Gegevens importeren

Gebruik import om gegevens uit externe applicaties toe te voegen.

Let op

Voor het gebruik van import hanteren wij het volgende maximum aantal regels per importbestand:

Organisaties: 10.000.
Contactpersonen: 10.000.
Personen: 10.000.
Artikelen: 10.000.
Diensten: 10.000.
Wil je meer regels importeren? Knip het bestand dan op in meerdere delen.

Inhoud

Importbeschrijvingen

Klik hieronder voor een veldbeschrijving van de verschillende importmogelijkheden. We beschrijven alleen velden die ons inziens extra uitleg nodig hebben. De beschrijvingen staan in een logische volgorde voor het starten van een nieuwe administratie en daarna. Het is immers niet mogelijk om een Beginbalans of Verkoopjournaalpost te importeren wanneer de bijbehorende klant nog niet in de administratie bestaat.

Let op

Bij sommige imports, bijvoorbeeld memoriaalboekingen of verkoopjournaalposten, is sprake van zogenaamde kop- en regelgegevens. In de kop staan de algemene gegevens zoals datum of klant, en in de regels de details, zoals grootboekrekeningen.

In deze imports verwijst het veld Omschrijving naar de omschrijving van de hele boeking, dus een veld in de kop. Het veld Extra omschrijving wordt geïmporteerd op de regels.

Imports bij starten administratie

Klant/Crediteur (Persoon).

Gebruik dit om nieuwe personen uit een andere applicatie als klant of crediteur te importeren.

Klant/Crediteur (Organisatie).

Gebruik dit om nieuwe organisaties uit een andere applicatie als klant of crediteur te importeren.

Contactpersonen.

Gebruik dit om contactpersonen bij organisaties toe te voegen.

Beginbalans debiteuren/crediteuren.

Gebruik dit om facturen, of liever gezegd openstaande posten, die op het moment van starten van een administratie nog niet (volledig) zijn betaald, te importeren.

Beginbalans vaste activa.

Beginstand ná beginbalansdatum vaste activa.

Beginbalans grootboekrekeningen.

Gebruik dit om de eindbalans van grootboekrekeningen te importeren.

Gebruik je een subadministratie voor debiteuren, crediteren en/of vaste activa? Gebruik dan hiervoor eerst een van bovenstaande importmogelijkheden en importeer hier alleen de overige grootboekrekeningen.

Productgroep verkoop.

Verkoopproducten (artikel/dienst).

Imports ná starten administratie

Verkoopjournaalposten.

Maak je verkoopfacturen in een externe applicatie? Dan kan je hiermee de verkoopjournaalposten importeren, zodat je de betaling en btw-aangiften hierbij kunt afhandelen.

Memoriaalboekingen (debet/credit).

Memoriaalboekingen (+/-).

Importbestand selecteren

Als je al een gegevensbestand in het juiste formaat hebt kan je dit bestand selecteren om te importeren.

Let op!

Het importbestand dient in het csv-formaat te zijn, met de volgende restricties.

ASCII-Tekenset: UTF8.
Scheidingsteken: puntkomma, komma, dubbele punt of TAB.
Bedragen: decimaal punt of komma, met of zonder duizendtalscheidingsteken.

Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Import.
Selecteer de gewenste import bij Import soort.
Klik op Selecteer bestand om een gegevensbestand op je PC of in de cloud te zoeken.
Je kunt dit bestand ook vanuit de verkenner op dit veld slepen.
Selecteer eventueel een Scheidingsteken.
SB probeert het juiste scheidingsteken te bepalen op basis van het gegevensbestand.
Klik op Velden toewijzen.

Controleren en importeren

Na de velden te hebben toegewezen toont SB een voorbeeld van het importresultaat.

Controleer of alles klopt.
Klik op Vorige. als je nog iets wilt aanpassen.
Klik op Import starten om de gegevens te importeren.
SB toont de voortgang van de import.

Bestanden importeren

Het is mogelijk om externe bestanden, zoals pdf-bestanden en word-documenten, te importeren.

Voorbereiding importeren externe bestanden

Sla alle bestanden op met een duidelijk te onderscheiden naam.
Voeg de bestandsnaam toe aan een kolom je importbestand.

Externe bestanden toewijzen

Scroll naar het veld waarin je externe bestanden wilt importeren.

SB geeft aan dat fouten gevonden zijn.
Klik op Bestanden selecteren.
Selecteer de bestanden met dezelfde naam als in het importbestand.
Klik op Openen.
De foutmelding verdwijnt en een bijlagesymbool verschijnt.
Klik op het Bijlagesymbool om een afdrukvoorbeeld van de bestanden te zien.
Klik op Regels controleren en importeren.

