Verkooporder toevoegen voor aanbetaling

Je kunt een verkooporder toevoegen die je pas na de ontvangst van een aanbetaling levert. In de beschrijving van te volgen procedure zijn ook het verwerken van de aanbetaling in Profit Financieel en het genereren van pakbon en uiteindelijke factuur opgenomen.

Als je orders pas na aanbetaling wilt uitleveren, moet je dit eerst inrichten.

Verkooporder toevoegen met aanbetaling:

1. Ga naar: Ordermanagement / Verkoopproces / Verkooporder.
2. Klik op: Nieuw. 
3. Selecteer de boekingslay-out, bijvoorbeeld Verkooporder geavanceerd (Profit).
4. Klik op: Opslaan en sluiten. 
5. Ga naar het tabblad: Algemeen.
6. Selecteer Aanbetalen, levering na aanbetaling bij Verwerking order, als dit hier nog niet staat (automatisch vanuit de ordermanagement instellingen of vanuit de verkooprelatie). Je vindt deze velden in de kop van het boekingsvenster.
7. Voeg de orderregel(s) toe.
8. Voltooi de regel.
9. Ga naar: de aanbetalingsvelden. In de geavanceerde boekingslay-out van Profit vind je deze op het tabblad Aanbetalen.
10. Wijzig eventueel het Bedrag aanbetalen.

    Als je in de ordermanagement instellingen een standaardpercentage voor aanbetaling hebt ingesteld, bevat dit veld al het berekende bedrag dat de verkooprelatie moet aanbetalen. Als je geen percentage hebt ingesteld, kun je dit nu instellen. Het veld Handmatig bedrag aanbetalen wordt dan automatisch aangevinkt.

    Als je handmatig een bedrag invult, verandert het bedrag van de aanbetaling niet meer mee met het bedrag in de gezamenlijke orderregels.

11. Voltooi de order.

Na voltooien van de order wordt een aanbetalingskenmerk gegenereerd voor Profit Financieel. Vervolgens wacht je tot de verkooprelatie de aanbetaling heeft betaald en er afgeletterd is.

Als de aanbetaling is ontvangen en verwerkt in Profit Financieel, wordt het veld Uitleverbaar in de order aangevinkt en kun je de pakbon genereren.

Het is mogelijk een order ondanks ontbreken van de aanbetaling toch uit te leveren.

Verwerk de bankafschriften

Als ook Profit Financieel is ingericht voor aanbetaling, kun je de bankafschriften (laten) verwerken. Zodra de aanbetaling is binnengekomen, selecteer je daarin het juiste verkoopordernummer.

1. Ga naar: Financieel / Boeken / Bankafschrift.
2. Selecteer de bankafschriften-sessie.
3. Klik op de actie: Verwerken.
4. Selecteer in de regel bij de verkooprelatie die de aanbetaling heeft gedaan het verkoopordernummer (het betalingskenmerk wordt uit de verkooporder opgehaald).
5. Klik op: Voltooien. 
6. Klik op: Ja. 
7. Klik op: Ja. Hiermee geef je aan dat je de regel als vooruitbetaling wilt boeken (hoewel het om een aanbetaling gaat).

Aanbetaling bij debiteur raadplegen

Als de debiteur de aanbetaling heeft gedaan en de bankafschriften zijn verwerkt, dan kun je deze als mutatie terugvinden in de eigenschappen van de debiteur.

1. Ga naar: Financieel / Debiteur / Debiteur.
2. Open de eigenschappen van de debiteur die de aanbetaling moest doen/heeft gedaan.
3. Ga naar het tabblad: Mutaties.

Je ziet de aanbetaling als mutatie.

Pakbon genereren

Zodra de aanbetaling aan de order is gekoppeld kun je de pakbon genereren zoals je gewend bent.

1. Ga naar: Ordermanagement / Verkoopproces / Pakbon.
2. Klik op de actie: Genereren pakbon.
3. Selecteer eventueel de verkooprelatie.
4. Voltooi de wizard.

   Je ziet nu het aantal gegenereerde pakbonnen.

5. Klik op: Opslaan en sluiten. 
6. Klik op de actie: Gereedmelden.
7. Klik op: Ja. 
8. Klik op: OK.

Genereer de factuur

Als je de pakbon hebt gegenereerd en de order hebt geleverd, kun je de factuur genereren. Hierbij wordt de aanbetaling automatisch van het orderbedrag afgetrokken.

1. Ga naar: Ordermanagement / Verkoopproces / Pakbon.
2. Klik op de actie: Aanmaken factuur.

   Je ziet nu de vraag of je de pakbon wilt omzetten.

3. Klik op: Ja. 

   óf

4. Ga naar: Ordermanagement / Verkoopproces / Factuur.
5. Klik op de actie: Genereren factuur. Hiermee genereer je alle facturen.
6. Voltooi de wizard.

Factuur met aanbetaling raadplegen

Je kunt de gegenereerde factuur raadplegen waarin de aanbetaling is afgetrokken van het totale factuurbedrag.

1. Ga naar: Ordermanagement / Verkoopproces / Factuur.
2. Open de eigenschappen van de factuur.
3. Klik op: Meer acties / Afdrukken.

Onderaan zul je zien dat het bedrag dat is aanbetaald, is afgetrokken en dat in het bedrag wat nog betaald moet worden, alleen het restant vermeld staat.