Loonjournaalpost inrichten

Voor de loonjournaalpost richt je het rekeningschema en de journaalstructuur in.

Inhoud

  • Stap 1: Rekeningschema
  • Stap 2: Journaalstructuur kopiëren
  • Stap 3: Journaalstructuur wijzigen
Stap 1: Rekeningschema

AFAS levert standaard een rekeningschema uit. Controleer of dit voor jullie organisatie voldoet. Dit is namelijk de best practise van onze klanten.

Als je toch een andere nummer wilt gebruiken. Voeg dan niet allemaal nieuwe rekeningen toe, maar probeer bestaande rekeningen aan te passen. Zo hoef je niet de koppeling van alle looncomponenten opnieuw te doen. In AFAS kennen we bijvoorbeeld rekening 4000 brutolonen. Stel dat jullie rekening 4010 als brutolonen hebben pas dan rekening 4000 in Profit aan naar 4010.

Rekeningschema wijzigen:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Inrichting / Rekeningschema.
  2. Open de eigenschappen van het rekeningschema.
  3. Ga naar het tabblad: Grootboekrekening.
  4. Open de grootboekrekening
  5. Pas het grootboekrekeningnummer of de omschrijving aan.
Stap 2: Journaalstructuur kopiëren

Als je alle rekeningen hebt ingericht, dan kun je aan de slag met het koppelen van looncomponenten aan de grootboekrekeningen. Voor de Basis CAO levert AFAS de journaalstructuur standaard mee. Je hoeft dus alleen aanpassingen te doen als je extra grootboekrekeningen hebt toegevoegd.

Na het importeren van een nieuwe cao begin je met het ‘overnemen’ van de journalisering van de Basis CAO.

Journaalstructuur kopiëren:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Inrichting / Journaalstructuur.
  2. Selecteer de journaalstructuur die je wilt kopiëren.
  3. Klik op: Acties / Kopiëren journaalstructuur en rekeningschema.
  4. Vul een omschrijving in voor de nieuwe journaalstructuur en het nieuwe rekeningschema.
  5. Klik op: Voltooien.
Stap 3: Journaalstructuur wijzigen

Je kunt de inrichting van de journaalstructuur aanpassen. Als je bijvoorbeeld een andere cao dan de Basis CAO gebruikt, dan richt je de cao-specifieke looncomponenten in voor de journalisering.

Je kunt de volgende zaken aanpassen:

  • Rekening of looncomponent verwijderen

    Je verwijdert een gekoppelde rekening of looncomponent uit de journaalstructuur.

  • Gekoppelde rekening aanpassen

    Je past voor een looncomponent de gekoppelde rekening aan.

  • Rekening en tegenrekening omdraaien

    In de journalisering van de looncomponent draai je de rekening en tegenrekening om.

  • Percentage verdeling journaalpostregels aanpassen

    Als je twee of meer journaalpostregels koppelt aan de looncomponent, kun je deze regels procentueel verdelen.

  • Journaalregel kopiëren naar, of overnemen van een andere cao.

Rekening of looncomponent uit de journaalstructuur verwijderen:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Inrichting / Journaalstructuur.
  2. Open de eigenschappen de journaalstructuur.
  3. Selecteer de looncomponent of rekening aan de linkerkant.
  4. Sleep de rekening of looncomponent van de linkerkant naar de rechterkant.

  5. Klik op Ja bij de melding.

    Profit ontkoppelt de rekening of looncomponent en toont bij het ontkoppelen van de looncomponent, deze aan de rechterkant.

Grootboekrekening of tegenrekening aanpassen:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Inrichting / Journaalstructuur.
  2. Open de eigenschappen de journaalstructuur.
  3. Klik op: de '►' voor de looncomponent.

    Profit toont de gekoppelde rekeningen.

  4. Klik op: Meer acties / Grootboekrekeningen aanpassen.
  5. Selecteer de gewenste rekening en/of tegenrekening.
  6. Klik op: Opslaan en sluiten.

    Profit past de rekening en/of tegenrekening aan in de journaalstructuur.

Rekening en tegenrekening omdraaien:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Inrichting / Journaalstructuur.
  2. Open de eigenschappen de journaalstructuur.
  3. Klik op: de '►' voor de looncomponent.

    Profit toont de gekoppelde rekeningen.

  4. Klik op: Meer acties / Rekening en tegenrekening omdraaien.

    Profit draait de rekening en tegenrekening om in de journaalstructuur.

Journaalregel kopiëren naar andere cao:

Als je meerdere cao's in de omgeving hebt kan het gebeuren dat je voor alle cao's nieuwe looncomponenten moet koppelen in de journaalstructuur, bijvoorbeeld bij een cao update. Om dit makkelijker te maken kan je een ingerichte journaalregel kopiëren naar een ander cao.

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Inrichting / Journaalstructuur.
  2. Open de eigenschappen de journaalstructuur.
  3. Selecteer de looncomponent of rekening aan de linkerkant.
  4. Klik op: Meer acties / Journaalregel kopiëren naar.
  5. Selecteer: Journaalstructuur overschrijven.
  6. Klik op: Volgende.
  7. Selecteer de gewenste cao's.
  8. Klik op: Voltooien.

Journaalstructuur volledig ingericht

Je weet dat de journaalstructuur volledig is ingericht als aan deze voorwaarden is voldaan:

  • Op het tabblad Looncomponenten staan geen nog niet gekoppelde looncomponenten meer.
  • Je hebt via Kiezen cao gecontroleerd dat alle relevante cao’s zijn ingericht. Dit geldt ook voor cao’s die bij de werkgever zijn geblokkeerd.
  • Je hebt de journaalstructuur volledig opengeklapt. Onder iedere looncomponent staat een pijl (>) met daaronder minimaal een grootboekrekening en tegenrekening.
  • Bij meerdere rekeningen klopt de procentuele verdeling. Het totaal moet een veelvoud van 100 procent zijn.