Expatregeling (30%-regeling)

Voor naar het buitenland of naar Nederland uitgezonden medewerkers, kun je onder bepaalde voorwaarden gebruikmaken van een bijzondere kostenvergoedingsregeling, de 30%-regeling. Als je van deze regeling geen gebruik kunt of wilt maken, mag je toch een vrije vergoeding geven voor de extra kosten van het tijdelijke verblijf in of buiten Nederland. Je moet dan de werkelijke, in redelijkheid gemaakte, extra kosten aannemelijk maken.

Voor meer informatie wordt verwezen naar de Handboek Loonheffingen van de belastingdienst.

Inhoud

Looncomponenten

De volgende looncomponenten zijn beschikbaar om de 30%-regeling te berekenen volgens de methode Bruto onttrekking, waarbij rekening wordt gehouden met een minimum en een maximum.

In de Profit CAO en Basis CAO zijn hiervoor de volgende looncomponenten aanwezig:

  • 100.006.538 '30%-regeling (onttrekking brutoloon) rekencomponent'
  • 100.006.539 '30%-regeling (onttrekking brutoloon) minimum'
  • 100.006.020 '30%-regeling (onbelast)'
  • 100.006.021 '30%-regeling (onttrekking brutoloon) BT'
  • 100.006.019 '30%-regeling (onttrekking brutoloon)'
  • 100.006.544 'Correctie 30%-regeling BT ivm minimum vakantietoeslag'
  • 100.006.545 'Correctie grondslag 30% regeling (laatste periode)'
  • 100.009.492 'Audit: correctie grondslag loon loonheffing voor 30%-regeling niet gevuld'
  • 100.006.546 '30%-regeling (onttrekking brutoloon) maximum * 100'

    Let op:

    Iedere looncomponent heeft een toelichting waarin de werking van de looncomponent staat uitgelegd. Raadpleeg deze altijd op het tabblad Toelichting in de eigenschappen van de looncomponent in de cao. Als je niet over de looncomponent beschikt, activeer je deze eerst.

Oude regeling

Naast de op deze pagina beschreven looninrichting is er ook nog een oude set looncomponten beschikbaar:

  • 100.006.012 '30%-regeling (Onbelast)'
  • 100.006.010 '30%-regeling (Bruto uitbetaling)'
  • 100.006.011 '30%-regeling (Onbelast)'
  • 100.006.009 '30%-regeling (Vermindering onbelast deel)'

De looninrichting houdt geen rekening met een minimum of maximum. Deze regeling kun je nog gebruiken in gevallen waarin het loon van de medewerker ruim boven het mimimum en ruim onder het maximum zit, met bovendien beperkte fluctuaties zodat je niet alsnog de grenzen raakt.

Een aanvullende reden om deze oude looninrichting te gebruiken is dat deze rekening houdt met de opbouw methode voor de vakantietoeslag 'Grondslag deze periode'.

Die methode laat zich niet goed combineren met een wisselende vermindering van de 30% regeling

In alle andere gevallen raden wij aan om de meeste actuele looninrichting voor de 30% regeling toe te passen.

Waarom past Profit minder dan 30% toe?

Er wordt standaard rekening gehouden met een minimum. Stel dat de inkomensnorm 46.661 is (waarde 2025 - altijd 1 euro hoger dan het absolute minimum, omdat je méér dan de inkomensnorm moet verdienen). Het loon van de medewerker is in januari 4.500 euro. Profit past dan geen korting van 30% = 1.350 toe, maar kapt de korting af op 1/12e van 46.661 = 3.888,42. Er wordt dus een belaste vermindering toegepast van 4.500 - 3.888,42 = 611,58 euro.

Waarom past Profit meer dan 30% toe?

Er zijn twee situaties waarin Profit meer dan 30% toepast:

Terecht:

Stel dat bovenstaande medewerker met het vaste inkomen van 4500 euro in februari een bonus krijgt van 4000 euro. Op dat moment kan niet alleen 30% van 9500 = 2850 worden verminderd, maar er ontstaat ook nog cumulatieve ruimte over januari en febuari heen: het totale loon loonheffing zonder vermindering is nu 13.000. En daarvan 30% is 3900. Daarom gaat Profit in februari een vermindering toepassen van 3900 -/- de vermindering van januari = 3900 - 611,58 = 3288,42.

