Filterautorisatie medewerkers
Als je Profit HRM hebt, kun je Employee Self Service (ESS) of Manager Self Service (MSS) inzetten. Bij ESS kan een medewerker zijn eigen gegevens raadplegen en eventueel wijzigen, of bijvoorbeeld een verlofaanvraag insturen. Bij MSS kan een manager de gegevens van zijn medewerkers wijzigen. Hierbij speelt filterautorisatie een belangrijke rol.
Beschrijving
Bij ESS en MSS geef je gebruikers toegang tot medewerkergegevens, bijvoorbeeld via HRM / Medewerker / Medewerker of via InSite. Deze functie biedt verschillende weergaven met medewerkergegevens. Deze weergaven tonen alle medewerkers, tenzij je filterautorisatie toepast. Vervolgens ken je de juiste tabblad- en actieautorisatie toe. Dit gedeelte heeft betrekking op filterautorisatie, de menu- tabblad en actie-autorisatie verloopt op de standaardmanier.
Uitgebreid voorbeeld
Hieronder zie je een voorbeeld van filterautorisatie:
Toelichting:
- Directie
Je past een filter toe dat alle medewerkers doorlaat.
- PZ
Deze afdeling heeft toegang tot alle medewerkers, behalve medewerkers op laag 0 (=Directie). Je kunt dit ook bereiken via het filter:
OE <> Directie
- Managers
Elke manager heeft toegang tot medewerkers (medewerkers van zijn organisatorische eenheden). Op basis van het filter Eigen medewerkergegevens heeft een manager ook recht op zijn eigen gegevens.
- Medewerkers
Het filter Alleen eigen gegevens is gekoppeld aan de groep Iedereen waardoor elke gebruiker minimaal recht heeft op zijn eigen medewerkergegevens.
Deze filterautorisatie werkt ook door op vertrouwelijke dossieritems, deze worden geautoriseerd op basis van de bestemming.
Vertrouwelijk aanvinken
Naast het instellen van de filterautorisatie moet je ook het veld Vertrouwelijk aanvinken in de eigenschappen van het type dossieritem.
Bij bijvoorbeeld Beoordelingsformulieren mag een medewerker alleen die van zichzelf zien. De medewerker heeft dan een filter waarbij hij alleen zijn eigen gegevens te zien krijgt. Je moet het type dossieritem ook nog kenmerken als ‘Vertrouwelijk’.
Pro forma medewerkers
Pro forma medewerkers kunnen ongewenst worden getoond in weergaven. Om dit te voorkomen kun je de pro forma medewerker blokkeren.
Meerdere dienstverbanden
Als je de functionaliteit Meerdere dienstverbanden hebt geactiveerd, geldt het volgende: bij een medewerker met meerdere dienstverbanden levert de tag [OE] altijd de organisatorische eenheid van het hoofddienstverband op.
Met de activering Medewerkerautorisatie op basis van formatieverdeling kijkt Profit naar de formatieregels bij de medewerker, ongeacht de aard van het dienstverband. Hierdoor kun je autoriseren op zowel hoofd- als subdienstverbanden.