Plaatsingsbevestiging en opdrachtbevestiging

Bij het toevoegen en wijzigen van een plaatsing kun je automatisch een plaatsings- en/of opdrachtbevestiging laten genereren:

• Een opdrachtbevestiging voor de opdrachtgever
• Een plaatsingsbevestiging voor de kandidaat

Dit kun je ook uitzetten op het moment dat je een plaatsing toevoegt of wijzigt.

In Profit wordt direct gegenereerd, in InSite start de bijbehorende workflow waarna na goedkeuring wordt gegenereerd. Uitzondering hierop zijn toekomstige bevestigingen.

Vanuit menukeuze Bevestigingen heb je overzicht over alle gegenereerde bevestigingen en de toekomstige bevestigingen. Deze laatste kun je alvast genereren of negeren.

Verder genereren niet alle wijzigingen op een plaatsing een bevestiging. Raadpleeg hier bij welke velden dit wel gebeurt.

Daarnaast kun je ook handmatig bevestigingen opnieuw genereren.

Dit moet je eerst ingericht hebben.

Er bestaat nog een oude methode voor plaatsings- en opdrachtbevestigingen. Raadpleeg de verschillen hier.

Nieuw in Profit 3 voor Plaatsing- en Opdrachtbevestiging

Met Profit 3 is de geautomatiseerde functionaliteit van de plaatsings- en opdrachtbevestiging (methode 1) uitgebreid met de volgende nieuwe mogelijkheden:

• Via de nieuwe menukeuze Bevestigingen heb je nu inzicht in waarom bevestigingen gegenereerd zijn en hoe ze gegenereerd worden. Bovendien kun je er bij toekomstige bevestigingen voor kiezen deze niet te sturen ('Negeren').
• Je kon al per werkgever aangeven of je wilt dat standaard de bevestiging gestuurd wordt. Nu kun je ook per klantovereenkomst aangeven of je een plaatsingsbevestiging en/of een opdrachtbevestiging wilt genereren of niet.

  Hiervoor moet je de velden eerst zichtbaar maken in de context van het projectprofiel.

• Bij het toevoegen, wijzigen of afsluiten van een plaatsing zie je welke wijziging er is geweest die een plaatsings- en/of opdrachtbevestiging rechtvaardigen. Ook daarbij kun je zelf het genereren ervan aan of uit zetten.
• In het nieuwe veld Reden bevestiging kun je handmatig aangeven waarom deze bevestiging er is. In het standaard rapport zal al vermeld worden welke van de velden, die automatisch de bevestiging laten genereren, gewijzigd is. Als aanvulling daarop kun je hier bijvoorbeeld vermelden dat één van jullie vrije velden gewijzigd is in de plaatsing.
• Je kunt bevestigingen handmatig opnieuw genereren, bijvoorbeeld als de klant ze niet ontvangen heeft. Dit kan via de plaatsing, maar ook vanuit de bestaande weergave Plaatsingscontracten.
• De volgende velden kun je nu in conditionele workflows laten vullen: Genereren plaatsingsbevestiging en Genereren opdrachtbevestiging, Reden afwijking klantovereenkomst en Reden bevestiging.
• Voorheen werd alleen via InSite bij toevoegen of wijziging van een plaatsing direct een bevestiging gegenereerd na goedkeuring via de workflow. Nu is dit ook bij toevoegen en wijzigen van een plaatsing in Profit het geval. Het genereren vindt plaats via de wachtrij taak Genereren plaatsingsbevestiging / opdrachtbevestiging bij wijzigingen (Flex). Ook wijzigingen via de actie Loonafspraak in de plaatsing, verwerkt Profit via deze taak (m.u.v. toekomstige loonafspraken via 'Actualiseren loonafspraken' of loonschaal wijzigingen).

  Let op:

  De nieuwe rapporten voor opdrachtbevestiging en plaatsingsbevestiging worden binnenkort via een patch op Profit 3 uitgeleverd. Daar kun je dan een eigen kopie van maken.

Welke wijzigingen genereren plaatsings-/opdrachtbevestiging?

Het toevoegen en afsluiten van een plaatsing kan standaard een plaatsings- en/of opdrachtbevestiging tot gevolg hebben, als je dat hebt ingesteld. Ook bij wijzigen volgt dan een bevestiging. In onderstaande tabel zie je de velden die ervoor zorgen dat Profit een bevestiging genereert bij wijziging van de plaatsing.

* Hieruit kan een toekomstige bevestiging voortkomen. Deze zijn afkomstig uit wijzigingen via

• de actie Loonafspraak in de eigenschappen van de plaatsing
• Loonschaal wijzigingen
• wijzigingen in de boekingslay-out Prijsafspraak

Bij deze (indirecte) wijzigingen, kun je als gebruiker het genereren níet aan- of uitzetten. Profit gebruikt hiervoor altijd de instellingen op de klantovereenkomst. Ook deze wijzigingen genereert Profit via de wachtrij.

