thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Cao Migratie

Bij een cao-migratie zet je één combinatie van cao/werkgever en de bijbehorende medewerkers over naar de Basis CAO of een Profit CAO. Het doel van de cao-migratie is, dat de medewerkers na de migratie correct kunnen worden verloond op basis van de nieuwe cao. Ook toekomstige loonmutaties moeten worden gemigreerd.

Inhoud

Beschrijving

Je kunt de cao-migratie handmatig uitvoeren, of met behulp van de in Profit opgenomen CAO Migratietool. AFAS adviseert om de CAO Migratietool te gebruiken. Deze tool bespaar je tijd en bevat bovendien een groot aantal controles. De migratie is een tijdrovend proces, ongeacht de gekozen methode. De consultant kan je helpen bij de migratie.

Let op: 

Bespreek de cao-migratie met de consultant voordat je gaat beginnen. Een van de belangrijkste keuzen is die van het moment van de cao-migratie. Bij een migratie tijdens het loonjaar kunnen er kleine verschillen optreden in de loonberekening tussen de oude en nieuwe cao. Je kunt dit voorkomen door de migratie uit te voeren vóór de eerste verloning van het loonjaar. Het kan natuurlijk zijn dat in de specifieke situatie een andere afweging moet worden gemaakt, bespreek dit altijd met de consultant.

Profit voert de migratie met de CAO Migratietool uit met een migratiedefinitie. De migratiedefinitie - die je deels zelf vast moet leggen - bevat koppelingen tussen één bron-cao en één doel-cao. Vervolgens kan de migratiedefinitie worden ingezet bij elke werkgever die van dezelfde bron- naar dezelfde doel-cao moet worden gemigreerd. Voordat de migratie feitelijk wordt doorgevoerd, zal Profit een uitgebreide controle uitvoeren. Dit proces wordt apart toegelicht.

De migratie zorgt voor de conversie van de volgende zaken:

  • Migratie van de bron-cao naar de doel-cao. De looninrichting op cao-niveau worden niet gemigreerd, dus je moet de loonrichting van de doel-cao (inclusief salaristabellen) wel volledig vastleggen. Omdat de Profit CAO's al een branche-specifieke inrichting hebben, is dit meestal veel minder werk dan het zelf inrichten van een cao.
  • Migratie van de werkgever naar de doel-cao. Mutaties op looncomponenten worden gemigreerd, voor zover de betreffende looncomponenten in de migratiedefinitie zijn opgenomen.
  • Migratie van de medewerkers die onder de bron-cao vallen, naar de doel-cao. Mutaties op looncomponenten worden gemigreerd, voor zover de betreffende looncomponenten in de migratiedefinitie zijn opgenomen.
  • Migratie van toekomstige loonmutaties, voor zover de betreffende looncomponenten in de migratiedefinitie zijn opgenomen.

De bovenstaande punten zijn een samenvatting van alle acties die Profit tijdens de cao-migratie uitvoert. Je vindt een volledig overzicht bij de beschrijving van de feitelijke migratie.

Als je de CAO Migratietool niet wilt gebruiken, kun je de migratie handmatig uitvoeren. Dit wordt apart toegelicht, zie Cao-migratie handmatig uitvoeren.

In Profit Retail kun je de CAO Migratietool alleen gebruiken in partnermodus (1500).

Migratievorm kiezen

De inrichting van de omgeving bepaalt hoe de migratie moet worden uitgevoerd. Hieronder worden zes migratievormen geschetst:

Let op: 

In de onderstaande beschrijving wordt regelmatig verwezen naar het migreren van een bron- naar een doel-cao. Mutaties op looncomponenten op cao-niveau worden echter niet gemigreerd. Wel vinden er enkele andere acties plaats. Mutaties op looncomponenten bij werkgevers en medewerkers en toekomstige loonmutaties worden wel gemigreerd, voor zover dit is vastgelegd in de cao-migratiedefinitie.

Je kunt kiezen uit de volgende migratievormen:

  • Migratievorm 1: Eén werkgever, één bron-cao en één doel-cao
  • Migratievorm 2: Eén werkgever, twee bron-cao's en twee doel-cao's
  • Migratievorm 3: Eén werkgever, twee bron-cao's en één doel-cao
  • Migratievorm 4: Twee werkgevers, twee bron-cao's en één doel-cao
  • Migratievorm 5: Twee werkgevers, één bron-cao en twee doel-cao's
  • Migratievorm 6: Eén werkgever, één bron-cao en twee doel-cao's

Migratievorm 1: Eén werkgever, één bron-cao en één doel-cao

Eén werkgever heeft één cao die gemigreerd moet worden naar één Profit CAO. Dit is een eenvoudige situatie, waarbij de migratie in één keer wordt uitgevoerd.

Migratievorm 2: Eén werkgever, twee bron-cao's en twee doel-cao's

Eén werkgever heeft twee cao's die gemigreerd moeten worden naar twee verschillende Profit CAO's.

In dit geval moet je twee migratiedefinities maken:

  • Migratiedefinitie voor cao A naar Profit CAO 1
  • Migratiedefinitie voor cao B naar Profit CAO 2

Je begint met de migratie van cao A naar Profit CAO 1. Naast de migratie op cao- en werkgeversniveau zal Profit alleen de medewerkers migreren die zijn aangesloten bij cao A. Vervolgens voer je de migratie van ca B naar Profit CAO 2 uit. Naast de migratie op cao- en werkgeversniveau zal Profit alleen de medewerkers migreren die zijn aangesloten bij cao B.

Migratievorm 3: Eén werkgever, twee bron-cao's en één doel-cao

Eén werkgever heeft twee (of meer) cao's die allebei naar dezelfde Profit CAO gemigreerd moeten worden. De doel-cao is dus steeds dezelfde Profit CAO.

In dit geval moet je twee migratiedefinities maken:

  • Migratiedefinitie voor cao A naar Profit CAO 1
  • Migratiedefinitie voor cao B naar Profit CAO 1

Je begint met de migratie van cao A naar Profit CAO 1. Naast de migratie op cao- en werkgeversniveau zal Profit alleen de medewerkers migreren die zijn aangesloten bij Cao A.

Vervolgens voer je de migratie van Cao B naar Profit CAO 1 uit. Profit zal constateren dat er reeds een migratie naar Profit CAO 1 heeft plaatsgevonden en zal hiervan een melding geven. Als je de cao-migratie uitvoert, zal Profit cao B migreren naar Profit CAO 1, waardoor het resultaat van de eerste migratie zal worden overschreven. Daarnaast zal Profit de werkgever migreren en de medewerkers die zijn aangesloten bij Cao B.

Migratievorm 4: Twee werkgevers, twee bron-cao's en één doel-cao

Twee werkgevers maken gebruik van twee verschillende Cao's. Beide CAO's worden naar dezelfde Profit CAO gemigreerd.

In dit geval moet je twee migratiedefinities maken:

  • Migratiedefinitie voor Cao A naar Profit CAO 1
  • Migratiedefinitie voor Cao B naar Profit CAO 1

De migratie lijkt op de voorgaande, maar wordt uitgevoerd voor verschillende werkgevers en de bijbehorende medewerkers. Ook hier zal Profit bij de tweede migratie constateren dat er reeds een migratie naar Profit CAO 1 heeft plaatsgevonden en hiervan een melding geven. Als je de tweede cao-migratie doorzet, zal Profit de Cao B migreren naar Profit CAO 1, waardoor het resultaat van de eerste migratie zal worden overschreven. De medewerkers worden gewoon gemigreerd.