Voorbeeldbestand / importsjabloon

Zorg allereerst voor een bestand in het juiste formaat en met de juiste gegevens. Om dit eenvoudiger te maken leveren wij voor iedere import een voorbeeldbestand mee.

Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Import.
Selecteer de gewenste import bij Import soort.
Klik op Download het voorbeeldbestand.
Open het voorbeeldbestand.
Bijvoorbeeld in Visual Studio Code, Notepad++, of Excel.

Open je het bestand in Excel? Voer dan de volgende handelingen uit.
- Selecteer kolom A.
- Klik op Gegevens / Tekst naar kolommen.
- Klik op Volgende.
- Vink Komma aan.
- Klik op Voltooien.
Voeg alle gegevens toe in de juiste kolommen.
Gebruik een komma als decimaalteken.

Let op

Wil je een Bijlage importeren? Zorg er dan voor dat alleen de bestandsnaam in het veld staat en niet het pad naar het bestand.

Dus niet C:\Documenten\Facturen\VF2022-2878.pdf, maar alleen VF2022-2878.pdf.

Tijdens het toewijzen van velden sleep je de bestanden uit de juiste map in je verkenner naar het bijlageveld.
Sla het importbestand op als csv-bestand.
Gebruik een komma, puntkomma of dubbele punt als scheidingsteken.

Foutief geïmporteerde gegevens herstellen

Het komt voor dat je, hoe zeer je ook je best doet, een verkeerd bestand importeert, of een bestand twee keer dubbelop importeert. Dit onderwerp beschrijft hoe je dit herstelt.

Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Imports.
Selecteer de foutieve Uitgevoerde import.
Open het foutieve Geïmporteerde item.
Klik op de Meer-knop .
Klik op Verwijderen.
Herhaal dit voor ieder item dat je wilt verwijderen.

Kolom	Opmerking
Klantnummer/Crediteurnummer	Vul hier een klantnummer of crediteurnummer in. Wil je vanuit een andere applicatie procesgegevens importeren, zoals Verkoopjournaalposten, of Inkoopfacturen? Vul hier dan het klantnummer of crediteurnummer van je externe applicatie in. Alleen dan kunnen de juiste procesgegevens aan de juiste klant of crediteur worden gekoppeld.
Bankrekeningnummer	Vul hier het volledige IBAN in. Buitenlandse bankrekening zonder IBAN? Vul dan ook de BIC in.
BIC	Vul dit alleen bij buitenlandse bankrekeningen zonder IBAN.

Kolom	Opmerking
Klantnummer/Crediteurnummer	Vul hier een klantnummer of crediteurnummer in. Wil je vanuit een andere applicatie procesgegevens importeren, zoals Verkoopjournaalposten, of Inkoopfacturen? Vul hier dan het klantnummer of crediteurnummer van je externe applicatie in. Alleen dan kunnen de juiste procesgegevens aan de juiste klant of crediteur worden gekoppeld.
Naam	Vul hier de volledige naam in, inclusief B.V. enzovoorts.
Bankrekeningnummer	Vul hier het volledige IBAN in. Buitenlandse bankrekening zonder IBAN? Vul dan ook de BIC in.
BIC	Vul dit alleen bij buitenlandse bankrekeningen zonder IBAN.

Kolom	Opmerking
Organisatienaam	Vul hier precies dezelfde naam van een Organisatie in jouw administratie in, anders kan een contactpersoon niet goed worden gekoppeld.

