Adresses
Pour pouvoir communiquer avec vos relations et leur rendre visite, vous devez connaître leurs adresses.
Dans Profit, vous pouvez définir des adresses pour les personnes et organisations via l'onglet Contacts pour les personnes et organisations.Profit supporte différents types d'adresses. Une personne a par exemple une adresse privée et une adresse postale. Une organisation a une adresse (siège social) et une adresse postale.
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Description
Profit contient une table avec les codes postaux néerlandais et les lieux associés. Si vous saisissez un code postal néerlandais, Profit affiche automatiquement le lieu. Ainsi est constituée une table dans laquelle Profit enregistre toutes les adresses. Si vous ajoutez une adresse à une organisation ou à une personne, cette adresse s’ajoute automatiquement à cette table centrale des adresses de l’environnement. Toutes les organisations et les personnes de même adresse sont associées à celle-ci dans la table d'adresses. Cette approche augmente la cohérence des adresses que vous définissez dans Profit.
La table des adresses stocke aussi bien des adresses résidentielles (comme Philipsstraat 18, 3833 LC LEUSDEN) que des boîtes postales (comme Postbus 3542, 3004 GC ROTTERDAM).
Lors de l’ajout d’une organisation ou d’une personne (de contact), Profit vérifie si l’adresse correspondante se trouve déjà dans la table d’adresses. Si c’est le cas, Profit associe l’adresse à la nouvelle organisation ou personne (de contact). Si l'adresse n'existe pas encore, Profit l'ajoute à la table d'adresses.
Attention:
Si vous ajoutez une personne de contact à une organisation (onglet Contacts), l'adresse de l'organisation s'affiche en regard de ce contact et vous pouvez la modifier.
Vous pouvez également ajouter une adresse de livraison dans l'onglet Adresses de livraison ou Contacts d'une organisation.
L'historique des changements d'adresse est conservé pour les adresses (privées ou professionnelles). Vous pouvez consulter cet historique dans l'onglet Historique adresse de la personne ou de l'organisation. Cet onglet vous permet aussi d'ajouter de nouvelles adresses ou de modifier la date d'entrée en vigueur d'une adresse. Comme vous utilisez cette adresse (par exemple, sur les factures), son historique est conservé. Cette adresse est associée à une adresse de l'organisation et ne peut pas être modifiée. Via l'historique, vous pouvez également vérifier si une lettre a été envoyée à la mauvaise adresse.
Les adresses E-mail, les adresses Internet, etc., ne sont pas concernées ici. Dans Profit, ces informations se trouvent dans Données de communication, tout comme les numéros de téléphone et de fax.
Lorsque vous voulez modifier une adresse, vous pouvez définir un déménagement ou corriger une adresse dans Profit.
Utilisez le déménagement lorsqu’une organisation ou une personne déménage à une date déterminée de l’adresse 1 à l’adresse 2. Pour un déménagement, vous pouvez faire déménager en même temps une ou plusieurs organisations ou personnes utilisant cette adresse. En outre, vous pouvez ne transférer que l’adresse de visite et exclure l’adresse de boîte postale. L’historique complet de l’adresse est conservé.
Utilisez une correction lorsque vous voulez corriger une faute d’orthographe ou une autre erreur dans une adresse. Une correction s’applique directement à toutes les organisations et personnes liées à cette adresse.
Préparation
- Paramètres de contrôle des adresses
Dans l'onglet Adresses des paramètres nationaux, vous définissez, par pays, les critères sur lesquels le système détermine qu'une adresse est complète. Pour ce faire, utilisez Généralités / Configuration / Paramètres nationaux / Pays.
Méthode
- Enregistrer le déménagement d'une organisation/personne
Lors d'un déménagement, vous définissez une autre adresse pour l'organisation/personne, avec une date d'entrée en vigueur. L'ancienne adresse est conservée dans l'historique des adresses de l'organisation/de la personne.
- Corriger une adresse centrale via organisation/personne
- Corriger l’adresse : l’adresse modifiée vaut pour toutes les organisations et personnes.
- Définir un déménagement : l'adresse modifiée vaut pour toutes les organisations et personnes sélectionnées.
- Contrôler et corriger la table centrale des adresses
Lors de l'ajout d'une organisation/personne, les adresses sont enregistrées dans la table centrale des adresses qui regroupe toutes celles-ci. Dans un premier temps, cette table est vide. Vous pouvez définir un paramètre pour contrôler automatiquement si une adresse est complète. Si vous ignorez l'avertissement signalant une adresse incomplète et l'ajoutez malgré tout, votre table risque de contenir des adresses erronées. Ces adresses incomplètes sont faciles à trouver et à corriger.
- Code Kix
TNT (TPG Post) reconnaît facilement la destination finale d'une pièce postale à l'aide du code KIX. Si vous utilisez le code Kix, vous pouvez bénéficier d'une réduction sur les frais de port. Dans Profit, vous pouvez définir ce code à différents endroits, par exemple dans les rapports, les documents (étiquettes, enveloppes) et les factures.