Livegang Payroll gedurende het jaar

Je bepaalt zélf wanneer je live gaat met de salarisverwerking in Profit. Bij een pakketwissel start je met de salarisverwerking in Profit op de datum waarop je overgaat.

In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 7.

Let op:

Voor deze functionaliteit is de laatste CAO Update van de Basis CAO voor 2025 nodig. Deze CAO Update wordt naar verwachting begin december uitgeleverd.

Inhoud

Beschrijving

Je kunt nu tijdens het jaar overstappen naar Payroll Profit en direct verder met verlonen, zonder te wachten tot 1 januari. Dat geeft je de kans om sneller te profiteren van je nieuwe inrichting, processen en controles in Profit en om sneller uniform te werken binnen je organisatie. Je houdt tempo in je overstap (bijvoorbeeld bij een pakketwissel of reorganisatie) en voorkomt dat je nog maanden “dubbel” in oude werkwijzen blijft hangen. Juist omdat dit eerder vaak alleen praktisch was bij een jaarwissel, is het nu een mooie mogelijkheid om op het moment dat het jou uitkomt live te gaan, mits je de harde knip bewust kiest en de aansluiting goed regelt.

Een start tijdens het jaar betekent dat je kiest voor een harde knip: vanaf de gekozen eerste loonperiode is Payroll Profit leidend. Alles vóór die periode hoort bij je oude situatie (oud pakket/loonbureau) en alles vanaf die periode verwerk je in Profit. Die keuze heeft direct gevolgen voor loonaangifte, pensioen, saldi en het jaarwerk. Daarom is dit geen technische instelling, maar een bewuste keuze in je proces en verantwoordelijkheden. Denk vooraf goed na wat je kiest en leg vast hoe je de aansluiting en controles organiseert.

Wat moet je vooraf weten

Als je start met Payroll tijdens het jaar, kies je een eerste loonperiode in Profit.

Die keuze is een harde knip:

  • Vóór de knip: verwerking is gedaan in de oude situatie (oud pakket/loonbureau).
  • Vanaf de knip: Profit is leidend voor de salarisverwerking.

Let op:

Bij live gaan (activering) vindt conversie plaats. Kies de startperiode daarom bewust.

Voorwaarden

  • Je weet met welke loonperiode je wilt starten in Profit.
  • De perioden vóór de knip zijn in de oude situatie afgerond (of je hebt duidelijke afspraken over correcties).
  • Je hebt bepaald hoe je omgaat met:
    • Loonaangifte
    • Pensioen
    • Saldi (bijv. verlof)
    • Jaarwerk (jaaropgaaf/jaaroverzichten)

Werkwijze

Stap 1 – Kies de startperiode (dit wordt de knip)

Bepaal de eerste loonperiode die je in Profit gaat verwerken.

Voorbeeld

Je start met periode 4 (april):

  • periode 1 t/m 3: vóór de knip (oude situatie)
  • periode 4 t/m 12: vanaf de knip (Profit)

Je kunt ook een latere startperiode kiezen als dat beter past bij jouw situatie. Dat geeft je extra tijd om eerst de oude perioden netjes af te ronden, je inrichting in Profit te testen en alle aansluitingen goed te regelen (loonaangifte, pensioen, saldi en jaarwerk). Ook kun je zo een logisch knippunt kiezen, bijvoorbeeld na een drukke maand, na een intern besluitmoment of wanneer je loonbureau klaar is met het “oude deel” van het jaar. Met een latere datum verklein je de kans op correcties achteraf en wordt de overgang vaak rustiger en beter controleerbaar. Kortom: later starten kan een bewuste keuze zijn om meer grip en zekerheid te hebben bij de overgang.

Stap 2 – Leg de knip vast bij Belastingdienst (loonheffingsnummer)

Je legt de startperiode vast bij de instantie Belastingdienst op het loonheffingsnummer.

Hier leg je vast:

  • het jaar
  • de eerste loonperiode die je in Profit gaat verwerken

Dit moment bepaalt de harde knip.

Stap 3 – Regel de gevolgen van de knip

De knip heeft gevolgen op 4 onderwerpen. Regel deze punten vooraf.

1. Loonaangifte

Vanaf de startperiode doe je de loonaangifte vanuit Profit voor dit loonheffingsnummer.

Regel vooraf:

  • Rond de perioden vóór de knip af in de oude situatie.
  • Spreek af wie correcties doet op perioden vóór de knip (oude pakket/loonbureau).
  • Maak afspraken over de controle in de eerste periode in Profit (zodat verschillen verklaarbaar zijn).

2. Pensioen

Ook de pensioenaanlevering heeft een knip.

Regel vooraf:

  • Leg vast hoe aanlevering vóór de knip gebeurt (oude situatie).
  • Leg vast hoe aanlevering vanaf de knip gebeurt (Profit).
  • Spreek af hoe je de aansluiting controleert (om verschillen te voorkomen).

3. Saldi (bijvoorbeeld verlof)

Saldi lopen door over het jaar. Profit moet vanaf de knip weten wat de stand is.

Regel vooraf:

  • Neem saldi over als startsituatie per medewerker op de knipdatum/periode.
  • Bewaar een overzicht uit het oude systeem als onderbouwing.

4. Jaarwerk (jaaropgaaf / jaaroverzichten)

Aan het eind van het jaar wil je één kloppend totaal.

Regel vooraf

  • Spreek af hoe je het totale jaarbeeld maakt en controleert (oude deel + Profit deel).
  • Leg vast wie welke overzichten aanlevert voor de jaarafsluiting.

Stap 4 – Test en ga live

  1. Test de inrichting en verwerking eerst in de testomgeving.
  2. Activeer daarna pas in productie.
  3. Communiceer intern: “Vanaf periode X verwerken we in Profit.”

Resultaat

  • De harde knip is vastgelegd op het loonheffingsnummer bij Belastingdienst.
  • Vanaf de gekozen startperiode is Profit leidend voor salarisverwerking en aanleveringen.
  • Je hebt vooraf geregeld hoe je omgaat met loonaangifte, pensioen, saldi en jaarwerk.

Let op

De startperiode is een bewuste keuze. De knip splitst het loonjaar in een “oude” en “nieuwe” periode.

  • Zorg dat je vóór livegang duidelijke afspraken hebt over correcties in perioden vóór de knip.
  • Zorg dat saldi en aansluitingen (pensioen/jaarwerk) op orde zijn, om verrassingen achteraf te voorkomen.

Voorbeeld (doorlopend)

Situatie: je gaat live in april (periode 4).

  • Periode 1–3: verwerkt in oude situatie
  • Periode 4–12: verwerkt in Profit

Actie: je legt bij Belastingdienst op het loonheffingsnummer vast dat de eerste loonperiode in Profit periode 4 is. Daarna zorg je voor startsaldi en duidelijke afspraken over aanleveringen en jaarwerk.

Functionaliteit activeren

Deze functionaliteit is alleen beschikbaar onder een activering. Voor de activering neem je contact op met je consultant of de afdeling Customer Support. Zij kunnen voor je bepalen of de activering geschikt is.

De productmanager geeft uiteindelijk akkoord. Als de productmanager akkoord gaat, dan wordt de functionaliteit geactiveerd in een testomgeving. Na het testen wordt de functionaliteit ook geactiveerd in de productie-omgeving.

Deze activering kan niet meer worden teruggedraaid en na de activering vindt een conversie plaats.

Geef daarom in je aanvraag duidelijk aan waarom je deze activering aangezet wil hebben en vermeld de naam van de testomgeving en productie-omgeving.

Werkgever inrichten

Om met een werkgever gedurende het jaar live te gaan met Payroll, richt je dit in per werkgever.

Werkgever inrichten:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Instantie.
  4. Open de eigenschappen van de instantie Belastingdienst.
  5. Ga naar het tabblad: Loonheffingsnummer.
  6. Open de actuele regel.
  7. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  8. Vul het jaar in waarin de werkgever live gaat met Payroll.
  9. Vul de periode van de eerste verloning in.
  10. Klik op: Opslaan en sluiten.

Mutaties vastleggen

Door de harde knip splits je je loonjaar in twee “werelden”. Daarom moet je bij wijzigingen altijd eerst bepalen: valt dit vóór de knip, na de knip, of loopt het eroverheen? Hieronder staat hoe je daar praktisch mee omgaat.

1) Wijzigingen die alleen vóór de knip gelden

Voorbeelden: correctie op periode 1–3, een nabetaling die hoort bij januari, of een fout die je ontdekt in het oude pakket.

Aanpak: verwerk dit in de oude software/loonbureau, want die perioden horen bij het “oude deel”.

Belangrijk gevolg: als zo’n correctie invloed heeft op totalen die ook ná de knip belangrijk zijn (bijv. cumulatieven of grondslagen), dan moet je de aansluiting naar Profit bewaken.

2) Wijzigingen die vanaf de knip gelden

Voorbeelden: salariswijziging per periode 4, contractwijziging per april, wijziging van looncomponenten vanaf livegang.

Aanpak: voer dit in Profit door, want Profit is vanaf de knip leidend.

3) Wijzigingen die vóór de knip ingaan maar doorlopen ná de knip (doorlopende wijzigingen)

Dit is de lastige categorie. Denk aan:

  • Salariswijziging per 1 februari (maar je knip is periode 4)
  • Wijziging parttimepercentage per 1 maart
  • Nieuwe pensioenafspraak per 1 januari (loopt door)
  • Langdurige ziekte / verlof dat al vóór de knip start

Hoe werk je hiermee?

Je behandelt dit als twee acties:

  1. Oude deel afhandelen in de oude software

    Alles wat effect heeft op perioden vóór de knip, hoort daar thuis (incl. eventuele correcties).

  2. Nieuwe deel correct starten in Profit vanaf de knip

    In Profit zorg je dat de situatie op het knippunt klopt, zodat de berekeningen vanaf de knip goed lopen. Dat betekent in de praktijk:

    • Je legt de juiste actuele situatie vast (bijv. nieuw salaris, nieuw parttimepercentage, juiste contractgegevens)
    • Je neemt waar nodig een startsituatie over (bijv. saldi of andere standen die doorlopen)

Waarom is dit belangrijk?

Omdat Profit vanaf de knip alleen kan rekenen met wat in Profit bekend is. Als een wijziging al vóór de knip is gestart, maar je zet die niet goed door in Profit, dan kan je verwerking ná de knip afwijken (bijv. in salaris, reserveringen, pensioen, of controles aan het eind van het jaar).

Praktische werkafspraak:

  1. Correcties vóór de knip? In de oude software.
  2. Wijzigingen vanaf de knip? In Profit.
  3. Doorlopende wijzigingen? Oud deel afronden in de oude software én de juiste situatie per knip vastleggen in Profit, zodat het vanaf de knip correct doorrekent.