Kolom	Opmerking
Methode opzoeken debiteur/crediteur	Deze waarde bepaalt op basis van welke gegevens een beginbalans boeking gekoppeld wordt aan de juiste debiteur/crediteur. Selecteer Vaste waarde. Dit is voor de opzoekmethode de meest logische methode. Selecteer de gewenste opzoekmethode. Intern nummer: de debiteur/crediteur wordt gekoppeld door de waarde in de kolom Klantnummer/Crediteurnummer te zoeken in het veld Intern nummer. In dit geval wordt de kolom Klantnaam/Crediteurnaam niet ingelezen. Extern nummer: de debiteur/crediteur wordt gekoppeld door de waarde in de kolom Klantnummer/Crediteurnummer te zoeken in het veld Extern nummer. In dit geval wordt de kolom Klantnaam/Crediteurnaam niet ingelezen. Klik hier wanneer je het externe nummer wilt tonen bij organisaties en personen. Klantnaam/Crediteurnaam: de debiteur/crediteur wordt gekoppeld door de waarde in de kolom Klantnaam/Crediteurnaam te zoeken in het veld Naam van de klant/crediteur. In dit geval wordt de kolom Klantnummer/Crediteurnummer niet ingelezen. Gebruik deze methode ook als je regels wilt koppelen aan een Diverse klant/Diverse crediteur Dat kan niet op basis van een nummer.
Type debiteur/crediteur	Selecteer Vaste waarde als alle regels in het importbestand geïmporteerd moeten worden als Organisatie of Persoon. Selecteer Inlezen als een kolom in het importbestand de waarde Organisatie of Persoon bevat. Het is ook mogelijk om de waarde Diverse te gebruiken. Hiermee kan je een regel importeren en koppelen aan een Diverse klant/Diverse crediteur.
Klantnummer/Crediteurnummer	Vul hier het Interne nummer of Externe nummer in, afhankelijk van de gekozen opzoekmethode.
Klantnaam/Crediteurnaam	Deze kolom hoeft alleen gevuld te zijn als de Methode opzoeken debiteur/crediteur de waarde Klantnaam/Crediteurnaam bevat. Vul hier precies dezelfde naam van de Klant/Crediteur in jouw administratie in, anders kan niet worden gekoppeld. Heb je meerdere Diverse klanten/crediteuren? Gebruik dan ook de precieze naam in het importbestand.
Bijlage	Vul hier eventueel de bestandsnaam van een bijlage in. Gebruik dit om een pdf-factuur uit een externe applicatie te importeren. Klik hier voor meer informatie. Let op! Als je tweemaal hetzelfde bestand importeert, dan worden de gegevens ook twee keer toegevoegd.

Kolom	Opmerking
Cumulatieve investering	Vul hier het aanschafbedrag plus eventuele extra investeringen in.
Cumulatieve fiscale afschrijving	Vul hier het totaalbedrag van de afschrijvingen op de beginbalansdatum in.
Einddatum	Vul hier de datum van de laatste afschrijving van het vast actief in.

Kolom	Opmerking
Grootboekrekening	Selecteer Vaste waarde als alle regels in het importbestand geïmporteerd moeten worden op dezelfde grootboekrekening. Selecteer Inlezen als een kolom in het importbestand de grootboekrekening bevat..
Debet	Vul hier bedrag in dat je Debet wilt importeren.
Credit	Vul hier bedrag in dat je Credit wilt importeren.

Kolom	Opmerking
Methode opzoeken debiteur	Deze waarde bepaalt op basis van welke gegevens een beginbalans boeking gekoppeld wordt aan de juiste klant. Selecteer Vaste waarde. Dit is voor de opzoekmethode de meest logische methode. Selecteer de gewenste opzoekmethode. Intern nummer: de klant wordt gekoppeld door de waarde in de kolom Klantnummer te zoeken in het veld Intern nummer. In dit geval wordt de kolom Klantnaam niet ingelezen. Extern nummer: de klant ordt gekoppeld door de waarde in de kolom Klantnummer te zoeken in het veld Extern nummer. In dit geval wordt de kolom Klantnaam niet ingelezen. Klik hier wanneer je het externe nummer wilt tonen bij organisaties en personen. Klantnaam: de klant wordt gekoppeld door de waarde in de kolom Klantnaam te zoeken in het veld Naam van de klant. In dit geval wordt de kolom Klantnummer niet ingelezen. Gebruik deze methode ook als je regels wilt koppelen aan een Diverse klant. Dat kan niet op basis van een nummer.
Type debiteur	Selecteer Vaste waarde als alle regels in het importbestand geïmporteerd moeten worden als Organisatie of Persoon. Selecteer Inlezen als een kolom in het importbestand de waarde Organisatie of Persoon bevat. Het is ook mogelijk om de waarde Diverse te gebruiken. Hiermee kan je een regel importeren en koppelen aan een Diverse klant.
Klantnummer	Vul hier het Interne nummer of Externe nummer in, afhankelijk van de gekozen opzoekmethode.
Klantnaam	Deze kolom hoeft alleen gevuld te zijn als de Methode opzoeken debiteur de waarde Klantnaam bevat. Vul hier precies dezelfde naam van de Klant in jouw administratie in, anders kan niet worden gekoppeld. Heb je meerdere Diverse klanten? Gebruik dan ook de precieze naam in het importbestand.
Bijlage	Vul hier eventueel de bestandsnaam van een bijlage in. Gebruik dit om een pdf-factuur uit een externe applicatie te importeren. Klik hier voor meer informatie. Let op! Als je tweemaal hetzelfde bestand importeert, dan worden de gegevens ook twee keer toegevoegd.