Inhuur derden
Met de Ordermanagment-functionaliteit Inhuur derden heb je de mogelijkheid om geboekte uren van externe medewerkers (nacalculatie) te verwerken tot inkoopfactuur of ontvangst. Op deze manier is het mogelijk om een inkoopfactuur te vergelijken met de geboekte (en eventueel geaccordeerde) uren. Vervolgens kun je deze factuur betaalbaar stellen.
Ook is het mogelijk om de nacalculatie direct te verwerken tot inkoopfactuur. Hiermee wordt het proces ‘selfbilling’ ondersteund, waarbij de afnemende partij zelf de inkoopfactuur aanmaakt om deze vervolgens te betalen aan de crediteur.
Hiernaast bieden we ook zzp/inhuur derden voor de Uitzendbranche.
Het proces kan op twee manieren worden doorlopen, geheel afhankelijk van de wensen van de eigen organisatie:
Let op:
Beide methoden gaan uit van het principe dat sprake is van een geregistreerde medewerker in HRM om het proces te kunnen doorlopen.
Om een inkoopfactuur of ontvangst te genereren, zijn er twee manieren om te factureren regels te krijgen:
- Order gestuurd
Via deze methode wordt er vanuit gegaan dat de externe medewerker wordt uitgevraagd via het inkoopproces bij een inkooprelatie. In de keten inkoopaanvraag, inkoopofferte, inkooporder, ontvangst is het mogelijk om op regelniveau een persoon met een begin- en einddatum vast te leggen. Deze waarden worden (indien noodzakelijk voor het proces) doorgezet door de keten. Deze gegevens op de inkooporderregel worden gebruikt om de koppeling te leggen met de geboekte nacalculatieregel(s). Hierdoor weet Profit of de geregistreerde uren verwerkt kunnen worden tot ontvangst danwel inkoopfactuur.
- Niet order gestuurd
Bij deze methode begint het proces niet bij Inkoop, maar direct bij het registreren van de uren/nacalculatie. Door het koppelen van een inkooprelatie aan de eigenschappen van de medewerker, kun je hierbij de geboekte nacalculatie verwerken tot ontvangst danwel inkoopfactuur.
Bij het gereedmelden van de nacalculatie worden de te factureren regels klaargezet en kunnen ze worden gegenereerd naar een ontvangst of een inkoopfactuur. Dit kan verder worden verwerkt via het reguliere proces.
Standaard inkoopproces per inkooporder vastleggen
Je kunt per inkooporder bepalen of facturering via een ontvangst of direct via een inkoopfactuur verloopt. Deze keuze wordt vastgelegd tijdens het invoeren van de inkooporder. Zodra er een ontvangst of nacalculatie is aangemaakt, is de gekozen route definitief en kan deze niet meer worden gewijzigd.
Velden voor het vastleggen van de inkoopprocedure:
- Genereren inkoop projecten
Hiermee zet je Inhuur derden aan voor de specifieke inkooporder.
- Manier van inkopen
Hiermee bepaal je of een inkoopfactuur of een ontvangst wordt aangemaakt.
- Verzamelperiode, Verzamelmethode, Facturatiefrequentie en Extra dagen facturatiefrequentie
Deze velden specificeren hoe en wanneer inkoopfacturen worden gegenereerd. Deze velden zijn alleen relevant als Manier van inkopen is ingesteld op de Inkoopfactuur.
Koppeling tussen nacalculatie en inkooporder
Je kunt op verschillende plaatsen de relatie tussen de nacalculatieregel en de bijbehorende inkooporderregel inzien. Dit kan bijvoorbeeld in de weergaven "Accorderen nacalculatie", "Te genereren inkoop", "Inkoop genereren" en in de boekingslay-out voor nacalculatie.
Voorbeeld:
Tijdens het boeken van uren kan de gebruiker alle gegevens van de bijbehorende inkooporderregel direct inzien.
Automatisch invullen kostprijs en inkoopprijs
In de nacalculatieregel worden de kostprijs en inkoopprijs automatisch voor je ingevuld. Onderstaande afbeelding geeft aan hoe deze worden bepaald:
Je kunt de kostprijs in de nacalculatie handmatig aanpassen.
Ontvangsten en inkoopfacturen die gegenereerd zijn vanuit de nacalculatie, kunnen niet meer worden verwijderd. Je kunt wel het gereedmelden van de nacalculatieregels terugdraaien, zolang de inkoop nog niet is gegenereerd.
Verbijzondering van inkoopfacturen en ontvangsten
Als een inkooporder ten grondslag ligt aan de te maken inkoopfactuur of ontvangst, worden de verbijzonderingsvelden automatisch gevuld met de bijbehorende gegevens uit de inkooporderregel. Dit geldt voor alle mogelijke verbijzonderingskoppelingen die in Profit kunnen worden ingesteld.
Uitzondering: Als de nacalculatie wordt omgezet naar een inkoopfactuur of ontvangst, maar er geen inkooporder aan ten grondslag ligt (bijvoorbeeld wanneer alleen het veld Voorkeur inkooprelatie van de medewerker is ingevuld), wordt er geen rekening gehouden met eventuele verbijzonderingen.
|
Inhoud |
Functionaliteit activeren
Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.
Naam van de in te schakelen activering:
- Inhuur derden
Deze activering is niet mogelijk in combinatie met de activering Flex.
Functionaliteit activeren:
- Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
- Ga naar het tabblad: Activering.
- Vink de functionaliteit aan die je wilt activeren.
Profit waarschuwt dat na het activeren van functionaliteit de omgeving geconverteerd moet worden.
- Klik op: Ja om de functie te activeren.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Profit waarschuwt dat er geen andere gebruikers ingelogd mogen zijn.
Klik bij de melding op Ja.
Inkooprelatieprofiel
In het inkooprelatieprofiel, die is gekoppeld aan de inkooprelatie waarop je de ontvangst of inkoopfactuur registreert, bepaal je of je gebruik maakt van inhuur derden.
Inkooprelatieprofiel inrichten:
- Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Inkooprelatieprofiel.
- Open de eigenschappen van het inkooprelatieprofiel.
- Ga naar het tabblad: Factureren.
- Vink Genereren inkoopfacturen aan bij Instellingen projecten.
- Selecteer de manier van inkopen bij Manier van inkopen.
Je kunt hierbij aangeven dat je een inkoopfactuur wilt laten maken of dat je een ontvangst wil selecteren.
Als je kiest voor Inkoopfacturen, dan vul je ook onderstaande velden in.
- Selecteer de periodiek van verzamelen bij Verzamelperiode.
- Selecteer de methode van verzamelen bij Verzamelmethode.
- Selecteer de frequentie van facturatie bij Facturatiefrequentie.
Je hebt de keuze uit de verschillende periodetabellen in Profit.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
De velden Manier van inkopen, Verzamelperiode, Verzamelmethode en Facturatiefrequentie worden automatisch overgenomen in de inkooporder. Je kunt deze waarden in de inkooporder wijzigen, maar zodra er een ontvangst of nacalculatie is aangemaakt, zijn de velden niet meer te wijzigen.
Voorkeur inkooprelatie per medewerker:
- Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
- Open de eigenschappen van de medewerker.
- Ga naar het tabblad: Algemeen.
- Selecteer de inkooprelatie bij Voorkeur inkooprelatie.
Je kunt een medewerker koppelen aan een voorkeursleverancier. De geregistreerde uren zet je om naar ontvangsten of inkoopfacturen. Dit is alleen noodzakelijk indien je via de niet-ordergestuurde methode werkt.
- Klik op: Opslaan en sluiten.