Plaatsingsbevestiging en opdrachtbevestiging

Bij het toevoegen en wijzigen van een plaatsing kun je automatisch een plaatsings- en/of opdrachtbevestiging genereren:

• Een opdrachtbevestiging voor de opdrachtgever
• Een plaatsingsbevestiging voor de kandidaat

Je genereert de bevestiging en start de bijbehorende workflow, als je dit hebt ingericht bij de betreffende werkgever. Qua timing zit er een verschil tussen InSite en Profit.

Verder genereren niet alle wijzigingen een bevestiging, raadpleeg hieronder bij welke velden dit wel gebeurt.

Verschillende methodes plaats- en opdrachtbevestiging

Plaatsing- en opdrachtbevestigingen kun je op twee manieren genereren. Via de methodes:

1. de functionaliteit ‘Automatisch genereren na wijziging’ met inrichting van de werkgever
2. de standaard functionaliteit van de workflow in combinatie met het profiel.

Wij adviseren je de eerste methode te gebruiken, omdat daar alleen een nieuwe bevestiging ontstaat als er specifieke gegevens van de plaatsing wijzigingen (lees: addendum door wijzigingen plaatsing).

De verschillen tussen de methodes:

Methode 1: Welke wijzigingen genereren plaatsings-/opdrachtbevestiging?

Nadat toevoeging en wijzigen van een plaatsing via de workflow is goedgekeurd, start Profit de workflow voor het genereren van de bevestiging. In onderstaande tabel zie je de velden die ervoor zorgen dat Profit een bevestiging genereert.

Methode 1: Richt de workflows in

Richt de workflows in in de typen dossieritem:

• Plaatsingsbevestiging (Profit) (-120)
• Opdrachtbevestiging (Profit) (-121)

Methode 1: Timing workflow en bevestigingen

Er is een verschil tussen InSite en Profit met betrekking tot wanneer de bevestigingen in het dossier worden gezet en de workflow start.

• Bij het toevoegen en wijzigen van een plaatsing in InSite:
  • Start de workflow direct en worden de opdracht- en/of plaatsingsbevestiging in het dossier van de bestemming gezet.

  Met behulp van autorisatie en inrichting bepaal je zelf voor wie de opdracht- en/of plaatsingsbevestiging zichtbaar is in het dossier.

• Bij het toevoegen en wijzigen van een plaatsing in Profit geldt:
  • Als de datum van de wijziging in het verleden ligt, dan start de workflow ná het automatisch uitvoeren van de taak Vernieuwen actuele gegevens bij een dagovergang. Profit zet dan de opdracht- en/of plaatsingsbevestiging in het dossier van de bestemming.
  • Als de datum van de wijziging in de toekomst valt, dan start de workflow als de datum wijziging binnen 14 dagen valt.

In onderstaande tabel zie je hoe Profit de datum van de wijzing bepaalt.

Let op:

Voor loonafspraken met een toekomstige wijziging worden direct bevestigingen in het dossier gezet, als de datum van de wijziging in de toekomst valt. Dan start de workflow als de datum wijziging binnen 14 dagen valt.

Methode 1: Werkgever inrichten

Je richt per werkgever in dat je automatische plaatsingsbevestigingen (voor de kandidaat) en opdrachtbevestigingen (voor de verkooprelatie) wilt genereren.

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Voorkeurwaarde plaatsing.

   

4. Vink Genereren plaatsings-/opdrachtbevestiging aan.
5. Vink Genereren nieuwe versie bij wijziging aan.

   Als je dit veld niet aanvinkt, dan genereert Profit alleen een plaatsings- en opdrachtbevestiging bij een nieuwe plaatsing.

6. Selecteer het rapport dat en de workflow die je wilt gebruiken voor de plaatsings- en opdrachtbevestiging.

   Je kunt gebruik maken van de standaard meegeleverde rapporten of een kopie hiervan.

   • Plaatsingsbevestiging (Profit)
   • Opdrachtbevestiging (Profit)

   Voor het selecteren van de workflows maak je eerst een kopie van de meegeleverde workflows in de type dossieritems:

   • Plaatsingsbevestiging (Profit) (-121)
   • Opdrachtbevestiging (Profit) (-120)
7. Klik op: OK.

   De functionaliteit heb je hiermee ingericht en werkt direct.

   Let op:

   Bij het toevoegen en/of wijzigen van een plaatsing genereer je, zodra je dit hebt ingericht, automatisch een plaatsings- en/of opdrachtbevestiging. Voor loonafspraken met een toekomstige wijziging zet Profit direct bevestigingen in het dossier als de datum van de wijziging in de toekomst valt. Dan start de workflow als de datum wijziging binnen 14 dagen valt.

   We raden je aan om de bestaande functionaliteit via de profielen uit te schakelen. In de profielen verwijder je de gekoppelde documenten. Hiermee voorkom je dat de kandidaat twee bevestigingen ontvangt.

Methode 1: Opdrachtbevestiging bij klant in OutSite

Als de medewerker als uitzendkracht in dienst is gemeld en de plaatsing is toegevoegd via InSite, starten de workflows.

Je beoordeelt deze via InSite en de klant krijgt de opdrachtbevestiging via OutSite: