Documentgenerator InSite en OutSite inrichten

Bij een nieuw dossieritem kan Profit automatisch een document genereren met de DocumentGenerator. In InSite en OutSite is dit ook tijdens de workflow mogelijk (via een actie). Hierdoor ontstaan standaarddocumenten die eventueel nog bewerkt kan worden. De Word-documenten kunnen automatisch worden omgezet naar PDF-documenten en kunnen digitaal ondertekend worden.

Je koppelt de te genereren documenten in de inrichting (van type dossieritem, workflow of profiel). Hierdoor genereert Profit de documenten altijd automatisch met de juiste gegevens, bijvoorbeeld de gegevens van een organisatie of medewerker. De gebruiker heeft hier geen invloed op, wel kan de gebruiker de documenten eventueel nog wijzigen of verwijderen (als dit toegestaan is). Door deze opzet kun je het genereren van documenten verder automatiseren en je medewerkers ontzorgen.

Beschrijving

In het onderstaande overzicht zie je alle mogelijkheden om automatisch een document te genereren bij een nieuw dossieritem of via een workflow. Je koppelt het te genereren document in de inrichting.

Door de bovenstaande opzet kan Profit verschillende documenten genereren door de combinatie van nieuw dossieritem en workflow.

• Bij een nieuw (eigen type) dossieritem kan Profit één document genereren.
• Bij een nieuw (eigen type) dossieritem op basis van een profiel kan Profit twee documenten genereren, namelijk het document dat gekoppeld is aan het type dossieritem en het document dat gekoppeld is aan het profiel.
• Op verschillende momenten in de workflow kan Profit documenten genereren. Door de sturing van de workflow kun je zelf bepalen of en wanneer deze documenten worden gegenereerd en op welk moment deze worden omgezet naar PDF.

Je kunt op via een workflowactie alle Word-bijlagen in één keer converteren naar PDF.

Documenten gekoppeld in profiel

Bij een nieuw dossieritem o.b.v. een profiel kan Profit meerdere documenten genereren, namelijk de documenten die gekoppeld zijn op het tabblad Document in het profiel. Dit geldt voor profielen o.b.v. negatieve typen dossieritem, zoals de Indienst en Uitdienst profielen. Deze werkwijze blijft hier verder buiten beschouwing, zie deze beschrijving voor meer informatie.

Document inrichten

Gebruik de standaardprocedure voor het samenstellen van documenten. Kijk eerst hieronder welk document je kunt gebruiken.

Let op:

Bij het aanmaken van een document via een nieuw dossieritem of workflow kan de afzender niet bepaald worden. Daarom worden de velden uit de gegevensverzameling Afzender in het document niet gevuld en blijven deze velden in een gegenereerd document leeg.

Welk document kun je gebruiken als basis in een bepaalde workflow?

Als je een nieuw document gaat maken, is de keuze voor het juste document erg belangrijk. Kopieer een document dat in de gewenste workflow gekozen kan worden.

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open het type dossieritem en open de workflow.
3. Selecteer een actie en kijk welke documenten beschikbaar zijn. Kies één van deze documenten en om te kopiëren in Algemeen / Uitvoer / Beheer / Document.

   

   Het is ook mogelijk om de weergave met documenten aan te passen, zodat je meer inzicht hebt in het type document.

   1. Ga naar:
      • Algemeen / Uitvoer / Beheer / Document (alle documentlay-outs)
      • Abonnementen / Uitvoer / Beheer / Document
      • CRM / Uitvoer / Beheer / Document
      • Financieel / Uitvoer / Beheer / Document
      • Fiscaal / Uitvoer / Beheer / Document
      • HRM / Uitvoer / Beheer / Document HRM
      • Ordermanagement / Uitvoer / Beheer / Document
      • Projecten / Uitvoer / Beheer / Document
   2. Maak een nieuwe weergave aan en voeg de velden toe die in de onderstaande afbeelding zijn gemarkeerd.