Migratievorm 5: Twee werkgevers, één bron-cao en twee doel-cao's

Twee werkgevers maken gebruik van dezelfde cao. Deze werkgevers gaan allebei een andere Profit CAO gebruiken.

In dit geval moet je twee migratiedefinities maken:

  • Migratiedefinitie voor cao A naar Profit CAO 1
  • Migratiedefinitie voor cao A naar Profit CAO 2

Er zijn twee verschillende doel-cao's bij twee verschillende werkgevers, waardoor er geen gegevens worden overschreven. Je voert de migraties één voor één uit.

Migratievorm 6: Eén werkgever, één bron-cao en twee doel-cao's

Eén werkgever maakt gebruik van één Cao. De werkgever gaat twee Profit CAO's gebruiken, omdat een deel van de medewerkers onder Profit CAO 1 valt en een deel valt onder Profit CAO 2.

Je kunt de migratie niet volledig met de CAO Migratietool uitvoeren. De eerste migratie voer je handmatig uit, voor de tweede maak je de volgende migratiedefinitie:

  • Migratiedefinitie voor cao A naar Profit CAO 2

De eerste migratie moet handmatig worden uitgevoerd, omdat de CAO Migratietool niet kan nagaan welke medewerkers naar Profit CAO 1 moet worden gemigreerd en welke medewerkers naar Profit CAO 2. Tijdens de eerste migratie zet je de betreffende medewerkers handmatig over naar Profit CAO 1. Dat betekent, dat de rest van de medewerkers nog gekoppeld is aan cao A. Deze medewerkers kunnen daarna met de CAO Migratietool worden overgezet op Profit CAO 2.

Doel-cao vastleggen en inrichten

Richt eerst de doel-cao in. In de beschrijving wordt aangegeven welke onderdelen je moet inrichten en welke onderdelen je kunt overslaan.

Download de meest recente Profit CAO Update van het Profit Update Center. Nadat je deze hebt geïnstalleerd, kun je de gewenste Profit CAO toevoegen in Profit en verder inrichten.

Let op: 

Dit is de laatste stap in de live-omgeving. Als de doel-cao helemaal is ingericht, maak je een reservekopie van de omgeving. Je maakt een testomgeving op basis van de reservekopie. In de testomgeving richt je de cao-migratiedefinitie in. Je gebruikt de testomgeving ook om de cao-migratiedefinitie te controleren en te testen.

Het is belangrijk om kritisch te kijken naar de looncomponenten (regelingen) die je in de Profit CAO toevoegt of activeert:

  • Profit CAO's zijn (grotendeels) ingericht door AFAS en bevatten alle landelijke en cao-specifieke regelingen. Probeer zoveel mogelijk gebruik te maken van de standaardinrichting zoals die door AFAS wordt uitgeleverd. Deze wordt door het Kennis- en Contentteam van AFAS onderhouden en bijgewerkt. Door het tijdig installeren van CAO Updates bespaar je veel werk.
  • De cao-migratie is een goede gelegenheid om de looninrichting op te schonen. Als de bron-cao nog looncomponenten bevat die je niet meer gebruikt, dan maak je die niet aan in de doel-cao. Je bepaalt in de cao-migratiedefinitie namelijk zelf welke looncomponenten en parameters worden gemigreerd.

Bekijk voordat je begint de acties tijdens de migratie op cao-niveau. Hierdoor vorm je een goed beeld van de zaken die je nog moet inrichten.

Doel-cao vastleggen en inrichten:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
  2. Voeg de nieuwe cao toe, het toevoegen van een cao wordt apart toegelicht.

    De keuze van het juiste Cao-type is erg belangrijk. Als het Cao-type hetzelfde is, kan Profit de inrichting van loonschalen en functietypen migreren van de bron- naar de doel-cao. Als het CAO type niet hetzelfde is, zal Profit de loonschalen van de bron-cao tijdens de migratie kopiëren naar loonschalen met het Cao-type van de doel-cao.

  3. Leg de Looptijd van de cao vast. Leg ook de Sector risicogroep en de CBS cao-code vast.
  4. Leg de Verlofsoorten vast. Dit geldt niet voor verlofsoorten die in de bron-cao aanwezig zijn, deze worden gemigreerd naar de doel-cao.
  5. Activeer de gewenste looncomponenten en leg, als het nodig is, mutaties vast. In de cao-migratiedefinitie kun je geen gedeactiveerde looncomponenten uit de doel-cao kiezen. Voeg ontbrekende looncomponenten toe. Controleer per looncomponent of de instellingen op de tabbladen Algemeen, Geavanceerd en Journalisering correct zijn. Voeg eventeel de bedrijfseigen loonrichting toe.

    Voor het activeren en toevoegen van looncomponenten kun je de onderstaande rapporten gebruiken. Deze vraag je op via HRM / Uitvoer / Rapport Payroll:

    • Looncomponenten per cao (Profit)
    • Looncomponenten met grondslagen (Profit)
    • Berekende looncomponenten (Profit)

      Dit rapport toont looncomponenten die berekend zijn vanaf de invoering van de VCR-methode. Looncomponenten die door AFAS worden onderhouden, staan niet op het rapport.

    Je kunt de looninrichting nalopen met HRM / Payroll / Overzicht / Payroll-regeling beheren.

  6. Voeg wanneer dit noodzakelijk is de bedrijfseigen regelingen toe. Het is aan te raden om mutaties op een zo hoog mogelijk niveau vast te leggen. Leg bedrijfseigen regelingen daarom altijd op cao- niveau vast en leg eventuele afwijkingen per werkgever of medewerker vast.
  7. Voeg eventuele afwijkingen in de door AFAS uitgeleverde salaristabellen door. Salaristabellen kunnen niet worden gemigreerd van de bron- naar de doel-cao.
  8. Voeg identificaties toe op looncomponenten, parameters en grondslagen.

    Identificaties zijn koppelingen tussen grondslagen, looncomponenten en parameters van de bron- en de doel-cao. Hierdoor kan Profit tijdens de loonberekening waarden (zoals cumulatieven) ophalen die berekend zijn op basis van een voorgaande cao. Dit is met name van belang als je na de eerste verloning van het loonjaar migreert naar een andere cao. Identificaties kunnen alleen onder consultcode worden vastgelegd.

    Met Profit wordt standaard al een groot aantal identificaties meegeleverd. Soms zal je bij een bepaalde cao deze identificaties nog moeten koppelen aan een looncomponent, parameter of grondslag. Het is ook mogelijk om voor de bedrijfseigen inrichting nieuwe identificaties toe te voegen.

    Tijdens de migratie kopieert Profit de identificaties van de doel- naar de bron-cao, voor zover de betreffende looncomponenten, grondslagen en parameters gekoppeld zijn. Voor looncomponenten en grondslagen vakantiegeld legt Profit automatisch een identificatie vast tijdens de migratie. Als dit niet mogelijk is omdat  aan de betreffende looncomponenten in de bron-cao reeds een identificatie gekoppeld is, zal Profit dit melden in het migratieverslag. Dit is geen blokkerende fout, de migratie kan wel worden voortgezet.

Migratiedefinitie opzetten

In de migratiedefinitie leg je een koppeling tussen de bron- en de doel-cao, zodat de bron-cao naar de doel-cao kan worden gemigreerd met de CAO Migratietool. De migratiedefinitie bevat onder andere koppelingen tussen looncomponenten van de bron- en doel-cao met de bijbehorende parameters.

Bij het vastleggen van de migratiedefinitie en bij de feitelijke migratie is de keuze van de juiste migratievorm erg belangrijk. De migratievorm is een scenario op basis waarvan je de migratie van een bron- naar een doel-cao uitvoert.

