Documenten inrichten (Documentgenerator)

Profit kan automatisch documenten/brieven genereren, o.a. bij het aanmaken van dossieritems of als stap in de workflow. Je kunt hierbij denken aan een arbeidscontract, contractverlening, leaseauto-overeenkomst, geheimhoudingsovereenkomst, etc. Als je de workflow gebruikt, kun je deze documenten omzetten naar PDF en digitaal ondertekenen.

Ook documenten die niet bij een specifiek proces horen, zoals een brief aan een relatie, kun je op deze manier aanmaken.

Een aan te maken document/brief is altijd gebaseerd op een documentlay-out, deze moet je zelf inrichten. De documentlay-out bevat verwijzingen naar velden in Profit, zodat je een document/brief met de juiste gegevens kunt genereren. Je kunt je eigen documentlay-outs toevoegen en zo een 'bibliotheek' maken voor documenten/brieven die je vaak moet genereren. Houd wel rekening met de verschillende soorten documentlay-outs! Dit wordt in de stappenplannen aangegeven.

Let op:

Wil je snel aan de slag met dit onderdeel en het onderste uit de kan halen? Tijdens de specialisatiecursus Werken met documenten leer je hoe je slimmer, sneller en procesmatig kan werken met standaarddocumenten. Brieven en documenten maken is nog nooit zo makkelijk geweest!

Inhoud

Alle mogelijkheden

Je kunt documenten gebruiken voor verschillende doelen. Het belangrijkste onderscheid: je maakt het samenvoegdocument en slaat dit direct in het dossier op, of je maakt een samenvoegdocument zonder dossieritem.

Automatisch een samenvoegdocument aanmaken en opslaan in dossier (InSite)

Je maakt een dossieritem (workflow) aan en je maakt een samenvoegdocument aan. Het samenvoegdocument wordt opgeslagen in het dossier. Je kunt een Word-document of PDF tijdens de workflow digitaal ondertekenen.

Voorbeeld:

Je gebruikt de in dienst workflow, waarbij direct een arbeidsovereenkomst (=het samenvoegdocument) gegenereerd wordt. Je legt de de gegevens van de nieuwe medewerker eenmalig vast en deze worden automatisch overgenomen in de arbeidsovereenkomst.

Tijdens de workfllow kun je de arbeidsovereenkomst automatisch digitaal laten ondertekenen en de arbeidsovereenkomst wordt in het medewerkerdossier opgeslagen.

Let op:

Hiervoor is een aparte beschrijving beschikbaar. Het is belangrijk dat je de juiste documentlay-out gebruikt, niet alle documentlay-outs zijn geschikt voor workflows. Als je een nieuwe documentlay-out aanmaakt, controleer je dus eerst of deze geschikt is.

Samenvoegdocument aanmaken en opslaan in dossier (Profit)

Bij het aanmaken van een dossieritem kun je een document aanmaken. Wil je een brief versturen naar een relatie. Maak een (hiervoor geschikt) dossieritem aan en selecteer de gewenste documentlay-out. Er zijn twee mogelijkheden:

Word-document aanmaken en afdrukken
Document e-mailen
Het document is de basis voor de tekst (body) van het e-mailbericht aan de ontvanger. Ook voor de bijlage bij het e-mailbericht kun je een samenvoegdocument gebruiken.

Let op:

Als je een nieuwe (eigen) documentlay-out gaat maken, maak dan een kopie van een meegeleverde layout die begint met de aanduiding [Dossier.

Samenvoegdocument aanmaken, maar niet in het dossier (Profit)

Je kunt samenvoegbrieven genereren die niet in het dossier worden opgeslagen. Hiervoor kun je de meeste documentlay-outs gebruiken (met uitzondering van documentlay-outs van muterende workflows!). Dit gebruik je bijvoorbeeld als je vanuit Profit een groot aantal brieven voor relaties wilt genereren. Deze methode staat ook bekend als 'samenvoegen' of 'mail merge'.

Voorbereiding

PCC installeren
Het PCC moet gekoppeld zijn aan de omgeving waarin je de Documentgenerator wilt gebruiken.

De app connector AFAS Temporary Office Access moet gedeblokkeerd zijn.
Ondersteuning Microsoft Word controleren
Op je werkstation of terminal server moet een ondersteunde versie van Microsoft Word geïnstalleerd zijn.
Instellingen in Word controleren
Documenten autoriseren