      

   3. Gebruik de omschrijving om te kijken welk document je wilt aanpassen of kopiëren.

      

Document inrichten:

1. Ga naar:
   • Algemeen / Uitvoer / Beheer / Document (alle documentlay-outs)
   • Abonnementen / Uitvoer / Beheer / Document
   • CRM / Uitvoer / Beheer / Document
   • Financieel / Uitvoer / Beheer / Document
   • Fiscaal / Uitvoer / Beheer / Document
   • HRM / Uitvoer / Beheer / Document HRM
   • Ordermanagement / Uitvoer / Beheer / Document
   • Projecten / Uitvoer / Beheer / Document
2. Als je een nieuw document wilt maken, kopieer je een geschikt document. Anders open je het aan te passen document.
3. Klik op Ontwerp document.
4. Kijk of er Afzender-velden in het document staan, deze zullen niet worden gevuld.
5. Verwijder eventuele Afzender-velden en vervang deze door vaste tekst of door velden uit andere gegevensverzamelingen.

Enkele alternatieven voor de Afzender-velden:

• De instuurder van het dossieritem

  Open de gegevensverzameling Dossier (documentgenerator) en voeg bijvoorbeeld de naam van de instuurder toe.

• Vrije inrichting

  Voeg via de vrije inrichting bijvoorbeeld het veld Accountmanager toe aan organisaties, zodat je per organisatie een accountmanager kunt koppelen.

  In de documentlay-out open je de gegevensverzameling Organisaties/personen (excl. autorisatie) (documentgenerator) en voeg je bijvoorbeeld de naam van het vrije veld Accountmanager toe.

• De leidinggevende van de medewerker

  Open de gegevensverzameling Medewerker (documentgenerator) en voeg bijvoorbeeld de naam van de instuurder toe.

Subdocument koppelen:

Bij documentlay-outs die een kopie zijn van een documentlay-out met workflowmutatie in de naam, geldt een voor subdocumenten. Deze documentlay-outs zijn alleen geschikt voor workflows die de tijdelijke tabel gebruiken. Bij een subdocument moet je altijd een koppeling leggen met de actie Koppel subdocument. Gebruik altijd het veld Mutatie-id voor de koppeling.

Type dossieritem inrichten

Je kunt één document koppelen aan een eigen type dossieritem, zodat het document gegenereerd wordt bij het aanmaken van een nieuw dossieritem in Profit, InSite of OutSite. Is één document niet genoeg? Voeg dan extra documenten toe via het instuurprofiel of de workflow.

Het document en de bestemming van het dossieritem moeten met elkaar corresponderen, anders kan de DocumentGenerator de documentvelden niet correct vullen. Heb je bijvoorbeeld een medewerker-document, dan moet de workflowbestemming ook een medewerker zijn. Heb je een organisatiedocument, dan moet de bestemming van het dossieritem een organisatie zijn.

Type dossieritem inrichten:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open het type dossieritem.
3. Ga naar het tabblad Algemeen.

   Bij een eigen type dossieritem kun je de instellingen Bestand koppelen en Keuze verstrekkingswijze vastleggen, maar deze instellingen zijn niet relevant voor het automatisch genereren van documenten. Als het gegenereerde bestand echter gewijzigd of verwijderd mag worden, moet Bestand koppelen aangevinkt zijn. Voor het wijzigen gelden ook nog andere instellingen.

   Bij het aanmaken van een nieuw dossieritem genereert Profit de documenten op basis van type dossieritem, workflow en profiel. De gebruiker kan dit niet beïnvloeden. Wel kan de gebruiker de Word-documenten achteraf bewerken of verwijderen onder de volgende voorwaarden. Een PDF kun je alleen nog verwijderen.

   • Als een dossieritem bij een eigen type dossieritem in een workflow zit, geldt de instelling Bijlage aanpassen van de taak. Dit leg je vast in de workflow-editor. Ook moet het veld Bestand koppelen op het tabblad Algemeen aangevinkt zijn. Dit veld hoeft niet aangevinkt te zijn voor het automatisch genereren van documenten, maar moet wel aangevinkt zijn voor het wijzigen of verwijderen van documenten.
   • Als een dossieritem bij een meegeleverd type dossieritem in een workflow zit, geldt de instelling Aanpassen bij beoordelen toegestaan van het beoordelingsprofiel. De instelling Bijlage aanpassen van de workflowtaak wordt genegeerd.
   • Als een dossieritem niet meer in de workflow zit, geldt de instelling Bewerken (op het tabblad Algemeen van het type dossieritem).
   • Controleer of een aanmaken- of beoordelen profiel gebruikt wordt voor het dossieritem. Als er een context wordt gebruikt met het veld Bijlage, dan moet dit veld zichtbaar en wijzigbaar zijn.
4. Ga naar het tabblad Document (vergeet niet dit tabblad te autoriseren).
5. Selecteer het document en bepaal of dit direct als PDF moet worden opgeslagen (in plaats van DOCX).
6. Vul de naam in voor het te genereren document.

   Hiermee kun je bijvoorbeeld het interne document [Dossier organisatie/persoon] Zomeraanbieding EnYoi bijvoorbeeld aanmaken onder de naam Zomeractie EnYoi. Als het bestand niet converteert naar PDF dan wordt de naam van de bijlage Zomeractie EnYoi.docx.

   

Workflow inrichten

Bij eigen en meegeleverde typen dossieritem kun je documenten genereren via de workflow en deze omzetten naar PDF. Dit zijn de mogelijkheden:

• Document genereren bij een Afhandel-actie en eventueel automatisch omzetten naar PDF.

  Bij andere acties, zoals Ter info of Delegeren, kun je geen document genereren.

• Alle documenten in één keer omzetten naar PDF.
• Een bericht verzenden met alle dossierbijlagen (documenten en andere bestanden) als bijlage bij het bericht.
• Alle documenten digitaal ondertekenen.

Workflow inrichten:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open het type dossieritem en open de workflow.
3. Klik op een Afhandel-actie en koppel het document. Vul eventueel een afwijkende naam in voor het document.

   

   Let op:

   Kun je hier geen document selecteren? Kijk dan naar type van het document, dit moet corresponderen met de workflow. Zie verder de toelichting onder Welk document kun je gebruiken als basis in een bepaalde workflow.

   Bij sommige negatieve typen dossieritem (zoals Wet verbetering Poortwachter) kun je geen document selecteren.

4. Als je Alle bijlagen converteren naar PDF aanvinkt, worden alle documenten bij het type dossieritem geconverteerd naar PDF.

   Deze instelling geldt ook voor Word-documenten die je handmatig hebt toegevoegd als bijlage.

   De instelling Alle bijlagen converteren naar PDF is niet afhankelijk van de actie Document als bijlage genereren. Daarom kun je in een aparte actie altijd alle documenten naar PDF converteren. Dit kan bijvoorbeeld in één van de laatste acties van de workflow, zodat je zeker weet dat alle bijlagen zijn omgezet naar PDF.Je kunt een e-mail verzenden op basis van een berichtsjabloon en hierbij bepaal je of de bijlagen bij het dossieritem worden meegestuurd met het e-mailbericht. Gebruik dit in combinatie met de instelling Alle bijlagen converteren naar PDF als je alleen PDF-documenten wilt meesturen als bijlage.

   Let op:

   Alle bijlagen kunnen per e-mail verstuurd worden door het veld Alle dossierbijlagen als e-mailbijlage verzenden bij een actie aan te vinken. Hierop geldt één uitzondering: een bijlage die gegenereerd is via de instelling Document afdrukken en vastleggen in dossier zal niet verzonden worden per e-mail.

   Als je in één actie zowel een bijlage genereert als alle bijlagen converteert naar PDF, dan zal Profit eerst de bijlage genereren en daarna alle bijlagen converteren naar PDF.

   

5. Per taak bepaal je de instellingen voor het aanpassen van bijlagen.

   Bij het aanmaken van een nieuw dossieritem genereert Profit de documenten op basis van type dossieritem, workflow en profiel. De gebruiker kan dit niet beïnvloeden. Wel kan de gebruiker de Word-documenten achteraf bewerken of verwijderen onder de volgende voorwaarden. Een PDF kun je alleen nog verwijderen.

