Verlof op basis van aanvullende roosteruren
Steeds meer regelingen voorzien in de mogelijkheid om extra verlof op te bouwen door structureel meer uren in te roosteren dan het aantal contracturen waarvoor de medewerker betaald wordt. Het opgebouwde verlof kan de medewerker dan op een later moment opnemen.
Met behulp van deze functionaliteit bouwt een medewerker verlof op doordat de medewerker voor extra uren wordt ingeroosterd. De medewerker wordt bijvoorbeeld contractueel voor 36 uur betaald maar werkt 4 uur extra per week. Op die manier bouwt de medewerker iedere week 4 uur verlof op dat de medewerker op een later tijdstip kan opnemen.
Verlof op basis van aanvullende roosteruren is een vorm van periodeverlof. Het verlofsaldo wordt aan het begin van de verlofperiode (meestal een kalenderjaar) in één keer toegekend aan de medewerker op basis van de roosterregels die op dat moment vastliggen. Als gedurende het jaar een roosterwijziging plaatsvindt, dan heeft dat ook gevolgen voor het verlofsaldo.
Afhankelijk van de regeling kun je in de inrichting instellen of het toegestaan is om een resterend verlofsaldo mee te nemen naar een volgende verlofperiode. Meestal wordt ervoor gekozen om dit type verlof onderdeel uit te laten maken van een samengestelde ‘vakantie’ verlofsoort waarbij dit verloftype de hoogste prioriteit krijgt. Op die manier neemt de medewerker altijd als eerste het extra opgebouwde verlof op en voorkom je dat dit verlof aan het einde van de verlofperiode ongebruikt blijft en komt te vervallen.
Let op:
Deze functionaliteit is alleen van toepassing voor medewerkers met een rooster van het type Uren per dag of Uren per week.
|
Inhoud |
Rekenmethode
De rekenmethode van het basisverloftype Verlof op basis van aanvullende roosteruren kan op vier verschillende manieren ingesteld worden. De vier methoden zijn:
- Kalenderdagen zonder jaarmaximum
- Kalenderdagen met jaarmaximum
- Werkbare uren exclusief feestdagen
- Werkbare dagen exclusief feestdagen
Kalenderdagen zonder jaarmaximum
Het verlofsaldo wordt toegekend op basis van de duur van de aanwezige roosterregels in weken:
Voorbeeld 1:
Een medewerker bouwt gedurende het hele jaar (2022) 2 uur verlof op per week.
Voorbeeld 2:
Een medewerker bouwt van 01-01-2022 t/m 31-03-2022 per week 4 uur verlof op.
Kalenderdagen met jaarmaximum
In veel regelingen is sprake van een maximering van het jaarlijkse verlofsaldo. Op die manier wordt rekening gehouden met het gemiddeld aantal feestdagen per jaar waarop de medewerker niet hoeft te werken en dus ook geen aanvullend verlof kan opbouwen.
Hierbij moeten de onderstaande velden gevuld worden:
- Maximale fulltime opbouw per week.
In dit veld ligt het maximale aantal uren verlofopbouw per week bij een fulltime rooster vast.
- Maximale fulltime opbouw per jaar.
In dit veld ligt het maximale op te bouwen verlofsaldo per jaar vast.
Let op:
In sommige sectoren geldt ieder kalenderjaar een ander jaarmaximum. Dit kan worden ingesteld door voor ieder jaar een nieuwe regel voor de verlofsoort toe te voegen met als begindatum 1 januari van het betreffende jaar.
De verlofberekening met jaarmaximum:
Werkbare uren exclusief feestdagen
Het verlofsaldo wordt toegekend op basis van het aantal werkbare uren dat de medewerker ingeroosterd is, waarbij de uren die op feestdagen vallen niet meegerekend worden:
Voorbeeld:
Een medewerker bouwt gedurende het hele jaar (2022) 4 uur verlof op per week. De medewerker heeft een rooster van 5x8 uur. Het hele jaar 2022 bevat 260 werkdagen waarvan 5 feestdagen.
Scenario's
- Klik
hier voor scenario "Maximale opbouw fulltimer". - Klik hier voor scenario "Gedeeltelijke opbouw fulltimer".
- Klik hier voor scenario "Parttimer".
- Klik hier voor scenario "Uit-dienst in de loop van het jaar".
- Klik hier voor scenario "Roosterwijziging in de loop van het jaar".
- Klik hier voor scenario "Langdurig ziek in de loop van het jaar zonder herstel".
- Klik hier voor scenario "Langdurig ziek en hersteld in de loop van het jaar".
- Klik hier voor scenario "Langdurig verzuim voor begin van het jaar".
Werkbare dagen exclusief feestdagen
Het verlofsaldo wordt toegekend op basis van het aantal werkbare dagen tussen de begin- einddatum van de roosterregel, waarbij de feestdagen niet meegerekend worden:
Voorbeeld:
Een medewerker bouwt gedurende het hele jaar (2022) 4 uur verlof op per week. Het jaar 2022 bevat 260 werkdagen waarvan 5 feestdagen.
Scenario's
- Klik hier voor scenario "Volledig jaar indienst".
- Klik hier voor scenario "Uitdienst in de loop van het jaar".
- Klik hier voor scenario "Roosterwijziging in de loop van het jaar".
- Klik hier voor scenario "Langdurig ziek in de loop van het jaar zonder herstel".
- Klik hier voor scenario "Langdurig ziek en hersteld in de loop van het jaar".
- Klik hier voor scenario "Langdurig verzuim voor begin van het jaar".
Korten verlofopbouw bij verzuim & Hervatten opbouw
Korten verlofopbouw bij verzuim
In veel regelingen geldt dat de verlofopbouw op basis van aanvullende roosteruren moet worden gestopt als de medewerker ziek is. Vaak moet niet direct worden gekort bij verzuim, maar pas nadat de medewerker langdurig verzuimt. Voor dit doel zijn bij de arbeidsvoorwaarde/verlofsoort de volgende instellingen te vinden:
- Correctieverlofboekingen genereren voor medewerkers met een werktijden rooster.
Als je dit veld aanvinkt, dan worden voor de momenten waarop een verzuimmelding overlapt met verlofopbouw in het werkrooster ter compensatie van de verlofopbouw een correctie verlofboekingen aangemaakt. Dit gebeurt alleen als er sprake is van een volledige verzuimdag.
- Verlofsaldo corrigeren voor medewerkers met een uren per dag of uren per week rooster.
Als je dit veld aanvinkt, dan wordt het verlofsaldo gecorrigeerd voor de periode dat medewerker verzuimt. Het verlof op basis van aanvullende roosteruren wordt pas gekort bij onbetaald verzuim als dit vinkveld aan staat.
- Correctie verlofsaldo bij zwangerschap.
Dit veld kan alleen gevuld worden als de instelling ‘Verlofsaldo corrigeren’ is aangevinkt. Je kunt kiezen voor:
- Altijd corrigeren.
In dit geval worden verzuimmeldingen van de verzuimsoort Zwangerschaps- en bevallingsverlof gecorrigeerd vanaf de begindatum.
- Alleen corrigeren bij langdurig verzuim.
In dit geval worden verzuimmeldingen van de verzuimsoort Zwangerschaps- en bevallingsverlof gecorrigeerd vanaf de begindatum + het aantal dagen uit de instelling Langdurig verzuim vanaf.
Let op:
Zolang de zwangerschapsmelding niet wordt afgesloten, wordt gerekend met de verwachte einddatum in plaats van de definitieve einddatum.
- Altijd corrigeren.
- Correctie verlofsaldo bij overig verzuim.
Deze instelling is gelijk aan ‘Correctie verlofsaldo bij zwangerschap’, maar is bedoeld voor overige verzuimmeldingen die niet van de verzuimsoort ‘Zwangerschaps- en bevallingsverlof’ zijn.
In tegenstelling tot de zwangerschapsmelding wordt bij de andere verzuimmeldingen niet met de verwachte einddatum gerekend, maar alleen met de definitieve einddatum. Zolang de definitieve einddatum niet gevuld is wordt er vanuit gegaan dat het verzuim tot het einde van de betreffende verlofperiode doorloopt.
- Langdurig verzuim vanaf.
Dit veld kan alleen gevuld worden als de instelling ‘Correctie verlofsaldo bij zwangerschap’ of ‘Correctie verlofsaldo bij overig verzuim’ ingesteld is als "Alleen corrigeren bij langdurig verzuim". Met dit veld kan worden aangegeven na hoeveel kalenderdagen de verzuimmelding een langdurige melding betreft.
