Rapportage werkgebonden personenmobiliteit

Er waait een frisse wind door het Nederlandse mobiliteitslandschap! Nieuwe wet- en regelgeving vereist nu dat werkgevers met 100 of meer medewerkers inzicht geven in de reisbewegingen van hun medewerkers. Dit om de uitstoot van werkend Nederland onder de loep te nemen en een duurzamere toekomst te bevorderen.

De functionaliteit mobiliteit stelt je in staat niet alleen auto's, maar ook andere milieuvriendelijke vervoersmiddelen, zoals fietsen en speed pedelecs, eenvoudig te beheren. Zo helpen we jou én het milieu!

Spring op de trein van duurzaamheid en lees verder voor informatie over de vier rapportageonderdelen van deze functionaliteit en de administratieve wijzigingen die nodig zijn om aan de rapportage-eisen van de overheid te voldoen. Deze instructie helpt je deze rapportageverplichtingen te omarmen en je wegwijs te maken in de wereld van groene mobiliteit!

Meer informatie over Mobiliteit in InSite, vind je hier.

Beschrijving

Nederlandse bedrijven met een KvK-nummer en meer dan 100 medewerkers zijn verplicht om jaarlijks te rapporteren over werkgebonden personenmobiliteit.

De rapportage bestaat uit vier onderdelen:

• Zakelijke lease en/of eigen wagenpark
• Zakelijke mobiliteitsdiensten
• Zakelijke declaraties
• Woon-werk mobiliteit

Je kunt zelf een rapportage aanmaken per KvK-nummer en jaar in Profit. Door zorgvuldig onderstaande te volgen en een volledige administratie bij te houden, kun je voldoen aan de verplichtingen voor werkgebonden personenmobiliteit.

Zakelijke lease en/of eigen wagenpark:

Je rapporteert over door de werkgever beschikbaar gestelde vervoermiddelen en gereden kilometers.

Je moet hiervoor regelmatig kilometerstanden invoeren. DIt kan in InSite.

Je dient de administratie van vervoermiddelen compleet en correct te registreren. Dit kan in InSite.

Zakelijke mobiliteitsdiensten:

Je rapporteert over abonnementen en diensten die werkgevers aan medewerkers beschikbaar stellen (bijv. NS-abonnement).

Zakelijke declaraties:

Je rapporteert over reisdeclaraties van medewerkers voor zakelijke reizen. Bij het aanmaken van een declaratie zorg je dat de velden Type reis en Vervoermiddel zijn ingevuld. Wij raden aan om het veld Vervoermiddel verplicht te maken in de eigenschappen van de kostensoort van de declaratie.

Woon-werk mobiliteit:

Je rapporteert over kilometers die medewerkers afleggen voor woon-werk verkeer. Je kan kiezen voor gedetailleerde onderbouwing of het gebruik van een enquête.

De resultaten van de enquête kunnen invloed hebben op andere rapportageonderdelen, zoals leaseauto's.

Conversie naar Profit 2

Alle reeds bestaande auto’s in Profit worden geconverteerd naar het type vervoermiddel Auto. Als je voor de conversie andere type vervoermiddelen had vastgelegd als auto in het wagenpark, dan pas je dit handmatig na de conversie aan naar het juiste type vervoermiddel. Hiervoor kan je gebruik maken van de import of via de actie Hrm / Mobiliteit / Vervoermiddel / Acties / Type vervoermiddel wijzigen.

Begindatum vervoermiddel

Vanaf Profit 2 is de begindatum bij een vervoermiddel verplicht. Deze wordt bij de conversie naar Profit 2 gevuld met 01-01-1950 wanneer het veld leeg was voor de conversie. Als er wél een waarde aanwezig is, dan blijft deze natuurlijk gewoon staan.

Om de administratie van vervoermiddelen kloppend te maken, adviseren we om de begindatums van vervoermiddelen langs te lopen.

Importeren op kenteken

Tot en met Profit 1 was het mogelijk om te importeren op kenteken. Vanaf Profit 2 kun je verschillende typen vervoermiddelen vastleggen. Hierbij is niet altijd een kenteken van toepassing. Om deze reden wordt het sleutelveld van de import vanaf Profit 2 het volgnummer van het vervoermiddel.

Brandstof

Bij de conversie naar Profit 2 vullen wij de tabel Brandstof zo goed mogelijk in. Het kan zo zijn dat er (zelf toegevoegde of aangepaste) waarden in de tabel Brandstof aanwezig zijn, die niet goed of niet geconverteerd konden worden naar het bijhorende Type brandstof. Wij raden aan om na de overgang naar Profit 2 de tabel te controleren via HRM / Beheer / Inrichting / Type brandstof.

Bromfiets, scooter of motorfiets in salarisverwerking

Het is vanaf Profit 2 niet meer toegestaan dat de type vervoermiddelen bromfiets, scooter en motorfiets in de salarisverwerking worden meegenomen met een bijtellingsbedrag op basis van de cataloguswaarde van het vervoermiddel. Tot en met 2023 kon je dit in theorie wel voor elkaar krijgen door de bromfiets, scooter of motorfiets als een auto vast te leggen en hiervoor de bestaande looninrichting en stamgegevens die bedoeld zijn om voor auto’s te gebruiken.

KvK-nummer bij werkgever

Je kunt alleen rapportage generen voor een werkgever met een Kvk-nummer. Als een werkgever geen Kvk-nummer heeft, kun je deze niet selecteren. Na de conversie naar Profit 2 raden wij de Kvk-nummer te controleren en eventueel te vullen bij de werkgevers.