thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Plaatsingsbevestiging en opdrachtbevestiging

Bij het toevoegen en wijzigen van een plaatsing kun je automatisch een plaatsings- en/of opdrachtbevestiging genereren:

  • Een opdrachtbevestiging voor de opdrachtgever
  • Een plaatsingsbevestiging voor de kandidaat

Je genereert de bevestiging en start de bijbehorende workflow, als je dit hebt ingericht bij de betreffende werkgever. Qua timing zit er een verschil tussen InSite en Profit Windows.

Verder genereren niet alle wijzigingen een bevestiging, raadpleeg hieronder bij welke velden dit wel gebeurt.

Inhoud

Verschillende methodes plaats- en opdrachtbevestiging

Plaatsing- en opdrachtbevestigingen kun je op twee manieren genereren. Via de methodes:

  1. de functionaliteit ‘Automatisch genereren na wijziging’ met inrichting van de werkgever
  2. de standaard functionaliteit van de workflow in combinatie met het profiel.

Wij adviseren je de eerste methode te gebruiken, omdat daar alleen een nieuwe bevestiging ontstaat als er specifieke gegevens van de plaatsing wijzigingen (lees: addendum door wijzigingen plaatsing).

De verschillen tussen de methodes:

Methode

1. Automatisch genereren

2. Profiel-methode

Voordeel

Profit verzendt alleen een bevestiging als specifieke belangrijke gegevens wijzigen!

 

Inrichten

via werkgever

via workflow en plaatsingscontract-profielen

Dossieritems

Soort document

Pdf-rapporten, namelijk:

Word-document dat geconverteerd kan worden naar pdf, namelijk:

Extra

Addendum

Ondertekenen:

  • Via de workflows met Digitaal ondertekenen. (Profit 21)

 

Ondertekenen:

  • Via de speciale actie Bijlage(n) ondertekenen in de workflow van dossieritems -101 ‘Plaatsing (Profit)’ en -102 ‘Plaatsingsregel (Profit)’. (Profit 21)

Gegenereerde bevestiging raadplegen

  • Plaatsingsbevestiging heeft als bestemming Medewerker -> voor gebruik in InSite, Outsite door Medewerker (niet door contacten van de verkooprelatie).
  • Opdrachtbevestiging heeft als bestemming Verkooprelatie -> voor gebruik in OutSite door contacten van de Verkooprelatie (niet door medewerkers).

 

Methode 1: Welke wijzigingen genereren plaatsings-/opdrachtbevestiging?

Bij goedkeuren na toevoeging en wijzigen van een plaatsing start Profit de workflow en genereert Profit de bevestiging. In onderstaande tabel zie je de velden die ervoor zorgen dat Profit een bevestiging genereert.

Bevestiging na aanpassen Plaatsing

bij onderstaand veld

Veld

In InSite te wijzigen via

Opmerking

Bestemming

Doeluren

Aanpassen plaatsing

 

Kandidaat

Min uren

Aanpassen plaatsing

 

Kandidaat

Max uren

Aanpassen plaatsing

 

Kandidaat

Einddatum

Plaatsing afsluiten

Aanpassen plaatsing

 

Kandidaat

Opdrachtgever

Uurloon

Aanpassen plaatsing

Aanpassen Loonafspraak

Dit betreft loonafspraakregels waarin het veld Verlonen is aangevinkt.

Let op: het kan zijn dat je na de wijzing eerst de actie Loonafspraken actualiseren moet uitvoeren.

Kandidaat

Verkooptarief

Aanpassen plaatsing

Aanpassen Loonafspraak

Let op: het kan zijn dat je na de wijzing eerst de actie Loonafspraken actualiseren moet uitvoeren.

Het betreft alleen loonafspraakregels waarbij het veld Factureren is aangevinkt.

Opdrachtgever

Methode 1: Richt de workflows in

Richt de workflows in in de typen dossieritem:

Methode 1: Timing workflow en bevestigingen

Er is een verschil tussen InSite en Profit Windows met betrekking tot wanneer de bevestigingen in het dossier worden gezet en de workflow start.