Je legt in de cao-migratiedefinitie het verband vast tussen de bron- en de doel-cao. Dit is pas mogelijk als de doel-cao correct en volledig is ingericht. Je kunt een cao-migratiedefinitie toevoegen en inrichten in klant-modus, maar voor het uitvoeren van een cao-migratie is de consultcode vereist.

Stap 1. Nieuwe cao-migratiedefinitie toevoegen

Je begint met het vastleggen van een nieuwe cao-migratiedefinitie. Hierna zal Profit voor zover mogelijk koppelingen leggen tussen looncomponenten en parameters van de bron- en doel-cao. Je kunt ontbrekende koppelingen zelf toevoegen.

Cao-migratiedefinitie vastleggen:

Let op: 

Maak de cao-migratiedefinitie niet aan onder consultancy code. Dit zou namelijk betekenen dat klanten de migratiedefinitie achteraf niet meer kunnen wijzigen, tenzij de consultancycode opnieuw wordt geactiveerd.

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Inrichting / Cao Migratie.
  2. Klik op: Nieuw
  3. Selecteer de gewenste cao-migratiedefinitie.

    Een nieuwe cao-migratiedefinitie is altijd gebaseerd op een kopie van een bestaande cao-migratiedefinitie. Bij Profit wordt één lege cao-migratiedefinitie meegeleverd, maar je kunt ook een andere cao-migratiedefinitie kiezen.

  4. Klik op: Volgende
  5. Pas de omschrijving eventueel aan en leg de overige velden vast.
  6. Klik op: Volgende
  7. Kies de bron- en de doel-cao. Je kunt deze na het voltooien van de wizard niet meer wijzigen.
  8. Kies de ingangsdatum van de doel-cao. Tijdens de migratie zal Profit deze datum gebruiken voor het activeren van looncomponenten, het aanmaken van een nieuwe contractregel bij de medewerker, etc.
  9. Vink Externe nummering looncomponent overnemen aan, als de externe nummers van looncomponenten van de bron-cao moeten worden overgenomen naar de doel-cao. Externe nummers van looncomponenten die AFAS standaard meelevert met de doel-cao, kunnen hierdoor worden overschreven. Dit is een voorkeursinstelling voor de gekoppelde looncomponenten, maar je kunt hier van afwijken per looncomponent.
  10. Vink Journaalstructuur overnemen aan, als de rekening en tegenrekening van de looncomponenten van de bron-cao moeten worden overgenomen naar de doel-cao. Dit is een voorkeursinstelling voor de gekoppelde looncomponenten, maar je kunt hier van afwijken per looncomponent.
  11. Vink Gelijke parameterwaarde op lager niveau migreren niet aan, tenzij je ook mutaties op parameters wilt migreren als de parameterwaarde niet afwijkt ten opzichte van de waarde die op een hoger niveau is opgegeven.  Het is niet zinvol om mutaties vast te leggen die niet afwijken van een hoger niveau en daarom is het ook niet zinvol om dergelijke mutaties te migreren.

    Deze instelling geldt voor alle gekoppelde looncomponenten.

  12. Klik op: Voltooien.  Profit zal nu automatisch koppelingen leggen tussen looncomponenten en parameters zoals aangeven in de volgende beschrijvingen. Dit kan enige tijd in beslag nemen. Je ziet de nieuwe cao-migratiedefinitie.

Profit legt automatisch koppelingen tussen looncomponenten

Profit zal proberen zoveel mogelijk koppelingen te maken na het vastleggen van een nieuwe cao-migratiedefinitie. Profit zal alleen koppelingen toevoegen voor broncomponenten die geactiveerd zijn.

Bij het toevoegen van de nieuwe cao-migratiedefinitie heb je een bestaande cao-migratiedefinitie gekozen. Als deze koppelingen bevatte, zal Profit proberen deze over te nemen in de nieuwe cao-migratiedefinitie.

Na de bovenstaande actie zal Profit looncomponenten koppelen op basis van een aantal regels. Hierbij zullen eerder gelegde koppelingen - zoals hierboven beschreven - worden vervangen. Profit zal een koppeling leggen als aan minimaal één van onderstaande regels (in onderstaande volgorde) wordt voldaan:

  • De koppeling is voorgedefinieerd in Profit.
  • Looncomponenten hebben een gelijk stamnummer (en dus dezelfde rekenregel).
  • Looncomponenten hebben een gelijke omschrijving. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters. Als een omschrijving meerdere malen voorkomt in de bron- of doel-cao, zal Profit geen koppeling leggen.

Profit legt automatisch koppelingen tussen parameters

Profit zal voor elke gekoppelde looncomponent proberen om ook de bijbehorende parameters te koppelen. Eventueel bestaande koppelingen (uit de oude cao-migratiedefinitie) zullen worden vervangen door de onderstaande koppelingen. Profit zal een koppeling leggen als aan minimaal één van onderstaande regels (in onderstaande volgorde) wordt voldaan:

  • De koppeling is voorgedefinieerd in Profit (koppelingen voor landelijke regelgeving en standaard pensioenregelingen).
  • Looncomponenten hebben dezelfde rekenregel.
  • De omschrijving van de parameters komen overeen binnen de bron- en doelcomponent. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters. Als een omschrijving meerdere malen voorkomt in de bron- of doel-component, zal Profit geen koppeling leggen.
  • De waarde van de parameters komt overeen binnen de bron- en doelcomponent. Bij lege parameters legt Profit geen koppeling.

Profit kan de bovenstaande koppelingen alleen leggen als het parametertype in bron- en doel-cao gelijk is en als de parameters op gelijk niveau (cao, werkgever, medewerker, loonmutatie) muteerbaar zijn. Profit legt geen koppelingen voor parameters die niet door de gebruiker muteerbaar zijn (en dit is ook handmatig niet mogelijk).

Stap 2. Koppelingen tussen bron- en doel-cao toevoegen en wijzigen

Na het toevoegen van een cao-migratiedefinitie kun je de koppelingen tussen looncomponenten en parameters toevoegen en wijzigen. Als je een nieuwe looncomponentkoppeling toevoegt, zal Profit proberen automatisch de parameters te koppelen.

Je koppelt alleen looncomponenten die je daadwerkelijk wilt migreren van de bron- naar de doel-cao. Bij het koppelen van looncomponenten zie je van de bron-cao alleen de geactiveerde looncomponenten. Je kunt diverse rapporten gebruiken om na te gaan, welke looncomponenten je wilt koppelen.

In eigenschappen van medewerkers kan ingesteld zijn, dat voor bepaalde looncomponenten een apart bankrekeningnummer moet worden gebruikt (bijvoorbeeld voor het storten van het spaarloon op een geblokkeerde rekening). Het is aan te raden om voor deze looncomponenten een koppeling op te nemen in de cao-migratiedefinitie. Profit zal tijdens de migratie namelijk nieuwe koppelingen toevoegen voor looncomponenten met een bankrekeningnummer, als de broncomponent correct gekoppeld is in de cao-migratiedefinitie. Als dit niet het geval is, zal Profit een waarschuwing opnemen in het migratieverslag. De cao-migratie kan wel worden uitgevoerd.

In sommige gevallen kun je een reeks looncomponenten van de bron-cao migreren naar één looncomponent in de doel-cao. Door het gebruik van de flexibele rekenregel kun je in de Profit CAO's namelijk complexe berekeningen binnen één looncomponent uitvoeren.

