Globale werking van SB

Voordat je met SB begint is het belangrijk om de globale werking te begrijpen. We snappen goed dat je zo snel mogelijk je eerste verkoopfactuur wilt verzenden, maar toch vragen we je om dit onderwerp eerst goed door te lezen. Wanneer je deze basisprincipes begrijpt wordt het gebruik van SB veel eenvoudiger, omdat alle functies volgens deze principes werken.

Als ondernemer ben je vooral bezig met... ondernemen! Dit betekent dat je relaties onderhoudt, producten inkoopt en verkoopt en de betalingen hiervan regelt. Dat wordt vaak als het leuke deel ervaren. Helaas heeft ondernemen ook een keerzijde en dat is het voeren van de administratie, ofwel het boekhouden. Tenminste, zo wordt het vaak ervaren.

Met SB wil AFAS een nieuwe stap zetten in de ontwikkeling van administratieve software. Hierbij willen jou zo min mogelijk lastig vallen met boekhoudjargon en de applicatie zo goed mogelijk laten aansluiten de wereld van een ondernemer en de terminologie die daar bij hoort gebruiken.

De bekende filosoof Plato schreef dat de wereld in de basis veel eenvoudiger was dan de mensen vaak dachten. Hij stelde: "in de wereld bestaan dingen en gebeuren dingen". Wanneer wij dit vertalen naar de wereld van een onderneming, dan slaan de 'dingen die bestaan' bijvoorbeeld op de personen en organisaties waarmee je contact onderhoudt en de goederen en diensten die je verkoopt. Deze 'dingen' noemen wij Gegevens. De 'dingen die gebeuren' slaan op je bedrijfsprocessen: je koopt iets in en je verkoopt het weer, je stuurt een betalingsherinnering, je koppelt bankmutaties aan facturen, je doet een btw-aangifte, enzovoorts. Deze bedrijfsprocessen noemen wij Gebeurtenissen. Dan is er nog één aanvulling hierop en dat is dat eenzelfde persoon of bedrijf bij verschillende gebeurtenissen een andere rol kan spelen. Voor een offerte speelt bedrijf Beers Accountants bijvoorbeeld de rol Prospect, voor een Verkoopfactuur de rol Klant en voor de betaling van een verkoopfactuur via een openstaande post de rol Debiteur.

Dit brengt ons bij het belangrijkste basisprincipe van SB en dat is: Gegevens spelen Rollen in Gebeurtenissen. Dit principe leggen we hieronder nader uit.

Een ding dat in de wereld bestaat, een gegeven dus, heeft op zichzelf weinig betekenis. Een gegeven krijgt vaak pas betekenis wanneer dit voor jouw onderneming een bepaalde rol speelt. Stel dat een bepaald persoon voor productdemonstratie onderweg is naar jouw bedrijf. Van deze persoon heb je misschien alleen basisinformatie vastgelegd om contact te kunnen leggen, zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer. Stel dat deze demonstratie succesvol verloopt, dan verlaat deze persoon enkele uren later als klant met het product onder de arm jouw bedrijf weer. De persoon heeft voor jou meer betekenis gekregen. Wij zeggen dan dat deze persoon vanaf dat moment voor jouw onderneming een bepaalde rol speelt, namelijk de rol Klant.

Hetzelfde kan je zeggen over artikelen en diensten. Deze gegevens bestaan in de wereld van jouw onderneming. Ze worden echter pas betekenisvol als ze de rol verkoopproduct spelen in een verkoopfactuur.

Rollen worden soms gespeeld door meerdere spelers. Zowel organisaties als personen kunnen namelijk klant zijn. Zowel artikelen als diensten kan je gebruiken als verkoopproduct.

Een gegeven kan bovendien meerdere rollen spelen. Dezelfde organisatie kan voor jouw onderneming de rol Klant en Crediteur spelen.

Inhoud

Gegevens

De tastbare en niet tastbare dingen die in de wereld bestaan noemen wij Gegevens. Het is immers een 'gegeven' dat deze voorkomen. Deze gegevens bestaan in de 'buitenwereld' en hebben voor een onderneming nog geen bijzondere betekenis, behalve dat je er ooit iets mee zou willen. Wij leveren de volgende gegevens mee:

  • Organisatie
  • Persoon
  • Artikel
  • Dienst
  • Grootboekrekening

Als ondernemer leg je basisinformatie over deze gegevens vast, zodat je hier in de toekomst iets mee kunt gaan doen. Deze informatie heeft meestal tot doel dat je het gegeven in je administratie kunt terugvinden. Om er iets mee te doen moeten ze een rol gaan spelen.

Rollen

Als ondernemer heb je te maken organisaties en personen. Om hier contact mee te kunnen onderhouden leg je basisinformatie vast. Een organisatie of persoon gaat echter pas echt 'leven' voor jouw onderneming, wanneer deze een 'rol' gaat spelen in jouw bedrijfsprocessen, zoals een verkoopfactuur of inkoopfactuur. Wij zeggen dan dat een organisatie de rol klant speelt in een verkoopfactuur.

In je bedrijfsprocessen gebruik je ook diensten en artikelen. Je legt over deze diensten en artikelen ook basisinformatie vast, bijvoorbeeld om ze later terug te kunnen vinden in je administratie. Ook deze zaken gaan pas echt 'leven', wanneer deze een rol gaan spelen. Wij zeggen dan dat een artikel de rol verkoopproduct speelt in een verkoopfactuur.

