thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Documenten inrichten (Documentgenerator)

Je kunt samenvoegdocumenten genereren vanuit Profit en deze eventueel ook in Profit opslaan als dossieritem. Voorbeelden van samenvoegdocumenten zijn contracten en aanbiedingen. Met Profit worden veel samenvoegdocumenten meegeleverd. Je hebt het PCC nodig voor de Documentgenerator.

Profit kan automatisch een document genereren bij een nieuw dossieritem, zie de aparte beschrijving. In InSite en OutSite is dit ook tijdens de workflow mogelijk (via een actie). Hierdoor ontstaan standaarddocumenten die eventueel nog bewerkt kan worden. De Word-documenten kunnen automatisch worden omgezet naar PDF-documenten en kunnen digitaal ondertekend worden.

Let op:

Wil je snel aan de slag met dit onderdeel en het onderste uit de kan halen? Tijdens de zelfstudie Zelfstudie Documenten leer je hoe je slimmer, sneller en procesmatig kan werken met standaarddocumenten. Brieven en documenten maken is nog nooit zo makkelijk geweest!

Beschrijving

Je kunt documenten gebruiken voor verschillende doelen:

Let op:

Wil je aan de slag met een nieuwe documentlay-out? Kijk eerst of de documentlay-out geschikt is!

Ga je bijvoorbeeld een documentlay-out koppelen in een workflow, maak dan eerst de documentlay-out aan en kijk dan of je deze in de workflow kunt koppelen. Als dit zo is, dan ga je verder met het opzetten van de documentlay-out.

  • Muterende workflows

    In muterende workflows gebruik je documentlay-outs die de term 'Workflowmutatie' in de naam hebben, zoals Wijziging Afdeling en Functie workflowmutatie (Profit) of Arbeidsovereenkomst Indienst workflowmutatie (Profit).

    Hiermee kun je in een muterende workflow een document maken, terwijl de gegevens nog niet definitief in Profit verwerkt zijn (dit gebeurt immers bij het accorderen/goedkeuren van de muterende workflow).

  • Workflows / dossieritems

    Documentlay-outs waarvan de omschrijving begint met [Dossier] kunnen gebruikt worden, waarbij de documenten automatisch in het dossier worden opgeslagen. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld [Dossier organisatie] Brief organisatie (Profit). Maak eerst een kopie van deze documentlay-out en pas de tekst aan. Als je een nieuw dossieritem aanmaakt voor een organisatie kun je automatisch een brief genereren die in het dossier wordt opgeslagen.

    Je kunt deze documentlay-outs gebruiken als je een dossieritem instuurt en handmatig een documentlay-out genereert, of als je het document genereert via een workflow (met uitzondering van muterende workflows!).

  • Je kunt een documentlay-out koppelen aan een instuurprofiel voor InSite.
  • Je kunt samenvoegbrieven genereren die niet in het dossier worden opgeslagen. Hiervoor kun je de meeste documentlay-outs gebruiken (met uitzondering van documentlay-outs van muterende workflows!). Dit gebruik je bijvoorbeeld als je vanuit Profit een groot aantal brieven voor relaties wilt genereren. Deze methode staat ook bekend als 'samenvoegen' of 'mail merge'.
  • De documentlay-out is een volledig opgemaakt Word-document met velden die verwijzen naar gegevens uit Profit. Tijdens het genereren van brieven zal Profit de velden vervangen door gegevens uit Profit, zoals namen en adressen. Voor elk record (bijvoorbeeld voor elke geselecteerde medewerker) ontstaat een document.

Voorbereiding

Werkwijze

Zie ook

Process

Document

Work area

Output