Meerwerk en doorbelasten termijnfacturering mbv Projectfase
Als je werkt met termijnfacturering, kan er ook sprake zijn van 'Meerwerk', werkzaamheden die extra uitgevoerd zijn en waarmee geen rekening is gehouden bij het vaststellen van de aanneemsom.
Deze extra werkzaamheden kun je dan meestal op regiebasis aan de opdrachtgever in rekening brengen. De werkzaamheden die je uitvoert en die wel binnen het bedrag van de aanneemsom vallen, zullen echter niet op regiebasis gefactureerd mogen worden (er is hiervoor immers een termijn). Dit betekent dus dat je een voorziening moet treffen om te voorkomen dat je verkeerde nacalculatieregels aan de opdrachtgever doorbelast.
Let op:
Naast 'Meerwerk' kan er ook sprake zijn van 'Minderwerk'. Dit kan alleen worden bepaald door de voorcalculatie te vergelijken met de geboekte nacalculatie. Na vergelijking wordt 'Minderwerk' door middel van handmatige facturering gecrediteerd.
Doorbelasten in nacalculatieregels:
In de nacalculatieregels bestaat het veld Doorbelasten waarmee Profit bepaalt of de regels al dan niet op de automatische projectfacturen moet overnemen. Dit veld wordt nu automatisch voorgesteld waarbij geldt:
- De waarde van het veld Doorbelasten in de werksoort wordt voorgesteld in de nacalculatieregel maar kan daar wel worden gewijzigd.
- Voor artikelregels geldt dat Profit deze altijd op Doorbelasten zet maar je kunt dit wel wijzigen.
Artikelen worden alleen doorbelast via projectbonnen; in Ordermanagement boek je een pakbon waarbij je een project selecteert. Na het gereedmelden en voltooien wordt automatisch per pakbonregel een nacalculatieregel gemaakt die op Doorbelasten staat. Je kunt dit niet aanpassen. Alleen als je de nacalculatieregel niet gereedmeld en/of accordeert, wordt deze regel niet gefactureerd (doorbelast).
- Als in het project Doorbelasten de waarde N heeft, wordt dit overgenomen in alle nacalculatieregels en dit mag daar dan niet worden gewijzigd.
- Maar: Als Termijnfacturen in het project de waarde J heeft, wordt in de nacalculatieregels waarin dit project is ingevuld altijd de waarde N voorgesteld maar dit kan wel worden gewijzigd om aan te geven dat er sprake is van meerwerk.
- Je kunt ook een (extra) Projectfase aanmaken. Het veld Doorbelasten in de fase stel je bij meerwerk in op Nacalculatie doorbelasten, waarna de te declareren regels worden behandeld als normale nacalculatie-regieregels. Als je de nacalculatieregel op de fase boekt, stelt Profit het veld Doorbelasten voor met 'ja'.
Doorbelasten in voorcalculatieregels:
Het veld Doorbelasten kun je ook gebruiken in de voorcalculatie in voorcalculatieregels.
Bij het doorboeken van de pakbonregels kijkt Profit naar de instelling op projectniveau met betrekking tot termijnen (en dus niet naar de voorcalculatieregels). Als je termijnen hebt gedefinieerd bij een project dan geldt:
- als het geen meerwerktermijn is, dan zet Profit het veld Doorbelasten op N.
- als het wel een meerwerktermijn is, dan neemt Profit de waarde van het veld Doorbelasten over uit de pakbon.
Meerwerk bij termijnfacturering via projectfase inrichten en gebruiken:
- Voeg het veld Projectfase toe aan de regel in de boekingslay-out voor het boeken van nacalculatie. Bijvoorbeeld aan de boekingslay-out Nacalculatie per regel.
- Voeg de projectfase voor meerwerk in het project met termijnfacturering toe.
- Boek nacalculatieregels voor meerwerk op de projectfase.
Controleer daarbij of het veld Doorbelasten in de regel aangevinkt is. Dit stelt Profit voor, maar kun je nog wel aanpassen.
- Accordeer de nacalculatieregels en meldt ze gereed.
- Genereer de facturen via Automatisch facturen. De geboekte nacalculatie voor meerwerk komt op een aparte factuur, niet op de termijnfactuur.