Configuration de la gestion des documents
Utilisez la gestion de documents pour distribuer des documents via InSite et/ou OutSite. Aucun document perdu ne peut alors 'traîner’ dans l'organisation. Les documents sont basés sur des modèles avec lesquels vous déterminez quels employés sont autorisés à rédiger des documents et quels employés sont autorisés à les lire. Ces documents sont par exemple des bulletins d'information, des procès-verbaux, le règlement du personnel, etc.
Lisez d'abord la description générale de la Gestion des documents.
Description
Un modèle de document détermine ce qui suit :
- Publication des documents sur InSite et/ou OutSite
Les auteurs publient par exemple les nouvelles à la fois sur InSite et OutSite, pour que les clients et les employés puissent les lire. Vous ne publiez bien entendu que le manuel du personnel sur InSite.
- Type de document
Lorsqu'un auteur ajoute un document, il peut remplir le texte, lier un document (par exemple un pdf) ou ajouter un hyperlien vers un document. Des combinaisons de ceci sont également possibles.
- Auteurs
Les employés qui sont autorisés à ajouter ou à modifier des documents.
Exemple :
Pour le modèle Contrôle, deux niveaux d’auteur sont déterminés.
Les employés du Service de contrôle peuvent ajouter des documents et modifier leurs propres documents. Les responsables du Service de contrôle peuvent ajouter des documents et modifier tous les documents en se basant sur le modèle Controlling.
- Lecteurs
Employés qui peuvent consulter des documents. Les lecteurs peuvent ajouter des commentaires si c’est autorisé pour un document. Vous pouvez déterminer que les lecteurs doivent approuver certains documents sur la base du modèle. Cela peut être nécessaire pour les communications importantes, comme des modifications au manuel du personnel. Vous pouvez alors être sûr que chaque employé est au courant de l'état des choses.
- Contenu standard
Chaque modèle a une page de modèle. Vous pouvez l’éditer dans InSite et recevoir un contenu standard, une répartition ou une mise en page. Lorsqu'un auteur ajoute un document, le contenu standard s’affiche. Vous envoyez ainsi les auteurs et veillez à ce que rien ne soit oublié.
Aperçu schématique de la gestion des documents :
