Reactie toevoegen in workflow / dossieritem

Een gebruiker voegt een reactie toe op een dossieritem in InSite of OutSite.

Reactie invullen

Je opent het dossieritem en voegt een reactie toe, als dit toegestaan of verplicht is. Je kunt een reactie op twee manieren toevoegen, namelijk via het reactievak en bij het uitvoeren van een actie.

Een reactie kan Intern (voor InSite) en/of Extern (voor OutSite) zijn. Als het dossieritem alleen op InSite gebruikt kan worden (zie de eigenschappen van het type dossieritem) dan kun je geen externe reactie invullen.

Actie invullen in het reactievak:

Vul de reactie in en bepaal eventueel of deze intern of extern geplaatst moet worden.

Actie invullen bij het uitvoeren van een workflowactie:

Plaats de muis op de workflowactie en klik op de tekstballon. Een sterretje geeft aan dan de reactie verplicht is. Als je op Bevestigen (Ctrl+Shift+B) klikt, dan wordt de reactie opgeslagen en de actie worden uitgevoerd.

Verplichte reactie:

Een reactie kan verplicht zijn op basis van de instellingen bij de workflowactie. Bij een verplichte reactie moet je deze geven in de huidige taak, het is dus niet voldoende als je al eerder in de workflow een reactie hebt gegeven.

Je kunt een verplichte reactie achteraf niet verwijderen of wijzigen.

Let op:

Als je nog geen reactie hebt ingevuld terwijl deze verplicht is, dan zal bij het uitvoeren van de actie alsnog een venster verschijnen voor het invullen van de reactie.

Reactie op een reactie:

Een dossieritem kan meerdere reacties van diverse gebruikers bevatten. Om overzicht te houden, kun je reageren op een reactie. De reactie waarop je reageert, wordt onderdeel van de nieuwe reactie.

Kees vraagt bijvoorbeeld om vlaggen te bestellen en Cas wil specifiek hierop reageren. Hij klikt op de drie puntjes en op Reageer:

Omdat Cas reageert op een specifieke reactie, wordt deze "inline" in zijn nieuwe reactie getoond:

Stel dat Kees zijn eerste reactie verwijdert. Dan zie je deze ook niet meer "inline" in de reactie van Cas. In plaats daarvan zie je Deze reactie is verwijderd.

Er is één beperking: op een interne reactie is alleen een nieuwe interne reactie mogelijk, niet een nieuwe externe reactie. Hiermee voorkomen we dat een interne reactie toch extern wordt gedeeld.

Reactie op reactie als een draad weergeven:

Je kunt reacties op een reactie laten inspringen met de keuze Ingesprongen weergave. Hierdoor wordt de originele reactie niet meer als citaat getoond, waardoor er meer reacties op het scherm passen.

Reacties raadplegen, liken en taggen

Bij de reactie wordt de foto van de inzender getoond. Als de foto niet beschikbaar is, wordt een identicon met de initialen van de gebruiker met een vaste achtergrondkleur getoond.

Je kunt de datum/tijd zien van een reactie door de klikken op de tijdsaanduiding (zoals 'twee dagen geleden').

Reacties en acties tonen:

Je kunt de workflowhistorie opvragen in het reactieoverzicht, zodat je de acties en reacties in chronologische volgorde onder elkaar ziet.

Profielkaartje bekijken:

Klik op de naam van de inzender om een profielkaartje met contactinformatie te zien. Klik op de link rechtsboven om de medewerkerkaart of de persoonskaart te tonen (je ziet de kaart alleen als je voldoende rechten hebt). Bij een systeemgebruiker wordt de link rechtsboven niet getoond.

Likes op reacties:

Je kunt per reactie maximaal 1 like geven. Als je op een gegeven like klikt, wordt deze weer verwijderd.

Labels gebruiken:

Om meer overzicht te houden kun je labels toekennen aan reacties.

Elke reactie kan maximaal één label hebben. Je kunt labels toekennen aan bestaande reacties zoals je hierboven ziet, maar ook bij het invullen van een reactie kun je een label kiezen.

Je bepaalt per type dossieritem welke labels je wilt gebruiken op het nieuwe tabblad Reactielabels (vergeet niet dit te autoriseren). Per label kies je een meegeleverde kleur.

Reactie delen:

Je kunt een specifieke reactie delen via de onderstaande actie. Hierdoor wordt een URL naar het klembord gekopieerd die je bijvoorbeeld naar een collega kunt mailen. Als de collega op de URL klikt, wordt het dossieritem geopend en de pagina scrollt direct naar de reactie die je wilt delen. De reactie licht kort op, waardoor je kunt zien welke reactie je moet hebben. Dit is met name handig als er veel reacties zijn.

De ontvanger van de URL moet natuurlijk wel rechten hebben op het raadplegen van het dossieritem.

Diversen:

• Met Draai weergave bepaal je of het reactievak onder of boven de reacties getoond wordt.
• Om een bijlage toe te voegen, sleep je deze op het onderste deel van het reactievak.
• Bij externe reacties wordt in InSite een wereldbolletje getoond.

  

• Als een dossieritem uit de flow is, krijg je een melding bij het toevoegen van een reactie. Een reactie op een dossieritem dat uit de flow is, zal namelijk niet meer gelezen worden. Je kunt de reactie nog wel toevoegen.

Laatste workflowreactie in weergave

Je kunt de laatste interne en externe reactie bij een dossieritem zien in de weergave. Dit is mogelijk zowel Profit, InSite als OutSite. Je kunt de laatste reactie o.a. zichtbaar maken in het overzicht Mijn taken.

Om de laatste reactie zichtbaar te maken, moet je het overzicht aanpassen:

Reactiesjabloon gebruiken voor standaardreacties

Een gebruiker kan reacties toevoegen bij een dossieritem, maar vaak is (een deel van) een reactie steeds hetzelfde. Daarom kun je standaardteksten voor reacties opnemen in een reactiesjabloon.

Een gebruiker kan de standaardtekst selecteren, waardoor deze niet meer handmatig ingevuld hoeft te worden. De ingevoegde tekst door de gebruiker nog wel gewijzigd worden.

Je maakt reactiesjablonen aan in de eigenschappen van een type dossieritem. De reactiesjablonen gelden dan voor alle workflows van het type dossieritem. In de workflow zelf hoef je geen instellingen te wijzigen.

Inrichten:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
3. Ga naar het tabblad: Reactiesjablonen.
4. Voeg het reactiesjabloon toe en geef aan of de reactie bij voorkeur alleen intern of ook extern zichtbaar is:
   • Intern: alleen in InSite zichtbaar
   • Extern en intern: in OutSite en InSite zichtbaar

   

Gebruiken in een workflow:

1. Ga naar InSite.
2. Open een facilitaire aanvraag of voeg er eerst één toe (via Services / Facilitaire dienst).
3. Open de workflow.
4. Voeg een reactie toe, selecteer het reactiesjabloon en klik op Tekst invoegen.

   

Gegevensverzameling voor labels

Je kunt labels raadplegen in rapporten, analyses en GetConnectoren met de volgende gegevensverzamelingen:

• Labels bij dossieritem reacties (excl. autorisatie)
• Labels bij dossieritem reacties (incl. autorisatie)

Voor documenten is de gegevensverzameling Labels bij document reacties beschikbaar.

Zie ook

• Afbeelding gebruiker bij reactie
• Reactie mogelijk, verplicht of niet toegestaan