Als een medewerker langdurig verzuimt, wordt de opbouw van het verlof opgeschort vanaf het moment dat het verzuim langdurig is geworden.
Voorbeeld:
Er gelden de volgende instellingen:
- Grens langdurig verzuim: 28 dagen (4 weken)
- Maximum opbouw per week: 4 uur
- Maximum opbouw per jaar (bij 4 uur per week): 200 uur.
Een medewerker heeft een rooster van 36 uur per week en bouwt het maximum aantal verlofuren per week op, namelijk 4 uur. Voor het kalenderjaar 2021 wordt daarom initieel het maximum jaarlijkse verlofsaldo van 200 uur toegekend. De medewerker begint met verzuim op 1 april.
Per 29 april overschrijdt dit verzuimgeval de grens van 28 dagen (4 weken). Als gevolg daarvan wordt de verlofopbouw opgeschort. Het verlofsaldo wordt herrekend. Daarbij wordt alleen verlofsaldo toegekend voor de periode van 1 januari t/m 28 april. Het nieuwe (verlaagde) verlofsaldo wordt:
Hervatten opbouw
De opbouw van verlof via aanvullende roosteruren wordt hervat zodra de medewerker volledig hersteld wordt gemeld. Dit betekent dat ook geen verlof wordt opgebouwd bij gedeeltelijk herstel of aanwezigheid op arbeidstherapeutische basis.
Voorbeeld:
Dit voorbeeld sluit aan op het hiervoor gegeven voorbeeld. De medewerker begint met verzuim op 1 april. Per 29 april overschrijdt dit verzuimgeval de grens van langdurig verzuim (28 dagen, 4 weken). Per 7 juni wordt de medewerker hersteld gemeld.
Het verlofsaldo werd herrekend op 29 april en wordt opnieuw herrekend op het moment dat de verzuimmelding wordt afgesloten. Daarbij wordt geen verlofsaldo toegekend voor de periode van 29 april t/m 6 juni. Deze periode duurt 39 dagen. Het nieuwe verlofsaldo na de hersteld melding wordt:
Hieronder een schematische weergave van het verlofsaldo gedurende het jaar:
Aaneengesloten verzuim & Verzuim aansluitend op zwangerschapsverlof
Aaneengesloten verzuim
Voor het korten van langdurig verzuim is het van belang om duidelijk te hebben wanneer 2 of meer verzuimmeldingen als één aaneengesloten verzuimreeks gezien moeten worden. De reden dat het soms noodzakelijk is om meer dan 1 verzuimmelding vast te leggen is bijvoorbeeld dat het type verzuim verandert zoals van ‘zwangerschap’ naar ‘ziek als gevolg van bevalling’.
Als een medewerker aaneengesloten ziek is maar dit verzuim is in afzonderlijke verzuimmeldingen vastgelegd dan moet bij het herkennen van langdurig verzuim uitgegaan worden van de begindatum van de 1e verzuimmelding in de reeks. Er is sprake van een verzuimreeks als meerdere verzuimmeldingen op elkaar aansluiten. Een verzuimmelding sluit aan als:
- De einddatum van de voorafgaande verzuimmelding precies 1 dag voor de begindatum van opeenvolgende melding ligt.
- EN als "Aanwezig op laatste dag" van de voorafgaande melding gelijk is aan 0.
- EN als "Aanwezig op eerste dag" van de opeenvolgende melding gelijk is aan 0.
Voorbeeld:
De medewerker heeft de volgende verzuimmeldingen:
Begindatum
02-05-2022
Einddatum
15-05-2022
Aanwezig op laatste dag
0 uur
Begindatum
16-05-2022
Einddatum
Geen
Aanwezig op eerste dag
0 uur
Deze 2 verzuimmeldingen moeten als 1 aangesloten reeks gezien worden. Als de grens voor langdurig verzuim is ingesteld op 28 dagen (4 weken) dan wordt deze reeks als een langdurige verzuimmelding behandeld 28 dagen na de begindatum van de 1e melding in de reeks (2 mei). De medewerker verzuimt in dit voorbeeld dus langdurig vanaf 30 mei.
Verzuim aansluitend op zwangerschapsverlof
Als een verzuimmelding direct volgt op zwangerschaps- en/of bevallingsverlof dan wordt de gehele verzuimreeks gekort vanaf het begin dan de zwangerschapsmelding.