   • Als een dossieritem bij een eigen type dossieritem in een workflow zit, geldt de instelling Bijlage aanpassen van de taak. Dit leg je vast in de workflow-editor. Ook moet het veld Bestand koppelen op het tabblad Algemeen aangevinkt zijn. Dit veld hoeft niet aangevinkt te zijn voor het automatisch genereren van documenten, maar moet wel aangevinkt zijn voor het wijzigen of verwijderen van documenten.
   • Als een dossieritem bij een meegeleverd type dossieritem in een workflow zit, geldt de instelling Aanpassen bij beoordelen toegestaan van het beoordelingsprofiel. De instelling Bijlage aanpassen van de workflowtaak wordt genegeerd.
   • Als een dossieritem niet meer in de workflow zit, geldt de instelling Bewerken (op het tabblad Algemeen van het type dossieritem).
   • Controleer of een aanmaken- of beoordelen profiel gebruikt wordt voor het dossieritem. Als er een context wordt gebruikt met het veld Bijlage, dan moet dit veld zichtbaar en wijzigbaar zijn.

Profiel inrichten

Bij profielen kun je documenten genereren. Dit zijn de mogelijkheden:

• Bij een aanmaakprofiel van een eigen type dossieritem kun je één bijlage genereren en eventueel automatisch omzetten naar PDF. Dit betekent dat het document wordt gegenereerd bij het aanmaken van het dossieritem in InSite.
• Bij een aanmaakprofiel van een meegeleverd type dossieritem kun je meerdere bijlagen genereren, namelijk de documenten die gekoppeld zijn op het tabblad Document in het profiel. Dit blijft hier verder buiten beschouwing, zie deze beschrijving voor meer informatie.

Profiel inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open een aanmaakprofiel van een eigen type dossieritem, tabblad Algemeen.
3. Selecteer het document en bepaal of dit direct als PDF moet worden opgeslagen (in plaats van DOCX).
4. Vul de naam in voor het te genereren document.

Automatisch documenten genereren bij dossieritem

Profit kan automatisch een Word-document genereren en dit eventueel omzetten naar PDF. Je kunt als gebruiker niet zelf bepalen welk document gegenereerd wordt en wanneer, dit is afhankelijk van de inrichting. Wel kun je achteraf een Word-document wijzigen of een bestand verwijderen, als dit toegestaan is.

Het genereren van een Word-document gebeurt op de servers van AFAS Online, hiervoor heb je het PCC niet nodig. Voor het aanpassen van een Word-bijlage bij een dossieritem heb je het PCC wel nodig.

Let op:

Profit moet over de juiste gegevens beschikken voor het genereren van het document. Als Profit bijvoorbeeld een document met organisatievelden moet genereren, dan moet er ook een organisatie als bestemming geselecteerd zijn.

Als je geen bestemming hebt geselecteerd, of het verkeerde type, dan verschijnt de volgende melding: Het genereren van het document is niet gelukt. De benodigde gegevens ontbreken. Als deze melding verschijnt, kun je niet verder met de workflow. Selecteer de juiste bestemming of kijk of de inrichting moet worden aangepast.

Nieuw dossieritem in Profit:

Bij een nieuw (eigen type) dossieritem zal Profit per dossieritem één Word-document genereren en dit eventueel automatisch converteren naar PDF. Dit geldt ook als je nieuwe dossieritems importeert of aanmaakt via een UpdateConnector.

• Tijdens het aanmaken wordt het gegenereerde document getoond. Bij een dergelijk document is Te genereren document aangevinkt en je kunt dit document niet verwijderen.
• Je kunt eventueel extra bijlagen toevoegen als het veld Bestand koppelen bij het type dossieritem is aangevinkt. Deze documenten kun je wel verwijderen.

Na het aanmaken kun je Word-documenten bewerken of verwijderen, als dit toegestaan is op basis van de instellingen bij het type dossieritem of de workflow.

Nieuw dossieritem in InSite of OutSite:

Bij een dossieritem kunnen verschillende documenten ontstaan.

• Het document dat gekoppeld is aan het type dossieritem
• Het document dat gekoppeld is aan het aanmaakprofiel (geldt alleen in InSite)
• Documenten die worden aangemaakt tijdens een workflowactie

Het document wordt opgeslagen als bijlage bij het dossieritem. Documenten kunnen per stuk of allemaal tegelijk worden geconverteerd naar PDF.

Document aanpassen in InSite:

In InSite kun je een Word-document aanpassen via het potloodje, als aanpassen op basis van de inrichting toegestaan is. Als je een bijlage wilt verwijderen, moet je het dossieritem eerst bewerken. Zie het uitgebreide artikel over de inrichting en de voorwaarden.

Een document nogmaals genereren:

De workflow kan op verschillende momenten een Word-document genereren en omzetten naar PDF. Je bepaalt in de inrichting per document onder welke naam het document wordt opgeslagen.

Profit kijkt of een gegenereerd document al aanwezig is bij het dossieritem op basis van de naam van het document. Als een dossieritem al een gegenereerd document bevat onder dezelfde naam als een nieuw document, zal Profit kijken of het oude document overschreven kan worden. Hierbij gelden de volgende regels:

• Een ongewijzigd en gegenereerd DOCX-document zal worden overschreven door een nieuw gegenereerd DOCX-document met dezelfde naam.
• Een genereerd document dat is geconverteerd naar PDF, wordt niet overschreven.
• Een gegenereerd DOCX-document dat door een gebruiker gewijzigd is, wordt niet overschreven door een nieuw gegenereerd DOCX-document met dezelfde naam.

Enkele voorbeelden:

• Oud DOCX-document is niet gewijzigd

  Aan het type dossieritem Klantcontact is een document gekoppeld met de omschrijving Algemene voorwaarden EnYoi. Je maakt een profiel voor dit type dossieritem en dit profiel bevat ook een document met de omschrijving Algemene voorwaarden EnYoi.

  

  Als je in InSite een nieuw dossieritem aanmaakt op basis van het profiel, dan maakt Profit een nieuw dossieritem aan met het genereerde document Algemene voorwaarden EnYoi.docx.

  Op basis van het profiel genereert Profit nogmaals een document met de naam Algemene voorwaarden EnYoi.docx. Aangezien het eerste document niet gewijzigd is, wordt dit overschreven door het tweede document. Hierdoor heeft het dossieritem één bijlage:

  

• DOCX-document geconverteerd naar PDF

  Dezelfde situatie als hierboven, maar bij het type dossieritem is het veld Document opslaan als PDF aangevinkt. Hierdoor is het originele en ongewijzigde DOCX-bestand niet meer aanwezig, dit is immers geconverteerd. Een geconverteerd document wordt niet overschreven, ook al heeft dit dezelfde naam. Er ontstaan twee bijlagen:

  

  Als bij zowel het type dossieritem als het profiel het veld Document opslaan als PDF aangevinkt is, dan ontstaan er twee PDF-bijlagen met dezelfde naam.

• DOCX-document is gewijzigd

  Aan het type dossieritem Klantcontact is een document gekoppeld met de omschrijving Algemene voorwaarden EnYoi. In de workflow is een actie Aanbieding aanwezig die een document genereert met de omschrijving Algemene voorwaarden EnYoi.

  Bij het aanmaken van het dossieritem ontstaat de bijlage Algemene voorwaarden EnYoi.docx.

  Je past dit document aan en slaat het opnieuw op bij het dossieritem.

  Vervolgens klik je op de actie Aanbieding. Het originele document bevat wijzigingen en wordt beschermd tegen overschrijven. Hierdoor kan het nieuwe document niet worden aangemaakt.

  

• Eigen document heeft dezelfde naam als de te genereren bijlage

  In de workflow is een actie Aanbieding aanwezig die een document genereert met de omschrijving Algemene voorwaarden EnYoi.

  Je hebt het document Algemene voorwaarden EnYoi.docx op je harde schijf staan en je voegt dit toe aan een dossieritem.

  Vervolgens klik je op de actie Aanbieding. Profit moet een nieuw document genereren met de naam Algemene voorwaarden EnYoi.docx, maar er bestaat al een eigen bijlage met die naam. De eigen bijlage zal niet worden overschreven, dus de actie kan niet worden uitgevoerd.