Automatisch genereren

Plaatsings- en opdrachtbevestigingen worden automatisch gegenereerd bij toevoegen, wijzigen en afsluiten van een plaatsing als dit is ingesteld bij de werkgever. Dit is zowel in Profit als in InSite het geval. Daarbij kun je nog besluiten om de bevestiging(en) niet te genereren door de velden uit te zetten.

Alleen bevestigingen die voortkomen uit de actie 'Loonafspraak actualiseren' en bevestigingen voor toekomstige loonafspraken worden niet direct gegenereerd. Deze worden via de geplande taak Vernieuwen actuele gegevens gegenereerd die de taak Genereren plaatsingsbevestiging / opdrachtbevestiging bij wijzigingen (Flex) start.

Het genereren vindt plaats via de wachtrij.

Plaatsing toevoegen met wijzigen bevestiging in Profit:

1. Ga naar: Projecten / Flex / Plaatsing, actie Nieuw.
2. Voeg de plaatsing toe zoals je gewend bent.

   

3. Wijzig eventueel de instellingen voor het genereren van de bevestigingen. Als je dit afwijkend instelt, vul dan eventueel de Reden afwijking klantovk in. Reden bevestiging is bij een nieuwe plaatsing niet aanwezig.
4. Klik op: Voltooien.

Nieuwe versie plaatsing in Profit:

1. Ga naar: Projecten / Flex / Plaatsing.
2. Open de plaatsing.
3. Ga naar het tabblad: Versie.
4. Klik op: Nieuw.
5. Stel een afwijkende waarde in. Bijvoorbeeld een ander aantal bij Doeluren.
6. Klik op: Volgende.

   

7. Vink eventueel een van de Genereren-velden uit.
8. Vul eventueel bij Reden afwijking klantovk in waarom hier niet wordt gegenereerd terwijl dat in de klantovereenkomst wel aan staat.
9. Raadpleeg bij Reden bevestiging waarom de bevestiging(en) gegenereerd worden. In dit voorbeeld Doeluren gewijzigd.

   Als de loonschaal is gewijzigd, bijvoorbeeld door een afwijkend uurloon toe te passen, zie je dit niet bij de redenen in Profit doordat daar de wizard in twee delen is opgesplitst. In Profit volgt de loonafspraak boekingslay-out nog en daar kunnen ook nog wijzigingen worden gedaan.

   De wijziging van de loonafspraak zie je wel terug in het rapport voor de plaatsingsbevestiging als die wordt gegenereerd.

   Via InSite zijn loonafspraak wijzigingen wel zichtbaar en telt de instelling voor het genereren in de wizard ook voor die wijziging.

   

10. Klik op: Voltooien.
11. Wijzig de Prijsafspraak plaatsing Profit. Bijvoorbeeld door het aanvinken van het veld Afwijken in een regel of door in het tabblad Plaatsing een ander Afwijkend uurloon in te vullen.
12. Klik op: Opslaan en sluiten.

Plaatsing toevoegen met bevestiging InSite:

1. Ga naar: InSite / Flex portal / Plaatsingscontracten / actie Aanmaken plaatsing. Dit loopt via de workflow.
2. Voeg de plaatsing toe zoals je gewend bent.

   Je ziet in de pagina de velden voor het al of niet genereren van bevestigingen.

3. Wijzig eventueel de velden voor het genereren.

   Bij het toevoegen van een plaatsing komen er geen extra velden bij waarin je de reden kunt vermelden.

4. Klik op: Aanmaken.
5. Profit zal, als dit is ingesteld, de bevestiging(en) automatisch genereren via de wachtrij.

Als er iets fout is gegaan (wachtrij), dan kun je de bevestigingen terugvinden in het Bevestigingen-overzicht. Als de bevestiging de status Te genereren heeft en de fout is opgelost, kun je alsnog genereren.

Plaatsing wijzigen in InSite:

1. Wijzig de plaatsing zoals je gewend bent.
2. In de workflow krijgt de gebruiker inzicht in de wijzigingen (in overeenstemming met de mogelijke wijzigingen die een bevestiging kunnen veroorzaken):

   De inhoudelijke wijzigingen worden getoond.

   Met daaronder de redenen van de bevestiging:

   

3. Vink Genereren plaatsingsbevestiging en/of Genereren opdrachtbevestiging aan of uit.
4. Voeg eventueel een Reden bevestiging toe. Deze wordt opgenomen in de bevestiging(en).
5. Keur de workflow-taak goed.

Handmatig genereren via Plaatsing

Je kunt plaatsings- en opdrachtbevestigingen handmatig genereren. Bijvoorbeeld als de medewerker aangeeft de bevestiging niet te hebben ontvangen.

Dit kan (multiselect) via de weergave of via de eigenschappen van de plaatsingsversie. Via de eigenschappen kun je in een extra veld de reden van de afwijking van de klantovereenkomst vermelden.

1. Ga naar:
   • Profit: Projecten / Flex / Plaatsing.
   • InSite: Flex portal / Plaatsingscontracten.
2. Klik evt op Ctrl+S.
3. Selecteer een of meerdere plaatsing(en).
4. Klik op: Acties / Genereren bevestiging.

