Subdocument toevoegen

Je moet een subdocument altijd koppelen aan het hoofddocument, of eventueel aan een andere subdocument. Deze koppeling bepaalt welke gegevens in de samenvoegbrieven zullen staan.

Voorbeeld

De jaarlijkse salarisronde is achter de rug. Je wilt elke medewerker een persoonlijke brief sturen met zijn nieuwe salaris en salarishistorie. Als uitgangspunt kun je bijvoorbeeld de meegeleverde documentlay-out Leeg sjabloon [Dossier medewerker/salaris] Medewerker salaris (Profit). Je kunt ook gebruik maken van het document Wijziging Salaris Workflowmutatie (Profit). Dit document bevat al een opmaak.

• Het hoofddocument is gebaseerd op een gegevensverzameling met medewerkers.
• Per medewerker wil je een tabel met de salarishistorie tonen, daarvoor heb je een subdocument nodig.

Voor de koppeling tussen hoofd- en subdocument gebruik je het veld Medewerker. Als je de samenvoegbrieven maakt, worden per medewerker de bijbehorende salarisregels (=historie) opgehaald.

Subdocument aanmaken en koppelen

De koppeling tussen een gegevensverzameling en een subdocument bestaat uit twee onderdelen:

• De koppeling tussen de gegevensverzamelingen als zodanig. Deze kan achteraf niet worden gewijzigd.
• Het koppelen van unieke sleutelvelden uit beide gegevensverzamelingen. Dit kan later nog wel worden gewijzigd.

Subdocument aanmaken en koppelen:

1. Ga naar:
   • Algemeen / Uitvoer / Beheer / Document (alle documentlay-outs)
   • Abonnementen / Uitvoer / Beheer / Document
   • CRM / Uitvoer / Beheer / Document
   • Financieel / Uitvoer / Beheer / Document
   • Fiscaal / Uitvoer / Beheer / Document
   • HRM / Uitvoer / Beheer / Document HRM
   • Ordermanagement / Uitvoer / Beheer / Document
   • Projecten / Uitvoer / Beheer / Document
2. Open de documentlay-out.
3. Selecteer de gegevensverzameling waaraan je een subdocument wilt koppelen. Meestal is dit de gegevensverzameling van het hoofddocument.
4. Klik op de actie: Nieuw subdocument.
5. Selecteer de gegevensverzameling.

   Deze gegevensverzameling mag niet (documentgenerator) in de naam hebben, deze gegevensverzamelingen zijn alleen voor het hoofddocument.

6. Klik op: Volgende.
7. Vul de omschrijving in. Deze omschrijving wordt ook gebruikt bij het invoegen van velden in de documentlay-out in Word.
8. Klik op: Voltooien.
9. Selecteer de nieuwe gegevensverzameling.
10. Klik op de actie: Koppel subdocument.
11. Selecteer de velden op basis waarvan je wilt koppelen. Als het gewenste veld niet beschikbaar is, sluit je het venster en voeg je het veld alsnog aan de gegevensverzameling toe. Koppel daarna het subdocument.

    Je selecteert een veld door op de knop Subdocument of Verzameling te klikken.

    Let op:

    De onderstaande beschrijving geldt voor alle documenten, behalve documenten voor muterende workflows. Als je een kopie hebt gemaakt van een document [naam...] workflowmutatie (Profit), dan koppel je een subdocument op basis van mutatie-id. Voorbeelden van deze documenten zijn Arbeidsovereenkomst Contractverlenging Workflowmutatie (Profit) en Keuzemodel workflowmutatie (Profit). Voor meer informatie, Document voor muterende workflow inrichten.

12. Wil je op meerdere velden koppelen? Klik dan eerst op Nieuw om een regel toe te voegen.

    

    Let op:

    Bij documentlay-outs die een kopie zijn van een documentlay-out met workflowmutatie in de naam, geldt een uitzondering. Deze documentlay-outs zijn alleen geschikt voor workflows die de tijdelijke tabel gebruiken. Je koppelt de subdocumenten op basis van Mutatie-id.

13. Klik op: Voltooien.
14. Open het subdocument en voeg velden toe.
15. Leg de sortering van het subdocument vast, als je dit gebruikt om een lijst in de documentlay-out op te nemen.

