Reiskostenvergoeding

Er is looninrichting voor de reiskostenvergoeding beschikbaar in alle cao's waar geen aparte reiskostenvergoeding in is beschreven.

In onderstaande beschrijvingen staan de instellingen en werking beschreven.

Let op:

Het is mogelijk dat gebruik wordt gemaakt van andere looninrichting voor de reiskosten. Neem in dat geval deze help door: Reiskosten

Let op:

Het is niet mogelijk is om halverwege het jaar over te stappen van de ene reiskostenregeling naar een andere. Dit heeft te maken met de fiscale ruimte en het uitruilen van reiskosten.

Inhoud

Instellingen

Let op:

Iedere looncomponent heeft een toelichting waarin de werking van de looncomponent staat uitgelegd. Raadpleeg deze altijd op het tabblad Toelichting in de eigenschappen van de looncomponent in de cao. Als je niet over de looncomponent beschikt, activeer je deze eerst.

Instellingen voor het vergoeden

Looncomponent 100.008.526 ‘Reiskosten: instellingen voor het vergoeden’. Hierop kan je de volgende parameters instellen:

214-dagen regeling toepassen;
Als je deze op 'Nee' zet, dan wordt uitgegaan van een vast bedrag per periode.
Afstand enkele reis
Afstand enkele reis (afwijkend per DV)
Als je gebruik maakt van meerdere dienstverbanden, dan kan je hierop een afwijkende reisafstand opgeven voor een dienstverband.
Vergoeding per kilometer
Je vult deze als de 214-dagen regeling wordt toegepast.
Minimale afstand enkele reis per dag
Je vult deze als de 214-dagen regeling wordt toegepast.
Minimale afstand enkele reis per dag meenemen met vergoeding
Als je deze op 'Nee' zet, dan wordt de eerste x kilometer niet uitbetaald.
Maximale afstand enkele reis per dag
Je vult deze als de 214-dagen regeling wordt toegepast.
Thuiswerkdagen per week
Je vult deze als de 214-dagen regeling wordt toegepast.

Bij de 214-dagen regeling mag je max. 2 dagen per week thuiswerken zonder dat dit invloed heeft op de maximale onbelaste reiskostenvergoeding voor de fiscale ruimte. Dus als je deze vult worden deze dagen niet uitbetaald, maar wordt er wel fiscale ruimte over berekend.

Let op:

Dit mag alleen als je op de thuiswerkdagen geen thuiswerkvergoeding ontvangt.
Afwijkend aantal dagen per week
Bij medewerkers met een gespecificeerd rooster wordt standaard gekeken naar het aantal dagen per week uit het rooster. Met deze parameter kan je hierop afwijken.
Altijd variabele dagen gebruiken
Hiermee geef je aan dat je altijd uit wilt gaan van variabele dagen die je importeert/muteert/koppelt vanuit de nacalculatie etc. op parameter ‘Aantal dagen’ van looncomponent 100.008.506 ‘Dagen reiskostenvergoeding * 100’. Als je deze parameter geen waarde geeft zullen er geen dagen en dus ook geen reiskostenvergoeding worden berekend.)
Uitgaan van eigen gekoppelde parameter op ‘Waarde D’.
Het is ook mogelijk om het uitgaan van variabele dagen niet via de parameter ‘Altijd variabele dagen gebruiken’ op cao-, werkgever- of medewerkerniveau te bepalen, maar via een eigen salaristabel of andere parameter. Die eigen parameter koppel je in dat geval bij parameter ‘Waarde D’ van looncomponent 100.008.503 ‘Variabele dagen reiskostenvergoeding gebruiken’. Zodra je vervolgens parameter ‘Uitgaan van eigen gekoppelde parameter op ‘Waarde D’ op ‘Ja’ zet, wordt er naar die gekoppelde parameter gekeken voor de bepaling van wel of niet gebruiken van variabele dagen. In dit geval betekent iedere waarde anders dan nul WEL variabele dagen gebruiken en waarde 0 betekent GEEN variabele dagen gebruiken.