   

5. Vink Afwijken op instelling klantovereenkomst aan als je wilt afwijken van de waarden met betrekking tot genereren op de klantovereenkomst.
6. Vink Genereren plaatsingsbevestiging uit of aan.
7. Vink Genereren opdrachtbevestiging uit of aan.
8. Wijzig eventueel de Peildatum.
9. Vul een Reden bevestiging in. Deze komt in de bevestiging.
10. Klik op: Voltooien. (Aanmaken in InSite).
11. Klik op OK bij de melding over de wachtrij.

    In de wachtrij (via Algemeen of via HRM) zie je het handmatig genereren terug als taak Genereren bevestiging (Flex).

Ook via de eigenschappen van één plaatsing kun je bevestigingen genereren:

1. Ga naar: Projecten / Flex / Plaatsing.
2. Open de plaatsing.
3. Ga naar het tabblad: Versie.
4. Open de juiste versie van de plaatsing.
5. Ga naar het tabblad: Algemeen.
6. Vink een of beide velden aan:
   • Genereren plaatsingsbevestiging
   • Genereren opdrachtbevestiging
7. Vul eventueel Reden afwijking klantovk. Dit veld is beschikbaar als je nu laat genereren in afwijking van de klantovereenkomst bij deze plaatsing.
8. Vul een Reden bevestiging in. Dit veld is zichtbaar als je een bevestiging wilt genereren. Als beide bevestigingen worden gegenereerd verschijnt deze tekst op beide.
9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Bevestigingen raadplegen, genereren en negeren

Je kunt plaatsings- en opdrachtbevestigingen raadplegen en toekomstige bevestigingen genereren of negeren.

In het overzicht zie je in de kolommen welk type bevestiging voor welke medewerker is of zal worden gegenereerd met welke reden. Bijvoorbeeld beide bevestigingen omdat de loonafspraak is gewijzigd.

Genereren van plaatsings- en opdrachtbevestigingen moet je eerst inrichten.

Het is niet mogelijk hier te wijzigen welke bevestiging moet worden gegenereerd. Handmatig opnieuw genereren is hier ook niet mogelijk. Dit kan via de plaatsing, maar ook (multiselect) vanuit de weergave Plaatsingen.

1. Ga naar: Projecten / Flex / Overzicht / Bevestiging.

   

   Je ziet hier de bevestigingen die zijn gegenereerd en die nog gaan worden gegenereerd (met status Te genereren).

2. Selecteer de regel(s) met status Te genereren en klik op Genereren om de bevestiging(en) die normaal op de toekomstige datum zou(den) worden gegenereerd nu al te genereren.

   Als er twee regels zijn geselecteerd met dezelfde waarde voor de velden Plaatsing, Mutatiedatum en Genereren plaatsingsbevestiging, dan komen deze twee regels op één plaatsingsbevestiging.

   Je ziet de taak in de wachtrij terug als: Genereren plaatsingsbevestiging / opdrachtbevestiging bij wijzigingen (Flex).

   Let op:

   Als je een toekomstige bevestiging nu al genereert kan het voorkomen dat er nog geen loonafspraakregel is. Dan heb je een bevestiging met een lege loonafspraak.

3. Selecteer de nog niet gegenereerde regel(s) met status Te genereren en klik op Negeren.
4. Klik op Ja bij de waarschuwing.
5. Klik op OK bij de melding over de wachtrij.

   Na de actie Genereren krijgt de regel de status Gegenereerd.

   Na de actie Negeren krijgt de regel de status Handmatig genegeerd.

Plaatsingsbevestiging/opdrachtbevestiging raadplegen:

1. Selecteer de gegenereerde regel waarbij een bevestiging is gegenereerd. Dit is alleen mogelijk bij bevestigingen van ná de overgang op de nieuwe inrichting.

   Welke bevestigingen zijn gegenereerd voor de regel zie je in de kolommen Genereren plaatsingsbevestiging en Genereren opdrachtbevestiging.

2. Klik op de actie: Open plaatsingsbevestiging of Open opdrachtbevestiging.

   Vervolgens zie je de pdf in een pop-up scherm.

   Het kan zijn dat je de volgende melding krijgt:

   Kan het dossieritem opdrachtbevestiging niet openen. Er is geen dossieritem opdrachtbevestiging aanwezig.

   Dit komt doordat de bevestiging nog niet is gegenereerd. De status van de regel is bijvoorbeeld Te genereren of Handmatig genegeerd.

3. Sluit het pop-up scherm met de pdf.

   Nu zie je de eigenschappen van de bevestiging met de tabbladen.

4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Opdrachtbevestiging bij klant in OutSite

Als de medewerker als uitzendkracht in dienst is gemeld en de plaatsing is toegevoegd via InSite, starten de workflows.

Je beoordeelt deze via InSite en de klant krijgt de opdrachtbevestiging via OutSite: