal van het veld 'Termijnbedrag exclusief btw basisvaluta' van alle termijnen per project waar het veld 'Meerwerk' is N. Of Totale aanneemsom exclusief btw basisvaluta -/- Meerwerk exclusief btw basisvaluta
  Aanneemsom excl. meerwerk exclusief btw vreemde valuta	Totaal van het veld 'Termijnbedrag exclusief btw vreemde valuta' van alle termijnen per project waar het veld 'Meerwerk' is N. Of Totale aanneemsom exclusief btw vreemde valuta -/- Meerwerk exclusief btw vreemde valuta.

  Het gaat hier om berekende velden en deze zijn niet te wijzigen (zie ook toelichting).

  Projectprognose	Berekening
  Aanneemsom (zonder meer-/minderwerk) inclusief btw	Totaal van het veld 'Termijnbedrag inclusief btw basisvaluta' van alle termijnen per project waar het veld 'Meerwerk' is N EN de peildatum van de termijn valt binnen de periode van de projectprognose.
  Aanneemsom (zonder meer-/minderwerk) exclusief btw	Totaal van het veld 'Termijnbedrag exclusief btw basisvaluta' van alle termijnen per project waar het veld 'Meerwerk' is Nee én de peildatum van de termijn valt binnen de periode van de projectprognose + Meetstaatbedrag (origineel).
  Meer-/minderwerk inclusief btw	Totaal van het veld 'Termijnbedrag inclusief btw basisvaluta' van alle termijnen per project waar het veld 'Meerwerk' is Ja én de peildatum van de termijn valt binnen de periode van de projectprognose.
  Meer-/minderwerk exclusief btw	Totaal van het veld 'Termijnbedrag exclusief btw basisvaluta' van alle termijnen per project waar het veld 'Meerwerk' is Ja EN de peildatum van de termijn valt binnen de periode van de projectprognose + Meetstaatbedrag (meer-/minderwerk).
  Totale aanneemsom inclusief btw	Totaal van het veld 'Termijnbedrag inclusief btw basisvaluta' van alle termijnen per project EN de peildatum van de termijn valt binnen de periode van de projectprognose.
  Totale aanneemsom exclusief btw	Totaal van het veld 'Termijnbedrag exclusief btw basisvaluta' van alle termijnen per project EN de peildatum van de termijn valt binnen de periode van de projectprognose + Totaal meetstaatbedrag.
  Financieel resultaat	Totale aanneemsom exclusief btw -/- Prognose kosten

  Alle velden zijn in de basisvaluta, want de omgeving is altijd per basisvaluta.

  Opmerking:

  Het kan voorkomen dat in een project termijnen aan meerdere verkooprelaties worden gefactureerd. Hierbij kan het zelfs zijn dat de ene verkooprelatie inclusief btw wordt gefactureerd en de andere verkooprelatie exclusief btw. Hierdoor kunnen de nieuwe berekende velden niet overeenkomen met de totale aanneemsom die men opgeeft.

  Voorbeeld: Project X met

  Termijn 1:

  Verkooprelatie Y

  veld 'Inclusief btw' = J

  Termijnbedrag = 10.000

  Termijnbedrag incl. btw = 10.000

  Termijnbedrag excl. btw = 8.264,46

  Termijn 2:

  Verkooprelatie Z

  veld 'Inclusief btw' = N

  Termijnbedrag = 10.000

  Termijnbedrag incl. btw = 12.100

  Termijnbedrag excl. btw = 10.000

  Op het project worden de volgende velden nu als volgt berekend:

  Totale aanneemsom = 20.000 (termijnbedragen bij elkaar opgeteld)

  Totale aanneemsom inclusief btw = 22.100

  Totale aanneemsom exclusief btw = 18.264,46

  Conclusie: Je kunt vanuit het veld Totale aanneemsom nooit terugrekenen wat het btw-bedrag moet zijn.

Verkooprelatieprofiel voor rapport verstrekking instellen

In het verkooprelatieprofiel stel je in welk rapport standaard gebruikt moet worden bij het verstrekken van de bevestiging van de optiekeuzelijst aan de koper-verkooprelatie. Hiervan kun je in de eigenschappen van het subproject nog afwijken (tabblad Verstrekking).

Het berichtsjabloon dat je gebruikt bij de verstrekking zelf, bijvoorbeeld selecteer je in de wizard.

Verkooprelatieprofiel instellen:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
2. Open het verkooprelatieprofiel.
3. Ga naar het tabblad: Rapport.

   

4. Selecteer het rapport bij Bevestiging optiekeuzelijst.

Zie ook:

• Verkooprelatieprofiel

Factuurschema maken

Je maakt factuurtermijnen voor meerwerk, daar vallen de opties immers onder. Daarvoor kun je een termijnschema voor meerwerk als sjabloon toevoegen.

Zie ook:

• Termijnschema toevoegen

  Je voegt een of meerdere termijnschema's toe. Het termijnschema gaat dienen als sjabloon voor de factuurtermijnen die je bij een specifiek project gaat toevoegen.

  Je kunt naast het normale termijnschema voor een bouwproject met aanneemsom bijvoorbeeld ook een termijnschema voor meerwerk toevoegen.

  Voorbereiding:

  1. De menukeuze en de acties en tabbladen voor termijnschema moet je eerst autoriseren.
  2. Voeg eerst de items van het type Kosten 'Termijnbedrag 1', Termijnbedrag 2', etc. toe, als je dit nog niet gedaan hebt.

     Kosten zijn gekoppeld aan een btw-tarief en eventueel een integratiegroep voor het boeken op de juiste grootboekrekening.

  Termijnschema toevoegen:

  1. Ga naar: Projecten / Beheer / Inrichting / Termijnschema.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Geef het termijnschema een naam.
  4. Klik op: Voltooien.
  5. Open het termijnschema.
  6. Ga naar het tabblad: Termijnen.
  7. Klik op: Nieuw.

     

  8. Vul bij Omschrijving een duidelijke naam van de termijn. Deze verschijnt ook op de factuur.
  9. Selecteer bij Kosten een termijnregel die je al eerder als item van het type Kosten hebt toegevoegd. Vul het Percentage in dat Profit van de aanneemsom moet berekenen in de termijnfactuur.
  10. Vink Meerwerk aan als het om een termijn met meerwerk boven de afgesproken aanneemsom gaat.
  11. Als je gebruik maakt van de Bouw-activering vul je ook de volgende velden:

      

      • Koppel bij Bewakingscode de juiste bewakingscode.
      • Selecteer bij Type projectkosten de juiste optie.
  12. Klik op: Opslaan en sluiten.

Workflow inrichten

Richt de workflows in.

Het gaat om workflows voor de:

• Bevestiging optiekeuzelijst (Profit) met Typenummer -116.

  

  Daarbij zijn de volgende bestemmingen beschikbaar:

  

Deze worden niet meegeleverd, maar zijn wel in de Bouw-template opgenomen:

• Kopersuitnodiging, bijvoorbeeld:

  

  Kopersuitnodiging met aantal aanwezigen, bijvoorbeeld:

  

• Kopersvraag, bijvoorbeeld: