thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Muterende workflow inrichten

Met een muterende workflow leg je gegevens vast of wijzig je bestaande gegevens in Profit. Voorbeelden van muterende workflows zijn het aanvragen van verlof, het indienst melden van een medewerker of het wijzigen van het adres van de medewerker. Dit zijn standaard meegeleverde workflows waarmee je gegevens kunt toevoegen of wijzigen in Profit.

Naast de standaard meegeleverde muterende workflows, kun je ook eigen muterende workflows toevoegen. Je kunt gebruik maken van de eigen workflows, door deze te koppelen in een profiel.

Voorbeeld:

Als een manager een medewerker indienst meldt in InSite, beoordeelt de HR-afdeling binnen de huidige workflow de aanvraag hiervoor. Voor het indienst melden van een stagiair is het niet nodig dat de HR-afdeling deze beoordeelt. Je wilt daarom hiervoor een aparte workflow.

Je voegt een nieuwe muterende workflow toe voor het indienst melden van stagiaires. Deze nieuwe workflow koppel je aan het aanmaakprofiel voor indienst melden van stagiaires.

Je beschikt in een muterende workflow over speciale acties:

  • Afkeuren

    Hiermee keur je een taak af en wordt de mutatie NIET doorgevoerd in Profit.

  • Registreren

    Hiermee keur je een taak goed en wordt de mutatie WEL doorgevoerd in Profit.

  •  Opnieuw insturen

    Hiermee kun je de mutatie opnieuw laten insturen, nadat de workflow is afgekeurd.

Muterende workflow inrichten:

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
  3. Ga naar het tabblad: Workflows.
  4. Voeg een workflow toe en selecteer de workflow waarop je deze wilt baseren.
  5. Klik op: Voltooien.

    Ins_Muterende workflow vastleggen (05)

  6. Voeg de actie Afkeuren toe aan de workflow, als je een taak afkeurt voordat de mutatie is geregistreerd in Profit.

    De vervolgtaak is dan altijd Opnieuw insturen:

    Ins_Muterende workflow inrichten (20)

    De taak gaat voor het registreren dus altijd terug naar de instuurder.

  7. Voeg de actie Afhandelen toe aan de workflow, als je een taak afkeurt nadat de mutatie is geregistreerd in Profit.

    Hierbij pas je het pictogram van de actie aan. Deze taak mag nooit terugverwijzen naar een taak die voor het verwerken van de mutatie ligt. Je koppelt dan een nieuwe taak aan de actie Afhandelen.

    Ins_Muterende workflow inrichten (30)

  8. Voeg de taak Ter afhandeling toe aan de workflow, als je een digitale handtekening wilt toepassen in de workflow.
    1. Voeg de taak altijd toe na de actie registreren.
    2. Wijzig de omschrijving van de taak in 'Bevestigen'.
    3. Selecteer de basisrol Medewerker bij Taak bestemd voor.
    4. Wijzig de omschrijving van de actie in 'Akkoord'.
  9. Je richt de workflow verder in.

Na het toevoegen van de workflow, koppel je deze aan een profiel.

Verschil Vrije workflow - Muterende workflow

Vrije workflow

Muterende workflow

Dossieritemtypes met positieve nummering

Dossieritemtypes met negatieve nummering

Voegen alleen iets toe aan het dossier

Passen gegevens in Profit aan (bv SCORFI, verlof, verzuim)

Inrichten: type dossieritem voor InSite / OutSite en (optineel) gebruik van profielen

Inrichten: activeren onderdelen InSite + Profielen inrichten = contexten definiëren + bepalen welke workflow per profiel gebruikt wordt

Vrije inrichting op Dossier in Management tool

Vrije inrichting:

  • Op onderdeel medewerker in management tool
  • Indelen op tabblad + activeren in context bij Profielen In & OutSite in Management tool

Autorisatie bij functionaliteit o.b.v. rollen:

  • Pagina’s autoriseren: type aanmaken, aanpassen, tonen & overzicht
  • Tabbladen autoriseren bij pagina-onderdelen

    Gegevensfilters in autorisatietool:

  • CRM – Dossieritems vastleggen: bepaalt of je een dossieritem kunt vastleggen
  • CRM – Dossieritems: bepaalt of je een dossieritem kunt raadplegen in het dossier/een taak ervan kan zien in mijn takenlijst

