Voorkeurwaarden van velden

Bij het toevoegen van gegevens kun je bepaalde velden automatisch laten vullen met een voorkeurwaarde. Deze voorkeurwaarde kun je zelf instellen.

Inhoud

Video

Beschrijving

Je kunt voorkeurwaarden vastleggen op vrijwel alle velden in eigenschappenvensters en wizards. De beheerder kan deze instellingen voor alle gebruikers vastleggen, maar gebruikers kunnen ook persoonlijke instellingen vastleggen. Hierdoor wordt Small Business sneller en makkelijker in gebruik en voorkom je fouten.

Persoonlijke veldinstellingen voor normale gebruikers zijn:

Voorkeurwaarde instellen
Laatst gekozen waarde tonen

Veldinstellingen voor beheerders:

Verplicht stellen
Zichtbaar/onzichtbaar maken

Als de beheerder een instelling op het veld heeft vastgelegd, kan een gebruiker hierop geen persoonlijke instellingen meer vastleggen. Afhankelijk van het niveau waarop de instellingen vastgelegd worden, is de instelling van toepassing op één gebruiker (gebruikersniveau) of op alle gebruikers (beheerdersniveau).

Let op:

Voor de veldinstellingen op beheerdersniveau moet je geautoriseerd zijn.

Er zijn twee manieren om een veld in te stellen:

Via het veld zoals het voorkomt in de wizards en de eigenschappenvensters.
Via de veldinstellingen in de Management tool. In het laatste geval moet je het veld eerst opzoeken in de juiste functie en het juiste bestand.

Voorkeurwaarden instellen

Als je een voorkeurwaarde vastlegt bij een veld, zal Small Business deze voorkeurwaarde automatisch voorstellen bij nieuwe invoer. Deze mogelijkheid heb je bij vrijwel alle invoervelden binnen tabbladen.

Voorbeeld:

Je legt bij het veld Geboorteland de instelling Nederland vast.

Als een gebruiker een nieuwe persoon toevoegt, verschijnt de waarde Nederland automatisch in het veld Geboorteland. Als dit correct is, kan hij dit veld overslaan. Als het niet correct is, kan hij het veld wijzigen.

De voorkeurwaarde is van toepassing in Nieuw wizards en in Eigenschappen-vensters.

De gebruiker heeft bij de veldinstellingen verder alleen Wijzigbaar, de beheerder heeft op het tabblad Beheerdersinstellingen bovendien Zichtbaar en Verplicht. Deze opties kunnen in combinatie met de voorkeurwaarde gebruikt worden.

Let op:

Je kunt velden zelf instellen als gebruiker. Voor het instellen van het veld voor alle gebruikers (beheerdersinstellingen), moet je geautoriseerd zijn.

Voorkeurwaarde instellen:

Open de eigenschappen van een gegeven of klik op Nieuw. Wil je bijvoorbeeld een voorkeurwaarde opgeven voor organisaties, dan ga je naar Small Business / CRM / Organisatie/persoon en open je een organisatie.
Klik met de rechtermuisknop op de veldnaam waarvoor je een voorkeurwaarde wilt vastleggen.
Small Business toont het venster met veldinstellingen.
Activeer en selecteer Voorkeurwaarde.
Selecteer de voorkeurwaarde die je wilt gaan gebruiken.
Klik op: OK.
Klik op: Ja.
De omgeving opent opnieuw.
- Voorkeurwaarde
  Selecteer deze optie en selecteer vervolgens bij Voorkeurwaarde de waarde die je standaard wilt laten voorstellen bij het toevoegen van nieuwe gegevens. Als het veld vrije invoer heeft en geen vastgestelde waarden, dan kun je hier zelf een waarde invullen. Bij Geboorteland selecteer je bijvoorbeeld NL voor Nederland.
- Voorkeurwaarde d.m.v. een veldformule
  Selecteer deze optie en klik op de knop Formules tonen. Vervolgens worden de formules die bij dit veld mogelijk zijn, getoond. Veldformules zijn niet in elk veld mogelijk: in datum/tijd-velden kun je een datum/tijd laten bepalen met tags en in tekstvelden kun je de code van de ingelogde gebruiker/medewerker laten voorstellen.
- Voorkeurwaarde van beheerder overnemen (alleen gebruiker)
  Selecteer deze optie als je als gebruiker de door de beheerder ingestelde voorkeur over wilt nemen.

Laatst gekozen waarde

Je legt vast dat telkens de laatst gekozen waarde moet worden voorgesteld in een veld.

Voorbeeld:

In een boekingslay-out waarin je dagelijks uren boekt en die gebaseerd is op een maand, kun je het veld Maand instellen met Laatst gekozen waarde. Als je dit veld instelt, hoef je slechts één keer in de maand de juiste maand te kiezen. Daarna wordt de maand telkens voorgesteld.

Veld wijzigbaar/niet wijzigbaar maken

Je kunt ervoor zorgen dat de invoer van bepaalde velden altijd correct is via het instellen van voorkeurswaarden in combinatie met de instelling Wijzigbaar.

Voorbeeld:

Je werkt op de afdeling Binnendienst en je moet in het veld Kenmerk bij een dossieritem van het type Afdeling altijd je eigen afdeling kiezen. Je stelt 'Binnendienst' in als voorkeurwaarde op het veld, en je vinkt Wijzigbaar uit. Dan is het veld altijd correct en kun je het ook niet per ongeluk fout invullen.

De voorkeurwaarde is van toepassing in Nieuw wizards en in Eigenschappenvensters.

Veld als wijzigbaar/niet wijzigbaar instellen:

Ga naar: het veld dat je wilt instellen.
Klik met de rechtermuisknop op de veldnaam.
Als je een veld alleen voor jezelf wilt instellen ga je naar het tabblad Gebruikersinstellingen. Als je geautoriseerd bent als beheerder en je wilt instellingen op het veld doen die voor alle gebruikers gelden, dan is ook het tabblad Beheerdersinstellingen beschikbaar en ga je daar naartoe.
Stel een voorkeurswaarde in.
Vink Wijzigbaar uit als je niet wilt dat het veld nog gewijzigd kan worden.
Klik op: OK.
Start opnieuw op om de instellingen toe te passen.
Controleer of het veld de juiste instelling toont door in de relevante functie de Nieuw wizard op te starten.

Veldinstelling terugdraaien (gebruiker)

Je kunt als gewone gebruiker de instellingen die je gedaan hebt bij een bepaald veld, terugdraaien. Je neemt daarbij de beheerdersinstellingen over.

Veldinstelling herstellen:

Ga naar: de functie.
Klik met de rechter muisknop op de veldnaam waarvan je de instellingen wilt terugdraaien.

Je ziet nu het tabblad Gebruikersinstellingen.
Klik op: Toon oorspr. aan.
Klik op: Ja.

Vervolgens wordt de oorspronkelijke instelling voor het veld teruggezet. De instellingen worden pas geactiveerd nadat de omgeving opnieuw is geopend.