Voorbeeld:
De medewerker heeft de volgende verzuimmeldingen:
Begindatum |
01-04-2020 |
Einddatum |
14-05-2020 |
Type |
Zwangerschaps- en/of bevallingsverlof |
Aanwezig op laatste dag |
0 uur |
Begindatum |
15-05-2020 |
Einddatum |
Geen |
Type |
Ziek |
Aanwezig op eerste dag |
0 uur |
Deze 2 verzuimmeldingen moeten als 1 aangesloten reeks gezien worden. De medewerker wordt zowel gedurende het zwangerschapsverlof als ook gedurende de aansluitende verzuimmelding gekort.
Verlofsoort toevoegen
Je voegt een aparte verlofsoort toe die per cao/arbeidsvoorwaarde één keer mag voorkomen. Profit zal deze verlofsoort automatisch gebruiken voor de opbouw.
Prioritering vastleggen
Voor het vastleggen van een verlofreeks, richt je de prioritering van verlof in. Na het inrichten van de prioritering kun je overlappende verlofboekingen vastleggen. De prioritering bepaalt hoe Profit met het overlappende verlof overweg moet gaan.
Voorbeeld:
Een medewerker heeft elke vrijdagmiddag ouderschapsverlof. Als je geen prioritering inricht dan moet de medewerker om het ouderschapsverlof heen de vakantie boeken. Hierdoor legt de medewerker meerdere verlofboekingen vast voor de vakantie, wat erg bewerkelijk is.
Om dit te voorkomen richt je de prioritering in van Type verlof. Je geeft het ouderschapsverlof een hogere prioriteit dan vakantie. Als de medewerker vakantie vastlegt, trekt Profit door de prioritering de uren van het ouderschapsverlof af van de vakantie.
Je kunt de prioritering als volgt inrichten:
- Ouderschapsverlof
- ATV/Verlofopbouw aanvullende roosteruren
- Wel aanwezig
- Bijzonder verlof
- Tijd voor tijd
- Feestdagenverlof
- Wettelijk Verlof
- Vakantie
- Onbetaald verlof
Je geeft ATV of Verlofopbouw aanvullende roosteruren een hogere prioriteit dan wettelijk verlof en vakantie. Als je dit niet doet, heeft dit invloed op het aantal uren verlof van de boeking die Profit automatisch genereert bij een verlofboeking die samenvalt de opbouw.
Type verlof toevoegen:
- Ga naar: HRM / Beheer / Inrichting / Type verlof.
- Klik op: Nieuw.
- Voeg de verlofsoort Verlofopbouw toe met de code VO.
- Klik op: Volgende.
- Wijzig eventueel de prioriteit.
- Klik op: Voltooien.
Verlofsoort toevoegen:
- Open het net toegevoegde type verlof.
- Ga naar het tabblad: Arbeidsvoorwaarde.
- Klik op: Nieuw.
- Selecteer de cao en de arbeidsvoorwaarden.
- Vul de begindatum in.
- Selecteer het type verlof.
- Selecteer Verlofopbouw op basis van aanvullende roosteruren bij Basisverloftype.
- Je vult geen perioderecht in.
- Klik op: Volgende.
- Vul de overige instellingen in.
- Klik op: Voltooien.
- Klik op: Ja.
Dienstbetrekking
Je bepaalt per dienstbetrekking of de medewerker recht heeft op verlofopbouw op basis van aanvullende roosteruren.
Dienstbetrekking wijzigen:
- Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
- Open de eigenschappen van de cao.
- Ga naar het tabblad: Arbeidsvoorwaarde.
- Open de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde.
- Ga naar het tabblad: Dienstbetrekking.
- Open de eigenschappen van de dienstbetrekking.
- Klik op: Nieuw.
- Vul de begindatum in.
- Vink Verlof op basis van aanvullende roosteruren aan.
- Klik op: Voltooien.
Rooster medewerker
Je bepaalt per medewerker het aantal uren voor de verlofopbouw.
Rooster wijzigen:
- Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
- Open de eigenschappen van de medewerker.
- Ga naar het tabblad: Rooster.
- Open de eigenschappen van het rooster.
- Ga naar het tabblad: Algemeen.
- Vul het aantal uren bij Verlofopbouw per week.
- Klik op: Opslaan en sluiten.