Cao-migratiedefinitie bewerken:

  1. Open de gewenste cao-migratiedefinitie.
    • Op het tabblad Algemeen staan de instellingen die je hebt opgegeven bij het toevoegen van de cao-migratiedefinitie.
    • Op het tabblad Looncomponent staan alle reeds gekoppelde looncomponenten met het interne nummer. Bij de doelcomponenten wordt ook het stamnummer getoond.
    • Op het tabblad Parameter staan alle reeds gekoppelde parameters met het interne nummer. Bij de doelcomponenten wordt ook het stamnummer getoond.
  2. Ga naar het tabblad: Looncomponent of Parameter (koppelingen voor landelijke regelgeving en standaard pensioenregelingen).
  3. Klik op de actie:knop Migratiedefinitie bewerken. Je ziet een boekingslay-out waarin je koppelingen tussen looncomponenten kunt toevoegen, wijzigen of verwijderen.

    Je ziet alleen looncomponenten van de bron-cao die momenteel of in de toekomst geactiveerd zijn. Als je een koppeling hebt vastgelegd voor een looncomponent die op de ingangsdatum niet meer geactiveerd is, zal Profit deze looncomponent niet meer tonen in de boekingslay-out. Dergelijke looncomponenten worden niet gemigreerd, maar de vastgelegde koppeling blijft wel behouden. Als je de looncomponent weer activeert, zal de koppeling weer in de boekingslay-out worden getoond.

    Het veld Compleet gekoppeld geeft aan of de parameters van de bronlooncomponent gekoppeld zijn, omdat de looncomponenten dezelfde rekenregel hebben. Profit werkt dit veld alleen bij na het automatisch koppelen van parameters bij het toevoegen van een nieuwe migratiedefinitie. Je kunt dit veld achteraf zelf wijzigen.

    Let op: 

    Wanneer de boekingslay-out gesloten wordt, zal Profit de koppelingen opslaan. Dit geldt echter niet voor regels waarin de doelcomponent niet is ingevuld. Wanneer het veld doelcomponent niet gevuld is, wordt de gehele regel niet opgeslagen. Dat geldt dus ook voor de vinkvelden en de ingevoerde opmerkingen.

  4. Je kunt per looncomponent afwijken van de instellingen Externe nummering looncomponent overnemen en Journaalstructuur overnemen:
    • Als je Externe nummering aanvinkt, zal Profit tijdens de migratie het externe nummer van de bron- naar de doelcomponent overzetten.

      Als je een reeks looncomponenten van de bron-cao migreert naar één looncomponent in de doel-cao, dan mag slechts bij één looncomponent van de bron-cao het veld Externe nummering overnemen aangevinkt zijn. Zo niet, dan kan de migratie niet worden uitgevoerd.

    • Als je Journaalstructuur aanvinkt, zal Profit tijdens de migratie de rekening en tegenrekening van de bron- naar de doelcomponent overzetten.

      Als je een reeks looncomponenten van de bron-cao migreert naar één looncomponent in de doel-cao, dan mag slechts bij één looncomponent van de bron-cao het veld Journaalstructuur overnemen aangevinkt zijn. Zo niet, dan kan de migratie niet worden uitgevoerd.

  5. Je kunt de actieknoppen onderin het venster gebruiken om de eigenschappen op te vragen van de bron- en doel-cao of van de geselecteerde looncomponent in de bron- of doel-cao. Als je het betreffende eigenschappenvenster ziet, kun je gewoon doorwerken in de boekingslay-out.
  6. Je kunt het veld Akkoord naar eigen inzicht gebruiken om de status van de koppeling op te geven. Dit veld heeft verder geen functie in Profit.

Koppeling van looncomponenten en parameters toevoegen:

(Je bevindt zich in de boekingslay-out Looncomponent koppelen).

  1. Zoek de gewenste broncomponent.
  2. Klik in het veld Doel component en selecteer de looncomponent.

    Profit probeert vervolgens zoveel mogelijk parameterkoppelingen toe te voegen en opent vervolgens de boekingslay-out Parameter koppelen. Je ziet in deze boekingslay-out alleen parameters die door de gebruiker kunnen worden gemuteerd.

    Je kunt de waarden van de geselecteerde parameter opvragen met de actie Parameterwaarde bekijken. Je ziet een nieuw venster met de waarden in bron- en doel-cao. Je kunt de instellingen op cao-niveau bekijken met de actie Eigenschappen parameter (cao niveau).

  3. Je koppelt een doelparameter, door in de gewenste regel te klikken in het veld Doel cao parameter. Vraag vervolgens een zoekvenster op en selecteer de gewenste doelparameter. Let hierbij op de volgende aandachtspunten:
    • Wees voorzichtig bij het wijzigen van de koppeling van een gedeelde parameter (een parameter die aan meerdere looncomponenten gekoppeld is). De wijziging zal bij alle relevante looncomponenten worden doorgevoerd, Profit zal hiervan een melding geven. Je kunt een gedeelde parameter van de doel-cao niet koppelen aan een parameter van de bron-cao waarop een loonmutatie geboekt is (op of na de ingangsdatum). Als je dit toch doet, dan zal dit tijdens de migratie leiden tot een blokkerende fout.
    • Je kunt de parameter Activeren in CAO in de bron-cao uitsluitend koppelen aan de corresponderende parameter in de doel-cao.
    • Het aantal parameters van de bron- en doel-cao kan verschillen, omdat regelingen in de doel-cao anders zijn opgezet. Het zal niet altijd nodig zijn om alle parameters te koppelen.
  4. Je kunt teruggaan naar de voorgedefinieerde koppelingen met de actie Opnieuw automatisch koppelen. Je kunt deze actie gebruiken als je de looncomponentkoppeling hebt aangepast.

Zo kun je parameterkoppelingen wijzigen:

(Je bevindt zich in de boekingslay-out Looncomponent koppelen).

  1. Zoek de gewenste looncomponentkoppeling.
  2. Klik op de actie: Parameters koppelen.

    Of klik de doelcomponent aan en klik dan op de knop die rechts van het veld verschijnt.

  3. Zie verder de voorgaande procedure.

Migratiedefinitie controleren

De CAO Migratietool bevat een ingebouwde controle waarmee je de migratie voor een cao/werkgever kunt controleren voordat je de migratie daadwerkelijk gaat uitvoeren. Profit controleert de koppelingen in de cao-migratiedefinitie en Profit controleert of er geen koppelingen ontbreken. Profit voert deze controles ook uit tijdens de migratie zelf. Voer de controle uit voor elke combinatie van werkgever en bron-cao die je gaat migreren.

Let op: 

Profit controleert niet of je de looncomponenten en parameters volledig hebt gekoppeld. Het is namelijk niet verplicht om alle looncomponenten uit de bron-cao te koppelen. Je koppelt alleen de looncomponenten die je wilt migreren.

Migratiedefinitie controleren:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Inrichting / Cao Migratie.
  2. Selecteer de gewenste migratiedefinitie.
  3. Klik op: Controleren.

    Het is ook mogelijk om hiervoor de actieknop Koppelingen controleren in de boekingslay-out Looncomponent koppelen te gebruiken.

  4. Selecteer de gewenste werkgever of vink de gewenste werkgevers aan. Je ziet alleen werkgevers die aan de volgende voorwaarden voldoen:
    • De werkgever gebruikt de bron-cao.
    • Nog niet alle medewerkers zijn gemigreerd.
  5. Klik op: Voltooien. Je start de controle.