  • Bij het toevoegen en wijzigen van een plaatsing in InSite:
    • Start de workflow direct en worden de opdracht- en/of plaatsingsbevestiging in het dossier van de bestemming gezet.

    Met behulp van autorisatie en inrichting bepaal je zelf voor wie de opdracht- en/of plaatsingsbevestiging zichtbaar is in het dossier.

  • Bij het toevoegen en wijzigen van een plaatsing in Profit Windows geldt:
    • Als de datum van de wijziging in het verleden ligt, dan start de workflow nĂ¡ het automatisch uitvoeren van de taak Vernieuwen actuele gegevens bij een dagovergang. Profit zet dan de opdracht- en/of plaatsingsbevestiging in het dossier van de bestemming.
    • Als de datum van de wijziging in de toekomst valt, dan start de workflow als de datum wijziging binnen 14 dagen valt.

In onderstaande tabel zie je hoe Profit de datum van de wijzing bepaalt.

Veld

Datum wijziging

Doeluren

Begindatum plaatsingscontractregel

Min uren

Begindatum plaatsingscontractregel

Max uren

Begindatum plaatsingscontractregel

Einddatum

Laatste aanwezige:

Begindatum plaatsingscontractregel

Uurloon

Begindatum loonafspraak

Verkooptarief

Begindatum loonafspraak

Let op:

Voor loonafspraken met een toekomstige wijziging worden direct bevestigingen in het dossier gezet, als de datum van de wijziging in de toekomst valt. Dan start de workflow als de datum wijziging binnen 14 dagen valt.

Methode 1: Werkgever inrichten

Je richt per werkgever in dat je automatische plaatsingsbevestigingen (voor de kandidaat) en opdrachtbevestigingen (voor de verkooprelatie) wilt genereren.

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Voorkeurwaarde plaatsing.

  4. Vink Genereren plaatsings-/opdrachtbevestiging aan.
  5. Vink Genereren nieuwe versie bij wijziging aan.

    Als je dit veld niet aanvinkt, dan genereert Profit alleen een plaatsings- en opdrachtbevestiging bij een nieuwe plaatsing.

  6. Selecteer het rapport dat en de workflow die je wilt gebruiken voor de plaatsings- en opdrachtbevestiging.

    Je kunt gebruik maken van de standaard meegeleverde rapporten of een kopie hiervan.

    • Plaatsingsbevestiging (Profit)
    • Opdrachtbevestiging (Profit)

    Voor het selecteren van de workflows maak je eerst een kopie van de meegeleverde workflows in de type dossieritems:

    • Plaatsingsbevestiging (Profit) (-121)
    • Opdrachtbevestiging (Profit) (-120)
  7. Klik op: OK.

    De functionaliteit heb je hiermee ingericht en werkt direct.

    Let op:

    Bij het toevoegen en/of wijzigen van een plaatsing genereer je, zodra je dit hebt ingericht, automatisch een plaatsings- en/of opdrachtbevestiging. Voor loonafspraken met een toekomstige wijziging zet Profit direct bevestigingen in het dossier als de datum van de wijziging in de toekomst valt. Dan start de workflow als de datum wijziging binnen 14 dagen valt.

    We raden je aan om de bestaande functionaliteit via de profielen uit te schakelen. In de profielen verwijder je de gekoppelde documenten. Hiermee voorkom je dat de kandidaat twee bevestigingen ontvangt.

Methode 1: Opdrachtbevestiging bij klant in OutSite

Als de medewerker als uitzendkracht in dienst is gemeld en de plaatsing is toegevoegd via InSite, starten de workflows.

Je beoordeelt deze via InSite en de klant krijgt de opdrachtbevestiging via OutSite:

Direct naar

  1. Kandidaten beheren (Flex)
  2. Medewerker handmatig toevoegen
  3. Medewerker bij meerdere werkgevers toevoegen
  4. Plaatsing van kandidaat vastleggen
  5. Fasetelling volgens de cao's in de Flex-branche
  6. Terugdraaien uitbetaalde reserveringen

Process

Plaatsing

Work area

Projecten Payroll HRM