Subdocument invoegen in lopende tekst

Je neemt een subdocument op in een document. Er worden markeringen voor het begin en einde van het subdocument geplaatst. Plaats de velden van het subdocument tussen de markeringen.

Als je een subdocument in de lopende tekst plaatst, moeten de begin- en eindmarkeringen in dezelfde paragraaf staan.

Subdocument invoegen in lopende tekst:

1. Open de documentlay-out in Word.
2. Klik in het document op de plaats waar je de markeringen wilt invoegen.
3. Klik op PROFIT DOCUMENT / Subdocument en klik op het subdocument.

   

   De begin- en eindmarkeringen worden ingevoegd op aparte regels.

   

4. Zorg ervoor, dat begin- en eindmarkeringen in dezelfde alinea staan.
5. Klik tussen de begin- en eindmarkering op de plaats waar je een veld uit het subdocument wilt invoegen.

   

6. Klik op PROFIT DOCUMENT / Invoegen en klik op het veld. Je vindt de velden van het subdocument via het hoofddocument.

   

Subdocument invoegen in aparte paragrafen

Je gebruikt aparte paragrafen voor het subdocument. Als de gegevensverzameling meerdere regels bevat, kun je hiermee een lijst met gegevens opnemen.

De regels met de markeringen mogen alleen de markeringen bevatten, geen andere tekst. Bij het genereren van het subdocument worden de regels met de markeringen helemaal weggehaald. Daarom ontstaat er in het bovenstaande voorbeeld uiteindelijk één tabel.

De sortering van de regels wordt bepaald door de gegevensverzameling. In het voorbeeld zijn de regels aflopend gesorteerd op begindatum. Als je de sortering wilt wijzigen, doe je dit in Profit door de sortering van de gegevensverzameling van het subdocument aan te passen.

Je kunt de standaardnummering toepassen in Word, maar door het wel of niet tonen van subdocumenten kunnen er gaten in de nummering ontstaan. Je kunt dit ondervangen met SEQ-velden in Word, op de bewerkingen in Word wordt geen Support verleend.

Subdocument invoegen in aparte paragrafen:

1. Open de documentlay-out in Word.
2. Klik in het document in een lege alinea waarin je de markeringen wilt invoegen.
3. Klik op PROFIT DOCUMENT / Subdocument en klik op het subdocument.

   De begin- en eindmarkeringen worden ingevoegd op aparte regels.

4. Klik tussen de begin- en eindmarkering op de plaats waar je een veld uit het subdocument wilt invoegen.

   Als de gegevensverzameling meerdere regels oplevert, dan zal het subdocument ook meerdere keren herhaald worden in het samenvoegdocument. Heb je bijvoorbeeld een salarishistorie met drie regels, dan zal het subdocument driemaal in het samenvoegdocument staan. Daarom plaats je een tussenkop, inleidende zin of tabelkopregel boven het subdocument.

Tips bij het gebruik van tabellen

Je kunt velden in een subdocument (en ook in het hoofddocument) makkelijk uitlijnen met tabellen. In veel van de meegeleverde documentlay-outs worden tabellen gebruikt.

Weergave-instellingen:

Klik op Alles weergeven om alle opmaakmarkeringen weer te geven. Hierdoor zie je o.a. de tabs die gebruikt worden om velden uit te lijnen, elke tab wordt getoond als een pijltje. Als je het document genereert, worden de opmaakmarkeringen niet getoond.

Bij (complexe) tabellen kan het handig zijn om de randen weer te geven. Vergeet niet de randen weer uit te schakelen voordat je de documentlay-out opslaat, want de randen worden ook in het gegenereerde document getoond.

Tekst bewerken:

Als de cursor in een tabel staat, plaats je een tab met de toetsencombinatie Ctrl+Tab.

Als je een nieuwe regel wilt toevoegen in een tabel, druk dan op Shift+Enter. Hierdoor ontstaat een soft return. Als je op Enter zou drukken, krijg je een normale return, maar het gebruik hiervan in een tabel kan tot foutmeldingen leiden.

Als de cursor in een tabel staat, vink je via het tabblad Tabelontwerp de instelling Veldnamenrij uit. Controleer in elke tabel of deze instelling uitgevinkt is, anders worden vet gemaakte teksten niet vet getoond in het gegeneerde document.