    Als de controle geen fouten heeft opgeleverd, verschijnt _een melding. Als er wel fouten zijn geconstateerd, zie je een controleverslag. Profit maakt onderscheid tussen waarschuwingen en blokkerende fouten. Waarschuwingen zijn aandachtspunten, maar het is niet verplicht deze op te lossen voordat je gaat migreren. Het is aan te raden om waarschuwingen te verhelpen, hiermee bespaar je extra werk dat je na de migratie handmatig zou moet doen.

  6. Als er blokkerende fouten op het verslag staan, kun je de migratie niet uitvoeren. Los de blokkerende fouten eerst op. Voer daarna de controle opnieuw uit.p de cao-migratiedefinitie. Daarna volgen meldingen per werkgever.

Migratiedefinitie testen

Als je de blokkerende fouten (en indien mogelijk de waarschuwingen) hebt opgelost, kun je de migratie testen.

Let op: 

Voer de test uit in een reservekopie van de omgeving.

Je test de cao-migratie door deze in de reservekopie uit te voeren voor elke combinatie van cao/werkgever. Het uitvoeren van de migratie wordt apart toegelicht. Tijdens de migratie zal Profit de controles eerst opnieuw uitvoeren. Als er geen blokkerende fouten zijn, zal de migratie feitelijk worden uitgevoerd.

Na de migratie kun je de volgende controles uitvoeren:

  • Controleer het migratieverslag.
  • Controleer de eigenschappen van de doel-cao.
  • Controleer de gemigreerde werkgevers en de gemigreerde medewerkers. Controleer of alle gewenste medewerkers daadwerkelijk zijn gemigreerd.
  • Controleer of de gewenste toekomstige loonmutaties gemigreerd zijn en of dit correct gebeurd is.
  • Voer diverse verwerkingen uit en accordeer deze. Controleer de controleverslagen en de loonstroken. Je kunt hierbij onder andere gebruikmaken van de rapporten Jaarloonstrook (Profit) en Jaaroverzicht kosten werkgever (Profit). Met deze rapporten heb je in één oogopslag zicht op de verwerking in de perioden voor en na de cao-migratie.

Migratie uitvoeren met de CAO Migratietool

Bij het uitvoeren van een cao-migratie zal Profit een combinatie van een bron-cao en werkgever overzetten naar een doel-cao.

Migratiedefinitie overzetten naar de omgeving

Je kunt een migratiedefinitie exporteren vanuit de omgeving waarin je deze hebt gemaakt en importeren in de omgeving waarin je de cao-migratie wilt uitvoeren. De omgeving waarin je de cao-migratie wilt uitvoeren, moet correct zijn ingericht. Profit zal tijdens het importeren controleren of de bron- en de doel-cao aanwezig zijn. Als dit niet het geval is, kan de import niet worden uitgevoerd.

Tijdens het importeren zal Profit de onderliggende koppelingen tussen looncomponenten en parameters in de migratiedefinitie niet controleren. Wel kun je na het importeren de actie Controleren gebruiken.

Let op: 

Gebruik deze functionaliteit alleen voor het uitwisselen van de cao-migratiedefinitie tussen een live-omgeving en testomgeving die op deze live-omgeving gebaseerd is. Uitwisselen met een andere omgeving is technisch wel mogelijk, maar in de praktijk niet gewenst omdat de nummering van de looncomponenten meestal niet overeenkomt. Hierdoor is de kans groot dat het gewenste resultaat niet wordt behaald.

Migratiedefinitie overzetten naar de omgeving:

  1. Open de omgeving waarin je de migratiedefinitie gemaakt hebt.
  2. Ga naar: HRM / Payroll / Inrichting / Cao Migratie.
  3. Selecteer de gewenste migratiedefinitie.
  4. Klik op: Exporteren en volg de aanwijzingen op het scherm.
  5. Open de omgeving waarin je de cao-migratie wilt uitvoeren.
  6. Ga naar: HRM / Payroll / Inrichting / Cao Migratie.
  7. Klik op: Importeren en volg de aanwijzingen op het scherm.

Cao-migratie uitvoeren

Je kunt een cao-migratiedefiniftie toevoegen en inrichten in klant-modus, maar voor het uitvoeren van een cao-migratie is de consultcode vereist.

Je kunt de cao-migratie voor elke combinatie van bron-cao/werkgever éénmaal uitvoeren. Als een werkgever bijvoorbeeld twee bron-cao's heeft, moet je de cao-migratie tweemaal uitvoeren.

De migratie met de CAO Migratietool kan ruime tijd in beslag nemen, dit hangt uiteraard af van de omvang van de omgeving en de opzet van de te migreren looninrichting. Het is aan te raden om de migratie uit te voeren op een tijdstip dat geen andere gebruikers in de omgeving actief zijn.

Als je tweemaal naar dezelfde doel-cao migreert, zullen bepaalde gegevens in de doel-cao worden overschreven tijdens de tweede migratie. Profit zal dit melden voordat de migratie feitelijk wordt uitgevoerd.

Let op: 

De migratie kan niet worden teruggedraaid. Test de migratie in een testomgeving (gebaseerd op de productie-omgeving) voordat je de migratie uitvoert.

Cao-migratie uitvoeren:

  1. Maak een reservekopie van de omgeving voordat je de migratie start.
  2. Activeer de consultcode.
  3. Ga naar: HRM / Payroll / Inrichting / Cao Migratie.
  4. Selecteer de gewenste migratiedefinitie.

    Open eventueel de cao-migratiedefinitie en controleer de ingangsdatum van de doel-cao. Tijdens de migratie zal Profit deze datum gebruiken voor het activeren van looncomponenten, het aanmaken van een nieuwe contractregel bij de medewerker, etc.

  5. Klik op: Uitvoeren.
  6. Je ziet een weergave met werkgevers die gebruik maken van de bron-cao.

    Je ziet geen werkgevers waarvan alle medewerkers reeds zijn gemigreerd naar de doel-cao. Je kunt de migratie voor elke combinatie van bron-cao/werkgever maar één keer uitvoeren.

  7. Selecteer de werkgever waarvoor je de migratie wilt uitvoeren. Je kunt ook meerdere werkgevers selecteren door deze aan te vinken.
  8. Profit controleert of je eerder een migratie naar de doel-cao hebt uitgevoerd. Als dit het geval is, zal Profit vragen of de migratie moet worden voortgezet, omdat het resultaat van de voorgaande migratie zal worden overschreven (alleen bij de doel-cao).

    Bij de eerste migratie wordt de doel-cao bijgewerkt. Bij de tweede migratie naar dezelfde doel-cao zal deze opnieuw worden bijgewerkt, als je hiervoor toestemming geeft. Als je geen toestemming geeft, kan de migratie niet worden voorgezet.

  9. Profit vraagt of je een backup van de omgeving hebt gemaakt. Bevestig deze vraag als dit het geval is en zet de migratie voort. Als je geen reservekopie hebt gemaakt, moet je cao-migratie afbreken en eerst een backup maken.
  10. Profit zal de cao-migratiedefinitie controleren voordat de conversie feitelijk wordt uitgevoerd.

    Als uit de controle blokkerende fouten naar voren komen, kan Profit de migratie niet uitvoeren. Je ziet dan het controleverslag. Los de fouten op, voer opnieuw een controle uit en start daarna de cao-migratie.

    Als de controle alleen waarschuwingen oplevert, zal Profit de migratie direct uitvoeren.

  11. Je ziet na de migratie altijd een migratieverslag. Controleer dit verslag en neem eventuele waarschuwingen door.

Acties tijdens de cao-migratie

Tijdens het uitvoeren van een cao-migratie met de CAO Migratietool zal Profit de onderstaande acties uitvoeren. De acties worden hieronder per niveau (cao, werkgever, medewerker, loonmutatie) weergegeven, dit is niet de volgorde die door de CAO Migratietool wordt aangehouden.

