Analyses, weergave-export, documenten en bijlagen direct openen

Als je in Profit een analyse opent, kan er op je systeem een notificatie verschijnen waarmee je het bestand met één muisklik lokaal kunt openen. Op het systeem moet een door AFAS ondersteunde Windows-versie geïnstalleerd zijn.

Een document, bijlage bij een dossieritem of een geëxporteerde weergave kan direct op je eigen systeem geopend worden. Dit is de makkelijkste en snelste manier om een bestand te openen. Dit is niet mogelijk in Accountancy Lite of Small Business.

Let op:

Je opent het bestand altijd op je eigen systeem en daarom wordt het bestand ook lokaal opgeslagen in de map Downloads. Controleer na gebruik of het bestand uit de map Downloads verwijderd is, dit is met name belangrijk bij vertrouwelijke informatie.

Inhoud

Inrichting

Inrichting controleren:

  1. Installeer de laatste versie van het PCC op de pc.

    Houd er rekening mee dat bij een nieuwe versie van Profit ook een nieuwe versie van het PCC nodig kan zijn. De versie die je nodig hebt vind je op de AFAS Klantportal. Controleer of je over deze versie beschikt door met je rechtermuisknop op het pictogram van het PCC te klikken en te kiezen voor Instellingen. Linksonder vind je de versie.

  2. Koppel de omgeving aan het PCC

    Download en installeer de PCC-instellingen. Hiermee koppel je het PCC aan een bepaalde omgeving. Je kan de instellingen downloaden en installeren via Profit of via InSite. Verwijder eerst de oude koppeling indien aanwezig.

  3. Er is een ondersteunde versie van Microsoft Excel / Word op je pc geïnstalleerd.
  4. Windows User Account Control moet ingeschakeld zijn op je werkstation. Vraag dit na bij je applicatiebeheerder.
  5. Het PCC moet gestart worden als de gebruiker inlogt in Windows. Het PCC moet draaien onder de account van de gebruiker, niet onder bijvoorbeeld een admin-account.
  6. De gebruiker moet schrijfrechten hebben tot mappen Downloads en OSCsettings op zijn systeem.

    Je kunt dit als gebruiker op een Windows-pc zelf controleren. Start Windows Verkenner en kijk of de je de volgende mappen kunt openen. Vul de map in de adresbalk in.

    • %appdata%/AFAS Software/OSCsettings
    • %userprofile%/Downloads

    Als de map Downloads niet beschikbaar is, dan heb je onvoldoende toegangsrechten of (in uitzonderingsgevallen) de map is helemaal niet aanwezig. Neem hiervoor contact op met de systeembeheerder in je organisatie.

  7. Vanaf Windows 10 kun je de optie 'Concentratiehulp, Stiltetijd of Focus Assist' gebruiken. Gebruik deze optie niet als je notificaties van het PCC wilt zien, want deze optie onderdrukt alle notificaties. Zie ook Concentratiehulp in- of uitschakelen in Windows 10.
  8. Bij het gebruik van een proxy-server kan het nodig zijn de firewall open te zetten voor de communicatie van/met het Profit Communication Center.

Technische achtergrondinformatie

Bijlage bij dossieritems direct openen:

Een dossieritem kan meerdere bijlagen bevatten. Via de onderstaande stappen bereik je dat de bijlage automatisch wordt geopend, als je een dossieritem opent. Dit scheelt veel muiskliks:

  • Als een dossieritem één bijlage heeft, wordt deze direct geopend.
  • Als een dossieritem meerdere bijlagen heeft, opent een apart venster waarin je de bijlage selecteert.

Inrichting:

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Open het type dossieritem.
  3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  4. Vink Bijlage dossieritem automatisch openen aan.

    Deze instelling is alleen beschikbaar bij eigen typen dossieritems.

Geen installatie van het Profit Communication Center aanwezig?

Zie verder: Bestand openen vanuit Mijn bestanden.

Ik heb de inrichting voltooid, maar de bestanden worden niet automatisch geopend

Goed om te weten: je kan via: Algemeen / Uitvoer / Mijn bestanden de door jou geëxporteerde weergave of analyse altijd opslaan en vervolgens openen.

Let op:

Geëxporteerde weergaven openen direct in Excel. Voor analyses geldt dit niet. Analyses open je door op de notificatie te klikken die onderin beeld verschijnt. Krijg je geen notificatie? Dan open je de analyse vanuit de map Downloads.

Stap 1. Leg opnieuw verbinding tussen het PCC en Profit

Als het Profit Communication Center voorheen wel beschikbaar was, maar nu niet meer, sluit je het PCC af en start je deze vervolgens weer op door het Profit Communication Center opnieuw op te zoeken via Start. Hiermee leg je opnieuw verbinding met Profit.

Stap 2. Controleer de mappen waar het PCC de bestanden neerzet

  • De map Downloads van de gebruiker kan niet benaderd worden. In deze map zet het PCC de bestanden, voordat ze automatisch geopend worden. Als de toegang tot deze map ontbreekt werkt het niet. Ook toegang tot de map of OSCsettings is nodig. Je systeembeheerder kan je de juiste rechten toekennen. Ga hiervoor in je Windows Verkenner naar:
    • %appdata%/AFAS Software/OSCsettings
    • %userprofile%/Downloads
  • De mappen zijn wel benaderbaar maar overvol. Hierdoor duurt het opslaan en zoeken van het bestand te lang, waardoor het automatisch openen niet werkt. De oplossing is om deze mappen op te schonen.
  • De map %temp% op je computer bevat een aantal corrupte bestanden. Verwijder alle bestanden in deze map. Je doet dit door in Windows Verkenner %temp% in te typen. Verwijder de bestanden in deze map. Kies voor 'Overslaan' als er een bestand in gebruik is.
  • Werkt het nog steeds niet? Verwijder dan de gehele OSCsettings map.

Stap 3. Als bovenstaande niet van toepassing is, controleer dan de algemene installatie-vereisten voor het PCC.

  1. Installeer de laatste versie van het PCC op je computer.
    Je kunt zelf controleren of er een nieuwe versie is door met je rechtermuisknop op het pictogram van het PCC te klikken en te kiezen voor Controleren op updates. Open vervolgens het PCC en klik op Bijwerken als er een nieuwe versie gevonden is.


    Meer informatie hierover lees je in het artikel PCC bijwerken naar de laatste versie.
  2. Koppel het PCC (opnieuw) aan je omgeving.
    Download en installeer de PCC instellingen. Hiermee koppel je het PCC aan een bepaalde omgeving. Je kan de instellingen downloaden en installeren via Profit of via InSite.
    Meer informatie hierover lees je in het artikel Omgeving aan Profit Communication Center koppelen.

Stap 4. Beveiligingsmeldingen bij het werken met analyses

Als je meldingen bij het werken met analyses wilt voorkomen, kun je de methoden gebruiken die staan beschreven in het artikel Beveiligingsinstellingen in Microsoft Excel vastleggen.

Zie ook