thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Documentlay-out aanmaken, bewerken en opslaan

Dit onderwerp beschrijft de stappen van het toevoegen, bewerken en opslaan van een documentlay-out. Je begint in Profit met het kopiëren van een documentlay-out en het aanpassen/uitbreiden van gegevensverzamelingen. Vervolgens bewerk je de indeling van het document in Microsoft Word en je slaat het document op in Profit.

Inhoud

Documentlay-out aanmaken

Met Profit worden standaard documentlay-outs meegeleverd, herkenbaar aan de toevoeging (Profit) in de naam van het rapport. Je kunt deze documentlay-outs niet wijzigen. Wel kun je een documentlay-out kopiëren en de kopie aanpassen.Bij het aanmaken van een document zijn er twee belangrijke keuzen:

  • Bekijk eerst waarvoor je de nieuwe documentlay-out wilt gebruiken. Zie ook het overzicht van de mogelijkheden.

    Let op:

    Wil je aan de slag met een nieuwe documentlay-out? Kijk eerst of de documentlay-out geschikt is!

    Ga je bijvoorbeeld een documentlay-out koppelen in een workflow, maak dan eerst de documentlay-out aan en kijk dan of je deze in de workflow kunt koppelen. Als dit zo is, dan ga je verder met het opzetten van de documentlay-out.

  • De te kopiëren documentlay-out bevat een hoofddocument met een vaste gegevensverzameling. Je kunt de 'hoofdgegevensverzameling' wijzigen (door velden toe te voegen, een filter in te stellen, etc.), maar je kunt deze gegevensverzameling niet vervangen door een andere. Controleer altijd of de juiste gegevensverzameling aan de documentlay-out gekoppeld is. Ga pas verder met het 'finetunen' als je zeker weet dat je de juiste hoofdgegevensverzameling hebt. Je kunt wel extra subdocumenten koppelen met een andere gegevensverzameling.

Documentlay-out kopiëren:

  1. Ga naar:
    • Algemeen / Uitvoer / Beheer / Document (alle documentlay-outs)
    • Abonnementen / Uitvoer / Beheer / Document
    • CRM / Uitvoer / Beheer / Document
    • Financieel / Uitvoer / Beheer / Document
    • Fiscaal / Uitvoer / Beheer / Document
    • HRM / Uitvoer / Beheer / Document HRM
    • Ordermanagement / Uitvoer / Beheer / Document
    • Projecten / Uitvoer / Beheer / Document
  2. Selecteer een documentlay-out die begint met de aanduiding [Dossier.

    Overzicht meegeleverde documentlay-outs en bestemmingen

  3. Klik op de actie: Kopiëren.
  4. Vul de omschrijving in.
  5. Klik op: Voltooien.

    Je ziet het eigenschappenscherm van de documentlay-out.

Gegevensverzamelingen beheren

In het eigenschappenscherm zie je de gegevensverzamelingen die standaard aan de documentlay-out gekoppeld zijn. Deze kun je uitbreiden met de velden die je nodig hebt, je kunt deze gegevensverzamelingen niet verwijderen.

Je kunt subdocumenten toevoegen, elk subdocument heeft zijn eigen gegevensverzameling.

Zie ook:

Documentlay-out openen in Word

Je opent de documentlay-out in Microsoft Word op je werkstation of terminal server. Controleer of je werkstation voldoet aan de eisen die bij de Voorbereidingen beschreven zijn.

  1. Klik op: Acties (F8) / Ontwerp document.

  2. De vervolgstappen zijn afhankelijk van de situatie:

    Bestand wordt automatisch geopend

    Bestand handmatig openen via InSite

    Bestand handmatig openen via Profit Windows

Document indelen en opmaken

De documentlay-out is geopend in Microsoft Word.

Let op:

Je kunt documenten generen via een workflow in InSite en OutSite. In deze documenten worden de velden van de gegevensverzameling Afzender niet gebruikt.

Document indelen en velden invoegen:

  1. Deel eerst het document in en zorg ervoor dat de tekst (grofweg) goed staat. Dit is niet verplicht, maar het is makkelijker om een opzet te hebben voordat je velden invoegt.
  2. Klik in het document op de plaats waar je een Profit-veld wilt invoegen.
  3. Klik op: PROFIT DOCUMENT / Invoegen.
  4. Klik op de gegevensverzameling en dan op het veld.

  5. Het veld wordt ingevoegd op de cursorpositie.

Documentlay-out tussentijds opslaan in Profit:

  1. Klik op PROFIT DOCUMENT / Opslaan in Profit.

Voorbeeld-document genereren:

Je kunt je werk controleren door een samenvoegdocument te maken. De document-lay-out wordt samengevoegd met gegevens uit Profit.

Let op:

Gebruik het voorbeeld-document alleen om het samenvoegen en de uiteindelijke lay-out te controleren. Gebruik voor het genereren van brieven altijd de daarvoor bestemde functies.

  1. Klik op PROFIT DOCUMENT / Voorbeeld.

    Er ontstaat een apart voorbeeld-document.

  2. Sluit het voorbeeld-document als je klaar bent.

Zie ook:

Documentlay-out sluiten en opslaan
  1. Klik op het sluitkruisje.

  2. Bevestig dat je de document-lay-out wilt opslaan in Profit.

Direct naar

  1. Documenten inrichten (Documentgenerator)
  2. PCC installeren
  3. Ondersteuning Microsoft Word controleren
  4. Instellingen in Word controleren
  5. Documenten autoriseren
  6. Documentlay-out aanmaken, bewerken en opslaan
  7. Gegevensverzameling documentlay-out gebruiken
  8. Document dat in gebruik is deblokkeren
  9. Document genereren via workflow

Process

Document

Work area

Output