Configuration et autorisation d'un remplaçant

Les tâches et actions d'employés qui ont congé ou qui sont malades restent ouvertes chez vous ? Ce n'est pas nécessaire si vous configurez des remplaçants pour tous les employés.

La configuration et l'autorisation de remplaçants est une action unique. Ensuite, cela fonctionne toujours !

Points d'attention :

• Ce qui est exposé ci-dessous fonctionne uniquement si vous avez configuré la Définition automatique du responsable.
  Si vous ne l'avez pas configurée, l'indication d'un remplaçant dans la déclaration de maladie/l'avis de congé ne fonctionne pas.
• Profit examine le remplaçant qui a été introduit dans les propriétés de l'unité organisationnelle (manuel).
• L'exemple ci-dessous ne fonctionne pas pour le remplaçant du remplaçant.

  Exemple : 

  La règle suivante s'applique dans l'exemple ci-dessous :

  Responsable = MGR

  Remplaçant = DBO

  MGR a certains droits. Il est dans un groupe d'autorisation, il a certains filtres d'autorisation et un rôle dans InSite.

  Lorsque MGR est absent, DBO doit aussi avoir ces droits et ce rôle.

Déterminer le groupe d'autorisation :

Le groupe d'autorisation sur lequel le remplaçant doit avoir des droits, est rempli automatiquement depuis les sélections. Cette sélection comprend généralement des filtres comme = ROL05. Vous ne pouvez pas utiliser le filtre = [UO] parce qu'il dépend de l'utilisateur. Dans la sélection, vous pouvez élargir l'affichage avec les données du remplaçant. A cet effet, vous ajoutez un nouvel affichage. Vous liez le champ UO du remplaçant via Données actuelles via le remplaçant actuel, et vous sélectionnez l'Unité organisationnelle.

Si le remplaçant remplace un responsable (comme dans l'exemple DBO qui remplace MGR), les données du remplaçant comportent l'UO du responsable :

Vous voyez que DBO est le remplaçant de MGR (code remplaçant). L'UO de MGR est 0.1.1.2. Vous le voyez aussi dans la colonne UO de l'employé MGR.

Si vous effectuez à présent une sélection avec UO = 0.1.1.2., MGR satisfait à cette sélection.

Dans la ligne de DBO, vous voyez l'employé qu'il remplace (MGR) dans la colonne code remplaçant. Vous voyez en outre l'UO de l'employé qui est remplacé.

Si vous voulez que la sélection règle que le remplaçant soit directement repris dans le bon groupe d'autorisation, saisissez une valeur UO dans le champ 'UO du remplaçant'.

Vous pouvez également le faire pour des rôles, des fonctions, des niveaux, etc.

Dès que vous configurez un remplaçant, il est automatiquement ajouté au bon groupe d'autorisation. Via ce groupe, l'utilisateur reçoit d'éventuels droits et des rôles dans InSite. Vous effectuez donc non seulement une vérification sur les données de l'employé, mais également sur les données du remplaçant. Dans la ligne du remplaçant, vous voyez les données de l'employé qu'il remplace. Si un employé remplace plusieurs employés, vous voyez plusieurs lignes de cet employé.

Configurer les filtres d'autorisation de l'employé :

Maintenant que l'employé a été automatisé dans le groupe d'autorisation, le remplaçant doit obtenir des droits sur les employés du responsable. Il le faut parce que tous les workflows en mutation sont des workflows en mutation dans Profit. Si vous n'avez pas de droits sur les employés, vous ne pouvez pas ouvrir et évaluer les pièces de dossier. Le message suivant s'affiche directement : Non autorisé.

Le remplaçant est bel et bien dans le bon groupe, mais il n'a pas encore de droits, si des filtres ont par exemple été configurés. Cela est dû au fait que le remplaçant n'est pas dans l'UO du responsable.

DBO doit donc aussi avoir des droits sur les employés, niveau 3 = UO, alors qu'il ne se trouve lui-même pas dans ce niveau.

Dans l'exemple ci-dessous, vous voyez un affichage des employés sans filtre :

Vous voyez ce qui suit :

HZW est le responsable de MGR. Chez HZW, le remplaçant du responsable est vide.

MGR est le responsable de BWE.

MGR est remplacé par DBO et DBO est donc le remplaçant du responsable.

Si vous en tenez compte dans les filtres d'autorisation, le remplaçant obtient aussi directement la bonne autorisation sur les employés :

Conseils :

• Demandez-vous si vous voulez que le remplaçant obtienne aussi les rôles InSite du responsable. Vous ne voulez peut-être pas que l'utilisateur puisse effectuer toutes sortes d'actions dans InSite, mais l'utilisateur doit évidemment bel et bien avoir des droits sur d'éventuelles pages 'Evaluer' et 'Adapter', qui ne se trouvent pas toujours sous le rôle ESS. Vous devez peut-être créer un nouveau rôle de remplaçant à cette fin.
• Le remplaçant doit peut-être aussi 'faire' des choses et pas seulement évaluer/approuver et rejeter des tâches/actions.
• Déterminez avec soin quand et à quelle fréquence le processus est adapté. Vous voulez un résultat direct, mais à cet effet, vous devez exécuter les actions 'actualiser les données actuelles' et 'compléter les groupes automatiquement'.
• Réfléchissez-y bien une seule fois afin d'en retirer beaucoup de plaisir par la suite.
• Configurez avec soin les workflows et les signaux, afin qu'il soit tenu compte des remplaçants.