Workflowstatussen inrichten

Een workflow kan een status hebben waardoor je snel kunt zien in welk stadium de workflow zich bevindt en of er actie nodig is. Voorbeelden van statussen zijn In behandeling, Meer informatie nodig, Ter beoordeling manager, Akkoord, Niet akkoord, etc. Je kunt de status zien in weergaven met workflows/dossieritems en in de eigenschappen van een dossieritem.

Alle statussen staan in een vrije tabel, deze kun je zelf uitbreiden. Je kunt meerdere vrije tabellen gebruiken, of alle statussen in één tabel plaatsen. In de workfloweditor bepaal je welke statustabel je gebruikt en wanneer de workflow een bepaalde status krijgt.

Elke status kan een eigen kleur hebben. Bij een status met een kleur wordt in InSite een gekleurde statusbalk getoond.

Vrije tabel met statussen toevoegen

Je kunt je meegeleverde statustabel WorkFlowStatussen gebruiken, of zelf een statustabel toevoegen. De statustabel bevat alle statussen met de bijbehorende kleuren.

Dit kan op twee manieren:

• Via Algemeen / Inrichting / Vrije tabel, zie Vrije tabellen.

  Via de Workfloweditor. Klik op Statustabel. Als je deze optie gebruikt, dan open je eerst de statustabel die al in de workflow gekoppeld is. Om een nieuwe status toe te voegen klik je op Nieuw. Je kunt dan de codes en omschrijvingen invullen en een statuskleur selecteren.

  

Workflow inrichten

Bepaal eerst de initiële status. Stel vervolgens per taak een interne status (voor InSite en Pocket) en een externe status (voor OutSite) in.

De workflow behoudt de status, tot een nieuwe status gaat gelden. Als je bijvoorbeeld de initiële status In behandeling instelt en deze nooit meer wijzigt (via een van de acties) dan blijft de workflow altijd de status In behandeling houden.

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
3. Ga naar het tabblad: Workflows.
4. Open de eigenschappen van de workflow.
5. Selecteer de starttaak.
6. Selecteer de statustabel.

   

7. Selecteer een status bij Initiële status (voor InSite) en bij Initiële status extern (voor OutSite).
8. Selecteer de actie.
9. Selecteer de interne en externe status.

   Klik op Status (de knop in de knoppenbalk).

   Je ziet nu per actie de status. Op deze manier kun je direct zien welke acties je nog een status moet geven.

   

10. Klik op: Concept publiceren.

Andere statustabel gebruiken:

Je kunt een andere statustabel selecteren in een workflow. Als je een andere statustabel selecteert wordt de interne en de externe status ingesteld op de standaardwaarde Niet wijzigen.

Statusbalk met statuskleur in InSite

In de vrije tabellen die je voor statussen gebruikt, kun je aan elke status een kleur koppelen. De statuskleur wordt in InSite en OutSite getoond (niet in Profit). De werking is als volgt:

• Als een status een gekoppelde kleur heeft, zie je in InSite een statusbalk met de kleur en de status.

  

• Als een status GEEN gekoppelde kleur heeft, zie je in InSite GEEN statusbalk.

  Let op:

  Tijdens de conversie naar Profit 21 wordt de statusbalk toegevoegd aan de eigenschappenpagina van elk type dossieritem in InSite. Hier merk je niets van na de overstap op Profit 21, tot je per status een kleur koppelt. Dan zal bij alle relevante dossieritems de statusbalk verschijnen in InSite.

  Een statustabel kan gekoppeld zijn aan meerdere typen dossieritem. Als je na de overstap een kleur koppelt aan een status, kan dit dus gevolgen hebben voor alle dossieritems van de betreffende typen.

  Voorbeeld:

  Je gebruikt dezelfde statustabel gebruik voor de workflows ICT, Opleidingen en Aanvraag HR.

  Je koppelt de kleur Groen aan de status Akkoord. In InSite zal in de eigenschappen van dossieritems met de status Akkoord van de workflows ICT, Opleidingen en Aanvraag HR een groene balk verschijnen met de tekst Akkoord.

Kleur per status instellen:

Open de vrije tabel en stel de kleur in.

Statusbalk verplaatsen of verwijderen:

1. Log in en start Sitebeheer.
   1. Open de site.
   2. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
   3. Klik op: Opslaan en sluiten.
   4. Klik rechtsboven op de gebruikersnaam.

      

   5. Klik op: Sitebeheer.

2. Open de eigenschappenpagina van het dossieritem.
3. Ga naar het tabblad: Pagina. Klik op: Bewerken.
4. Klik op: Indeling.
5. Verplaats of verwijder het onderdeel Workflowstatus.

   

Als je het onderdeel weggehaald hebt, kun je dit terugplaatsen op de pagina via Pagina-onderdeel toevoegen / Standaard onderdeel.