Voorschotten inrichten

Een medewerker of leidinggevende kan op InSite eenvoudig een voorschot aanvragen via een workflow. Het voorschot kan met de komende salarisverwerking worden uitbetaald of via een apart voorschotbetaalbestand. Het voorschot wordt een volgende periode ingehouden.

Stap 1: Looninrichting

Alle Profit cao's bevatten looninrichting om het voorschot uit te betalen en weer in te houden. Controleer of de looncomponent 100.008.136 'Verrekening uitbetaald voorschot' geactiveerd is.

Stap 2: Voorschot journaliseren

Het journaliseren van de voorschotten is alleen mogelijk als je gebruik maakt van de integratie met Profit Financieel. In de eigenschappen van de werkgever vind je op het tabblad Journalisering het veld Exportdefinitie. Als je hier Profit integratie selecteert worden de velden voor de journalisering voorschot wijzigbaar op het tabblad Journalisering overig.

Stap 3: Workflow inrichten

De workflow bepaalt wie het voorschot moet controleren en in welke volgorde dit gecontroleerd moet worden.

Workflow inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / Workflowmanagement / Workflows.
2. Open de workflow Medewerker voorschot.
3. Richt de workflow indien nodig.

Stap 4: Profiel inrichten

Voor het aanvragen van voorschotten zijn profielen beschikbaar.

Profiel inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Filter op het type profiel Voorschot medewerker.

   Je ziet alle aanmaken en beoordelen profielen.

3. Open het profiel Aanmaken medewerker voorschot
4. Selecteer de workflow die je hebt ingericht bij Workflow.
5. Controleer of een beoordelingsprofiel gekoppeld is
6. Schrijf in het veld toelichting bij aanmaken een toelichting die je wilt tonen aan de medewerker die de mutatie gaat insturen Bijvoorbeeld:

   Vraag hier een voorschot aan op je salarisbetaling, deze wordt met de volgende salarisverwerking verrekend.

7. Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 5: Context inrichten

In een profiel pas je contexten toe. Contexten zijn verzamelingen van velden die relevant zijn voor het proces dat je gebruikt. Op de velden kun je instellingen vastleggen.

Voor het aanvragen van voorschotten bestaat de volgende context:

• Medewerker voorschot:
  1. Betaalwijze

     Kies voor direct uitbetalen om de betaling via Profit te laten verlopen. Kies voor kasbetaling om het voorschot buiten Profit te betalen.

  2. Direct vorderen

     Vink dit veld aan als je wil dat de betaling direct de volgende periode wordt ingehouden. Vink die niet aan als je zelf wil bepalen in welke periode het bedrag wordt ingehouden. Hiervoor vul je het Jaar en Periode of maak je deze zichtbaar en wijzigbaar.

Stap 6: InSite inrichten

Een medewerker kan een voorschot aanvragen als de functionaliteit beschikbaar is op InSite. Dit is afhankelijk of je de standaard stamkaart gebruikt.

Een stamkaart is een pagina op in InSite waarop je informatie over één specifiek gegeven bekijkt, zoals een medewerker of organisatie. Een standaardstamkaart heeft een vaste structuur en styling.

• Als je de standaard stamkaart gebruikt, dan zorg je dat het profiel gedeblokkeerd is. Hierna is de functionaliteit direct beschikbaar.
• Als je geen standaard stamkaart gebruikt, voeg je de InSite-pagina toe aan een banner of menu-item.