Gegevensverzameling bij workflow

Je kunt meerdere gegevensverzamelingen koppelen aan een workflow. De velden in de gegevensverzameling kun je vervolgens op meerdere plekken in de workflow gebruiken, zoals bij condities en verplichte velden.

Je kunt met de voorbeeldknop een weergave met dossieritems opvragen met de velden die je in de gegevensverzameling hebt geplaatst.

Je kunt alleen gegevensverzamelingen toevoegen die direct verband hebben met het dossieritem, bijvoorbeeld de gegevensverzamelingen van de bestemmingen.

Als je bijvoorbeeld de gegevensverzameling Actuele gegevens Medewerker en Mutatie Medewerker/declaratie koppelt aan de workflow dan loopt de workflow ook nog goed als een medewerker wijzigt van functie.

Let op: 

Het kan zijn dat je een conditie maakt die gebaseerd is op de gegevensverzameling van ‘Inkooprelatie’. Als je het dossieritem vervolgens instuurt met als bestemming ‘Werkgever’, is de waarde van de betreffende conditie altijd ‘FALSE’ (omdat de gegevensverzameling altijd een leeg resultaat/geen records zal opleveren).

Gegevensverzameling koppelen aan workflow:

1. Open Profit.
2. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
3. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
4. Ga naar het tabblad: Workflows.
5. Open de eigenschappen van de workflow.
6. Selecteer de eerste actie van de workflow.
7. Open het kader Workflowbeheer.

   Je ziet nu een weergave met alle beschikbare gegevensverzamelingen. Als je al een gegevensverzameling hebt gekoppeld is deze niet meer zichtbaar in de lijst.

   Op de gegevensverzamelingen is geen autorisatie toegepast.

8. Klik op: Nieuw.

   

9. Selecteer de gegevensverzameling die je wilt toevoegen.

   Je kunt niet alle beschikbare koppelingen volgen. Zo kun je bijvoorbeeld niet via een medewerker naar een persoon gaan en daar dan velden ophalen. Je moet de velden van de persoon dan in de eigen gegevensverzameling opvragen.

   Als je een Aanleiding hebt (een ander type dossieritem dat deze workflow start) kun je de vrije velden van de aanleiding van een dossier ophalen en gebruiken in condities.

10. Voeg de gewenste velden toe aan de gegevensverzameling.

    Je kunt niet filteren in de gegevensverzameling. Het dossieritem bepaalt het filter op basis van de bestemming. Je kunt ook geen voorbeeld opvragen.

11. Klik op: Voltooien.

    Je kunt de velden uit de gegevensverzameling nu gebruiken in de andere functionaliteiten binnen de workflow. Ook als je de workflow nog niet publiceert.

    Je kunt meteen nog een gegevensverzameling koppelen.

Dossieritems in de workflow raadplegen:

Je kunt een weergave met dossieritems opvragen met de velden die je in de gegevensverzameling hebt geplaatst.

1. Klik op de eerste taak in de workflow.
2. Selecteer de gegevensverzameling.
3. Klik op de voorbeeldknop.

   Je ziet nu de dossieritems die zich in de workflow bevinden EN je moet rechten hebben op de taak waarin de workflows zich bevinden.

   

4. Selecteer een regel en klik op Volgende.

   Je ziet een weergave met de velden die je in de gegevensverzameling hebt toegevoegd.

   

Gegevensverzameling wijzigen of verwijderen:

• Gegevensverzameling wijzigen

  Dubbelklik op een gegevensverzameling om deze te wijzigen.

  Een wijziging in de gegevensverzameling is definitief nadat je de wizard voltooit. Ook als je de workflow nog niet publiceert.

  Als je een veld verwijdert uit de gegevensverzameling wordt gecontroleerd of het veld gebruikt wordt in een gepubliceerde workflow. Als dit zo is krijg je een melding.

  Als je een veld verwijdert uit een nieuwe workflow en dat veld wordt ook gebruikt in een conditie, kun je de wizard van de gegevensverzameling gewoon voltooien. Als je vervolgens de workflow publiceert krijg je een melding dat het publiceren niet mogelijk is omdat een conditie gebruik maakt van een veld dat niet meer voorkomt in de gegevensverzameling.

• Gegevensverzameling verwijderen

  Klik op het 'prullenbakje' om een gegevensverzameling te verwijderen.

  Als je een gegevensverzameling verwijdert wordt gecontroleerd of de velden uit de gegevensverzameling gebruikt worden bij een andere functionaliteit, bijvoorbeeld als verplicht veld.