Sollicitatie workflow

Via de workflow Sollicitaties handel je de sollicitaties af die binnenkomen via de gepubliceerde vacature op InSite en OutSite.

Bij Sollicitant Self Service laat je de sollicitant zijn gegevens zelf toevoegen. Dit bespaart je werk en tijd. Ook handel je de sollicitaties gestructureerd af. Hiervoor gebruik je de sollicitatieportal in OutSite en de meegeleverde workflow Sollicitatie.

Sollicitanten solliciteren via de vacature in de sollicitatieportal in OutSite. Vervolgens komt de sollicitatie in de workflow. De workflow ziet er zo uit.

Eerst komt de sollicitatie via de workflow automatisch als taak in inSite bij de contactpersoon. Deze beoordeelt of de sollicitatie serieus is bedoeld.

Vervolgens komt de sollicitatie als taak bij de verantwoordelijke gebruiker die de sollicitant inhoudelijk beoordeelt en één van hen in dienst neemt.

Ook kun je via de workflow de sollicitant verzoeken om meer informatie, de sollicitant uitnodigen of een andere vacature koppelen. Via de sollicitatie workflow handel je vervolgens iedere sollicitant af: je neemt er één aan en de andere sollicitanten wijs je af.

Sollicitatiegegevens beoordelen (workflow)

Zodra een sollicitant gesolliciteerd heeft, doorloopt de sollicitatie de standaard workflow Sollicitatie. De gebruiker die in de vacature is aangemerkt als Verantwoordelijke krijgt de taak om de sollicitatiegegevens globaal op echtheid te beoordelen. Vervolgens maakt deze gebruiker de sollicitant aan of verwijdert deze. Als de sollicitant is aangemaakt, krijgt deze direct een e-mailbericht met inloggegevens voor de portal.

Portaltoegang (workflow)

Met de workflow Portaltoegang sollicitant (Profit) kan je de volgende acties uitvoeren.

1. Je kan de sollicitant portaltoegang verlenen als de sollicitant nog geen portaltoegang heeft.
2. Je kan de sollicitant portaltoegang verlenen door de gebruiker en/of persoon te deblokkeren wanneer hij geblokkeerd is.
3. Je kan het e-mail adres voor de portaltoegang wijzigen. Dit kan alleen als de gebruiker enkel een OutSite gebruiker is.
4. Je kan het e-mail bericht aan de sollicitant over portaltoegang opnieuw verzenden.

Met de speciale workflowactie Verzenden e-mail portaltoegang kan je de e-mail voor de portaltoegang los versturen. Deze actie is beschikbaar in de workflows van de typen dossieritems:

• Onboarden (-170)
• Sollicitatie (-44)
• Aanmaken sollicitant (-141)

Vanuit de workflow 'Sollicitatie (-44)' is het ook mogelijk om door middel van de workflowactie "Aanmaken sollicitant zonder e-mail", een sollicitant inclusief portalgebruiker aan te maken zonder dat de e-mail voor portaltoegang wordt verzonden.

Sollicitant verzoeken om meer informatie (workflow)

Zodra een sollicitant gesolliciteerd heeft, doorloopt de sollicitatie de standaard workflow Sollicitatie. De gebruiker die in de vacature is aangemerkt als Verantwoordelijke kan de sollicitant verzoeken om informatie. Je laat dit zoveel mogelijk via de sollicitatieportal verlopen.

Je kunt de communicatie tussen jou en de sollicitant op twee manieren laten verlopen: óf alleen via e-mail óf via e-mail en de reactie in de portal. Als je een verzoek doet via e-mail en de sollicitant stuurt je een e-mail terug met de aanvullende gegevens, dan moet je als HR-medewerker alsnog zelf de gegevens in Profit toevoegen. Ons advies is om dit via e-mail en reactie in de portal te laten verlopen.

Om te voorkomen dat je zelf de informatie handmatig moet verwerken, gebruik je de combinatie e-mail + reactie in de portal. Je stuurt hiermee dus niet alleen een e-mailbericht, maar zorgt dat de sollicitant naar de sollicitatieportal gaat om daar te reageren op de reactie die je hebt toegevoegd. De combinatie e-mail + reactie in de portal werkt in de workflow als volgt:

1. Je attendeert de sollicitant via een e-mail (met de juiste, algemene tekst) op het verzoek in de sollicitatieportal. Je voegt dit zelf toe in een berichtsjabloon die je aan de actie koppelt.

   Voorbeeld:

   Wij ontvangen graag nog extra informatie. Log hier in om te zien welke gegevens wij precies nodig hebben en voeg de gevraagde informatie toe.

