Rapport uitvoeren via workflow

Je kunt een rapport generen bij het uitvoeren van een workflowactie. Het rapport wordt als pdf-bestand opgeslagen bij de workflow.

Workflow inrichten:

1. Open de workflow op één van deze manieren:
   • Via Algemeen / Workflowmanagement / Workflows.
   • Via CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem. Open het type dossieritem en ga naar het tabblad Workflows.
2. Klik op de eerste stap van de workflow.
3. Kijk welke gegevensverzamelingen er zijn. In één van deze gegevensverzamelingen heb je een veld nodig voor het rapportfilter. Zie verder ook de stappen verderop in deze procedure.

   Bijvoorbeeld:

   • Bij een medewerker-workflow is dat een veld dat de code van de medewerker oplevert.
   • Bij een debiteur-workflow is dat een veld dat de code van de debiteur oplevert.
4. Klik op de workflowactie waarbij je een rapport wilt laten uitvoeren.
5. Vink Rapport als bijlage genereren aan.
6. Selecteer het rapport.

   Je kunt alleen een rapport selecteren dat in de nieuwe RapportGenerator is gemaakt.

7. Vul eventueel de naam in van het uitvoerbestand. Hierdoor kun je bijvoorbeeld het rapport Medewerker familerelaties (Profit) opslaan bij het dossieritem als Jouw familierelaties.

   Let op:

   De onderstaande stappen zijn essentieel voor het tonen van de juiste gegevens op het rapport. Als je het rapportfilter niet (of niet correct) inricht, zal het rapport ALLE gegevens tonen.

   Voorbeeld: het rapport Medewerker familierelaties (Profit) toont standaard alle familierelaties van alle medewerkers. Als je het rapportfilter niet inricht, dan zal het uitgevoerde rapport bij de workflow ook alle familierelaties bevatten. Om alleen de familierelaties te tonen van de medewerker die bestemming is van de workflow, richt je een rapportfilter in via de onderstaande stappen.

8. Je maakt een rapportfilter door een rapport-veld te koppelen aan een workflow-veld. In het onderstaande voorbeeld is dit het veld Medewerker (=de code van de medewerker).

   

Rapport genereren via een workflowactie:

Als een workflowactie met een gekoppeld rapport wordt uitgevoerd, dan wordt het rapport gegenereerd en opgeslagen bij de workflow. Het rapport wordt altijd opgeslagen in de gebruikerstaal van de gebruiker die de workflow uitvoert. Dit is de gebruikerstaal die een gebruiker kan selecteren voor het tonen van InSite.