Instellingen voor de fiscale ruimte en het afhandelen van het belaste deel

Looncomponent 100.008.527 ‘Reiskosten: instellingen voor fiscale ruimte en afhandelen belast deel’. Hierop kan je de volgende parameters instellen:

Afwijkend aantal dagen per week t.b.v. fiscale ruimte
Bij medewerkers met een gespecificeerd rooster wordt standaard gekeken naar het aantal dagen per week uit het rooster. Je kan hierop afwijken via de parameter ‘Afwijkend aantal dagen per week’ van het instellingscomponent voor het vergoeden. Als je ook daar weer van af wilt wijken, dan gebruik je de parameter ‘Afwijkend aantal dagen per week t.b.v. fiscale ruimte'.
Dagen t.b.v. fiscale ruimte verminderen bij onbetaalde dagen
Deze parameter heeft standaard de waarde ‘Nee’, zodat de berekening van de maximum onbelaste reiskostenvergoeding en fiscale ruimte niet wordt verminderd bij onbetaalde dagen die in grondslag 100.000.504 ‘Onbetaalde dagen’ tellen. Wil je dit wel, dan zet je deze parameter op ‘Ja’. Daarnaast is er de mogelijkheid om looncomponenten in grondslag 100.000.690 ‘Correctiegrondslag onbetaalde dagen’ te tellen. Deze grondslag verhoogd de dagen weer die door grondslag 100.000.504 ‘Onbetaalde dagen’ worden verlaagd.
Maximale onbelaste afstand per dag toepassen
Deze parameter heeft standaard de waarde ‘Ja’ en zorgt ervoor dat de maximale onbelaste reiskostenvergoeding en fiscale ruimte over maximaal 150 kilometers per dag wordt toegepast.
Afhandelen belast deel
Deze parameter is gekoppeld aan salaristabel 100.000.893 ‘Keuze afhandelen belast deel’. Als er meer reiskosten onbelast worden uitbetaald dan dat er maximaal onbelast uitbetaald mag worden, dan bepaal je de keuze van afhandelen via deze salaristabel. Je vult deze parameter op cao niveau door parameter ‘Afhandelen belast deel’ te openen. Ga vervolgens naar het tabblad ‘Parameters bij koppelingen’ en open de parameter ‘Keuze afhandelen belast deel’. Op het tabblad ‘Waarden’ voeg je een nieuwe waarde toe. Standaard staat deze parameter op waarde 1 ‘Belast deel bruto bijtellen’. Op werkgever- of medewerkerniveau kun je deze parameter ook wijzigen. De opties zijn:
1. Belast deel bruto bijtellen
  Dit zorgt ervoor dat looncomponent 100.007.019 ‘Bijtelling belaste reiskostenvergoeding’ wordt berekend.
2. Belast deel netto bijtellen
  Dit zorgt ervoor dat looncomponenten 100.007.020 ‘Netto bijtelling belaste reiskostenvergoeding’ en 100.007.021 ‘Netto bijtelling belaste reiskostenvergoeding’ worden berekend.
3. Belast deel in vrije ruimte WKR onderbrengen
  Dit zorgt ervoor dat looncomponent 100.008.056 ‘Belast deel reiskosten naar vrije ruimte WKR’ wordt berekend'.
Restant fiscale ruimte uit vorig jaar meenemen in huidig jaar
In uitzonderlijke situaties is het toegestaan om het overgebleven gedeelte van de fiscale ruimte uit vorig jaar mee te nemen naar het huidige jaar. In dat geval kan je deze parameter die standaard op ‘Nee’ staat op ‘Ja’ zetten.

Instellingen voor uitruil van reiskosten

Looncomponent 100.008.521 ‘Reiskosten: instellingen voor keuze uitruil’. Hierop kan je de volgende parameter instellen:

Keuze uitruil reiskosten (deze parameter is gekoppeld aan salaristabel 100.000.894 ‘Keuze uitruil reiskosten’ die je 6 opties geeft voor op welke wijze er moet worden uitgeruild als er een opbouw van fiscale ruimte is. Je vult deze parameter op cao niveau door parameter ‘Keuze uitruil reiskosten’ te openen, vervolgens te gaan naar tabblad ‘Parameters bij koppelingen’, daar parameter ‘Keuze uitruil reiskosten’ te openen en op het tabblad ‘Waarden’ een nieuwe waarde toe te voegen. Standaard staat deze parameter op waarde 0 ‘Niet uitruilen’. Op werkgever of medewerker niveau kan je deze parameter ook wijzigen. De opties zijn:
- Niet uitruilen
  Er wordt niet uitgeruild
- Uitruilen met salaris
  Dit zorgt ervoor dat looncomponenten 100.001.137 ‘Inhouding salaris ivm uitruil reiskosten’ en 100.008.051 ‘Uitruil reiskosten met salaris’ worden berekend.
- Uitruilen met vakantietoeslag en eindejaarsuitkering
  Dit zorgt ervoor dat er zowel met vakantietoeslag als met eindejaarsuitkering wordt uitgeruild via looncomponenten 100.002.055 ‘Inh. vakantietoeslag ivm uitruil reiskosten’, 100.008.052 ‘Uitruil reiskosten met vakantietoeslag’, 100.002.056 ‘Inh. eindejaarsuitk. ivm uitruil reiskosten’ en 100.008.053 'Uitruil reiskosten met eindejaarsuitkering'.
- Uitruilen met vakantietoeslag
  Zit zorgt ervoor dat looncomponenten 100.002.055 ‘Inh. vakantietoeslag ivm uitruil reiskosten’ of 100.002.082 ‘Inh. periodieke VT ivm uitruil reiskosten’ en 100.008.052 ‘Uitruil reiskosten met vakantietoeslag’ worden berekend.
- Uitruilen met eindejaarsuitkering
  Dit zorgt ervoor dat looncomponenten 100.002.056 ‘Inh. eindejaarsuitk. ivm uitruil reiskosten’ of 100.002.083 ‘Inh. periodieke EJU ivm uitruil reiskosten’ en 100.008.053 'Uitruil reiskosten met eindejaarsuitkering' worden berekend.
- Periodiek uitruilen met keuzebudget
  Dit zorgt ervoor dat iedere periode wordt uitgeruild met het keuzebudget via looncomponent 100.008.054 ‘Uitruil reiskosten met keuzebudget’.
- Eenmalig uitruilen met keuzebudget
  Dit zorgt ervoor dat alleen in de laatste periode van het jaar of bij het uit dienst treden van een medewerker wordt uitgeruild met het keuzebudget via looncomponent 100.008.055 ‘Uitruil reiskosten met keuzebudget eenmalig’.
- Periodieke uitruil reiskosten met reservering eindejaarsuitkering
  Het is toegestaan om periodiek reiskosten uit te ruilen met de reservering eindejaarsuitkering. De volgende looncomponenten zijn hiervoor beschikbaar: 100.008.059 'Uitruil reiskosten met reservering EJU' en 100.008.534 'Uit te ruilen reservering eindejaarsuitkering met reiskosten (AV)'
  
  In salaristabel 100.000.894 'Keuze uitruil reiskosten' is code 7 'Periodiek uitruilen met reservering eindejaarsuitkering' hiervoor beschikbaar. Als je van deze optie gebruik wilt maken, dan kies je deze code voor parameter 'Keuze uitruil reiskosten' van looncomponent 100.008.521 'Reiskosten: instellingen voor keuze uitruil'.
  
  Let op: het uitgeruilde bedrag verlaagt niet de reservering van de eindejaarsuitkering, omdat er maandelijks een recht ontstaat dat in de loonaangifte moet worden opgenomen als 'Opbouw arbeidsvoorwaardenbedrag'.
  
  Het maandelijks uitbetaalde onbelaste bedrag aan reiskosten wordt verwerkt als voorschot op de nog te ontvangen eindejaarsuitkering. Bij de uitbetaling van de eindejaarsuitkering wordt de uitbetaalde eindejaarsuitkering verminderd met de uitbetaalde voorschotten.
  
  Als er nog eindejaarsuitkering overblijft, wordt alleen die belaste uitbetaling in de loonaangifte opgenomen in de rubriek 'Opname arbeidsvoorwaardenbedrag'. Daarmee is er dus een verschil in de totale opbouw en de uiteindelijke opname van het arbeidsvoorwaardenbedrag. Dit is conform de instructie van de Belastingdienst (Nieuwsbrief loonheffing 2022, paragraaf 5.3).

Bedrag per kilometer in combinatie met de werkelijke dagen

Het is mogelijk gemaakt om de reiskosten ook op basis van een bedrag per kilometer in combinatie met de werkelijke dagen (in plaats van de 214-dagen-regeling) te berekenen. Zet daarvoor

parameter 'Berekening op basis van vergoeding per km en werkelijke dagen' op 'Ja' in de aangepaste looncomponent 100.008.526 'Reiskosten: instellingen voor het vergoeden'.

Ook de volgende looncomponenten zijn aangepast:

100.008.508 'Dagen reiskostenvergoeding t.b.v. fiscale ruimte *100 '
100.008.509 'Dagen reiskostenvergoeding 1e deel t.b.v. fiscale ruimte * 100 '
100.008.510 'Reiskostenvergoeding per dag *100'
100.008.511 'Reiskostenvergoeding per dag 1e deel * 100'

Dit is mogelijk in de alle Profit CAO's met looninrichting voor de reiskostenvergoeding uit de Basis CAO met een versiedatum vanaf 19-07-2019.

Reiskostenvergoeding op de loonstrook

De reiskostenvergoeding betaal je uit via looncomponent 100.008.050 ‘Reiskostenvergoeding’. Hierbij wordt rekening gehouden met bovenstaande instellingen. De looncomponent 100.008.050 ‘Reiskostenvergoeding’ wordt berekend door het aantal dagen reiskostenvergoeding te vermenigvuldigen met de reiskostenvergoeding per dag.

214-dagen-regeling

Als de 214-dagen-regeling wordt toegepast is de formule:

Looncomponent 100.008.506 ‘Dagen reiskostenvergoeding * 100’ * looncomponent 100.008.510 ‘Reiskostenvergoeding per dag * 100 (214-dagen-regeling)’ / 10000.

Als daarnaast tijdens de periode de reisafstand wijzigt wordt hier nog bij opgeteld:

Looncomponent 100.008.507 ‘Dagen reiskostenvergoeding 1e deel * 100’ * looncomponent 100.008.511 ‘Reiskostenvergoeding per dag 1e deel * 100 (214-dagen-regeling)’ / 10000.

Vast bedrag per periode

Als de 214-dagen-regeling niet wordt toegepast en dus wordt uitgegaan van een vast bedrag per periode is de formule:

Looncomponent 100.008.506 ‘Dagen reiskostenvergoeding * 100’ * looncomponent 100.008.512 ‘Reiskostenvergoeding per dag * 100 (vast bedrag)’ / 10000.

Als daarnaast tijdens de periode de reisafstand wijzigt wordt hier nog bij opgeteld:

Looncomponent 100.008.507 ‘Dagen reiskostenvergoeding 1e deel * 100’ * looncomponent 100.008.513 ‘Reiskostenvergoeding per dag 1e deel * 100 (vast bedrag)’ / 10000.

Dagen reiskostenvergoeding

De dagen voor de reiskostenvergoeding worden berekend via de looncomponent 100.008.506 ‘Dagen reiskostenvergoeding * 100’. Als daarnaast tijdens de periode de reisafstand wijzigt, dan worden voor het eerste gedeelte van de periode de dagen berekend door looncomponent 100.008.507 ‘Dagen reiskostenvergoeding 1e deel * 100’.

Variabele dagen gebruiken

Het is mogelijk om het aantal dagen zelf te bepalen door de waarde te boeken, te importeren of te integreren vanuit de nacalculatie op parameter ‘Aantal dagen’. Deze waarde overschrijft iedere andere berekening van de looncomponenten die de dagen reiskostenvergoeding berekenen. Als je altijd uit wilt gaan van deze variabele dagen, dan kan je dit instellen in looncomponent 100.008.526 ‘Reiskosten: instellingen voor het vergoeden’. Zie voor meer informatie bovenstaande instellingen. Vul je geen waarde op de parameter ‘Aantal dagen’, dan gelden de onderstaande berekeningen.

214-dagen-regeling

Medewerkers waarbij het rooster wordt toegepast in Payroll (vastloners)

214 dagen per jaar / aantal perioden per jaar * dagen per week volgens het rooster / dagen per week volgens de werkweek uit de cao * contractdagen in de periode / roosterdagen in de periode.

De uitkomst wordt vermenigvuldigd met 100 om afrondingsverschillen in de berekening van de reiskostenvergoeding te voorkomen.

Je kan via de parameter ‘Afwijkend aantal dagen per week’ afwijken van de dagen per week volgens het rooster van de medewerker. Daarnaast worden hierop de geboekte thuiswerkdagen per week in mindering gebracht.

De contractdagen in de periode worden verlaagd door de onbetaalde dagen uit grondslag 100.000.504 ‘Onbetaalde dagen’ en door de geboekte thuiswerkdagen en eventueel weer verhoogd door de dagen uit grondslag 100.000.690 ‘Correctiegrondslag onbetaalde dagen’.