2. Via de Reactie bij het uitvoeren van de actie vertel je precies wat nog nodig is. (Voorwaarde is dat je de reactie hebt ingesteld als 'Verplicht voor InSite' in de workflow).

   Voorbeeld:

   Beste John, zou je je cv willen toevoegen? Bij voorkeur als pdf-bestand. Alvast bedankt.

3. Vervolgens kan de sollicitant inloggen in de sollicitatieportal en zijn gegevens aanvullen.
4. Nadat de sollicitant zijn gegevens heeft toegevoegd, komt de sollicitatie weer terug in je takenlijst en kun je de gegevens raadplegen.

Sollicitant koppelen aan andere vacature (workflow)

De gebruiker die in de vacature is aangemerkt als Verantwoordelijke vacature kan de sollicitant koppelen aan een andere vacature.

Dit gebruik je bijvoorbeeld als een sollicitant niet geschikt is voor de vacature waarvoor hij gesolliciteerd heeft, maar wel voor een andere vacature. Je gebruikt hiervoor de workflow Sollicitaties aanmaken (Profit).

Ook kun je deze actie gebruiken om open sollicitaties aan een specifieke vacature te koppelen. Als je de actie op deze manier wilt gebruiken moet je een vacature met de naam Open sollicitatie aanmaken en solliciteren.

De workflow voor de oorspronkelijke sollicitatie wordt afgehandeld. In de oorspronkelijke sollicitatie wijzigt de status naar Afgewezen en in de nieuwe, open sollicitatie wordt de status Gekoppeld aan andere vacature.

Sollicitant koppelen aan andere vacature via workflow:

1. Ga naar: InSite.
2. Open de taak bij Mijn taken.
3. Klik op: Andere vacature koppelen.
4. Selecteer een andere vacature.

   In de workflowactie is de reactie verplicht gemaakt.

   Je voegt nu een reactie toe die je ook extern, op de portal wilt tonen aan de sollicitant:

   

5. Vul de reactie in.
6. Selecteer eventueel een reactiesjabloon.
7. Selecteer Extern en intern bij Reactie zichtbaar als je wilt dat de sollicitant de reactie in de sollicitatieportal ziet.
8. Klik op: Bevestigen.

   De sollicitant krijgt nu via de workflow een e-mailbericht met het verzoek in te loggen op de sollicitatieportal (als je dit als tekst in de berichtsjabloon dat aan de workflowactie koppelt, hebt opgenomen). Dit e-mailbericht is gebaseerd op de berichtsjabloon Workflowactie.

   In de sollicitatieportal kan de sollicitant deze reactie raadplegen.

Sollicitant uitnodigen (workflow)

Doorgaans maak je telefonisch een afspraak met de sollicitant als je deze wilt uitnodigen. Je kunt de sollicitant de uitnodiging laten bevestigen via de workflow. De sollicitant ontvangt dan een e-mailbericht en een verzoek naar de sollicitatieportal te komen en de uitnodiging te bevestigen.

Deze actie is gebaseerd op een combinatie van een standaard e-mailbericht (met bijvoorbeeld de tekst 'raadpleeg de sollicitatieportal') met een extern zichtbare reactie. Dit onderdeel van de workflow kun je naar eigen inzichten wijzigen/gebruiken.

Er zijn twee methoden om een sollicitant uit te nodigen. in beide gevallen bevestigt de sollicitant via de portal de uitnodiging.

Methode 1: Sollicitant uitnodigen met details in berichtsjabloon

1. Start de uitnodiging aan de sollicitant.
2. Klik op de sollicitatie waarvoor je de sollicitant wilt uitnodigen.
3. Vul de gegevens in.

   

   De bovenstaande gegevens worden in het e-mailbericht opgenomen, als het berichtsjabloon hiervoor is ingericht. De sollicitant hoeft dus niet meer naar de afspraak op de portal te gaan om deze gegevens te zien.

   Voor de rest van de stappen, zie hieronder bij methode 2.

Methode 2: Sollicitant uitnodigen & bevestiging vragen via workflow:

1. Ga naar: InSite.
2. Ga naar: Mijn InSite.
3. Open de taak met status Open bij Mijn taken.
4. Klik op de actie: Uitnodigen.

   Je voegt nu een reactie toe die je ook extern, op de portal wilt tonen aan de sollicitant:

   

5. Selecteer Extern en intern bij Reactie zichtbaar.
6. Klik op: Bevestigen.

   De sollicitant krijgt nu via de workflow een e-mailbericht met het verzoek in te loggen op de sollicitatieportal (als je dit als tekst in de berichtsjabloon dat aan de workflowactie koppelt, hebt opgenomen). Dit e-mailbericht is gebaseerd op de berichtsjabloon Workflowactie.