Migratie doel-cao

  • Profit maakt de standaardroosters en standaard werkweek aan in de doel-cao op basis van de roosters en werkweek van de bron-cao. Als de begindatum van de werkweek uit de bron-cao na de migratiedatum ligt, dan wordt de migratiedatum als begindatum van de nieuwe werkweek in de doel-cao gebruikt.

    Als de doel-cao al een werkweek bevat, gelden de volgende opmerkingen:

    • Als de begindatum van de werkweek in de doel-cao op of na de begindatum van de werkweek uit de bron-cao ligt, dan zal Profit de bestaande werkweek verwijderen uit de doel-cao en de werkweek uit de bron-cao kopiëren naar de doel-cao.
    • Als de begindatum van de werkweek in de doel-cao vóór de begindatum van de werkweek uit de bron-cao ligt, dan zal de werkweek in de doel-cao niet worden overschreven.

    Als je wilt overschakelen op een andere werkweek ten tijde van de cao-migratie, moet je eerst de cao-migratie uitvoeren. Vervolgens voeg je een nieuwe arbeidsvoorwaarde met de gewenste werkweek aan de doel-cao toe. Ten slotte voeg je per medewerker een nieuwe contractregel toe met de nieuwe arbeidsvoorwaarde.

  • Profit kopieert de inrichting van loonschalen/functietypen van de bron- naar de doel-cao.

    Als het cao-type van de bron- en doel-cao niet overeenkomt, dan zal Profit de loonschalen van de bron-cao kopiëren, zodat er loonschalen ontstaan met het nieuwe cao-type. Dit is echter alleen mogelijk als er nog geen loonschalen aanwezig zijn voor het betreffende cao-type. Is dit wel het geval (bijvoorbeeld omdat voor een tweede keer naar de doel-cao wordt gemigreerd), dan zal de kopieeractie niet worden uitgevoerd. Je kunt loonschalen onderhouden met Startmenu (F4) / HRM / Organisatie / Loonschalen.

    Eén cao kan meerdere arbeidsvoorwaarden bevatten. Als de bron- en de doelcao beide een arbeidsvoorwaardenset met dezelfde code omvatten, zullen de gegevens van de broncao worden overgezet naar de corresponderende arbeidsvoorwaardenset van de doelcao. Als de codes van de arbeidsvoorwaardensets verschillen, zal Profit de arbeidsvoorwaardenset van de broncao kopiëren naar de doelcao.

  • Profit kopieert de dienstbetrekkingen van de bron- naar de doel-cao, voor zover deze nog niet aanwezig zijn in de doel-cao.
  • Profit kopieert verlofsoorten die nog niet aanwezig zijn in de doel-cao van de bron-cao naar de doel-cao.
  • Profit neemt de journalisering van elke gemigreerde looncomponent over van de oude naar de nieuwe cao.
  • Profit neemt de externe nummers van gemigreerde looncomponenten over de in de doel-cao, voor zover dit in de migratiedefinitie is aangegeven. Dit is niet mogelijk, als het externe nummer al voor een andere looncomponent in de doel-cao wordt gebruikt. In dat geval krijgt de looncomponent van de doel-cao als extern nummer het interne nummer.
  • Profit migreert de identificaties van looncomponenten, grondslagen en parameters van de doel- naar de bron-cao. Dit geldt alleen voor looncomponenten die in de migratiedefinitie gekoppeld zijn. Dit is alleen mogelijk voor zover identificaties nog niet aanwezig zijn in de doel-cao. Identificaties moeten per cao namelijk uniek zijn.

Migratie werkgever

  • Profit voegt de doel-cao toe bij de werkgever, als de doel-cao nog niet bij de werkgever aanwezig is. Als ingangsdatum gebruikt Profit de ingangsdatum van de cao-migratiedefinitie.
  • Als bij de werkgever in de bron-cao een afwijkende Sector risicogroep en/of CBS cao-code is vastgelegd, zal Profit deze naar de doel-cao bij de werkgever kopiëren. Dit gebeurt alleen als bij de werkgever nog geen afwijkende Sector risicogroep en/of CBS cao-code is vastgelegd in de doel-cao. Als dit wel het geval is, wordt dit op het migratieverslag vermeld.

    N.B. De Sector risicogroep en de CBS cao-code van medewerkers worden niet gemigreerd. Deze zijn namelijk gekoppeld aan de eigenschappen van de instantie Belastingdienst van de medewerkers, niet aan de cao.

  • Als de doel-cao op werkgeversniveau lopende vaste mutaties bevat, zal Profit deze beëindigen op de dag vóór de íngangsdatum van de cao-migratiedefinitie. Vaste mutaties met een begindatum na de ingangsdatum worden verwijderd. Vervolgens maakt Profit vaste mutaties aan in de doel-cao op basis van de koppelingen in de cao-migratiedefinitie.

    Het kan voorkomen, dat de broncomponent muteerbaar is op werkgeversniveau, terwijl de doelcomponent niet muteerbaar is op werkgeversniveau. In die situatie zal Profit de looncomponent in de doel-cao alsnog muteerbaar maken op werkgeversniveau.

Migratie medewerkers

Profit migreert alleen medewerkers met een huidig of toekomstig contract op basis van de bron-cao.

  • De medewerker krijgt het standaardrooster van de doel-cao.
  • De medewerker moet vanaf de ingangsdatum worden verloond op basis van de doel-cao. Daarom moet Profit de doel-cao in het contract van de medewerker vastleggen. Dit gebeurt op één van de volgende manieren:
    • Als de medewerker op de ingangsdatum van de doel-cao een lopend contract heeft, dan zal Profit dit contract op de dag voor de ingangsdatum beëindigen.

      De medewerker krijgt een nieuw contract met de doel-cao. De ingangsdatum is de ingangsdatum die is opgegeven in de cao-migratiedefinitie. Alle andere contractgegevens worden overgenomen uit het oude contract. Als er in de periode van de ingangsdatum nieuwe salaris-, instantie-, rooster- of functieregels zijn, dan worden deze aan het contract gekoppeld.

    • Als de medewerker een contract heeft met dezelfde ingangsdatum als de doel-cao, blijft dit contract gehandhaafd. Profit vervangt in de contractregel de bron-cao door de doel-cao.

    Let op: 

    As een medewerker een lopend contract heeft en toekomstig contracten, dan wordt de medewerker niet gemigreerd. Je moet deze medewerkers handmatig migreren, dit wordt gemeld in het migratieverslag.

  • Profit zal mutaties op looncomponenten/parameters toevoegen in de doel-cao met de ingangsdatum uit de cao-migratiedefinitie. Profit zal mutaties op looncomponenten/parameters van de bron-cao beëindigen op de dag vóór de ingangsdatum.

    Het kan voorkomen, dat de broncomponent muteerbaar is op medewerkersniveau, terwijl de doelcomponent niet muteerbaar is op medewerkersniveau. In die situatie zal Profit de looncomponent in de doel-cao alsnog muteerbaar maken op medewerkersniveau.

  • Profit zal controleren of looncomponenten uit de bron-cao gekoppeld zijn aan bankrekeningnummers (bijvoorbeeld voor het storten van het spaarloon op een aparte rekening). De bestaande koppelingen worden niet gewijzigd. Profit voegt een nieuwe koppeling tussen looncomponent en bankrekeningnummer toe.