Medewerkers waarbij het rooster niet wordt toegepast in Payroll (oproepkrachten)

De dagen worden bepaald door de waarde van grondslag 100.000.573 ‘Dagen t.b.v. reiskostenvergoeding’. Deze worden nog verlaagd als er thuiswerkdagen zijn geboekt. De uitkomst wordt vermenigvuldigd met 100.

Vast bedrag per periode

Wijziging van reisafstand tijdens de periode

Als tijdens de periode de reisafstand wijzigt dan wordt de berekening in twee delen opgesplitst. De dagen voor het eerste gedeelte van de periode worden dan berekend door looncomponent 100.008.507 ‘Dagen reiskostenvergoeding 1e deel * 100’ en de dagen voor het tweede gedeelte van de periode door looncomponent 100.008.506 ‘Dagen reiskostenvergoeding * 100’. Hierbij wordt de berekening uitgevoerd zoals hierboven is gemeld, maar daarnaast wordt aan het einde nog vermenigvuldigd met de proratafactor. De proratafactor voor het eerste gedeelte van de periode is:

Aantal dagen die gelden voor de oude reisafstand / totaal aantal dagen in de periode.

De proratafactor voor het tweede gedeelte van de periode is:

Aantal dagen die gelden voor de nieuwe reisafstand / totaal aantal dagen in de periode.

Als het veld ‘Prorata op basis van kalenderdagen’ in de eigenschappen van de cao op het tabblad ‘Algemeen’ is aangevinkt, dan reken je met kalenderdagen. Is dit veld uitgevinkt dan reken je met werkdagen.

Bedrag per kilometer in combinatie met de werkelijke dagen

Het is mogelijk gemaakt om de reiskosten ook op basis van een bedrag per kilometer in combinatie met de werkelijke dagen (in plaats van de 214-dagen-regeling) te berekenen. Zet daarvoor

parameter 'Berekening op basis van vergoeding per km en werkelijke dagen' op 'Ja' in de aangepaste looncomponent 100.008.526 'Reiskosten: instellingen voor het vergoeden'.

Ook de volgende looncomponenten zijn aangepast:

100.008.508 'Dagen reiskostenvergoeding t.b.v. fiscale ruimte *100 '
100.008.509 'Dagen reiskostenvergoeding 1e deel t.b.v. fiscale ruimte * 100 '
100.008.510 'Reiskostenvergoeding per dag *100'
100.008.511 'Reiskostenvergoeding per dag 1e deel * 100'

Dit is mogelijk in de alle Profit CAO's met looninrichting voor de reiskostenvergoeding uit de Basis CAO met een versiedatum vanaf 19-07-2019.

Dagen reiskostenvergoeding tbv fiscale ruimte

De dagen reiskostenvergoeding die worden gebruikt voor de berekening van de maximum onbelaste reiskostenvergoeding en fiscale ruimte worden op dezelfde wijze berekend als de dagen voor de reiskostenvergoeding zelf. Er zijn enkele uitzonderingen:

Er kunnen afwijkende dagen per week ten behoeve van de fiscale ruimte worden geboekt. Deze overschrijven de dagen per week uit het rooster en de afwijkende dagen per week voor de reiskostenvergoeding.
De thuiswerkdagen per week verminderen de dagen ten behoeve van de fiscale ruimte niet.
De variabel geboekte thuiswerkdagen verlagen alleen de waarde van grondslag 100.000.573 ‘Dagen t.b.v. reiskostenvergoeding’ als de 214-dagen-regeling niet wordt toegepast en dus wordt uitgegaan van een vast bedrag per periode.

Reiskostenvergoeding per dag

De reiskostenvergoeding per dag wordt berekend door looncomponent 100.008.510 ‘Reiskostenvergoeding per dag * 100 (214-dagen-regeling)’ of looncomponent 100.008.512 ‘Reiskostenvergoeding per dag * 100 (vast bedrag)’. Als tijdens de periode de reisafstand wijzigt , dan worden voor het eerste gedeelte van de periode de reiskostenvergoeding per dag berekend door looncomponent 100.008.511 ‘Reiskostenvergoeding per dag 1e deel * 100 (214-dagen-regeling)’ of looncomponent 100.008.513 ‘Reiskostenvergoeding per dag 1e deel * 100 (vast bedrag)’.