Het loon loonheffing na vermindering ligt met 9100 euro boven 2/12 van 46661 dus dit past. Zou je nu alléén februari narekenen, dan is er meer dan 30% verminderd. Maar cumulatief wordt er in dit geval óf precies 30% verminderd, of minder, tot aan de grens van het cumulatieve toetsinkomen.

Onterecht:

Bovenstaande mechanisme van herrekenen treedt ook op als je 30% regeling toepast bij een medewerker bij wie al meerdere tijdvakken zijn verloond. Standaard gaat Profit dan het cumulatieve loon loonheffing meenemen in de herrekening.

Om je te signaleren op deze ongewenste situatie is een audit toegevoegd: 100.009.492 'Audit: correctie grondslag loon loonheffing voor 30%-regeling niet gevuld'.

Oplossing:

Bepaal het cumulatieve loon loonheffing tot het moment waarop de 30%-regeling ingaat. Parameter ‘Correctie grondslag loon loonheffing’ van looncomponent 100.006.538 ‘30%-regeling (onttrekking brutoloon) rekencomponent’ geef je op medewerker niveau deze waarde met ingang van begin van het jaar (of datum in dienst) tot en met het einde van het jaar.

Voorbeeld:

Een medewerker die per maand wordt verloond is in dienst vanaf 10 februari van het huidige jaar en de 30%-regeling wordt toegepast vanaf 1 april. Bepaal het loon loonheffing over de periode vanaf 10 februari tot en met 31 maart. Deze waarde muteer je op medewerker niveau op parameter ‘Correctie grondslag loon loonheffing’ met begindatum 10 februari en einddatum 31 december.

Extra opties voor correctie zijn:

  • Grondslag 'Correctie 30% BT': over looncomponenten (bijzonder belast) die hierop intellen (zoals Transitievergoeding) wordt geen 30% regeling toegepast
  • Grondslag 'Correctie 30% NT': over looncomponenten (normaal belast) die hierop intellen wordt geen 30% regeling. Looncomponent 100.006.545 'Correctie grondslag 30% regeling (laatste periode)' kan worden gebruikt om een correctie te boeken als de 30% regeling gedurende een loontijdvak eindigt.

Hoe kan ik afwijken van het minimum?

Als je geen minimum wil toepassen (dit kan van toepassing zijn bij universiteiten), zet dan in looncomponent 100.006.539 '30%-regeling (onttrekking brutoloon) minimum' de parameter 'Minimum toepassen' op nee. Standaard kapt Profit de vermindering dan af op het wettelijk minimumloon, maar ook daar kun je -als dat is toegestaan- van afwijken. Als de medewerker jonger dan 30 jaar is en een mastertitel heeft, dan kan het lage toetsinkomen van toepassing zijn. Zet dan de parameter 'Mastertitel' op 'Ja'.

Waarom wordt de 30% regeling gemaximeerd?

Per 1 januari 2024 geldt dat de 30%-regeling nog maar mag worden toegepast tot de maximale bezoldiging zoals bepaald in de Wet normering topinkomens (de WNT-norm). Er geldt een overgangsregeling voor medewerkers waarvoor de 30%-regeling in het laatste tijdvak van 2022 werd toegepast. Voor hen moet tot 1 januari 2026 niet worden afgetopt.

Als dit het geval is, dan zet je parameter ‘Overgangsregeling van toepassing’ van looncomponent 100.006.538 ‘30%-regeling (onttrekking brutoloon) rekencomponent’ op medewerker niveau op ‘Ja’. Voor meer informatie en opties voor het aftoppen, zie de toelichting van looncomponent 100.006.546 ‘30%-regeling (onttrekking brutoloon) maximum * 100’.

Waarom is het toetstinkomen niet gelijk aan het toetsinkomen dat de Belastingdienst publiceert?

De bedragen in parameters ‘Hoog bedrag minimum (+1 euro)’ en ‘Laag bedrag minimum (+1 euro)’ worden vanaf 2021 ingevoerd met een waarde die 1 euro hoger is dan het minimumbedrag dat de Belastingdienst communiceert. De 30%-regeling mag namelijk alleen worden toegepast als het fiscaal loon hoger is dan de minimumbedragen en niet als het fiscaal loon precies gelijk is aan de minimumbedragen.

