thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Workflow bouwen

Je bouwt workflows waarmee je processen in InSite en/of OutSite kunt automatiseren.

Video

Beschrijving

Een workflow bestaat uit verschillende taken en acties van één of meer deelprocessen. De taken worden door medewerkers of afdelingen uitgevoerd. Op deze taken kun je verschillende acties uitvoeren zoals Afhandelen, Afkeuren, Meer informatie, Delegeren of Overdragen.

Ins_Voorbeeld verlofaanvraag workflow (40)

Wijzigingen in de workflow worden eerst doorgevoerd in een concept van de workflow. Pas als je de workflow publiceert, worden de wijzigingen doorgevoerd in de workflow.

Actie-workflow of muterende workflow

  • Actie-workflows

    Met een actie-workflow ken je taken en acties toe aan gebruikers. Voorbeelden van actie-workflows zijn het aanvragen van informatie, een orderopdracht of het versturen van een bloemetje. Een actie-workflow kun je zelf toevoegen.

  • Muterende workflows

    Met een muterende workflow leg je gegevens vast of wijzig je bestaande gegevens in Profit. Voorbeelden van muterende workflows zijn het aanvragen van verlof, het indienst melden van een medewerker of het wijzigen van het adres van de medewerker. Dit zijn standaard meegeleverde workflows waarmee je gegevens kunt toevoegen of wijzigen in Profit.

Beginnen met workflows

Starttaak

De eerste taak van de workflow bevat algemene instellingen en taakinstellingen:

  • De algemene instellingen gelden voor de hele workflow.
  • De taakinstellingen van de starttaak die gelden als de workflow wordt aangemaakt.

    Voorbeeld:

    De hele workflow heeft één statustabel, deze selecteer je bij de starttaak en deze geldt voor de hele workflow.

    In de starttaak geef je aan welke status de workflow krijgt als deze gestart wordt, bijvoorbeeld de status Nieuwe workflow.

    In de vervolgacties kun je per actie een andere status toekennen, zoals In behandeling, Ter beoordeling directie, etc.

Mogelijkheden van de starttaak:

Ter afhandeling taken en acties

Je bepaalt per Ter afhandeling taak welke gebruikers de taak in beeld krijgen en over welke acties ze beschikken.

De eerste drie acties bij een taak worden ook getoond in de weergave met af te handelen taken. Dit geldt niet voor de taken Aanpassen en Verwijderen, deze worden niet getoond in de weergave. Voor deze taken moet de gebruiker de workflow openen.

Een taak kan gekoppeld zijn aan een conditie. Bij een declaratie kan een taak bijvoorbeeld gekoppeld zijn aan het declaratiebedrag. Bij de regelacties worden de conditionele taken altijd getoond, als de conditionele taak een van de eerste drie taken is. Dit komt omdat Profit niet kan 'zien' of een workflow een conditie bevat, dit gebeurt pas bij het openen van de workflow.

Ongelezen taken hebben een vet lettertype in het overzicht. Als je een taak een keer geopend hebt, wordt deze in een normaal lettertype getoond. Terugzetten naar ongelezen kan niet. Maak de 'regelteller' eventueel zichtbaar via de eigenschappen van het overzicht in InSite.

Mogelijkheden van een Ter afhandeling taak:

Mogelijkheden van een actie:

Ter info taak

Alle gebruikers van de ter info taak krijgen deze in beeld en moeten deze afhandelen. Deze heeft verder geen invloed op het verloop van de workflow, het gaat er om dat gebruikers op de hoogte worden gebracht dat de workflow een bepaald stadium bereikt heeft.

Mogelijkheden van een Ter info taak:

Mogelijkheden van de actie Afhandelen:

  • Omschrijving vullen

Zie ook

Process

Workflow

Work area

InSite/OutSite