In SB ontstaat een rol op twee manieren:

  • Je opent het gewenste gegeven en vinkt de rol handmatig aan, zie hieronder.
  • Je voegt een gebeurtenis toe en zoekt daarbij het gewenste gegeven op. SB kent dan automatisch de juiste rol toe.

    Voorbeeld

    Wanneer je een verkoopfactuur toevoegt, dan moet je een klant selecteren. Wanneer je een organisatie selecteert die nog geen klant was, dan wordt deze automatisch klant zodra je de verkoopfactuur opslaat.

Rollen activeren

Rollen kunnen worden gespeeld door meerdere spelers. Zowel organisaties als personen kunnen klant zijn. Zowel artikelen als diensten kan je gebruiken als verkoopproduct.

Een speler kan bovendien meerdere rollen hebben. Dezelfde organisatie kan voor jouw onderneming zowel de rol Klant als Leverancier hebben.

Activeren van een rol:

  1. Open het gewenste gegeven.
  2. Vink de gewenste rol of rollen aan.
  3. Vul minimaal de verplichte velden bij deze rollen in.
  4. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Rollen blokkeren en vrijgeven

In bepaalde situaties wil je een bepaalde rol (tijdelijk) niet gebruiken in gebeurtenissen. Dit geldt bijvoorbeeld voor een uitverkocht verkoopproduct of een organisatie met een betaalachterstand. In dat geval blokker je deze rol. Later kan je deze rol weer vrijgeven.

Rol blokkeren:

  1. Open het gewenste gegeven.
  2. Klik op rechtsboven. naast de rol die je wilt blokkeren.
  3. Klik op Blokkeren.
  4. Vul een Reden in.

    SB toont deze reden onder de rol.

  5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Rol vrijgeven:

  1. Open het gewenste gegeven.
  2. Klik op Vrijgeven.
  3. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Gebeurtenissen

Een onderneming is een dynamische wereld waar veel verschillende dingen gebeuren. Je koopt dingen in en verkoopt deze weer, je regelt je bankzaken en doet aangifte, enzovoorts. Je legt informatie over al deze zogenaamde Gebeurtenissen vast om de voortgang te kunnen bewaken, te kunnen zien hoe het met je bedrijf gaat en te voldoen aan je administratieve verplichtingen.

Status

Het succes van je onderneming is voor een belangrijk deel afhankelijk van het op het juiste moment afhandelen van je bedrijfsprocessen. Je wilt dat een klant facturen op tijd betaalt en je wilt zelf ook op tijd je inkoopfacturen of aanslagen betalen. Het is daarom belangrijk om de voortgang van je gebeurtenissen te kunnen bewaken. Dit doe je met behulp van de status van een gebeurtenis. Wij onderscheiden drie statussen.

  1. Af te handelen. De meeste gebeurtenissen die je vastlegt krijgen in eerste instantie deze status. Een gebeurtenis in deze status kan je nog wijzigen of verwijderen. Je kunt gebeurtenissen in deze status zien als je 'to-do-list' of 'werkvoorraad'.
  2. Bezig. Een gebeurtenis krijgt deze status, wanneer de verwerking hiervan buiten SB om plaatsvindt. Jij hebt bijvoorbeeld de betaling voor een inkoopfactuur via een bankopdracht naar je bank verstuurd, of zelf in je bankomgeving ingevuld. Hiermee is deze betaling onderweg. Jouw bank stort het geld vervolgens op de bankrekening van de crediteur. Hiervan ontvang je een bankmutatie. Het afletteren van deze bankmutatie handelt uiteindelijk de openstaande post af.
  3. Afgehandeld. Deze gebeurtenissen zijn klaar. Je hoeft hier in principe niets meer mee te doen. Je kunt ze raadplegen als referentie, maar niet meer wijzigen of verwijderen. Een afgehandelde gebeurtenis kan je nog wel corrigeren.

Bij iedere gebeurtenis gebruiken we een passend werkwoord om bovenstaande statussen zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij wat je doet. Een verkoopfactuur verzend je naar je klanten en kent daarom de statussen Te verzenden en Verzonden. Een inkoopfactuur boek je direct in je financiële administratie en krijgt daarom de status Geboekt. Een openstaande post (crediteur) van een inkoopfactuur kent drie statussen, namelijk Te betalen (zodra een inkoopfactuur is geboekt), Onderweg (zodra een betaling is meegegaan in een betaalopdrachtbestand) en Betaald (zodra een bankmutatie afgeletterd is tegen de openstaande post).

Voor iedere status van een bepaalde gebeurtenis bestaat een eigen weergave, zodat je eenvoudig kunt terugvinden wat je zoekt.

Gebeurtenisketens

Soms leidt het afhandelen van een gebeurtenis tot een volgende af te handelen gebeurtenis. Dit noemen wij gebeurtenisketens. Voorbeelden hiervan zijn je in- en verkoopfacturen. Wanneer je een inkoopfactuur geboekt hebt in de financiële administratie ontstaat automatisch een openstaande post (crediteur), die je vervolgens afhandelt door de betaling hiervan te versturen naar je bank. Wanneer je een offerte accordeert ontstaat een verkoopfactuur. Wanneer je deze verkoopfactuur verzendt naar een klant ontstaat automatisch een openstaande post (debiteur). Deze handel je vervolgens af door een bankmutatie hiertegen af te letteren.