214-dagen-regeling

De berekening is als volgt:

Afstand reiskostenvergoeding enkele reis * 2 * vergoeding per kilometer. De uitkomst wordt vermenigvuldigd met 100 om afrondingsverschillen in de berekening van de reiskostenvergoeding te voorkomen.

Er wordt daarnaast rekening gehouden met een minimale afstand enkele reis per dag, als deze van toepassing is. En er wordt gekeken of deze minimale afstand meegenomen moet worden met de vergoeding. Ook wordt er rekening gehouden met een maximale afstand enkele reis per dag als deze van toepassing is.

Vast bedrag per periode

De bedragen per periode kunnen worden ingevuld in salaristabel 100.000.892 ‘Reiskosten per periode’. Deze salaristabel bevat standaard het soort periode (maand, 4-weken of week) en de afstand enkele reis als dimensies/variabelen. Standaard is de salaristabel niet gevuld, dus deze vul je zelf met de gewenste staffel. Je kan er ook voor kiezen om een eigen parameter te koppelen bij parameter ‘Waarde D’ als de salaristabel niet voldoet.

Medewerkers waarbij het rooster wordt toegepast in Payroll (vastloners)

Het bedrag per periode uit de salaristabel (of eigen gekoppelde parameter) wordt omgerekend naar een bedrag per dag volgens de formule:

Reiskosten per periode / dagen per week volgens het rooster / dagen per week volgens de werkweek van de cao / roosterdagen in de periode.

Van de dagen per week volgens het rooster kan worden afgeweken door te boeken op parameter ‘Afwijkend aantal dagen per week’.

Medewerkers waarbij het rooster niet wordt toegepast in Payroll (oproepkrachten)

Het bedrag per periode uit de salaristabel (of eigen gekoppelde parameter) wordt omgerekend naar een bedrag per dag volgens de formule:

Reiskosten per periode / aantal perioden per jaar / werkdagen in het jaar.

Maximum onbelaste reiskostenvergoeding per dag

De maximum onbelaste reiskostenvergoeding per dag wordt berekend door looncomponent 100.008.514 ‘Maximum onbelaste reiskostenvergoeding per dag * 100’. Als daarnaast tijdens de periode de reisafstand wijzigt, dan wordt voor het eerste gedeelte van de periode de maximum onbelaste reiskostenvergoeding per dag berekend door looncomponent 100.008.515 ‘Maximum onbelaste reiskostenvergoeding per dag 1e deel * 100’. De berekening is als volgt:

Afstand reiskostenvergoeding enkele reis * 2 * 0,21.

Hierbij wordt ook rekening gehouden met de maximale onbelaste afstand per dag. De uitkomst wordt vermenigvuldigd met 100 om afrondingsverschillen in de berekening van de reiskostenvergoeding te voorkomen.

Maximum onbelaste reiskostenvergoeding per periode

De maximum onbelaste reiskostenvergoeding per periode wordt berekend door looncomponent 100.008.516 ‘Maximum onbelaste reiskostenvergoeding’. De formule is:

Looncomponent 100.008.508 ‘Dagen reiskostenvergoeding t.b.v. fiscale ruimte * 100’ * looncomponent 100.008.514 ‘Maximum onbelaste reiskostenvergoeding per dag * 100’ / 10000.

Als daarnaast tijdens de periode de reisafstand wijzigt wordt hier nog bij opgeteld:

Looncomponent 100.008.509 ‘Dagen reiskostenvergoeding 1e deel t.b.v. fiscale ruimte * 100’ * looncomponent 100.008.515 ‘Maximum onbelaste reiskostenvergoeding per dag 1e deel * 100’ / 10000.

Aan het einde wordt hier altijd nog bij opgeteld:

Grondslag 100.000.583 ‘Kilometers t.b.v. max. vergoeding reiskosten’ * 0,21.

Belast deel reiskostenvergoeding

Als de uitbetaalde onbelaste reiskostenvergoedingen hoger zijn dan de maximum onbelaste reiskostenvergoeding, dan wordt looncomponent 100.008.517 ‘Belast deel reiskostenvergoeding’ berekend. Via de instellingen van looncomponent 100.008.527 ‘Reiskosten: instellingen voor fiscale ruimte en afhandelen belast deel’ geef je aan op welke wijze het belaste deel afgehandeld moet worden; bruto bijtellen, netto bijtellen of in de vrije ruimte van de WKR onderbrengen.

Reiskosten op de jaaropgave

Opbouw fiscale ruimte deze periode

Als in de huidige periode de uitbetaalde onbelaste reiskostenvergoedingen lager zijn dan de maximum onbelaste reiskostenvergoeding, dan wordt looncomponent 100.008.518 ‘Reiskosten: opbouw fiscale ruimte deze periode’ berekend.

Fiscale ruimte cumulatief

De cumulatieve fiscale ruimte wordt berekend door looncomponent 100.008.520 ‘Reiskosten: fiscale ruimte cumulatief’. Deze houdt rekening met de fiscale ruimte die iedere periode wordt opgebouwd, een eventueel restant fiscale ruimte uit vorig jaar, de reeds uitgeruilde reiskosten en het al belaste deel van de reiskosten dat is bijgeteld of in de vrije ruimte van de WKR is ondergebracht.

Restant fiscale ruimte uit vorig jaar

In uitzonderlijke situaties is het toegestaan om het overgebleven gedeelte van de fiscale ruimte uit vorig jaar mee te nemen naar het huidige jaar. In dat geval kan je parameter ‘Restant fiscale ruimte uit vorig jaar meenemen in huidig jaar’ van looncomponent 100.008.527 ‘Reiskosten: instellingen voor fiscale ruimte en afhandelen belast deel’ op ‘Ja’ zetten. Het restant van de fiscale ruimte uit het vorige jaar wordt dan berekend door looncomponent 100.008.519 ‘Reiskosten: restant fiscale ruimte uit vorig jaar’. De berekening van de cumulatieve fiscale ruimte houdt hier vervolgens rekening mee.

Minimumloon

In de CAO Update 20190101 is een mogelijkheid toegevoegd om bij het uitruilen van salaris met reiskosten rekening te houden met het minimumloon. Zo zal de inhouding op het salaris er niet meer voor kunnen zorgen dat het bruto salaris lager wordt dan het bruto wettelijk minimumloon. Parameter 'Uit te ruilen salaris aftoppen i.v.m. minimumloon' is toegevoegd en kan gemuteerd worden via looncomponent 100.008.521 'Reiskosten: instellingen voor keuze uitruil'. Daarnaast is looncomponent 100.008.522 'Uit te ruilen salaris met reiskosten (AV)' aangepast.

Aanvullende looninrichting voor de cao Rijk

Wanneer de werkplek niet of niet doelmatig met het openbaar vervoer bereikbaar is, dan ontvang de medewerker de hoge vergoeding. In dit geval dien je de volgende parameters van looncomponent 161.038.502 'Reiskosten: instellingen voor het vergoeden' te wijzigen:

Afstand enkele reis: hierop vul je de afstand enkele reis in die van toepassing is.
Lage vergoeding toepassen (Nee is hoge vergoeding toepassen): deze dient op 'Nee' te staan.

Wanneer de werkplek wel doelmatig met het openbaar vervoer bereikbaar is en de medewerker reist met een motorvoertuig of brommer, dan ontvangt de medewerker de lage vergoeding. In dit geval dien je de volgende parameters van looncomponent 161.038.502 'Reiskosten: instellingen voor het vergoeden' te wijzigen:

Afstand enkele reis: hierop vul je de afstand enkele reis in die van toepassing is.
Lage vergoeding toepassen (Nee is hoge vergoeding toepassen): deze dient op 'Ja' te staan.

Wanneer de werkplek wel doelmatig met het openbaar vervoer bereikbaar is en de medewerker reist met de fiets, dan ontvangt de medewerker de hoge vergoeding. In dit geval dien je de volgende parameters van looncomponent 161.038.502 'Reiskosten: instellingen voor het vergoeden' te wijzigen:

Afstand enkele reis: hierop vul je de afstand enkele reis in die van toepassing is.
Lage vergoeding toepassen (Nee is hoge vergoeding toepassen): deze dient op 'Nee' te staan.

