Workflow Contractverlenging Financieel (o.b.v. signaal)

Je kunt het proces van verlengen en opzeggen van de contracten in de organisatie verder automatiseren met de standaard meegeleverde workflow Contractverlenging (Financieel) (Profit). Met deze workflow kun je contracten in de organisatie bewaken in InSite. Je voert de stappen van het verlengen, stopzetten of aanpassen van de contracten via InSite uit.

Als je een einddatum (en eventueel de opzegtermijn) bij een contract invult, berekent Profit de opzegdatum van het contract. Met een signaal op Opzegdatum signaleert Profit automatisch als het contract gaat verlopen of stilzwijgend verlengd gaat worden. Hiermee kun je op tijd zijn met opzeggen. Je kunt hiervoor het Profit-signaal Financieel/Contractverlenging (Profit) activeren.

Dit signaal start de workflow, waardoor je direct een contract kunt verlengen of opzeggen.

Bij het verlengen via de workflow wordt een verplichting(en) automatisch gegenereerd voor de nieuwe contractperiode onder de volgende voorwaarden:

• In het laatste jaar van het 'vorige' contract is een verplichting op het contract vastgelegd.
• Gedurende de looptijd van het 'nieuwe' contract zijn nog geen verplichtingen vastgelegd.

Voor deze functionaliteit moet je de Workflow Contractverlenging signaal (Financieel) in InSite en het Profit-signaal hebben ingericht.

Bij het verlengen en opzeggen van een contract verstuur je automatisch een e-mailbericht met een document (verlengingsbrief of opzegbrief) in de bijlage. Dit is in de standaard meegeleverde workflow opgenomen als taak in de workflow. Je genereert het document automatisch en hierbij kun je een bericht sturen naar de contactpersoon van het contract. Gebruik je een eigen workflow voor contractverlenging dan kun je dit op deze manier inrichten. Je kunt ook een brief sturen buiten de workflow.

Je kunt de workflow contractverlenging Financieel aanpassen. Hierdoor kan je bijvoorbeeld de einddatum aanpassen, de contractwaarde wijzigen of de verlengingsperiode aanpassen.

Workflow Contractverlenging Financieel gebruiken in InSite:

1. Open de site.
2. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
3. Klik op: Opslaan en sluiten.
4. Ga naar: Mijn taken of Mijn ingestuurde dossieritems.

   InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.

5. Open het contract.
6. Bij verlengen van een contract heb je de volgende keuze:
   • Klik op de actie: Verlengen (contract verlengen). Bevestig je keuze.

     Profit past het contract aan met nieuwe begin -einddatum en bedrag. Ook wordt de taak Genereren verplichtingen uitgevoerd voor het jaar met de begindatum van de verlenging als er al verplichtingen aanwezig zijn.

   • Klik op de actie: Opzeggen (contract opzeggen).

     Profit past de velden Opgezegd op en Opgezegd door in het contract aan, maakt de velden van Verlenging leeg en wijzigt de status naar Beëindigd.

Het dossieritem komt nu niet meer voor in InSite. De taak is afgehandeld. Ook de workflow is hiermee afgehandeld.