Hoe kan ik de ontslagvergoeding buiten de 30% regeling houden?

Lange tijd bestond er onzekerheid of de 30%-regeling ook kan worden toegepast op een toegekende ontslagvergoeding. Door een uitspraak van de Hoge Raad is duidelijk geworden, dat een ontslagvergoeding buiten de 30%-regeling hoort te blijven: 'Ontslagvergoedingen die worden verstrekt als vergoeding voor te derven inkomsten vallen buiten het begrip loon uit tegenwoordige dienstbetrekking, omdat ze geen rechtstreeks verband met bepaalde arbeid hebben én bovendien bestaan zij niet uit loon ter zake van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst'. Uit de conclusie van de Advocaat-Generaal valt echter af te leiden dat voor bepaalde ontslagvergoedingen een uitzondering moet worden gemaakt: 'Indien en voor zover een ontslagvergoeding ziet op in het verleden verrichte arbeid, kan zij (voor dat deel) loon uit tegenwoordige dienstbetrekking vormen voor arbeid verricht tijdens de periode van extraterritoriale tewerkstelling. Hierbij kan gedacht worden aan uitbetaling van vakantietoeslag en vakantiedagen of van een opgebouwde bonus. Hierover mag derhalve wel een 30%-vergoeding worden uitgekeerd'.

Door deze uitspraak moet er een splitsing worden gemaakt in loon uit tegenwoordige dienstbetrekking (wel 30%-regeling toe te passen) en loon uit vroegere dienstbetrekking (geen 30%-regeling toe te passen).

Je kunt dit in Profit op twee manieren oplossen:

  • Dit is in Profit op te lossen door twee medewerkers te maken waarbij de ene medewerker wel onder de 30%-regeling valt en de andere niet.
  • Door looncomponenten in te tellen op grondslag 'Correctie 30% BT': over looncomponenten (bijzonder belast) die hierop intellen (zoals Transitievergoeding) wordt geen 30% regeling toegepast

Wat moet ik doen als de 30% halverwege een loontijdvak eindigt?

Voorheen liet de Belastingdienst de 30% regeling altijd aan het einde van de periode stoppen. Vanaf nu doen ze dit ook halverwege een periode. Hiervoor is looncomponent 100.006.545 Correctie grondslag 30% regeling (laatste periode) toegevoegd. Deze looncomponent kan gebruikt worden om een correctiebedrag te boeken als de 30% regeling gedurende een loontijdvak eindigt. Op deze manier kun je er dus voor zorgen dat de berekening niet over de hele maand wordt toegepast.

Hoe gaat de berekening bij een combinatie van de 30% regeling en ouderschapsverlof/zwangerschapsverlof?

In de looninrichting is geen rekening is gehouden met samenloop van ouderschapsverlof/zwangerschapsverlof en de 30%-regeling.

De grondslag mag alleen worden gecorrigeerd als de medewerker onder minimumgrens uitkomt, DOORDAT hij ouderschapsverlof/zwangerschapsverlof opneemt. We kunnen dus niet altijd het ouderschapsverlof/zwangerschapsverlof corrigeren. Daarnaast kunnen we niet automatisch berekenen of een lagere grondslag wordt veroorzaakt door de opname van ouderschapsverlof/zwangerschapsverlof of door iets anders. Daarom moet je als salarisadministrateur dit handmatig inregelen, bijvoorbeeld op de volgende manier.

  • Handmatig inregelen o.b.v. de oude regeling:
    • Gebruik de oude 30%-regeling, waarbij je handmatig het percentage aanpast.
  • Handmatig inregelen o.b.v. de nieuwe regeling:
    • Gebruik de nieuwe regeling. Muteer handmatig looncomponent 100.006.538, parameter D 'Correctie grondslag loon loonheffing'.
    • Gebruik de nieuwe regeling. Muteer handmatig looncomponent 100.006.538, het toegepaste minimumbedrag op medewerkerniveau (een lager bedrag toepassen).