    Als aan een bepaald bankrekeningnummer een looncomponent gekoppeld is die niet in de cao-migratiedefinitie voorkomt, dan kan de betreffende rekening niet worden overgezet. Dit wordt gemeld in het cao-migratieverslag.

  • Als de conversie wordt uitgevoerd op de begindatum van de verlofperiode van de medewerker, dan zal Profit de cao in de verlofsaldoregel vervangen door de doel-cao.
  • Profit migreert verlofregels met een einddatum op of na de migratiedatum naar de doel-cao.
  • Profit migreert ziekteregels waarvan de eerste ziekdag op of na de migratiedatum ligt.

Migratie loonmutaties

  • Profit migreert de toekomstige loonmutaties van de betrokken medewerkers naar de doel-cao. Dit zijn loonmutaties met een mutatiedatum op of na de ingangsdatum van de cao-migratiedefinitie.

Na de cao-migratie

Na de cao-migratie kun je de oude cao blokkeren.

Je ziet geblokkeerde cao's niet in de zoekweergave bij het toevoegen van een cao aan een werkgever of medewerker. Wel is het nodig mogelijk om de cao-code handmatig in te vullen, bijvoorbeeld omdat een wijziging met terugwerkende kracht moet worden doorgevoerd.

Na de cao-migratie zie je het migratieverslag. Neem het verslag door en verhelp eventuele problemen voordat je de volgende periode gaat verlonen. Het migratieverslag is uitgebreider dan het controleverslag. Het migratieverslag bevat namelijk ook een overzicht van alle acties (verwijderen/toevoegen) die Profit tijdens de migratie heeft uitgevoerd. Als het verslag wordt getoond, kun je dit eventueel opslaan op een bestandslocatie van de keuze.

De uitgevoerde acties (logboek) staan in log-bestanden op de volgende bestandslocatie:

AFAS Data\Environments\[omgeving]\Units\[omgeving]\Human Resource\MigrationLogs

Het gaat om de volgende soorten logbestanden:

  • Logbestanden op cao-niveau.
  • Logbestanden per werkgever.

Controleer de nieuwe looninrichting op cao-, werkgever en medewerkerniveau. Controleer niet alleen de gemigreerde looncomponenten en onderliggende parameters, maar ook de looncomponenten die niet gemigreerd zijn. Deze laatste categorie looncomponenten moet je handmatig overzetten. Vergeet niet om bij deze looncomponenten de journalisering in te stellen in HRM / Payroll / Inrichting / Journaalstructuur.

Als je perioden hebt geaccordeerd die na de migratiedatum vallen, initieert Profit automatisch TWK voor de betreffende perioden.

Het kan nodig zijn om extra identificaties vast te leggen tussen looncomponenten, grondslagen en parameters van de bron- en de doel-cao. Als Profit bepaalde identificaties niet kon vastleggen, wordt dit in het migratieverslag gemeld (dit is geen blokkerende fout).

Als je importdefinities gebruikt op basis van (externe) nummers van looncomponenten, moet je controleren of deze in de doel-cao nog correct zijn.

Caomigratie handmatig uitvoeren

De migratie naar de Basis CAO of een Profit CAO kan handmatig worden uitgevoerd, of met de CAO Migratietool. AFAS adviseert de CAO Migratietool te gebruiken. Deze tool bespaar je tijd en bevat bovendien een groot aantal controles. Voer de onderstaande procedure altijd uit in overleg met de consultant en/of projectleider.

Voorbereiding handmatig caomigratie

Zonder de onderstaande voorbereidingen kun je de rest van het proces niet uitvoeren.

Geen andere gebruikers actief in Profit Payroll

Tijdens de migratie moet je een groot aantal stamgegevens toevoegen en overzetten. Alhoewel het mogelijk is om deze handelingen uit te voeren als andere gebruikers acties zijn in Profit, is dit niet aan te raden. Het kan gebeuren dat een andere gebruiker de wijzigingen ongedaan maakt of blokkeert ('record-locking'). Als een gebruiker een salarisverwerking opstart terwijl je halverwege bent met het wijzigen van gegevens, zijn de gevolgen niet te overzien.

Backup maken en testomgeving opzetten

Gebruik een testomgeving (gebaseerd op je productie-omgeving) en test hierin de belangrijkste onderdelen van de migratie (zoals het importeren van nieuwe contractregels bij de medewerkers). Als je wijzigingen doorvoert in de testomgeving, kan het nodig zijn deze ook in de productie-omgeving door te voeren. Dit moet je zelf beoordelen.

Doel-cao toevoegen en inrichten

Download de meest recente Basis CAO Update of Profit CAO Update van het Profit Update Center. Nadat je deze hebt geïnstalleerd, kun je de gewenste cao toevoegen in Profit. Daarna moet je de cao inrichten.  

Het inrichten van de doel-cao omvat niet alleen de looninrichting, maar ook andere zaken, zoals de standaard werkweek, het standaardrooster, de dienstbetrekkingen en de externe nummering van looncomponenten. Vergelijk de bron-cao met de doel-cao en zorg ervoor, dat alle benodigde gegevens zijn toegevoegd. Het is overigens in veel gevallen niet nodig om de looninrichting uit de bron-cao na te bouwen in de Profit CAO. De Profit CAO's zijn immers al afgestemd op een bepaalde branche. Zie ook de informatie bij de CAO migratietool.

Voor de looninrichting kun je de onderstaande rapporten raadplegen:

  • Looncomponenten per cao (Profit)
  • Looncomponenten met grondslagen (Profit)
  • Berekende looncomponenten vanaf 2006 (Profit)

    Dit rapport toont looncomponenten die berekend zijn vanaf de invoering van de VCR-methode. Looncomponenten die door AFAS worden onderhouden, staan niet op het rapport.

Naast de bovenstaande zaken m.b.t. de looninrichting, moet je ook de arbeidsvoorwaarde(n) in de nieuwe cao inrichten.

Loonschalen

Als je loonschalen gebruikt, moet je bij het toevoegen van de cao het juiste Cao-type kiezen. Als de bron-cao hetzelfde Cao-type heeft als de doel-cao, hoef je de loonschalen niet opnieuw toe te voegen in Profit. Voeg de loonschalen (koppeling met functietype) toe in de eigenschappen van de nieuwe cao.

Identificaties op looncomponenten, parameters en grondslagen

Identificaties zijn koppelingen tussen grondslagen, looncomponenten en parameters van de bron- en de doel-cao. Hierdoor kan Profit tijdens de loonberekening waarden (zoals cumulatieven) ophalen die berekend zijn op basis van een voorgaande cao. Dit is met name van belang als je na de eerste verloning van het loonjaar migreert naar een andere cao.

Een groot aantal identificaties wordt meegeleverd met Profit, maar het kan voorkomen dat je nog identificaties moet toevoegen. Hiervoor moet je beschikken over de consultancy code.

Journaalstructuur toevoegen

Nadat je alle looncomponenten hebt aangemaakt, kun je deze toevoegen in de journaalstructuur.

Werkgever

Je moet de doel-cao toevoegen in de eigenschappen van de werkgever. Controleer vervolgens of in de bron-cao bij de werkgever een afwijkende 'Sector risicogroep' of CBS/CAO code was vastgelegd en voeg deze toe bij de doel-cao.

Looninrichting per werkgever

Na het koppelen van de doel-cao kun je afwijkingen van de looninrichting op cao-niveau vastleggen in de eigenschappen van de werkgever. In de Profit CAO kan zijn bepaald dat je bepaalde parameters niet mag wijzigen op werkgevers-niveau. De consultant kan deze instellingen aanpassen (dit is niet mogelijk voor alle parameters).

