Medewerkermutatie inrichten

Met een medewerkermutatie laat je medewerkers zelf hun persoonlijke gegevens wijzigen. Denk aan contactgegevens of burgerlijke staat. De medewerker start hiervoor een proces via InSite of de Pocket app.

In dit artikel nemen we je stap voor stap mee in de inrichting.

Stap 1: workflow(s) inrichten

De workflow bepaalt wie de medewerkermutatie moet controleren en in welke volgorde dit gecontroleerd moet worden.

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Open de eigenschappen van het type dossieritem Medewerkermutatie (Profit).
  3. Ga naar het tabblad: Workflows.
  4. Open de eigenschappen van de workflow die je gaat gebruiken. Standaard is dit de workflow Medewerker mutatie.
  5. Richt de workflow in.

Stap 2: Profiel(en) inrichten

Een profiel helpt je om de invoer van een proces zo eenvoudig mogelijk te maken. Een profiel creëert een pagina op InSite waarmee je het proces start. Per proces gebruik je een Aanmaken- en een Beoordelenprofiel. In het aanmakenprofiel leg je instellingen vast die van toepassing zijn bij het starten van een proces op InSite. In het beoordelenprofiel leg je instellingen vast die gebruikt worden bij het beoordelen van het ingestuurde proces. Per profiel richt je ook contexten in, waarmee je voorkeursinstellingen op velden kunt vastleggen.

Bij een medewerkermutatie kun je het volgende instellen in het profiel:

  • Workflow

    Selecteer hier de workflow die je wilt gebruiken bij dit profiel.

  • Beoordelingsprofiel

    Nadat de wijziging is aangemaakt met het aanmakenprofiel, volgt de workflow de instellingen van het gekoppelde beoordeelprofiel. Dit gaat voornamelijk om de veldinstellingen binnen de context.

  • Toelichting bij Aanmaken

    Vul hier de toelichting in die je wilt meegeven aan de gebruiker bij het starten van het proces. Verdere instructies kun je hier kwijt.

Profiel inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
  2. Filter in de kolom Type profiel op Medewerkermutatie. Alle aanmaken- en beoordelenprofielen worden getoond.
  3. Open het profiel Aanmaken medewerkermutatie.
  4. Selecteer bij Workflow de workflow die je in stap 1 hebt ingericht.
  5. Controleer of er een beoordelingsprofiel gekoppeld is, zodat de workflow na het aanmaken dit beoordelingsprofiel volgt.
  6. Vul de toelichting bij aanmaken in met instructie voor de medewerker, bijvoorbeeld:

    Pas de gegevens die je wilt wijzigen aan en klik op: Aanmaken. De wijzigingen zullen automatisch worden doorgevoerd en de wijziging wordt vastgelegd in het medewerkerdossier.

  7. Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 3: Context(en) inrichten

In een profiel pas je contexten toe. Contexten zijn verzamelingen van velden die relevant zijn voor het proces dat je gebruikt. Op deze velden kun je instellingen vastleggen.

Zie dit artikel voor meer informatie over contexten en hoe je deze beheert en aanpast.

Voor de medewerkermutatie kennen we de volgende contexten:

  • Persoon
    • Persoonsgegevens (bijvoorbeeld naam en geboortedatum)
    • Contactgegevens ( bijvoorbeeld e-mailadres en telefoonnummer)
  • Medewerker
    • Instellingen loonstrook