thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied
E-factuur boeken als inkoopfactuur

Met de actie Boeken journaalpost verwerk je de ingelezen facturen (.xml, .ubl of .pdf) in de geopende (actieve) financiële administratie.

Je gebruikt deze actie voor e-facturen, waarvan je de e-factuurregels om een reden niet met deze stappen kunt verwerken. Bijvoorbeeld omdat de UBL geen factuurregels bevat of omdat je de factuur transitorisch wilt boeken of omdat je alleen een losse pdf hebt ontvangen (zonder ubl of xml).

Als je meerdere administraties hebt, open je eerst de administratie waarin je de facturen wilt verwerken en voer je per administratie onderstaande stappen uit.

Let op: 

Om inkoopfacturen te kunnen insturen moet de functionaliteit 'Facturen in omloop' geactiveerd zijn. Als Profit met deze melding verschijnt, dan richt je Facturen in omloop in. Als je dit niet wilt dan moet je E-facturen zonder Facturen in omloop inrichten.

E-factuur boeken als inkoopfactuur:

  1. Ga naar: Financieel / Crediteur / E-factuur.
  2. Selecteer de factuur.

    Je kunt via multiselect één of meerdere facturen selecteren en boeken.

  3. Klik op de actie: Boeken journaalpost.

    Je krijgt een melding als de e-factuur geheel of gedeeltelijk is verwerkt via e-factuurregel verwerking. Profit vraagt of je dit ongedaan wilt maken. Klik op Ja of Nee. Vervolgens start Profit het vooringave scherm voor het boeken van e-facturen.

  4. Controleer boekjaar en periode en selecteer het inkoopboek.
  5. Klik op: Voltooien.

    Je ziet de boekingslay-out van het inkoopboek.

  6. Je ziet dat de eerste boekingsregel (de crediteurregel) zoveel mogelijk is gevuld met de gegevens die te herleiden zijn uit de e-factuur. De overige ontbrekende gegevens in de journaalposten vul je zelf in.

    De crediteur is via het controleproces tijdens het inlezen van de e-factuur herleid. Je moet de crediteur en de andere velden van de eerste boekingsregel zelf invullen, als je alleen een pdf-factuur hebt ingelezen (zonder bijbehorende ubl of xml) of als Profit deze niet heeft kunnen herleiden uit de e-factuur.

    Profit vult het Valutabedrag credit en de Valuta in, als de valuta van de e-factuur afwijkt van de Voorkeur valuta, zoals ingesteld in de eigenschappen van de omgeving. Om gebruik te maken van vreemde valuta moet je wel het bijbehorende dagboek voor buitenlandse inkoopboekingen hebben geselecteerd.

    De Betalingskorting in Profit vereist dat de Dagen betalingskorting en het Betalingskorting (%) te herleiden zijn. Als deze twee gegevens niet bekend zijn, dan worden deze gegevens niet overgenomen in de eerste crediteurregel. Je kunt het bedrag invullen aan de hand van de pdf-factuur.

  7. Klik op Enter of Tab om telkens naar het volgende veld te gaan.

    De vervaldatum van de factuur wordt bepaald aan de hand van de crediteurgegevens.

  8. Het veld Bijlage(n) is automatisch gevuld met de bijbehorende pdf. Als het veld leeg is, dan kun je eventueel alsnog het bestand (pdf) handmatig toevoegen. Houd shift ingedrukt, wanneer je meerdere bijlagen wilt selecteren in de map waar je de bestanden hebt opgeslagen of sleep de documenten naar het veld bijlagen (vanaf Profit 19).

Vink Blokkeren in de eerste boekingsregel aan.

  1. Vul de kostenregel en eventueel de btw-regel op de normale wijze in.

    De btw wordt niet uit de e-factuur gehaald, maar berekend aan de hand van de kostenregel(s).

    Kredietbeperking is niet opgenomen in de standaard UBL. Als voor deze crediteur geen kredietbeperking is ingesteld en de factuur bevat toch kredietbeperking, dan boek je de kredietbeperking handmatig. Dit boek je aan de hand van de gegevens van de pdf-factuur. Als de kredietbeperking bij de crediteur is ingesteld, dan neemt Profit de kredietbeperking over uit de instellingen van de crediteur, zoals het standaard werkt.

  2. Controleer de gegevens. 

    Het kan voorkomen dat er bijvoorbeeld een verkeerde bijlage via de e-factuur binnenkomt. Om in dat geval de e-factuur uit de inkoopboekingsregel te kunnen verwijderen, moet je eerst de kostenregel en eventueel de btw-regel verwijderen. Daarna kun je de regel van de e-factuur (met bijlage) verwijderen.

  3. Klik op: Voltooien

    Bij het voltooien van de boeking zet Profit de bijlage om als dossieritem.

Gebruik je de workflow Inkoopfactuur, dan kun je na het boeken de inkoopfacturen verder afhandelen in InSite. De e-factuur krijgt de status Verwerkt en gejournaliseerd. Je ziet deze status als je de e-factuur raadpleegt via de weergave E-factuur.

Direct naar

  1. E-factuur (inkoopfactuur)
  2. E-factuur inrichten (inkoopfactuur)
  3. E-factuur inlezen
  4. Ingelezen e-factuur raadplegen
  5. Nieuwe inkooprelatie aanmaken voor e-factuur met onbekende crediteur
  6. Bijlage pdf van e-factuur raadplegen
  7. E-factuur met e-factuurregels verwerken en journaliseren
  8. E-factuur boeken als inkoopfactuur
  9. E-facturen verwerken
  10. E-factuur overslaan bij het boeken als inkoopfactuur
  11. Pdf-factuur inlezen en boeken als inkoopfactuur
  12. E-facturen collectief verwijderen
  13. Workflow E-factuur in InSite
  14. Condities in de workflow E-factuur
  15. Van UBL naar e-factuur (inkoopfactuur)
  16. Stappen automatisch verwerken e-facturen

Process

Inkoopfactuur

Work area

Financieel