Je kunt de looncomponenten van de bron-cao beëindigen als er geen medewerkers meer via de bron-cao moeten worden verloond. Dit is niet verplicht, maar het is wel netter om niet-gebruikte looncomponenten te beëindigen. Je ziet de beëindigde looncomponenten niet in de weergave Looncomponenten (wg. huidig + toekomst) op het tabblad Looncomponent in de eigenschappen van de werkgever.

Medewerker

De medewerker moet vanaf de ingangsdatum worden verloond op basis van de nieuwe cao. Voeg per medewerker een contractregel toe met de nieuwe cao en de juiste ingangsdatum.

Ten aanzien van het contract kunnen zich drie situaties voordoen:

  • Begindatum oude contract ligt voor de ingangsdatum migratie

    Gebruik de onderstaande procedure om contractregels toe te voegen via import.

  • Begindatum oude contract ligt is gelijk aan de ingangsdatum migratie

    Vervang in elke contract de bron-cao door de doel-cao. Dit is een handmatige actie.

  • Begindatum oude contract ligt na de ingangsdatum migratie

    Als er toekomstige contracten met de bron-cao zijn, moet je deze eerst verwijderen. Voeg daarna nieuwe contracten toe op basis van de doel-cao.

Contractregels toevoegen via import

Je kunt veel tijd besparen door de import-functionaliteit van Profit te gebruiken. Als je de gewenste medewerkers exporteert en vervolgens weer importeert, kun je automatisch nieuwe contractregels met de juiste ingangsdatum toevoegen.

Contractregels toevoegen via import:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Kies de weergave Medewerker (in dienst).
  3. Exporteer de medewerkers naar een CSV-bestand.
  4. Ga naar: HRM / Beheer / Import medewerker mutatie / Contract.
  5. Bepaal of je een bestaande of nieuwe definitie wilt gebruiken.
  6. Klik op: Volgende
  7. Selecteer het veld Begindatum contract en geef als Vaste waarde de ingangsdatum van de doel-cao op.
  8. Selecteer het veld Cao en geef als vaste waarde de code van de cao op.
  9. Controleer de andere velden, met name de verplichte velden (met gele achtergrond).
  10. Klik op: Volgende. en voer de rest van de import uit.
  11. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker en controleer het resultaat. Controleer niet alleen de contractregels, maar ook de nieuwe regels op de tabbladen Salaris, Rooster Functie en Instantie:
    • Koppel het standaardrooster van de nieuwe cao aan de medewerker, als dit van toepassing is.
    • Controleer de functie van de medewerker.
    • Controleer of de medewerker de juiste loonschaal en trede heeft.

Looninrichting per medewerker

Na het koppelen van de doel-cao kun je afwijkingen van de looninrichting op cao-niveau vastleggen in de eigenschappen van de medewerker. In de Profit CAO kan zijn bepaald, dat je bepaalde parameters niet mag wijzigen op medewerkers-niveau. De consultant kan deze instellingen aanpassen (dit is niet mogelijk voor alle parameters).

Je kunt de looncomponenten van de bron-cao beëindigen als de medewerker niet meer via de bron-cao moeten worden verloond. Dit is niet verplicht, maar het is wel netter om niet-gebruikte looncomponenten te beëindigen. Je ziet de beëindigde looncomponenten niet in de weergave Looncomponenten (mdw. huidig + toekomst) op het tabblad Looncomponent in de eigenschappen van de medewerker.

Afwijkende bankrekeningnummers per looncomponent

Controleer of looncomponenten uit de bron-cao gekoppeld zijn aan bankrekeningnummers (bijvoorbeeld voor het storten van het spaarloon op een aparte rekening).

Voeg nieuwe koppelingen toe voor de van toepassing zijnde looncomponenten. Oude koppelingen mogen niet worden verwijderd. Je kunt nieuwe koppelingen toevoegen in de eigenschappen van de medewerkers op het tabblad Betaling.

Gegevens met opbouw vorig jaar

Bij bepaalde gegevens worden cumulatieven opgebouwd vanuit het vorige loonjaar, zoals bij  vakantietoeslag en levensloop. Het correct overnemen van deze cumulatieven kan extra werk met zich meebrengen.

Loonmutaties

Je moet toekomstige loonmutaties van gemigreerde medewerkers verwijderen en opnieuw invoeren. Toekomstige loonmutaties zijn loonmutaties met een mutatiedatum na de ingangsdatum van de migratie.

Identificaties op looncomponenten, parameters en grondslagen

Profit gebruikt identificaties voor het overnemen van (cumulatieve) waarden van looncomponenten, parameters en grondslagen uit een andere cao. Identificaties zijn met name van belang als een werkgever is gemigreerd naar een andere cao.

Identificaties in cao toevoegen

Je kunt identificaties toevoegen voor looncomponenten, parameters en grondslagen. Bij bijvoorbeeld een looncomponentidentificatie kun je per cao één looncomponent koppelen. Op die manier rijg je de corresponderende looncomponenten van verschillende cao's als het ware aan elkaar. Voor het vastleggen van identificaties heb je de consultcode nodig.

Je kunt één looncomponent, parameter of grondslag per Profit CAO koppelen aan een identificatie.

Profit CAO's worden standaard al uitgeleverd met een aantal identificaties die gekoppeld zijn aan grondslagen, parameters en looncomponenten. Je hoeft dus niet alle identificaties zelf vast te leggen.

Let op: 

Gebruik identificaties alleen als deze noodzakelijk zijn voor een correcte loonberekening. Als je een cao-migratie uitvoert tijdens het loonjaar zal je meer identificaties nodig hebben dan bij een cao-migratie die aan het begin van het jaar plaatsvindt (voordat periode 1 verloond wordt).  Door het aantal identificaties tot een minimum te beperken, verbeter je de performance van de loonberekening in Profit.

Let op: 

Het vastleggen van identificaties is alleen zinvol bij regelingen met een identieke looninrichting. Als de looninrichting van de betrokken cao's afwijkt, kunnen identificaties fouten in de loonberekening veroorzaken. Deze situatie kan bijvoorbeeld voorkomen als er sprake is van een andere rekenregel, een andere methode vakantietoeslag of een andere pensioenregeling. Om problemen te voorkomen, kun je medewerkers die je wilt overzetten op een andere cao uit dienst melden. Meld de medewerkers daarna weer in dienst met de nieuwe cao.

Identificatie vastleggen:

  1. Activeer de consultcode.
  2. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
  3. Open de eigenschappen van de CAO waarvan je looncomponenten, parameters of grondslagen aan identificaties wilt koppelen.
  4. Ga naar het tabblad: Identificatie.
  5. Klik op: Nieuw
  6. Voer een omschrijving in.
  7. Selecteer het type identificatie. Voor de Cao Migratie selecteer je een item dat geschikt is ...voor overname door andere cao.
  8. Klik op: Voltooien

Identificatie koppelen aan looncomponent, parameter of grondslag

Je kunt één looncomponent, parameter of grondslag per Profit CAO koppelen aan een identificatie.

Zo koppel je een looncomponent, parameter of grondslag aan de identificatie:

  1. Open de gewenste identificatie.
  2. Ga naar het tabblad: Identificatie link.
  3. Klik op: Nieuw
  4. Selecteer looncomponent, parameter of grondslag van de geopende cao die je aan de identificatie wilt koppelen.

    Je kunt maar één looncomponent, parameter of grondslag per Profit CAO koppelen aan een identificatie.

  5. Leg op deze manier per cao in de eigenschappen van de cao de gewenste identificaties vast.

Process

Looninrichting Cao

Work area

Payroll