   In de sollicitatieportal kan de externe sollicitant deze reactie raadplegen.

   De status van zijn sollicitatie is nu Uitgenodigd.

   Je neemt na de gesprekken met de uitgenodigde sollicitanten een beslissing. Eventueel beoordeel je hen met behulp van de analyse.

Sollicitant afwijzen (workflow)

De gebruiker die in de vacature is aangemerkt als Verantwoordelijke vacature beoordeelt de sollicitant inhoudelijk en wijst deze af. Dit is ingesteld in de standaard workflow Sollicitatie. Je kunt dit zelf wijzigen.

Er zijn verschillende manieren om sollicitanten af te wijzen:

• Sollicitaties afwijzen vanaf sollicitant stamkaart.
• Sollicitanten collectief afwijzen via de vacature

  Dit doe je bijvoorbeeld nadat je één sollicitant hebt aangenomen.

• Eén sollicitant afwijzen via de workflowtaak.

In alle gevallen selecteer je een berichtsjabloon om daarmee de sollicitant op de hoogte te brengen.

Zodra je de afwijzing hebt voltooid, is ook de workflow van de geselecteerde sollicitatie afgehandeld. Als je een sollicitatie afwijst vanuit de vacature, dan zoekt Profit bij de betreffende sollicitatieworkflow naar de actie voor het afwijzen. Als de sollicitatieworkflow in een stap zit waar deze actie niet beschikbaar is of de actie voor het afwijzen zit niet in de workflow, dan wordt de sollicitatieworkflow niet afgewezen. Is de actie wel beschikbaar en heeft de gebruiker rechten op de actie, dan zorgt Profit ervoor dat de sollicitatieworkflow doorgaat naar de actie afwijzen.

Eén sollicitatie afwijzen via workflow:

1. Ga naar: InSite.
2. Ga naar: Mijn taken.
3. Open het dossieritem met de sollicitatie.
4. Klik op de actie: Afwijzen.

   Een verschijnt een popup. Deze is niet te autoriseren of uit te zetten.

5. Selecteer een berichtsjabloon.

   Je kunt nu kiezen uit alle berichtsjablonen die je hebt gebaseerd op de berichtsoort Sollicitatie afwijzing.

6. Vink Geen bericht versturen aan, als je geen bericht wilt versturen aan de afgewezen sollicitant.
7. Selecteer een waarde bij: Reden afwijzing.
8. Klik op: Voltooien.
9. Vul eventueel een reactie in.
10. Klik op: Bevestigen.

Sollicitaties afwijzen vanaf sollicitant stamkaart:

Je kunt meerdere sollicitaties van een sollicitant in één keer afwijzen:

1. Ga naar: InSite.
2. Ga naar: Werving en selectie.
3. Open de sollicitant stamkaart.
4. Klik op: Sollicitaties afwijzen.
5. Selecteer de sollicitaties die je wilt afwijzen.
6. Klik op: Afwijzen.
7. Selecteer een Berichtsjabloon.
8. Geef eventueel een Reden afwijzing op.
9. Klik op: Afwijzen.

Sollicitanten collectief afwijzen bij de vacature:

Let op:

Voor de inrichting van de workflow geldt het volgende: bij de actie Afwijzen mag de reactie niet als verplicht zijn ingesteld. Als de reactie wel verplicht is, dan werkt de actie Afwijzen namelijk niet.

Je kunt meerdere sollicitanten in één keer afwijzen.

1. Ga naar: InSite.
2. Ga naar: Werving en selectie.
3. Ga naar: Vacaturebank.
4. Selecteer de vacature.
5. Vink meerdere sollicitaties aan.

   Je kunt alleen de sollicitanten afwijzen die als taak bij je staan als Verantwoordelijke vacature.

6. Klik op de actie: Afwijzen.

   Een verschijnt een popup. Deze is niet te autoriseren of uit te zetten.

7. Selecteer een berichtsjabloon.
8. Je kunt nu kiezen uit alle berichtsjablonen die je hebt gebaseerd op de berichtsoort Sollicitatie afwijzing.
9. Vink Geen bericht versturen aan, als je geen bericht wilt versturen aan de afgewezen sollicitant.
10. Selecteer een waarde bij: Reden afwijzing.
11. Klik op: Voltooien.
12. Vul eventueel een reactie in.
13. Klik op: Bevestigen.