Autorisatie bij functionaliteit obv rollen

  • Pagina’s autoriseren: bv. Aanmaken salariswijziging & salariswijziging medewerkerkeuze/salariskeuze
  • Tabbladen autoriseren bij een pagina-onderdeel op een medewerker-pagina. (bv. Medewerker / salaris)

    Gegevensfilters in autorisatietool:

  • CRM – Dossieritems vastleggen: bepaalt of je een dossieritem kunt vastleggen
  • CRM – Dossieritems: bepaalt of je een dossieritem kunt oproepen in het dossier/een taak ervan kan zien in mijn takenlijst

Condities bouwen in workflow:

  • Gegevensverzameling dossier voor vrije velden en standaard velden uit dossier (bv. Instuurder, kenmerken, verantwoordelijke, …)
  • Gegevensverzameling bestemming voor informatie van bestemming (bv. Bestemming = medewerker -> Gegevensverzameling = actuele gegevens medewerker -> Actuele gegevens over functie)

Condities bouwen in workflow:

  • Gegevensverzameling dossier voor standaard velden uit dossier (bv. Instuurder, verantwoordelijke, …)
  • Gegevensverzameling bv. Actuele gegevens medewerker voor de actuele gegevens SCORF
  • Mutatie gegevensverzameling voor gewijzigde gegevens binnen dat onderdeel

Taken:

  • Ter afhandeling -> Met deze taak gaat de workflow naar de volgende stap.
  • Ter info -> Dit is een infomelding aan de gekozen bestemming

    Standaard acties:

  • Afhandelen (= ook afkeuren, opnieuw insturen, goedkeuren, …) je stuurt hier dus de workflow volledig mee
  • Delegeren = mening vragen aan iemand -> Er komt een taak binnen bij de gekozen medewerker waarbij die medewerker enkel een reactie kan geven & niets aanpassen. Nadat die medewerker zijn reactie heeft gegeven komt de taak terug bij jou terecht
  • Overdragen = taak bij iemand anders zetten, dus ook de acties die jij kunt selecteren (de taak wordt uit handen gegeven)
  • Maak mij verantwoordelijk/Maak iemand verantwoordelijk -> Vult het speciale veld "Verantwoordelijke" met de gekozen waarde, waarna de volgende taak naar de juiste verantwoordelijke kan gaan (als bestemming = Verantwoordelijke)

    Speciale acties:

  • Verwerken persoonsgegevens invulformulier -> Als er een invulformulier gebruikt wordt, zoals bijvoorbeeld in OutSite, dan kunnen de gegevens die een persoon/organisatie invult, overgenomen worden om er een nieuwe organisatie/persoon van te maken bij CRM

Taken:

  • Ter afhandeling -> Deze taak doet je workflow vooruitgaan
  • Ter info -> Dit is een infomelding aan de gekozen bestemming

    Standaard acties:

  • Afhandelen (=/= afkeuren, opnieuw insturen) hiermee kun je een taak laten goedkeuren om de workflow te laten voortgaan, maar het gaat nog niets registreren in Profit, want dat gebeurt met de speciale actie Registreren
  • Delegeren = mening vragen aan iemand -> Er komt een taak binnen bij de gekozen medewerker waarbij die medewerker enkel een reactie kan geven & niets aanpassen. Nadat die medewerker zijn reactie heeft gegeven komt de taak terug bij jou terecht
  • Overdragen = taak bij iemand anders zetten, dus ook de acties die jij kunt selecteren (de taak wordt uit handen gegeven)
  • Maak mij verantwoordelijk/Maak iemand verantwoordelijk Deze acties zijn niet beschikbaar bij de meegeleverde typen voor het accorderingsbericht, webdocument, offerteaanvraag, declaratiebijlage, rapportenset, jaaropgave, loonstrook, onderwijsdocument, aangifte IB en aangifte Vpb.

    Speciale acties:

  • Afkeuren bv verlofaanvraag InSite -> Keurt de verlofaanvraag af, waardoor ze niet in Profit zal geregistreerd worden
  • Opnieuw insturen bv verlofaanvraag InSite -> Stuurt de verlofaanvraag opnieuw in na afkeuren, zodat de verlofaanvraag alsnog zou kunnen geregistreerd worden in Profit
  • Registreren bv verlofaanvraag InSite -> Gaat de verlofaanvraag registeren in Profit (er worden dus gegevens bij medewerker toegevoegd/aangepast met deze flow)

    Zie ook:

  • Muterende workflow afhandelen

Direct naar

  1. Workflow bouwen

Process

Workflow

Work area

InSite/OutSite