Eigenschappen workflowtaak aanpassen

Je kunt de eigenschappen van een taak aanpassen. Het is niet mogelijk om het type taak te wijzigen.

Afhankelijk van het type taak kun je verschillende velden aanpassen.

Als een gebruiker een workflow opent, dan verschijnt de tonen-pagina. Via een instelling in de workflow editor kun je echter bepalen, dat iemand direct in de aanpassen-pagina komt. De gebruiker hoeft dus niet zelf op Aanpassen te klikken, dit gebeurt automatisch.

Taak Ter afhandeling aanpassen

Bij een taak van het type Ter afhandeling beschik je over velden met betrekking tot het dossieritem, extra acties en een gekoppeld bericht. Je kunt deze velden wijzigen.

Ter afhandeling taak aanpassen:

1. Open Profit.
2. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
3. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
4. Ga naar het tabblad: Workflows.
5. Open de eigenschappen van de workflow.
6. Selecteer de taak.
7. Rechts, in het kader Eigenschappen, zie je gegevens met betrekking tot de status, opties en een eventueel gekoppeld bericht van de workflow. Je kunt deze gegevens aanpassen. Je kunt bijvoorbeeld pictogrammen toevoegen, de actie in een categorie plaatsen en aangeven of een reactie verplicht is.
8. Klik op: Onderhouden bij Taak bestemd voor. In Profit 2 klik je op .
9. Selecteer de bestemming van de taak.

   Dit is afhankelijk van de gekozen sturing van de workflow.

   Let op:

   Als je de bestemming van de taak wijzigt moeten de workflowactiviteiten opnieuw bepaald worden. Dit gebeurt automatisch, zie de inrichting van dit proces.

10. Wijzig eventueel de overige eigenschappen.
11. Klik op: Concept publiceren.

    Je krijgt nu een melding.

12. Klik op: Opslaan en sluiten.

Dossieritem of bijlage aanpassen

Bij een taak kun je aangeven dat het dossieritem aangepast mag worden door de gebruiker.

Let op:

De onderstaande instellingen gelden voor eigen typen dossieritem.

Als je profielen gebruikt, is ook de instelling Aanpassen bij beoordelen toegestaan relevant.

Dossieritem aanpassen bij workflowtaak:

1. Open Profit.
2. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
3. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
4. Ga naar het tabblad: Workflows.
5. Open de eigenschappen van de workflow.
6. Selecteer de taak waarbij de gebruiker het dossieritem mag aanpassen.
7. Open het kader Dossieritem.
8. Vink Dossieritem aanpassen aan.
9. Je kunt nu het volgende instellen:
   • Starten in aanpassen: zie de aparte uitleg hieronder.
   • Omschrijving aanpassen: de gebruiker kan de omschrijving van het dossieritem aanpassen.
   • Toelichting aanpassen: de gebruiker kan de toelichting van het dossieritem aanpassen.
   • Bijlagen aanpassen: als je bij het type dossieritem hebt ingesteld dat er een bestand gekoppeld kan worden bij het dossieritem kun je hier instellen of de Bijlage aanpasbaar is.
   • Als je Kenmerken aanpassen (nieuwe workflow) aanvinkt, kun je direct vanuit de geopende workflow een andere workflow selecteren.

     Voorbeeld: Als in de workflow Afhandeling vacature Financiën de financieel manager de brief zo beoordeelt dat hij denkt dat de sollicitant beter af is bij de verkoopbinnendienst, dan kan deze manager dit meteen regelen door het kenmerk ‘Verkoopbinnendienst’ te selecteren.

   • Als je Bestemming aanpassen aanvinkt, kun je een andere bestemming selecteren.

     Dit geldt niet voor hoofdbestemmingen (medewerker, organisatie, oerkooprelatie etc.) deze kun je niet wijzigen. Maar als de bestemming bijvoorbeeld Verkooprelatie + contact is, dan kun je wel de contactpersoon wijzigen.

     Verder kun je aangeven of bij het wijzigen van een bestemming het dossieritem terug moet naar het begin van de workflow of dat het dossieritem verder gaat in de huidige taak.

   

10. Klik op: Opslaan.

Taak start direct in Aanpassen-modus

Als een gebruiker een workflow opent, dan verschijnt de tonen-pagina. Rechts zie je de actieknoppen. Als de gebruiker gegevens wil of moet aanpassen, dan moet de gebruiker eerst op Aanpassen klikken.

Via een instelling in de workflow editor kun je echter bepalen, dat iemand direct in de aanpassen-pagina komt. De gebruiker hoeft dus niet zelf op Aanpassen te klikken, dit gebeurt automatisch. Niet alleen handig voor workflows waarin je meestal direct een aanpassing wilt doen, maar ook heel prettig voor mensen die niet bekend zijn met de AFAS-workflows. De gebruiker hoeft niet meer te zoeken naar de Aanpassen-knop, want de aan te passen velden verschijnen direct.

Let op:

Dit is mogelijk in alle eigen typen dossieritem en in het type Beoordelen sollicitant (Profit).

Aandachtspunten:

• De gebruiker die de workflow opent, moet rechten hebben op de aanpassen-pagina.
• In OutSite kan een gebruiker alleen starten met een aanpassen-pagina vanuit Mijn taken.

Aandachtspunten bij URL's als Starten in aanpassen is aangevinkt:

• Als een workflow vanuit een beoordelen-URL geopend wordt, dan verschijnt een beoordelen-pagina (de gebruiker komt dus niet direct in aanpassen-modus, alhoewel dit wel in de workflow is ingesteld). Als de gebruiker op Aanpassen klikt, dan verschijnt de aanpassen-pagina waarin de workflowacties beschikbaar zijn wel.
• Als een workflow vanuit een aanpassen-URL geopend wordt, dan verschijnt de aanpassen-pagina waarin de workflowacties beschikbaar zijn.
• Als de URL van het dossieritem via een berichtsjabloon verstuurd wordt, dan ontstaat er een e-mailbericht met een beoordelen-URL waar de ontvanger op kan klikken om de workflow te openen. De workflow opent dan met een beoordelen-pagina. Als de gebruiker op Aanpassen klikt, dan verschijnt de aanpassen-pagina waarin de workflowacties beschikbaar zijn wel.

Taak start direct in Aanpassen-modus inrichten:

1. Selecteer de taak waarbij de gebruiker direct in aanpassen-modus moet komen.
2. Open het kader Dossieritem.
3. Vink Dossieritem aanpassen en Starten in aanpassen aan. Controleer ook de overige instellingen ten aanzien van het aanpassen van dossieritems.

   

Als een gebruiker na deze aanpassing in de workflow komt. dan start de taak in Aanpassen-modus en rechts worden de acties getoond.