Workflow Contractverlenging Financieel (o.b.v. signaal)

Je kunt het proces van verlengen en opzeggen van de contracten in de organisatie verder automatiseren met de standaard meegeleverde workflow Contractverlenging (Financieel) (Profit). Met deze workflow kun je contracten in de organisatie bewaken in InSite. Je voert de stappen van het verlengen, stopzetten of aanpassen van de contracten via InSite uit.

Als je een einddatum (en eventueel de opzegtermijn) bij een contract invult, berekent Profit de opzegdatum van het contract. Met een signaal op Opzegdatum signaleert Profit automatisch als het contract gaat verlopen of stilzwijgend verlengd gaat worden. Hiermee kun je op tijd zijn met opzeggen. Je kunt hiervoor het Profit-signaal Financieel/Contractverlenging (Profit) activeren.

Dit signaal start de workflow, waardoor je direct een contract kunt verlengen of opzeggen.

Bij het verlengen via de workflow wordt een verplichting(en) automatisch gegenereerd voor de nieuwe contractperiode onder de volgende voorwaarden:

• In het laatste jaar van het 'vorige' contract is een verplichting op het contract vastgelegd.
• Gedurende de looptijd van het 'nieuwe' contract zijn nog geen verplichtingen vastgelegd.

Voor deze functionaliteit moet je de Workflow Contractverlenging signaal (Financieel) in InSite en het Profit-signaal hebben ingericht.

Bij het opzeggen van een contract verstuur je niet automatisch een rapport, e-mail of document (opzegbrief). Je moet hiervoor zelf een dossieritem insturen bij het contract of automatiseren door een bericht versturen op te nemen als taak in de workflow.Je kunt automatisch een document genereren via de workflow. Het is niet mogelijk is om een bericht te sturen naar de contactpersoon van het contract (deze is namelijk geen bestemming van het dossieritem en je kunt dit niet aanpassen).

Je kunt de workflow contractverlenging Financieel aanpassen. Hierdoor kan je bijvoorbeeld de einddatum aanpassen, de contractwaarde wijzigen of de verlengingsperiode aanpassen.

Workflow Contractverlenging Financieel gebruiken in InSite:

1. Open de site.
2. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
3. Klik op: OK.
4. Ga naar: Mijn taken of Mijn ingestuurde dossieritems.

   InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.

5. Open het contract.

   Je ziet de gegevens van het contract:

6. Bij verlengen van een contract heb je de volgende keuze:
   • Klik op de actie: Verlengen (contract verlengen). Bevestig je keuze.

     Profit past het contract aan met nieuwe begin -einddatum en bedrag. Ook wordt de taak Genereren verplichtingen uitgevoerd voor het jaar met de begindatum van de verlenging als er al verplichtingen aanwezig zijn.

   • Klik op de actie: Opzeggen (contract opzeggen).

     Profit past de velden Opgezegd op en Opgezegd door in het contract aan, maakt de velden van Verlenging leeg en wijzigt de status naar Beëindigd.

Het dossieritem komt nu niet meer voor in InSite. De taak is afgehandeld. Ook de workflow is hiermee afgehandeld.