Documentgenerator tips en trucs

Tips en trucs voor een optimaal gebruik van gegevensverzamelingen in de Documentgenerator.

Datum van een dossieritem als verzenddatum gebruiken

Als je een brief genereert op basis van een dossieritem, kun je de datum waarop het dossieritem is toegevoegd opnemen in de brief. Je bepaalt zelf in welk formaat de datum wordt getoond, bijvoorbeeld in een kort formaat (met alleen cijfers) of volledig uitgeschreven. Kies het gewenste formaat als je de datum toevoegt aan de gegevensverzameling.

Datum van een dossieritem toevoegen:

De documentlay-out moet geschikt zijn voor dossieritems. Alleen dan`beschik je over de gegevensverzameling Dossier (documentgenerator).

1. Klik op: Gegevensverzameling in de werkbalk Profit document generator.
2. Klik op: Wijzigen: Dossier (documentgenerator).
3. Versleep het datumveld naar het rechtervak.
4. Klik in de kolom Formaat en klik op het pijltje.

   

5. Selecteer het formaat.

   Let op: 

   Bij sorteringen moet je altijd sorteren op het veld Datum en niet op een van de daarvan afgeleide velden (zoals Datum (internationaal)). Alle afgeleide velden zijn namelijk tekstvelden.

Titel en naam van geadresseerde opnemen

De titel en naam van de geadresseerde zijn opgenomen in het gecombineerde Profit-veld Init voorvoegsel achternaam (titel). Door dit veld in te voegen, zal de brief na samenvoegen bijvoorbeeld bevatten:  mevrouw P. de Wit. Als je dit veld in de adressering gebruikt, wil je uiteraard dat dit begint met een hoofdletter (Mevrouw P. de Wit).

Titel en naam van geadresseerde opnemen:

1. Voeg het veld toe aan de gegevensverzameling.
2. Selecteer Beginnen met een hoofdletter in Formaat.

   

Adresvoorbeeld gebruiken in plaats van losse adresregels

Adressen bestaan niet altijd uit hetzelfde aantal regels. Bij buitenlandse adressen moet bijvoorbeeld ook het land worden afgedrukt. Als je voor het land een apart veld zou toevoegen, zou deze regel bij binnenlandse geadresseerden leeg blijven. Dit zou in brieven ongewenst een witregel opleveren. Om dit te voorkomen, plaats je het veld Adresvoorbeeld in het document, in plaats van losse adresvelden. Tijdens het genereren vult Profit het adresvoorbeeld automatisch met de juiste adresregels.

Adresvoorbeeld toevoegen aan een gegevensverzameling:

1. Klik op: Gegevensverzameling in de werkbalk Profit document generator.
2. Open de gegevensverzameling die je wilt wijzigen.
3. Zoek het veld Adresvoorbeeld op in de juiste tabel.

   

4. Dubbelklik op het veld om dit toe te voegen.

   Let op: 

   De KIX-coderegel is niet opgenomen in het adresblok. Je moet deze apart toevoegen aan de gegevensverzameling. Als je de KIX-coderegel in de documentlay-out opneemt, moet je deze opmaken (lettertype, regelafstand) volgens de regels van het postbedrijf (bijvoorbeeld TNT Post) waarmee je de brieven verzendt.