Wanneer de werkplek wel doelmatig met het openbaar vervoer bereikbaar is en de medewerker een gedeelte van de week met een motorvoertuig of brommer reist en een gedeelte van de week met de fiets reist, dan is daarvoor aanvullende looninrichting nodig. Voor het gedeelte met een motorvoertuig of brommer ontvangt de medewerker de lage vergoeding en geldt de snelste route voor de bepaling van de reisafstand. Voor het gedeelte met de fiets ontvangt de medewerker de hoge vergoeding en geldt de kortste route voor de bepaling van de reisafstand. in dit geval dien je de volgende parameters van looncomponent 161.038.502 'Reiskosten: instellingen voor het vergoeden' te wijzigen:

Afstand enkele reis: hierop vul je de afstand enkele reis in die van toepassing is op het gedeelte voor het reizen met een motorvoertuig of brommer.
Afwijkend aantal dagen per week: hierop vul je het aantal dagen per week dat wordt gereisd met een motorvoertuig of brommer.
Afstand enkele reis fiets: hierop vul je de afstand enkele reis in die van toepassing is op het gedeelte voor het reizen met de fiets.
Afwijkend aantal dagen per week fiets: hierop vul je het aantal dagen per week dat wordt gereis met de fiets.
Lage vergoeding toepassen (Nee is hoge vergoeding toepassen): deze dient op 'Ja' te staan.

Voor het gedeelte dat met de fiets wordt gereisd worden nu naast de looncomponenten die in dit help-item zijn beschreven ook de volgende looncomponenten berekend:

161.038.507 'Afstand reiskostenvergoeding enkele reis'
161.038.508 'Afstand reiskostenvergoeding enkele reis 1e deel'
161.038.509 'Dagen reiskostenvergoeding fiets * 100'
161.038.510 'Dagen reiskostenvergoeding fiets 1e deel * 100'
161.038.513 'Dagen reiskostenvergoeding fiets t.b.v. fiscale ruimte * 100'
161.038.514 'Dagen reiskostenvergoeding fiets 1e deel t.b.v. fiscale ruimte * 100'
161.038.511 'Reiskostenvergoeding fiets per dag * 100'
161.038.512 'Reiskostenvergoeding fiets per dag 1e deel * 100'
161.038.515 'Maximum onbelaste reiskostenvergoeding fiets per dag * 100'
161.038.516 'Maximum onbelaste reiskostenvergoeding fiets per dag 1e deel * 100'

Daarnaast is voor de Payroll Auditor 161.039.300 'Audit: Mogelijk dubbele reiskostenvergoeding' beschikbaar. Deze audit attendeert je erop als zowel de reisafstand voor een motorvoertuig of brommer is ingevuld als de reisafstand voor de fiets en er nog geen afwijkende dagen voor beide vervoersmiddelen zijn ingevuld. In dat geval kan het voorkomen dat over een of meerdere dagen per week zowel de hoge als de lage vergoeding wordt berekend.

1 cent bovenmatige vergoeding voor reiskosten per fiets apart in de werkkostenregeling

Voor de reiskosten per fiets krijgt de medewerker een vergoeding van 20 cent. 1 cent daarvan is meer dan maximaal onbelast is toegestaan. Als die 1 cent bovenmatige vergoeding apart in de werkkostenregeling moet worden opgenomen, zonder dat dit verder de fiscale ruimte beïnvloed, dan zijn hiervoor de volgende looncomponenten beschikbaar:

161.038.521 'Belast deel reiskostenvergoeding fiets'.
161.038.522 'Belast deel reiskostenvergoeding fiets naar wkr'.

Zet parameter 'Belast deel reiskostenvergoeding fiets apart berekenen' op 'Ja' om deze looncomponenten te laten berekenen.

Let op:

Als je deze optie wilt gebruiken, dan dient de reisafstand gemuteerd te worden op parameter 'Afstand enkele reis fiets' en niet op parameter 'Afstand enkele reis'.

Audit: fiscale ruimte uit twee regelingen actief

De volgende audit wordt berekend vanaf 2024:

100.009.493 'Audit: fiscale ruimte uit twee regelingen actief'

Deze audit signaleert erop als twee regelingen voor de berekening van de fiscale ruimte actief zijn. Hierdoor wordt de fiscale ruimte onjuist berekend en ontstaat daarnaast ook een onjuiste berekening van uitruil als daar sprake van is.

Let op:

Iedere looncomponent heeft een toelichting waarin de werking van de audit staat uitgelegd. Raadpleeg deze altijd op het tabblad Toelichting in de eigenschappen van de looncomponent in de cao.

Let op:

Deze audit is alleen toegevoegd in Profit CAO's waarin ook de looninrichting is toegevoegd voor de reiskostenvergoeding die wordt berekend door looncomponent 100.008.050 'Reiskostenvergoeding'.